桂美銳

摘 要：“單套制”管理模式是信息化時(shí)代電子檔案管理的必然趨勢(shì)。文章在現(xiàn)階段電子檔案“單套制”管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上引入?yún)f(xié)同理論，分析電子檔案“單套制”管理的主體構(gòu)成、協(xié)同關(guān)系以及現(xiàn)實(shí)困境，最后探討其實(shí)現(xiàn)路徑，以期“單套制”管理在電子檔案領(lǐng)域取得更大的發(fā)展空間。

關(guān)鍵詞：電子檔案；單套制；多元主體；協(xié)同管理

Abstract："Single set system" management mode is the inevitable trend of electronic archives management in the information age. On the basis of the present situation of "single set system" management of electronic archives， this paper introduces the synergy theory， analyzes the main body composition， coordination relationship and practical predicament of "single set system" management of electronic archives， and finally discusses its realization path. With a view to "single system" management in the electronic archives field to obtain more space for development.

Keywords： Electronic archives， Single set system， Multiple subjects， Collaborative management

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動(dòng)化應(yīng)用的普及，我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展，與此同時(shí)，電子化、無(wú)紙化辦公也催生了大量電子文件和電子檔案等形式的信息記錄。海量電子文件的形成與國(guó)家數(shù)字轉(zhuǎn)型的推進(jìn)導(dǎo)致電子檔案的管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，“電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存” [1]這一單套管理模式由于順應(yīng)了新時(shí)期政府信息化和管理現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)而逐漸受到國(guó)家的鼓勵(lì)和行業(yè)的認(rèn)同。然而，由于社會(huì)觀念、技術(shù)等方面的限制，要推進(jìn)電子檔案“單套制”管理這一文件管理模式的發(fā)展，僅靠檔案部門單方面的力量是難以實(shí)現(xiàn)的，建立協(xié)同機(jī)制是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理模式變革的重要途徑。

1 電子檔案“單套制”管理現(xiàn)狀以及協(xié)同管理理念

1.1 電子檔案“單套制”管理現(xiàn)狀。從國(guó)際和國(guó)內(nèi)的政策和實(shí)踐來(lái)看，電子文件“單套制”管理模式逐漸成為電子文件與檔案管理領(lǐng)域的趨勢(shì)之一。2011年澳大利亞政府通過(guò)《政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型政策》來(lái)限制電子文件形成紙質(zhì)版本，并制定數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃規(guī)定于2020年實(shí)現(xiàn)所有機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄均以數(shù)字形式產(chǎn)生；[2]美國(guó)行政管理和預(yù)算局與NARA于2012年聯(lián)合發(fā)布《管理政府文件指令》，要求聯(lián)邦機(jī)構(gòu)盡可能地消滅紙質(zhì)文件；[3]韓國(guó)在2008年總統(tǒng)令和2015年《電子政務(wù)法》的推動(dòng)下，正在進(jìn)入遠(yuǎn)程協(xié)同智能辦公的新階段，即“超越無(wú)紙”階段。[4]我國(guó)尚未對(duì)電子檔案“單套制”管理作出強(qiáng)制性規(guī)定，但在實(shí)際工作中已經(jīng)取得一定的成果。2015年上海自貿(mào)區(qū)率先開(kāi)展了電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式的探索，隨后青島市、珠海市等地也相繼開(kāi)展了試點(diǎn)工作?！皢翁字啤惫芾砟Ｊ綄⒊蔀樾聲r(shí)期電子檔案歸檔和管理工作的必然選擇，但我國(guó)與之相關(guān)的理論研究還比較匱乏，且大多集中于對(duì)國(guó)內(nèi)外實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的梳理，缺乏對(duì)其內(nèi)在運(yùn)行機(jī)制的總結(jié)。電子文件“單套制”管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及檔案部門、法律部門和技術(shù)部門的多方協(xié)調(diào)與合作，因此筆者認(rèn)為有必要在實(shí)踐基礎(chǔ)上對(duì)參與電子文件“單套制”管理過(guò)程中的主體關(guān)系進(jìn)行梳理，以推動(dòng)“單套制”管理模式在更大范圍內(nèi)推廣。

