何雪晴

摘 要：為提升企業(yè)文書檔案收集與管理工作水平，保障信息的精確和完整。本文就從企業(yè)文書檔案管理存在的問題入手，明確了企業(yè)文書檔案在管理基礎(chǔ)、檔案工作銜接、管理方式等方面存在欠缺，并闡述了保障企業(yè)文書檔案收集工作水平提升的有效措施。望相關(guān)工作人員必須在實際工作中恪盡職守，努力提升自身專業(yè)技能操作水平，并在工作中積極轉(zhuǎn)變管理理念與方式生化文書檔案管理工作的信息水平，保障文書檔案獲得更高效的管理。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書檔案;收集;管理;問題;措施

企業(yè)的文書檔案也就是管理性檔案，通常指代企業(yè)、事業(yè)單位等組織在事物運作中的管理事物、活動落實等過程產(chǎn)生的具備保存與查看、使用的有效信息。

1 企業(yè)文書檔案管理存在的問題

1）管理基礎(chǔ)薄弱。從目前的企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀上看，存在一個最為明顯的特征是管理方式較為封閉，以檔案信息不流失、沒有殘缺為原則，雖然這樣的管理維護方式，可保證信息儲備的完整性，但是文書檔案保存過程中的裝訂與整體質(zhì)量并沒有明確的標準規(guī)范，單位領(lǐng)導(dǎo)也并未意識到文書檔案管理的重要性，這就會導(dǎo)致人員和資金的投入出現(xiàn)不足問題。管理人員的綜合素質(zhì)水平也可能普遍低于企業(yè)其他部門員工，檔案部門的薪資待遇同樣會受其影響，因資金投入力度不足、水平較低，文書檔案管理的監(jiān)督考核機制制定的不夠科學(xué)，同樣是導(dǎo)致文書檔案管理基礎(chǔ)薄弱的重要因素，因此這些問題的存在， 嚴重阻礙了企業(yè)文書檔案管理工作的優(yōu)化升級。

2）文書工作與檔案工作銜接不暢通。一些企業(yè)的文書與檔案工作并沒有被歸置到一起，因此在管理上就必不可免的出現(xiàn)了銜接問題、脫節(jié)或溝通不暢。同時，一些文書管理崗位職責人員因為缺乏檔案意識，實際工作中并未對檔案收集工作傾注足夠的重視，因此實際工作中常出現(xiàn)如檔案新信息收集不夠完整、用紙裝訂不夠規(guī)范、初始稿件不夠齊全、編號不夠準確等問題，這些問題也進一步阻礙了文書處理質(zhì)量水平達到標準，甚至會影響到后期檔案收集、整理、利用等工作步驟的高效落實。

3）管理方式落后，忽視檔案安全。信息時代的到來對人們的社會生活產(chǎn)生了較大，多體現(xiàn)在積極層面。因此，各行各業(yè)的信息技術(shù)深化程度也在不斷擴展，但是，很多企業(yè)在文書檔案管理方面，由于信息技術(shù)應(yīng)用水平為達到相關(guān)要求，因此沿用的傳統(tǒng)紙質(zhì)儲存方式在查詢與利用上效率較低，阻礙的工作落實的高效性。雖然很多企業(yè)已經(jīng)開始進行檔案管理工作信息化轉(zhuǎn)變， 但工作內(nèi)容僅僅體現(xiàn)在文書紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化為電子形式上，并未讓文書檔案管理工作得到全面徹底的信息化轉(zhuǎn)變。同時能收到管理工作人員的信息操作技能落實滯后性以及消極性特征明顯，同時保存電子文書過程中，并未對相關(guān)軟硬件設(shè)備進行積極維護這些都導(dǎo)致電子形式的檔案信息文檔在整理過程中，出現(xiàn)變更丟失等問題影響的文書檔案的儲備完整與精確。

2 保障企業(yè)文書檔案收集工作水平提升的有效措施

1）完善檔案收集制度、保障工作有章可循。企業(yè)在實際發(fā)展運作過程中，由于發(fā)展狀態(tài)、規(guī)模存在差異，因此每個企業(yè)實行的文書檔案信息收集管理制度也各不相同，企業(yè)首先要將國家管理規(guī)定與自身發(fā)展現(xiàn)狀進行結(jié)合考慮，對應(yīng)出適合的管理模式，如此，才能讓企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)更加合理，各個部門之間的交接工作可落實的更為順利。最為重要的一點，是適宜的檔案管理措施能夠保障每個崗位職責人員的責任權(quán)利得到精確劃分，防止出現(xiàn)全責交叉或管理混亂的情況。

