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        PDCA理論在我院醫(yī)療設(shè)備維修管理中的應(yīng)用

        2019-01-15 12:11:02周嬙鄭大海鄧文艷
        中國(guó)醫(yī)療設(shè)備 2019年1期
        關(guān)鍵詞:醫(yī)學(xué)工程年度科室

        周嬙,鄭大海,鄧文艷

        1. 北京醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程科,北京 100730;2. 首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京朝陽醫(yī)院 物資器械中心,北京 100020

        引言

        隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展,各種現(xiàn)代化的醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)學(xué)界已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)離不開醫(yī)療設(shè)備的現(xiàn)代化,加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行科學(xué)而有效的管理,已經(jīng)成為醫(yī)院的一項(xiàng)重要工作[1]。醫(yī)療設(shè)備的維修管理是醫(yī)療設(shè)備管理工作的重要環(huán)節(jié),做好醫(yī)療設(shè)備的維修管理工作,不但能夠保證醫(yī)療設(shè)備的完好率,還能確保醫(yī)療設(shè)備臨床使用的安全性和有效性,確保醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全。PDCA循環(huán)管理理論是20世紀(jì)50年代美國(guó)質(zhì)量管理專家戴明根據(jù)信息反饋管理提出的一種全面的質(zhì)量管理方法[2],將其應(yīng)用于醫(yī)療設(shè)備維修管理工作中具有重要意義。

        1 醫(yī)療設(shè)備維修管理存在的問題

        1.1 維修管理制度的科學(xué)性、規(guī)范性需持續(xù)改進(jìn)

        目前,國(guó)家已針對(duì)醫(yī)療設(shè)備的準(zhǔn)入、購置和監(jiān)管等方面出臺(tái)或修訂了相關(guān)的法律、法規(guī)和實(shí)施細(xì)則,但暫時(shí)還沒有制定出醫(yī)療設(shè)備維修方面的具體規(guī)定,比如關(guān)于保修費(fèi)用的制定、維修配件價(jià)格的控制等。由于我院對(duì)醫(yī)療設(shè)備的維修管理工作重視程度有限,對(duì)其在新形勢(shì)下的理論創(chuàng)新研究還不夠充分,因此我院相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備維修管理制度的科學(xué)性和規(guī)范性有待進(jìn)一步提高[3]。

        1.2 醫(yī)院的維修人員技術(shù)水平差異較大

        由于我國(guó)的醫(yī)學(xué)工程學(xué)科起步較晚,而且因?yàn)闅v史原因和專業(yè)準(zhǔn)入制度的滯后,早期從事醫(yī)療設(shè)備維修工作的醫(yī)學(xué)工程技術(shù)人員大多數(shù)是其他專業(yè)轉(zhuǎn)行而來,沒有經(jīng)歷過系統(tǒng)的學(xué)科教育,學(xué)歷偏低;且由于醫(yī)院對(duì)于醫(yī)學(xué)工程部門和醫(yī)學(xué)工程技術(shù)人員的定位不夠準(zhǔn)確,致使從業(yè)人員的專業(yè)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng),沒有樹立獻(xiàn)身醫(yī)學(xué)工程事業(yè)建設(shè)的信念,導(dǎo)致了行業(yè)發(fā)展受限,長(zhǎng)期以來的工作得不到肯定[4]。我院目前的醫(yī)療設(shè)備維修人員共有18人,其中有5人獲得了碩士學(xué)位,其余均為大?;虮究茖W(xué)歷,維修技術(shù)水平差異較大。

        1.3 醫(yī)院的維修人員溝通能力有待提高

        醫(yī)院的維修人員與臨床科室的溝通協(xié)調(diào)工作不夠,工作流程的執(zhí)行程度不夠高,臨床科室有時(shí)甚至?xí)@過醫(yī)學(xué)工程部門直接求助于廠家工程師或第三方維修公司,致使醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)的歸口管理工作難以完全落實(shí)。我院的醫(yī)學(xué)工程部門時(shí)常沒有真正參與到醫(yī)療設(shè)備維修及管理工作中[5]。