1.2 多元主體協(xié)同管理是電子檔案“單套制”管理的必由之路。協(xié)同理論是20世紀(jì)70年代德國(guó)物理學(xué)家哈肯所創(chuàng)立的，指通過(guò)協(xié)調(diào)不同系統(tǒng)或組織間的資源和功能，使它們行動(dòng)一致地完成某一任務(wù)或者目標(biāo)， 以期實(shí)現(xiàn)協(xié)同效應(yīng)。[5]“協(xié)同理念并不是各個(gè)子系統(tǒng)的簡(jiǎn)單相加，它的實(shí)質(zhì)在于各個(gè)子系統(tǒng)的相互協(xié)調(diào)，相互調(diào)配所產(chǎn)生的整體效應(yīng)?！盵6]在電子文件的管理模式變革中，多元主體的協(xié)同管理是實(shí)現(xiàn)電子檔案“單套制”管理的必然要求，這主要是由電子文件和電子檔案“單套制”管理的特點(diǎn)決定的。首先，電子文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔和利用是一個(gè)相互連續(xù)、銜接的過(guò)程，需要政府、文件形成者、檔案部門、信息技術(shù)部門等多個(gè)主體的參與和配合；其次，電子文件“單套制”歸檔與管理要求徹底告別紙質(zhì)文件參與的流轉(zhuǎn)過(guò)程，對(duì)文件的前端控制和全過(guò)程管理要求更高，也更需要各主體之間建立密切的協(xié)同關(guān)系，才能確保電子檔案真實(shí)完整和長(zhǎng)期可用。因此，多元主體協(xié)同管理將是電子檔案“單套制”管理的必由之路，也為我們研究電子檔案管理提供了一個(gè)新的理論框架。

2 電子檔案“單套制”管理的主體構(gòu)成及其協(xié)同關(guān)系

電子檔案“單套制”管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要法律、政策、制度、技術(shù)、人員等要素協(xié)力，需要檔案部門、業(yè)務(wù)部門、法律部門、技術(shù)部門以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的密切配合和通力合作，才能達(dá)到一種理想的效果。[7]筆者認(rèn)為，電子檔案“單套制”管理所涉及的主體主要有政府主體、業(yè)務(wù)主體、管理主體和技術(shù)主體四個(gè)方面。

2.1 主體構(gòu)成及定位

2.1.1 政府主體。政府作為國(guó)家事務(wù)的先行者，在我國(guó)公共領(lǐng)域事務(wù)管理和變革中承擔(dān)主導(dǎo)和托底作用。于傳統(tǒng)“雙套制”管理模式而言，“‘單套制的改變并不只是在于減去一份紙質(zhì)文件”，[8]其背后還蘊(yùn)含著國(guó)家政府多方面的觀念轉(zhuǎn)變，主要包括國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略和政策主張的轉(zhuǎn)變、法律部門對(duì)電子文件法律效用的定義轉(zhuǎn)變、檔案行政管理部門關(guān)于電子文件管理理念的轉(zhuǎn)變。

首先，國(guó)家政策領(lǐng)航數(shù)字轉(zhuǎn)型時(shí)期電子文件的管理變革。2013年被媒體稱為“大數(shù)據(jù)元年”，全球政府都在關(guān)注大數(shù)據(jù)時(shí)代行業(yè)轉(zhuǎn)型的問(wèn)題，我國(guó)電子政府和檔案領(lǐng)域也在這一年開(kāi)始推進(jìn)文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型。最直接的體現(xiàn)就是《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》和《國(guó)家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》，其中都提出要加快提升電子檔案管理水平，“在有條件的部門開(kāi)展電子檔案單套制、單軌制管理試點(diǎn)”。[9]除此之外，國(guó)家還通過(guò)發(fā)布《關(guān)于加快推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)”工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》《中國(guó)數(shù)字政務(wù)白皮書(shū)》等一系列政策性文件指導(dǎo)和推進(jìn)電子政務(wù)和電子文件的管理變革。

