耿琳

摘 要：本文對(duì)當(dāng)前基層疾病預(yù)防控制中心的檔案管理現(xiàn)狀以及檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行了分析，對(duì)如何在新形勢(shì)下做好基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理和建設(shè)工作提出了幾點(diǎn)對(duì)策和建議，希望能夠?yàn)槲覈?guó)基層疾病預(yù)防控制中心實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理提供一些參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；疾病預(yù)防控制中心；檔案管理

檔案管理工作能夠?yàn)闄n案的真實(shí)性和完整性提供保障，同時(shí)也能夠使檔案發(fā)揮出其應(yīng)用和參考的價(jià)值。特別是對(duì)于疾病預(yù)防控制工作來(lái)說(shuō)，良好的檔案管理能夠?yàn)榧部毓ぷ魈峁?zhǔn)確、有效的依據(jù)，進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)疾病預(yù)防和控制事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。然而目前在基層疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作中仍然存在著一些不足需要進(jìn)行改善。

1 基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理現(xiàn)狀

1.1 衛(wèi)案管理工作難度較大

基層疾病預(yù)防控制中心由于在工作上涉及的范圍比較廣，檔案的種類(lèi)數(shù)量也比較多，因此在檔案的管理工作上會(huì)存在著一定的困難。其次，由于在檔案管理工作的整個(gè)流程中有著較多的環(huán)節(jié)，無(wú)論其中哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率造成影響，如相關(guān)人員不重視檔案管理工作、檔案工作不能按時(shí)完成、人員流動(dòng)頻繁、崗位交替等。

1.2 檔案管理水平不高，利用效率低

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在基層疾病預(yù)防控制中心中獲得了較為廣泛的應(yīng)用，然而部分基層地區(qū)由于相關(guān)技術(shù)、設(shè)備的水平不高，導(dǎo)致檔案的信息化程度較低。部分地區(qū)仍然使用人工操作的方式進(jìn)行檔案管理工作，存在著管理工作任務(wù)量大、工作時(shí)間長(zhǎng)、檔案管理工作效率低下等問(wèn)題。這些問(wèn)題導(dǎo)致了管理任務(wù)無(wú)法快速完成，對(duì)于咨詢(xún)和查閱工作造成了一定的阻礙，檔案的利用效率低下，無(wú)法充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

2 檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

2.1 管理方法和制度落后

當(dāng)前在部分基層疾病預(yù)防控制中心的檔案管理中仍然采用的傳統(tǒng)的檔案管理辦法，在對(duì)檔案進(jìn)行收集整理后就堆放在一起，而沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格分類(lèi)和數(shù)字化管理，從而導(dǎo)致了之后的檔案的檢索和運(yùn)用效率十分低下，檔案管理工作量大大增加。此外，由于部分疾病預(yù)防控制中心在檔案的收集、保護(hù)、借閱等方面沒(méi)有嚴(yán)格的制度，且缺乏相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案工作操作混亂，檔案收集整理不及時(shí)，檔案不完整等問(wèn)題，使檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性和機(jī)密性受到了較大的影響。

2.2 相關(guān)硬件設(shè)備落后

由于部分基層疾病預(yù)防控制中心不重視檔案管理工作，對(duì)于檔案管理工作的意義沒(méi)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)于檔案管理工作的相關(guān)投入比較少，導(dǎo)致了檔案管理硬件設(shè)施長(zhǎng)期使用，設(shè)備落后且老化問(wèn)題嚴(yán)重，管理工作中的頻繁出現(xiàn)漏洞或者錯(cuò)誤，相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備得不到更新，從而導(dǎo)致了基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理的效率提高和數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)受到了較大的影響和阻礙。

2.3 缺乏檔案管理意識(shí)