        1.4 醫(yī)院的維修管理能力有待發(fā)展

        醫(yī)療設(shè)備的維修是一門比較復(fù)雜的工作,要求從事具體工作的醫(yī)學(xué)工程人員必須要改變傳統(tǒng)的觀念,不能總是停留在依靠一把螺絲刀和一個(gè)萬用表打拼天下的時(shí)代。隨著大規(guī)模集成化、智能化的醫(yī)療設(shè)備不斷被引入醫(yī)院,醫(yī)學(xué)工程人員僅依靠傳統(tǒng)的維修技術(shù)和手段是難以完成復(fù)雜的技術(shù)工作的。由于生產(chǎn)廠商的技術(shù)資料保密、零配件的壟斷和專業(yè)化維修技術(shù)培訓(xùn)的減少,迫使醫(yī)學(xué)工程人員必須改變較為落后的維修管理和技術(shù)手段,樹立起科學(xué)的維修管理理念,深入學(xué)習(xí)醫(yī)療設(shè)備維修理論、知識(shí)和技能,利用更為先進(jìn)、專業(yè)的維修、檢測(cè)工具,實(shí)施科學(xué)、規(guī)范的維修流程,以確保醫(yī)療設(shè)備的使用率,為臨床和患者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[6]。

        2 PDCA理論概述

        現(xiàn)代企業(yè)管理理論將企業(yè)管理視為是一個(gè)過程。企業(yè)在不同時(shí)間內(nèi),應(yīng)完成不同的工作任務(wù)。企業(yè)的每項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),都有一個(gè)產(chǎn)生、形成、實(shí)施和驗(yàn)證的過程。美國(guó)戴明博士將這個(gè)過程形象地總結(jié)為4階段的循環(huán),即“計(jì)劃(Plan)—執(zhí)行(Do)—檢查(Check)—改進(jìn)(Act)”:① 計(jì)劃階段:分析現(xiàn)狀,找出存在的質(zhì)量問題,分析產(chǎn)生質(zhì)量問題的各種原因或影響因素,找出主要因素,針對(duì)主要因素,提出計(jì)劃,制定措施;② 執(zhí)行階段:執(zhí)行計(jì)劃,落實(shí)措施;③ 檢查階段:檢查計(jì)劃的實(shí)施情況;④ 改進(jìn)階段:總結(jié)經(jīng)驗(yàn),鞏固成績(jī),工作結(jié)果標(biāo)準(zhǔn)化,提出尚未解決的問題,轉(zhuǎn)入下一個(gè)循環(huán)[7]。

        3 PDCA理論的應(yīng)用

        3.1 制定計(jì)劃(P)

        醫(yī)療設(shè)備維修管理計(jì)劃階段是做好醫(yī)療設(shè)備維修管理工作的前提,要制訂出科學(xué)合理的管理計(jì)劃,就要明確醫(yī)學(xué)工程科的定位與作用,制訂出切實(shí)可行的實(shí)施計(jì)劃[8]。簡(jiǎn)言之,就是在詳細(xì)了解醫(yī)療設(shè)備維修管理相關(guān)制度和實(shí)施流程的基礎(chǔ)上,根據(jù)我院的實(shí)際情況和發(fā)展目標(biāo),制訂出符合我院實(shí)際的醫(yī)療設(shè)備維修管理制度和工作流程。