其次，法律部門重新定義信息時(shí)代電子文件的法律效用。由于我國(guó)早期信息技術(shù)發(fā)展遲緩以及相關(guān)的信息產(chǎn)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)密等問(wèn)題，我國(guó)整體上對(duì)電子文件的法律效用信任度較低，然而近年來(lái)我國(guó)法律部門通過(guò)制定和修訂相關(guān)法案對(duì)此作出了彌補(bǔ)。比如發(fā)布《電子簽名法》，其中規(guī)定“滿足有形表現(xiàn)所載內(nèi)容并可以隨時(shí)調(diào)取查用等條件的數(shù)據(jù)電文，視為符合法律、法規(guī)要求的書(shū)面形式”以及“可靠的電子簽名與手寫(xiě)簽名或者蓋章具有同等的法律效力”；[10]在修訂的《檔案法》征求意見(jiàn)送審稿第六十四條規(guī)定“符合國(guó)家電子檔案形成和管理規(guī)范要求的電子檔案具有與紙質(zhì)檔案同等的法律效力”，[11]這為我們判斷電子文件的法律效力提供了重要的依據(jù)。2014年上海地方政府發(fā)布了《中國(guó)（上海）自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)條例》，其中第四十四條明確規(guī)定：“自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)，在行政管理領(lǐng)域推廣電子簽名和具有法律效力的電子公文，實(shí)行電子文件歸檔和電子檔案管理。電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。”[12]

最后，檔案行政管理部門制定實(shí)施單套管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在國(guó)家政策和相關(guān)法律規(guī)范的雙重保駕護(hù)航下，檔案行政管理部門通過(guò)制定專門的制度和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)落實(shí)并指導(dǎo)電子文件與電子檔案的“單套制”管理，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子文件長(zhǎng)期保存格式標(biāo)準(zhǔn)》等。

2.1.2 業(yè)務(wù)主體。電子文件“單套制”管理的業(yè)務(wù)主體主要是指政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)組織的業(yè)務(wù)部門，他們?cè)跇I(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成了大量的電子文件，并且迫切希望從傳統(tǒng)電子檔案管理模式的繁瑣和重復(fù)勞動(dòng)中解放出來(lái)。在電子檔案“單套制”管理模式中，業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的電子文件在系統(tǒng)內(nèi)直接向檔案部門傳輸，無(wú)需再產(chǎn)生紙質(zhì)版本的移交過(guò)程，這就使過(guò)去的年度歸檔或定期歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡S時(shí)歸檔。這一管理模式的轉(zhuǎn)變?cè)谀骋怀潭壬辖档图堎|(zhì)化成本，簡(jiǎn)化文件移交工作的流程，更重要的是能豐富我國(guó)檔案信息資源的載體形式，擴(kuò)大檔案信息資源的服務(wù)利用，從而在一定程度上推動(dòng)我國(guó)檔案管理信息化、服務(wù)現(xiàn)代化的進(jìn)程。

2.1.3 管理主體。電子文件“單套制”管理的管理主體是整個(gè)協(xié)同機(jī)制的核心部分，主要包括檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)部分。從電子文件“單套制”歸檔和管理流程看，電子文件首先由業(yè)務(wù)部門向檔案室移交歸檔，經(jīng)過(guò)檔案室的初步處理后交由檔案館長(zhǎng)期保存。這三個(gè)環(huán)節(jié)中，檔案室和檔案館一方面要監(jiān)督、指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門電子文件形成和移交，另一方面要通過(guò)制度、技術(shù)、人員等多種方式來(lái)保障電子文件傳輸、接收過(guò)程中的真實(shí)性與安全性，最終確保電子檔案能夠長(zhǎng)期保存。

2.1.4 技術(shù)主體。技術(shù)是保障電子文件“單套制”管理順利進(jìn)行的關(guān)鍵要素。上海自貿(mào)區(qū)電子文件“單套制”管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為，電子文件的接收、管理和長(zhǎng)期保存是“單套制”管理過(guò)程中的三大難題，[13]而技術(shù)將是解決這三大難題的重要突破口。電子文件“單套制”管理過(guò)程中的技術(shù)主體主要包括OA軟件公司和檔案管理軟件公司，電子文件從形成到管理的全過(guò)程都需要這兩個(gè)技術(shù)部門協(xié)調(diào)與合作。首先，電子文件“收、管、存、用”都依賴于OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫銜接，電子文件通過(guò)業(yè)務(wù)部門的OA系統(tǒng)形成之后直接向電子文件歸檔和管理系統(tǒng)對(duì)接，簡(jiǎn)化了工作流程；其次，在電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、管理和利用全過(guò)程中要求應(yīng)用數(shù)字簽名、電子簽章、元數(shù)據(jù)采集、日志管理、四性檢測(cè)、操作審計(jì)和全文檢索等新技術(shù)對(duì)電子文件的安全性、完整性、真實(shí)性和可讀性加以保障。