由于基層疾控人員緊張，檔案管理人員多為兼職人員或者年齡大的即將退休的人員，沒(méi)有對(duì)檔案管理相關(guān)知識(shí)積極主動(dòng)的進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高自己的專(zhuān)業(yè)能力。再加上基層疾病預(yù)防控制中心管理層對(duì)檔案管理工作不重視，缺乏檔案管理意識(shí)，對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)工作落實(shí)不到位，導(dǎo)致了檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)相對(duì)不高，大多數(shù)檔案人員僅憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理工作，管理效率十分底下。此外，檔案管理人員缺乏管理意識(shí)、自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高對(duì)于人事檔案管理數(shù)字化的發(fā)展也造成了極大的影響。

3 疾病預(yù)防控制檔案管理和建設(shè)對(duì)策

3.1 完善檔案管理制度

完善的管理制度是一切工作順利進(jìn)行的重要保障。在基層疾病預(yù)防控制中心檔案的規(guī)范化管理上，要找到目前的檔案管理制度中存在的缺陷和漏洞并進(jìn)行完善，對(duì)檔案管理的流程和程序進(jìn)行改進(jìn)，保證其合理性、高效性。對(duì)于不同部門(mén)的檔案管理，要制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際情況提出具體的工作要求。要明確檔案的記錄、保存和使用等各環(huán)節(jié)的要求。1）檔案記錄要使用黑色碳素筆或鋼筆在專(zhuān)門(mén)的檔案記錄紙上進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，并保證記錄工作及時(shí)、全面和詳細(xì)，不得出現(xiàn)內(nèi)容上的遺漏，同時(shí)做好電子備份。2）在檔案的保存上要實(shí)行多種載體存檔，并按照檔案部門(mén)、檔案內(nèi)容和重要程度進(jìn)行三級(jí)分類(lèi)，檔案內(nèi)容要按照文字-圖標(biāo)-聲像等順序進(jìn)行排列，從而方便后期進(jìn)行檔案的查詢(xún)和使用。3）在檔案的使用上，要對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行解決，保證檔案復(fù)印件的文字清晰，不能出現(xiàn)缺頁(yè)或者漏頁(yè)，并做好復(fù)印記錄。

3.2 提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作歸根到底還是人來(lái)進(jìn)行管理，因此檔案管理人員的素質(zhì)水平高低就成為了決定檔案管理工作水平高低的關(guān)鍵之一。針對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平不夠的問(wèn)題，基層疾病預(yù)防控制中心要重視并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使檔案管理工作的水平得到切實(shí)提高。一方面，要提高管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，通過(guò)專(zhuān)門(mén)的課程培訓(xùn)使其檔案管理能力得到有效提高，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)的形式吸取其他單位在檔案管理工作上的經(jīng)驗(yàn)和成果，并轉(zhuǎn)化為自己的知識(shí)運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中。另一方面要對(duì)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)進(jìn)行提高，增強(qiáng)他們對(duì)于檔案管理工作的重視程度，使其能夠盡職盡責(zé)的完成檔案管理工作，自覺(jué)遵守相關(guān)的規(guī)定和紀(jì)律，從而使基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理規(guī)范化工作得到進(jìn)一步的推動(dòng)和發(fā)展。

3.3 提高檔案信息化水平

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案實(shí)現(xiàn)信息化已經(jīng)成為了檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過(guò)利用信息技術(shù)可以將檔案資料進(jìn)行電子化，以電子文檔的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，并使用管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)整理、歸檔。檔案管理信息化水平的提高不僅能夠使檔案的管理流程簡(jiǎn)化、管理效率大大提高，還可以使檔案管理的安全性得到增強(qiáng)，并且相關(guān)人員進(jìn)行檔案查閱的時(shí)候也更加的方便快捷。此外，通過(guò)信息技術(shù)對(duì)疾控檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，能夠從中獲取有價(jià)值的信息，使檔案的利用效率得到提高，為我國(guó)疾病預(yù)防控制事業(yè)的發(fā)展提供重要的依據(jù)和動(dòng)力。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，針對(duì)當(dāng)前基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)和檔案管理人員要積極采取措施，通過(guò)完善檔案管理制度、提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、提高檔案信息化水平，從而使基層疾控檔案能夠得到充分的利用，為我國(guó)疾病預(yù)防控制事業(yè)的進(jìn)行和發(fā)展提供有效的依據(jù)。

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