        目前我院的醫(yī)療設(shè)備維修工作主要分為預(yù)防維修和事后維修。預(yù)防維修是以日常維護(hù)與定期維護(hù)為核心的維修模式,目前的預(yù)防維修概念已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)走出了傳統(tǒng)維修概念的范疇,它還擴(kuò)展了維修預(yù)防、改善維修等許多方面的內(nèi)容,并且包含了許多現(xiàn)代維修的理念,比如故障診斷技術(shù)與狀態(tài)監(jiān)測(cè)等[9]。近年來,實(shí)踐證明了預(yù)防維修的優(yōu)勢(shì)是十分明顯的,不但可以節(jié)約維修經(jīng)費(fèi),還可以延長(zhǎng)醫(yī)療設(shè)備的使用壽命。正因如此,越來越多的醫(yī)院開始重視預(yù)防維修。通過制定預(yù)防維修計(jì)劃,有效提高了醫(yī)學(xué)工程人員的工作效率,確保了臨床設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。事后維修是傳統(tǒng)的維修方式,指設(shè)備發(fā)生故障后進(jìn)行維修,是以排除故障為核心的維修模式。我院把這兩種維修模式結(jié)合起來,制訂了切實(shí)可行的維修管理制度,要求醫(yī)學(xué)工程人員每月進(jìn)行一次巡檢,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決故障,并要按時(shí)做好設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作,事后維修周期原則上不超過1周,每周開科室會(huì)議要上報(bào)維修情況,每月上交個(gè)人維修記錄。通過兩種方式的取長(zhǎng)補(bǔ)短,在加強(qiáng)預(yù)防維修的基礎(chǔ)上降低了醫(yī)療設(shè)備故障率,從而提高醫(yī)療設(shè)備的使用效率,降低維修成本;同時(shí),對(duì)已經(jīng)發(fā)生故障的設(shè)備進(jìn)行快速的、有針對(duì)性的維修,以減少設(shè)備停用時(shí)間[10]。

        3.2 實(shí)施計(jì)劃(D)

        實(shí)施計(jì)劃就是要制定完善規(guī)范的處理流程,并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。對(duì)于預(yù)防維修工作,醫(yī)學(xué)工程人員應(yīng)按時(shí)完成好醫(yī)療設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃,主要包括定期對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行除塵、清潔、消毒及基本參數(shù)校正等工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備的潛在故障風(fēng)險(xiǎn),并及時(shí)解決存在的問題,以確保醫(yī)療設(shè)備的正常使用,降低醫(yī)療設(shè)備的故障率。

        醫(yī)學(xué)工程人員的巡檢工作也很重要,醫(yī)學(xué)工程人員通過與科室技師及主任進(jìn)行溝通,有效了解設(shè)備的使用狀態(tài),及時(shí)提出良好的預(yù)防維修建議對(duì)于事后維修工作,我院制定了較為完善的管理流程:我院實(shí)行醫(yī)學(xué)工程技術(shù)人員的“首診制”,整個(gè)醫(yī)療設(shè)備從發(fā)生故障到最后的修復(fù),全都由醫(yī)學(xué)工程部門具體負(fù)責(zé)。一旦醫(yī)院中的醫(yī)療設(shè)備在使用前或者使用中出現(xiàn)突發(fā)的各種水路、電路或者氣路故障[11],醫(yī)療設(shè)備的使用科室要馬上停止使用,并且及時(shí)通知醫(yī)院的醫(yī)學(xué)工程部門。使用科室向醫(yī)學(xué)工程部門提出維修申請(qǐng)后,醫(yī)學(xué)工程人員應(yīng)迅速趕往故障現(xiàn)場(chǎng),認(rèn)真核對(duì)醫(yī)療設(shè)備的名稱、型號(hào)等基本信息,仔細(xì)詢問臨床醫(yī)護(hù)人員故障發(fā)生前后的一些情況,確認(rèn)故障現(xiàn)象。維修之前,首先要確認(rèn)醫(yī)療設(shè)備的保修期限。

        一般而言,新的醫(yī)療設(shè)備從安裝驗(yàn)收合格之日起計(jì)算,至少會(huì)有一年的免費(fèi)保修期,有的醫(yī)療設(shè)備保修期更長(zhǎng)。如果故障設(shè)備在保修期內(nèi),應(yīng)當(dāng)通知廠家免費(fèi)維修。如果故障設(shè)備超出保修期,醫(yī)學(xué)工程人員可根據(jù)自己的維修經(jīng)驗(yàn)和維修技術(shù),盡快找到醫(yī)療設(shè)備的故障原因,并對(duì)其進(jìn)行維修。如果醫(yī)學(xué)工程人員無法及時(shí)修復(fù)故障設(shè)備,應(yīng)盡快尋找廠家或社會(huì)化第三方公司進(jìn)行維修,并監(jiān)督整個(gè)維修過程和維修質(zhì)量。我院的醫(yī)療設(shè)備報(bào)修示意圖,見圖1。