2.2 多元主體的協(xié)同關(guān)系

“根據(jù)國(guó)際經(jīng)驗(yàn)，合作是攻克電子文件難題的重要手段?！盵14]通過(guò)對(duì)電子文件管理模式的變革，能夠充分調(diào)動(dòng)各參與主體的積極能動(dòng)性，整合彼此之間的優(yōu)勢(shì)資源從而產(chǎn)生強(qiáng)大的協(xié)同作用力。在電子檔案管理過(guò)程中，各主體圍繞電子文件“單套制”這一理念形成了協(xié)同主體、功能、動(dòng)力和目標(biāo)的四維協(xié)同關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，具體如下圖所示：

3 電子檔案“單套制”管理的多元主體協(xié)同的現(xiàn)實(shí)困境

3.1 主體之間協(xié)同目標(biāo)不一。在電子檔案“單套制”管理過(guò)程中，各主體職能背景和利益需求不同，造成彼此協(xié)作中的目標(biāo)脫節(jié)。

3.1.1 政府主體之間協(xié)同目標(biāo)不一。近年來(lái)我國(guó)國(guó)家政策主要方向是推動(dòng)電子政府和電子政務(wù)的發(fā)展，國(guó)家“兩辦”所發(fā)布的相關(guān)文件也主要面向電子政務(wù)中的電子文件管理，而在企事業(yè)單位、社會(huì)組織中的電子文件管理方面還存在政策制度上的薄弱；法律部門關(guān)于電子文件與電子檔案的法律效用也沒(méi)有專門性的法律條例規(guī)定，比如《電子簽名法》主要針對(duì)的是電子商務(wù)行業(yè)產(chǎn)生的訂單、合同等電子文件的合法性，《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》和《中華人民共和國(guó)刑事訴訟法》的修訂本也只簡(jiǎn)單提到將電子數(shù)據(jù)納為第八種證據(jù)類型，對(duì)電子檔案的法律效用沒(méi)有具體性規(guī)定。因此，政府主體中的國(guó)家政策層面、法律部門層面以及檔案行政管理層面對(duì)于電子文件“單套制”管理有著不同的行動(dòng)目標(biāo)，在協(xié)同過(guò)程中將造成很多政策法律上面的缺位。

3.1.2 業(yè)務(wù)主體、管理主體以及技術(shù)主體之間協(xié)同目標(biāo)不一。一方面，業(yè)務(wù)部門參與協(xié)同的目標(biāo)是盡可能地降低本單位的業(yè)務(wù)成本、簡(jiǎn)化工作流程，而檔案管理部門的職能目標(biāo)是加強(qiáng)電子文件與電子檔案的形成與管理，提升數(shù)字檔案館的建設(shè)水平。電子檔案“單套制”管理模式能夠在一定程度上滿足后者的職能需求，但對(duì)于業(yè)務(wù)部門來(lái)說(shuō)所需要投入的技術(shù)成本和工作流程或許要遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于傳統(tǒng)的管理模式，這就造成雙方在電子檔案管理過(guò)程中發(fā)生前后端銜接不力、各自行動(dòng)等問(wèn)題。另一方面，技術(shù)服務(wù)部門參與協(xié)同的目標(biāo)是獲取經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致很多服務(wù)公司在承擔(dān)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)以及相關(guān)技術(shù)外包服務(wù)的過(guò)程中以盈利最大化為目的，業(yè)務(wù)部門和檔案部門很難全面控制其操作質(zhì)量。

3.2 主體之間協(xié)同合作不力

3.2.1 檔案管理部門與相關(guān)政府機(jī)關(guān)的合作不力。我國(guó)電子檔案“單套制”管理的實(shí)踐工作已經(jīng)取得很大進(jìn)展，然而相配套的國(guó)家政策、戰(zhàn)略規(guī)劃和法律法規(guī)還沒(méi)有跟進(jìn)上來(lái)。

3.2.2 檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門合作不力。三者之間缺乏有效的協(xié)商和考核機(jī)制，沒(méi)有按照《電子文件管理暫行辦法》中所要求的“以聯(lián)席會(huì)議的形式”制定政策、審定制度和起草標(biāo)準(zhǔn)，[15]也沒(méi)有將電子文件管理納入相關(guān)的考核機(jī)制中，從而導(dǎo)致檔案部門制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與業(yè)務(wù)部門執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的脫節(jié)，同時(shí)技術(shù)服務(wù)部門也因缺乏信息溝通和考核而降低服務(wù)質(zhì)量。