檔案信息的歸檔實現(xiàn)也需被明確規(guī)范，文書檔案必須在形成的第二年第一季度結(jié)束之前完成收集整理工作，不可拖延，如果出現(xiàn)延期的情況，要及時追究責任并查明原因，這種增強信息收集整理人員的工作緊迫感方法?？梢员Ｕ瞎ぷ鬟\作的高校與穩(wěn)定，同時根據(jù)工作運行的狀態(tài)與進展掌控力度，及時修繕制度細節(jié)，同時對具體的工作方法進行逐一說明，防止出現(xiàn)誤操作影響工作，落實最后的管理制度，必須跟隨企業(yè)的發(fā)展規(guī)模與狀態(tài)進行完善與革新，滿足各項管理工作的實際需求。

2）加強對臨時性、重要文件的收集工作。企業(yè)組織機構(gòu)變更、干部調(diào)動、人員離職等各種因素的影響，讓很多文件資料散落在了個人手中，因此阻礙了檔案信息不能及時歸檔，或是造成遺失。為了讓這種問題得到有效處理，企業(yè)的文書檔案管理人員必須在整理年度檔案信息的基礎(chǔ)上，加強日常、臨時性檔案信息的收集與整理，如重大會議召開、臨時工作部署等，及時將在這些活動落實過程中產(chǎn)生的信息收集到檔案庫中，整理好，保證檔案資源的價值可以全效發(fā)揮。

企業(yè)中的檔案部門出現(xiàn)人事變動時，尤其是檔案部門的工作人員，在離開崗位之前，必須要將工作對接好，而后在辦理離職手續(xù)。同時在工作對接、資料移交過程中，要對資料與相關(guān)信息的真實性進行審核，防止公司內(nèi)部的相關(guān)重要的資料流入到其他不法人員手中。同時，還需要在工作交接表上進行檔案管理人員的部門簽字，確認后，信息管理人員才可離開。

3）建立健全檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案工作責任制管理。企業(yè)的各個部門工作落實時，會產(chǎn)生大量的檔案信息，這些信息的形式各不相同，因此，在收集的時候要注意分類，保證形成一個較為完善的數(shù)據(jù)信息管理網(wǎng)絡(luò)，保證檔案信息的價值可以全效發(fā)揮。檔案部門還需具備一定的文件內(nèi)容與形成背景的價值考察能力，保證可以讓每種類型檔案都得到最佳的收集與儲備方式管理。

企業(yè)的檔案工作人員必須要遵守檔案信息收集管理責任制度，結(jié)合檔案收集工作的質(zhì)量標準、完整度等各個方面的要求，讓工作的職責可以被明確的劃分，保證工作的質(zhì)量可以達到規(guī)定水平。

4）實行紙質(zhì)、電子文件雙套收集制。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在各行各業(yè)的管理工作中滲透的范圍逐漸廣泛，同時影響越來越深遠。電子文件逐漸開始替代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，同時電子文件也需要得到歸檔、整理，因此在收集紙質(zhì)文件時，企業(yè)的各個部門因為工作需要，也會需要使用到電子文件，在收集這些電子文件時，需要對信息的存放格式、文件大小進行科學(xué)調(diào)整，按照相關(guān)技術(shù)要求，保障文件可以得到更為科學(xué)的審核，驗收合格后、按照規(guī)定的進行手續(xù)上的過審，而后將信息保存好，防止出現(xiàn)缺損或是遺漏等問題。

5）加強培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案工作人員檔案收集的能力。企業(yè)的檔案管理工作人員除了要具備嚴謹端正工作態(tài)度以外，還要積極跟隨時代發(fā)展，不斷更新工作理念與方式，保證業(yè)務(wù)落實可以保持在較高的水平之上。為了保障工作落實效率，檔案收集工作落實之前，專業(yè)或兼職人員必須接受崗前培訓(xùn)，除了對工作過程中的注意事項一一了解之外，還要明確工作制度、崗位職責、工作時限等，各項工作規(guī)定都必須落實到位。崗位職責人員需嚴格按照相關(guān)管理制度對自身的行為進行約束，防止出現(xiàn)任何誤操作或障礙，影響工作落實效果與進程。

最后，理論培訓(xùn)工作高水平組織落實后，收集工作在實際落實過程中，檔案部門有責任指導(dǎo)其他部門的工作，保障檔案信息的真實有效。要保證及時發(fā)現(xiàn)問題并積極對應(yīng)整改措施，讓檔案信息的產(chǎn)生、收集、整理、存檔等工作步驟可以穩(wěn)定、高效的展開，盡量防止出現(xiàn)返工或積極降低返工概率，讓工作的落實效率與質(zhì)量達到規(guī)定標準。

3 結(jié)語

綜合以上的文章論述，可以從中了解到的是文書檔案信息的有效與完整，直接影響著企業(yè)的后續(xù)發(fā)展動力是否充足，因此必須對此項工作的落實與管理進行重視，維護相關(guān)管理措施的落實的高效與穩(wěn)定，為企業(yè)順利發(fā)展保駕護航。

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