張勇

摘 要：本文首先闡述了基層單位檔案管理的意義，強調了提高管理規(guī)范化水平的重要性，并對管理過程中存在的普遍性問題進行了分析。其次，文章重點從“管理技術”、“管理模式”、“管理內容”、“管理制度”、“管理機制”五方面入手，針對各類問題，提出了具體的解決策略。

關鍵詞：基層單位;檔案管理;普遍性問題;規(guī)范化管理

隨著基層單位人才數(shù)量的增多，檔案管理的難度逐漸加大。傳統(tǒng)的人工管理模式，已不再適用，管理工作中存在的問題，正在逐漸暴露。上述問題如未及時解決，極易導致管理效率下降，導致管理工作的規(guī)范性難以提升，對基層單位的發(fā)展不利?？梢姡e極分析基層單位檔案管理的普遍性問題，并以提高管理工作的規(guī)范性為目的，提出相應的發(fā)展對策較為重要。

1 基層單位檔案管理存在的普遍性問題

1）技術水平有待提升。技術水平低，為基層單位檔案管理存在的普遍性問題之一。受工作地點開放性程度、單位規(guī)模等因素的影響，部分基層單位仍延續(xù)應用著傳統(tǒng)的“人工管理”手段，對檔案進行管理[1]。人工管理模式的缺陷，主要體現(xiàn)在“占用空間大”、“檔案易丟失”、“調取效率低”、“管理效率低”四方面。

2）管理模式相對落后?；鶎訂挝滑F(xiàn)有的檔案管理模式，具有“單一性強”的特點。檔案管理人員，需全權負責完成信息的收集、錄入、統(tǒng)計、更新、調取等工作。采用上述模式管理，容易增加管理人員的工作負擔[2]。此外，大量的工作，同樣容易導致檔案信息出現(xiàn)錯誤，對檔案管理水平的提升產生阻礙。

3）管理內容不夠完善。基層單位檔案管理工作中，管理內容不完善的問題，主要體現(xiàn)在“檔案信息更新不及時”、“檔案信息不完善”等方面。調查顯示，70%以上的基層單位，整理及更新檔案的頻率均為2～3年/次。15%以上的基層單位，整理檔案頻率甚至未達到上述標準。信息更新不及時，容易導致檔案失去參考價值，導致檔案管理的規(guī)范性下降。

4）管理制度有待更新?，F(xiàn)有的基層單位檔案管理制度，仍未落實責任制。各檔案管理人員，均需共同完成相應的管理工作。當檔案信息出現(xiàn)錯誤、檔案丟失等問題發(fā)生時，基層單位往往難以追究相關管理人員的責任。

5）管理機制存在問題。基層單位檔案管理機制存在的問題，主要體現(xiàn)在“未嚴格落實獎懲機制”方面。獎勵機制未落實，易導致檔案管理人員的工作積極性下降，影響工作效率。懲罰機制未落實，則易影響管理工作的謹慎性，增加管理失誤的風險，導致檔案管理的規(guī)范性難以提升。

2 基層單位檔案管理工作的規(guī)范化途徑

1）應用信息化技術。（1）“檔案管理信息化系統(tǒng)”的構成與功能。為提高基層單位檔案管理工作的規(guī)范化水平，將信息化技術應用到管理過程中較為重要。例如：基層單位可建立“檔案管理信息化系統(tǒng)”，代替人工完成信息收集、統(tǒng)計、存儲等工作，提升管理效率。“檔案管理信息化系統(tǒng)”，共包括“數(shù)據(jù)庫”、“統(tǒng)計模塊”、“修改模塊”等多個模塊。各大模塊中，“數(shù)據(jù)庫”的功能，在于對數(shù)據(jù)進行存儲。“統(tǒng)計模塊”的功能，則在于對檔案現(xiàn)有數(shù)量等數(shù)據(jù)進行計算。利用“修改模塊”，管理人員可將完成對檔案信息的修改工作。（2）“檔案管理信息化系統(tǒng)”的應用。需錄入檔案信息時，管理人員可采用掃描的方式，將“紙質檔案”的數(shù)據(jù)，掃描至“檔案管理信息化系統(tǒng)”中，并利用系統(tǒng)的功能，對掃描信息存在的錯誤進行修正。信息錄入后，僅需點擊“保存”，數(shù)據(jù)便可被存儲至數(shù)據(jù)庫中。值得注意的是，信息化技術的應用，容易導致檔案丟失的風險增加。因此，建議管理人員通過設置“防火墻”，以及備份等方式，實現(xiàn)對檔案安全性的保護。需取用檔案時，管理人員可自“檔案管理信息化系統(tǒng)”中，輸入“姓名”、“所屬部門”、“入職時間”等信息，實現(xiàn)精確查找以及模糊查找。