3.2.3 技術(shù)服務(wù)公司之間的合作不力。電子檔案“單套制”管理對(duì)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的銜接有著很高的要求，而兩者在提供技術(shù)支持時(shí)容易造成問(wèn)題發(fā)生時(shí)責(zé)任混合不清的情況。

3.3 主體之間協(xié)同動(dòng)力不足。信息化時(shí)代，電子檔案仍然難以擺脫“低頻性”資源的特質(zhì)，在很多情況下，處理和保存電子檔案所付出的代價(jià)往往要大于電子檔案所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，而“單套制”管理模式對(duì)計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的高度依賴性導(dǎo)致其管理成本更高，這種成本顯性化與收益隱性化的矛盾就容易造成各主體對(duì)參與電子檔案“單套制”協(xié)同管理的動(dòng)力不足。[16]一方面，業(yè)務(wù)部門不愿意加大資金投入來(lái)應(yīng)用高昂的審計(jì)跟蹤、元數(shù)據(jù)捕獲等信息技術(shù)保障電子文件的質(zhì)量；另一方面，檔案管理部門由于缺乏財(cái)政部門的資金保障，無(wú)法購(gòu)買或設(shè)計(jì)出符合要求的電子檔案管理系統(tǒng)和安全維護(hù)技術(shù)，也就難以保障電子檔案的長(zhǎng)期保存，同時(shí)也很難激發(fā)盈利性的技術(shù)服務(wù)公司參與電子檔案“單套制”管理的動(dòng)力。

4 電子文件“單套制”協(xié)同管理機(jī)制的實(shí)現(xiàn)路徑

4.1 以目標(biāo)協(xié)同為前提，優(yōu)化協(xié)同關(guān)系。目標(biāo)協(xié)同是電子檔案“單套制”管理協(xié)同機(jī)制的前提。政府、業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及技術(shù)服務(wù)公司在電子文件“單套制”管理過(guò)程中有著不同的功能定位、資源能力和利益需求，形成了不同的甚至相矛盾的價(jià)值觀念和協(xié)同行為，從而對(duì)電子檔案“單套制”協(xié)同管理的效果產(chǎn)生消極影響。因此，在電子檔案“單套制”協(xié)同管理過(guò)程中，要充分提高多方主體的思想認(rèn)識(shí)，明確以“促進(jìn)電子文件管理模式變革，加快國(guó)家電子政務(wù)發(fā)展進(jìn)程”作為電子文件“單套制”管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，[17]加強(qiáng)政府主體對(duì)其他主體的頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌規(guī)劃，在電子檔案“單套制”管理過(guò)程中融入多元主體互利共贏的協(xié)同思想和“小目標(biāo)服從大目標(biāo)”的全局理念，加強(qiáng)對(duì)資源主體、管理主體以及技術(shù)主體之間的結(jié)構(gòu)調(diào)整與組織融合，強(qiáng)化各方主體之間的協(xié)商機(jī)制與考核機(jī)制，爭(zhēng)取在達(dá)到辦公“無(wú)紙化”、檔案數(shù)字化和政府信息化統(tǒng)一目標(biāo)的同時(shí)也能滿足其他利益主體的效益需求，最終實(shí)現(xiàn)多方共贏的目標(biāo)協(xié)同。

4.2 以功能協(xié)同為基礎(chǔ)，發(fā)揮主體效能。功能協(xié)同是電子檔案“單套制”管理協(xié)同機(jī)制的基礎(chǔ)，推動(dòng)電子文件“單套制”協(xié)同管理機(jī)制的實(shí)現(xiàn)也要重點(diǎn)從各主體的協(xié)同功能入手。