        圖1 報(bào)修示意圖

        3.3 檢查工作(C)

        在醫(yī)療設(shè)備的維修管理工作中要建立完善的監(jiān)督檢查機(jī)制,可通過定期和不定期檢查來推進(jìn)各項(xiàng)工作的進(jìn)展[12]。由于醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療設(shè)備種類繁多,通常將醫(yī)療設(shè)備分類后指定不同的醫(yī)學(xué)工程人員負(fù)責(zé)維修質(zhì)量的管理工作,我院每類醫(yī)療設(shè)備的維修人員都配有初級(jí)職稱、中級(jí)職稱和高級(jí)職稱的人員,以便于合理安排各項(xiàng)工作。根據(jù)專業(yè)與分工的不同,可通過逐級(jí)管理的方式對(duì)醫(yī)療設(shè)備的維修質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督管理,每當(dāng)醫(yī)學(xué)工程人員維修好一臺(tái)醫(yī)療設(shè)備后,應(yīng)得到上一級(jí)工程師的認(rèn)可與評(píng)估,上級(jí)工程師的維修質(zhì)量受到醫(yī)學(xué)工程部門主任的認(rèn)可與評(píng)估。對(duì)于需要廠家維修或第三方公司維修的醫(yī)療設(shè)備,分管的醫(yī)學(xué)工程人員要全程陪同并監(jiān)督醫(yī)療設(shè)備的維修過程和維修質(zhì)量,并將維修結(jié)果上報(bào)給醫(yī)學(xué)工程部門主任。每個(gè)醫(yī)學(xué)工程人員都應(yīng)全面掌握相應(yīng)醫(yī)療設(shè)備的技術(shù)細(xì)節(jié)和評(píng)估方法,做好預(yù)防維修工作,定期分析質(zhì)量結(jié)果,為在用的醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量控制工作提供可靠的依據(jù)。如下表所示,每次醫(yī)學(xué)工程人員完成巡檢工作后將上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查審核。巡檢記錄表,見表1。

        3.4 改進(jìn)工作(A)

        總結(jié)工作就是要對(duì)上述各階段工作進(jìn)行總結(jié)和處理。通過有效地信息反饋,進(jìn)一步深化調(diào)整工作流程,不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),提出合理化改進(jìn)建議。由于醫(yī)學(xué)工程人員技術(shù)的局限性、分析問題的主觀性、常規(guī)維修檢測(cè)工具的針對(duì)性不足等原因均會(huì)影響維修效果,因此通過自我總結(jié)及定期組織科室總結(jié),可以大大提高管理效率和工作質(zhì)量[13]。在預(yù)防維修工作實(shí)施一段時(shí)間后,可以根據(jù)上一階段的運(yùn)行和故障情況,對(duì)現(xiàn)有的預(yù)防維修工作進(jìn)行分析與評(píng)估,根據(jù)上級(jí)工程師或主任提出的意見和建議,可對(duì)巡檢的時(shí)間間隔、檢查項(xiàng)目等預(yù)防維修內(nèi)容做出調(diào)整和改進(jìn),從而促使下一階段的預(yù)防維修工作更加合理。我院自2017年2月起將原有的兩周時(shí)間間隔巡檢調(diào)整為一個(gè)月,這樣可以使醫(yī)學(xué)工程人員有更加充裕的時(shí)間解決之前巡檢中的問題。另外,對(duì)于已經(jīng)妥善處理的故障,醫(yī)學(xué)工程人員應(yīng)認(rèn)真填寫維修記錄,并將相關(guān)信息錄入維修管理系統(tǒng)中,作為全過程故障處理信息加以保存,這既可以為開展故障智能診斷和可靠性研究提供素材,又可為醫(yī)療設(shè)備的選型和購置提供參考資料[14]。我院醫(yī)療設(shè)備維修工作記錄表,見表2。

        表1 巡檢記錄表

        表2 維修工作記錄表

        4 效果評(píng)價(jià)