2）實施全員管理模式。所謂“全員管理模式”，指由全體員工參與的管理模式。以人力資源檔案的管理為例：當某員工入職時，檔案管理人員可要求其利用“工號”+“密碼”的方式，登錄至“檔案管理信息化系統(tǒng)”中，自系統(tǒng)中，查找“員工檔案書”，并對其進行填寫。填寫完成后，應對信息進行檢查，及時修正錯誤。此后，可點擊“保存”及“上傳”，將檔案存儲于系統(tǒng)中。檔案管理人員僅需對員工所填寫的信息進行核對，便可完成檔案管理工作。

3）完善管理內容。（1）加快更新速度。為解決檔案更新速度緩慢的問題，建議基層單位檔案管理人員加快檔案的更新速度，確保檔案信息正確。例如：檔案管理人員可每星期一次，對檔案的信息進行核對，確保信息無誤。每月月末，需對檔案的數(shù)量進行統(tǒng)計，并以“月”為單位，以“折線圖”的形式，體現(xiàn)檔案數(shù)量的改變趨勢。新員工入職、基層單位舉辦活動及會議后，檔案管理人員應以“圖文并茂”的形式，立即對檔案信息進行存儲及更新。員工離職后，同樣應及時刪除或轉移其檔案。（2）確保信息完善.檔案信息不完善，易導致檔案管理的意義及功能難以有效發(fā)揮，對基層單位檔案管理規(guī)范性的提升造成阻礙?？梢姡e極完善檔案信息較為重要。以“基層單位會議信息”為例：基層單位召開會議期間，工作人員應拍攝會議現(xiàn)場照片，并留取視頻依據(jù)。此外，同樣應對會議的內容進行記錄。會議召開完成后，檔案管理人員需將“會議照片”以“bmp”的格式存儲于系統(tǒng)中，將“會議音頻資料”以“mp3”的格式存儲，將“會議視頻資料”以“mp4”的格式存儲。會議的文字資料，需以“word”的格式存儲于系統(tǒng)中。采用上述方式對檔案信息進行管理，可確保信息完善，提高檔案記錄內容的全面性，以及檔案管理工作的規(guī)范性。

4）嚴格落實責任制。責任制未嚴格落實，是導致檔案管理人員工作積極性下降的主要原因，對檔案管理工作規(guī)范性的提升不利。解決該問題的關鍵，在于嚴格落實責任制。例如：基層單位可設置3名檔案管理人員，由1名負責信息收集、1名負責信息錄入與核對、1名負責信息維護。3名管理人員，應相互配合完成檔案管理工作。一旦發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應立即給予處理，并追究相關人員的責任。例如：當檔案信息發(fā)生錯誤時，有關人員應首先觀察收集的信息是否正確。如收集信息無誤，則表明問題來源于錄入、核對等過程。此時，需追究相關人員的責任，避免相同的失誤再次發(fā)生，提高基層單位檔案管理工作的規(guī)范化水平。

5）建立健全獎懲機制。建立健全獎懲機制，有助于提高基層檔案管理人員工作的謹慎性，降低檔案錯誤率，提升管理效率。例如：基層單位可以將“檔案管理效果”納入至檔案管理人員的薪資分配過程中，針對管理過程中存在失誤者，應通過“減少薪資”等方式，對其進行懲罰。反之，如管理質量較高，則可為管理人員提供一定的獎勵。上述管理機制的應用，可使檔案管理人員積極規(guī)范管理流程、管理模式，提高管理水平。此外，基層單位同樣可將獎懲機制與晉升機制相互結合，進一步激勵管理人員規(guī)范完成管理工作。每年年末，基層單位均需對檔案管理人員的整體工作狀況進行評價。連續(xù)多年評價結果為優(yōu)者，應獲得晉升的機會。

3 結束語

綜上所述，未來，建議各基層單位積極引入信息化技術，實施全員管理模式，完善管理內容，并嚴格落實責任制以及獎懲機制，提升管理人員的工作積極性，提高管理工作的規(guī)范性，改善檔案管理效果。

參考文獻

[1]徐麗麗.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題及對策研究[J].世紀橋，2018，17（08）：67-68.

[2]齊桂芳.新形勢下基層單位檔案管理標準化建設的思考[J].辦公室業(yè)務，2018，20（03）：74-75.