4.2.1 制度協(xié)同。我國(guó)電子檔案“單套制”管理實(shí)施主要采用“試點(diǎn)——推廣”方式，經(jīng)過(guò)上海、青島和珠海等試點(diǎn)地區(qū)的實(shí)踐證明“單套制”是一種順應(yīng)潮流、迎合需要的可行模式，這就需要從國(guó)家頂層設(shè)計(jì)上加以貫徹落實(shí)。與國(guó)外政府機(jī)構(gòu)“無(wú)紙化”進(jìn)程相比，我國(guó)國(guó)家層面還需要從以下兩點(diǎn)加以改進(jìn)：一是加快政策和法律的協(xié)同，國(guó)家要從政策層面自上而下地約束電子檔案的單套形成與保存，形成倒逼機(jī)制，并制定出詳細(xì)的制度指導(dǎo)和規(guī)范“單套制”管理的實(shí)施；同時(shí)相關(guān)法律部門要配合國(guó)家政策擬定出專門的說(shuō)明電子文件與電子檔案合法地位的法律條文，確保社會(huì)各界對(duì)電子檔案證據(jù)價(jià)值的信任與認(rèn)同。二是加快規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)同，國(guó)家檔案局要從戰(zhàn)略和標(biāo)準(zhǔn)的層面制定出全國(guó)范圍內(nèi)電子檔案“單套制”管理的實(shí)施方案與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，引導(dǎo)各行業(yè)和各地區(qū)電子檔案“單套制”管理的落實(shí)與跟進(jìn)。通過(guò)嚴(yán)密的制度協(xié)同，促進(jìn)電子文件“單套制”協(xié)同管理機(jī)制的有效運(yùn)行。

4.2.2 業(yè)務(wù)與管理協(xié)同。處理好業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門之間的關(guān)系是促進(jìn)電子檔案“單套制”協(xié)同關(guān)系的關(guān)鍵點(diǎn)。一方面，檔案管理部門要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)商和溝通，了解業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)工作、文件形成情況及其在電子檔案“單套制”管理中的立場(chǎng)與訴求，以便有針對(duì)性地制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和采取相應(yīng)的措施。[18]另一方面檔案管理部門也要對(duì)電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、采集、歸檔和利用的全過(guò)程加以監(jiān)督和管控。首先要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門電子文件形成和在線歸檔的監(jiān)督和成果驗(yàn)收工作，通過(guò)對(duì)歸檔合格的政府機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位頒發(fā)電子合格證予以表彰和鼓勵(lì)；其次要加強(qiáng)對(duì)電子檔案長(zhǎng)期保存的研究，通過(guò)制度、技術(shù)等一系列手段保證業(yè)務(wù)部門電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性。

4.2.3 技術(shù)協(xié)同。如前文所述，技術(shù)是保障電子文件“單套制”管理順利進(jìn)行的關(guān)鍵要素，OA軟件公司與檔案管理軟件公司在電子文件“單套制”管理中要密切配合并做到以下三點(diǎn)：一是實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，保證電子文件的原始真實(shí)；二是實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子簽名、日志管理、元數(shù)據(jù)采集等技術(shù)的應(yīng)用，確保對(duì)電子檔案的全過(guò)程管理；三是實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子檔案數(shù)量、質(zhì)量等指標(biāo)的監(jiān)控和審查，確保電子檔案的長(zhǎng)期保存和可用。[19]

4.3 以動(dòng)力協(xié)同為保障，提升協(xié)同效率。動(dòng)力協(xié)同是電子檔案“單套制”管理協(xié)同機(jī)制的保障。各主體之間要通過(guò)建立激勵(lì)、協(xié)商分工和利益協(xié)調(diào)機(jī)制來(lái)增強(qiáng)參與協(xié)同管理的動(dòng)力，提高協(xié)同效率。首先，政府財(cái)務(wù)部門要加大對(duì)電子文件“單套制”管理的資金投入，同時(shí)制定明確的電子文件“單套制”管理項(xiàng)目的財(cái)政支持政策，對(duì)符合質(zhì)量、經(jīng)過(guò)審批的管理項(xiàng)目予以撥款或?qū)ｍ?xiàng)資金支持，用于補(bǔ)貼業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門的電子檔案“單套制”管理項(xiàng)目建設(shè)。其次，加強(qiáng)各主體之間的統(tǒng)籌協(xié)商和職責(zé)分工，構(gòu)建以政府為中心的權(quán)責(zé)分配機(jī)制，由政府在全局目標(biāo)的導(dǎo)向下分配建設(shè)要素，讓各主體能動(dòng)地參與到電子檔案“單套制”管理項(xiàng)目中來(lái)，強(qiáng)化協(xié)同主體的整體行動(dòng)能力。最后，強(qiáng)化利益協(xié)調(diào)機(jī)制，把握好各主體的協(xié)同動(dòng)力與利益訴求，通過(guò)建設(shè)基地、合作項(xiàng)目等方式權(quán)衡主體利益并創(chuàng)造共同利益，促進(jìn)長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系的建立。

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（作者單位：上海大學(xué)圖書(shū)情報(bào)檔案系 來(lái)稿日期：2018-09-12）