        通過PDCA理論在我院醫(yī)療設(shè)備維修管理中的應(yīng)用,我院的醫(yī)療設(shè)備維修管理水平有了明顯的提升。以血液凈化類設(shè)備為例,未應(yīng)用PDCA理論時(shí)我院的維修模式就是設(shè)備出現(xiàn)故障后由醫(yī)學(xué)工程人員進(jìn)行維修處理,有時(shí)難免影響設(shè)備開機(jī)率、故障率。

        現(xiàn)如今應(yīng)用PDCA理論后,醫(yī)學(xué)工程人員制定了詳細(xì)的維修維護(hù)計(jì)劃,每月定期巡檢,并按部就班地實(shí)施計(jì)劃,及時(shí)將故障處理在萌芽狀態(tài)。通過近兩年的數(shù)據(jù)對(duì)比,可以明顯看出應(yīng)用PDCA后我院的設(shè)備維修效果:① 可以調(diào)整好設(shè)備使用的最佳狀態(tài),提高開機(jī)率,2016年度該類設(shè)備開機(jī)率為90%,2017年度該類設(shè)備開機(jī)率為95%,2017年度該類設(shè)備的開機(jī)率較2016年度提高了5%;② 降低了設(shè)備的故障率,2016年度該類設(shè)備故障率為10%,2017年度該類設(shè)備故障率為5%,2017年度該類設(shè)備的故障率較2016年度降低了5%;③ 縮短了設(shè)備的維修時(shí)間,2016年度該類設(shè)備維修時(shí)間約為40 h,2017年度該類設(shè)備維修時(shí)間約為30 h,2017年度該類設(shè)備的維修時(shí)間較2016年度縮短了近25%;④ 為科室節(jié)省了維修成本,2016年度該類設(shè)備維修費(fèi)約30萬元,2017年度該類設(shè)備維修費(fèi)約27萬元,2017年度該類設(shè)備維修費(fèi)較2016年度減少了10%;⑤ 提升了科室滿意度,2016年度該類設(shè)備科室滿意度為90%,2017年度該類設(shè)備科室滿意度為98%,2017年度該類設(shè)備的科室滿意度較2016年度提高了8%。

        5 總結(jié)

        我院針對(duì)醫(yī)療設(shè)備維修中存在的主要問題,有效應(yīng)用PDCA理論提升維修管理水平。首先,要不斷完善維修管理制度,隨著人員變動(dòng),管理方法也要做出相應(yīng)調(diào)整與改善;其次,要加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn),醫(yī)療設(shè)備技術(shù)發(fā)展日新月異,因此要經(jīng)常組織醫(yī)學(xué)工程技術(shù)人員的培訓(xùn),熟悉在用設(shè)備的維修要點(diǎn);再次,醫(yī)學(xué)工程人員的溝通技巧也很重要,加強(qiáng)與科室人員、公司人員的溝通能力至關(guān)重要,有時(shí)可以達(dá)到事半功倍的效果;另外,醫(yī)療設(shè)備的維修工作已逐漸向管理方向發(fā)展,加強(qiáng)維修管理理論學(xué)習(xí),提升維修管理水平勢(shì)在必行。

        以PDCA理論為依據(jù),我院醫(yī)療設(shè)備的維修工作流程已日趨規(guī)范化,維修管理制度已逐漸完善,醫(yī)學(xué)工程人員的技術(shù)水平有了較大地提高,醫(yī)療設(shè)備的故障率明顯降低,受到了臨床使用科室的一致好評(píng)[15]。醫(yī)療設(shè)備的維修管理工作需要點(diǎn)滴積累才能顯露成效,醫(yī)學(xué)工程人員必須不斷發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì),深入臨床一線,在實(shí)踐中強(qiáng)化技能,恰當(dāng)運(yùn)用PDCA理論,促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備維修管理工作的精細(xì)化,提高醫(yī)療設(shè)備的使用率和完好率,保證醫(yī)療設(shè)備的最優(yōu)化運(yùn)行,從而創(chuàng)造出最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益[16]。

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