楊力勇

實(shí)施信息化檔案管理，其基本含義是在檔案管理工作當(dāng)中將傳統(tǒng)的檔案實(shí)體進(jìn)行存檔的方式逐漸演變?yōu)閷n案實(shí)體以新的信息化方式面向社會(huì)以達(dá)到其服務(wù)效果。采用實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾淼暮锰幙审w現(xiàn)在能更好的分類(lèi)信息資源、便于查閱、和整體歸檔等，采用優(yōu)質(zhì)的信息化管理，能讓檔案管理成果的效益得到提升。相比于傳統(tǒng)方式，檔案資料信息化管理更加利于檔案的保存、查閱和修改，而且能通過(guò)因特網(wǎng)進(jìn)行傳達(dá)。提升了檔案的傳遞時(shí)間保證其作用效率還可以將檔案資料工作的相關(guān)成本縮減。

就目前形式而言，在檔案管理工作過(guò)程中，大多延續(xù)著傳統(tǒng)的方式方法，沒(méi)有先進(jìn)的設(shè)備來(lái)進(jìn)行輔助。或者有些單位已經(jīng)設(shè)置了相關(guān)高科技設(shè)備及管理程序，但由于專(zhuān)業(yè)性知識(shí)掌握不全面、不嫻熟仍舊不能讓這些先進(jìn)化的設(shè)備發(fā)揮最大的作用。相關(guān)的信息不能夠完整的錄入系統(tǒng)，過(guò)于依賴手工作業(yè)，手工作業(yè)的效率低下、損耗率高，使檔案管理工作效率及質(zhì)量大大降低。本著結(jié)合新科技新理念，能夠?qū)n案管理工作更上一層樓的美好憧憬，下面將做出若干項(xiàng)合理化建議。

一、將檔案管理工作信息化的總體規(guī)劃制定完善

本著滿足單位發(fā)展需要的方針來(lái)制定檔案管理信息化總體規(guī)劃。依據(jù)行業(yè)規(guī)范、相關(guān)法律要求及不同事業(yè)單位服務(wù)性的區(qū)別結(jié)合科學(xué)依據(jù)實(shí)踐考驗(yàn)的經(jīng)驗(yàn)來(lái)制定未來(lái)計(jì)劃和當(dāng)前形勢(shì)計(jì)劃。將檔案信息化成為整體網(wǎng)絡(luò)管理的特殊形式，促進(jìn)發(fā)展的協(xié)調(diào)性。尤為重要的是必須在滿足本單位合理化需要的前提下來(lái)進(jìn)行規(guī)劃編制，本著能更好的服務(wù)社會(huì)的目標(biāo)，能夠靈活的在管理模式中進(jìn)行不斷的創(chuàng)新并且合理的運(yùn)用，方可帶來(lái)更大的發(fā)展空間。

二、加設(shè)檔案信息網(wǎng)站

網(wǎng)站能夠通過(guò)網(wǎng)頁(yè)來(lái)滿足社會(huì)人群的信息需求，在互聯(lián)網(wǎng)建立能夠傳達(dá)、公布信息的站點(diǎn)是事業(yè)單位檔案部門(mén)檔案信息管理的重點(diǎn)。主要作用是能夠通過(guò)網(wǎng)站的形式讓需要的人更快的查閱、咨詢相關(guān)的信息。同時(shí)信網(wǎng)站的誕生也說(shuō)明了電子化的必要性。所以應(yīng)在建設(shè)檔案想信息化管理的過(guò)程中，將檔案管理系統(tǒng)作為一項(xiàng)內(nèi)容充實(shí)到事業(yè)單位的整體管理系統(tǒng)當(dāng)中，來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化管理一體，全面的單位每個(gè)不同部門(mén)相關(guān)信息錄入整體系統(tǒng)，達(dá)到信息共享的效果，這能夠讓各部門(mén)之間的配合更加合理，確保系統(tǒng)帶來(lái)的效益。網(wǎng)站分欄及單位數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行管理及定期維護(hù)。避免來(lái)自外界的干擾因素造成的影響，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化確保檔案管理信息的安全性

三、通過(guò)數(shù)字化管理，能夠使檔案信息資源更好的得到保護(hù)

傳統(tǒng)的保存方式、大多以紙質(zhì)形式進(jìn)行封存，在存檔備案后，有些特殊情況如蟲(chóng)咬、沾水等會(huì)將資料破壞，影響其正常使用功能，甚至徹底消失。但如果能夠通過(guò)先進(jìn)方法，將檔案管理機(jī)構(gòu)的紙質(zhì)形態(tài)的文件通過(guò)科技的形式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的方法來(lái)進(jìn)行保存，并制作相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄同時(shí)發(fā)布到因特網(wǎng)，這樣就能更好的讓重要檔案信息得到更加良好的保護(hù)。建立數(shù)字化管理不代表著傳統(tǒng)的檔案管理方法及檔案室就要被代替，有些傳統(tǒng)方法要繼續(xù)利用下去，要合理的運(yùn)用現(xiàn)代手段和傳統(tǒng)手段的結(jié)合才能互補(bǔ)兩者之間的不足，從而實(shí)現(xiàn)更好的管理成效。

四、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行檔案信息管理

擁有標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的管理，對(duì)于檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)是相當(dāng)重要的任務(wù)，同時(shí)這也對(duì)檔案管理工作步入現(xiàn)代化后能否滿足相關(guān)要求是一項(xiàng)具備說(shuō)服性的內(nèi)容。在檔案關(guān)系信息化實(shí)施當(dāng)中，不但要滿足不同單位服務(wù)性的獨(dú)特需求，還要結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)及國(guó)家強(qiáng)制性條文。合理的進(jìn)行改進(jìn)、創(chuàng)新和應(yīng)用。只有在滿足國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上才能打造出更為實(shí)用的管理模式。盡量將立檔單位的文件設(shè)立統(tǒng)一的格式及備案標(biāo)準(zhǔn)。并且對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理所需要的管理程序統(tǒng)一化，這樣有助于得到及時(shí)的資源共享，便于不同機(jī)構(gòu)的資料傳達(dá)、銜接，從而避免了由于操作程序不同，備案的格式五花八門(mén)造成的查閱不及時(shí)、交接不順利等問(wèn)題。

五、從事檔案管理立信息化人員的必備素質(zhì)

從事檔案管理信息化的人員必須要具備嫻熟的業(yè)務(wù)水平、超強(qiáng)的責(zé)任心、與時(shí)俱進(jìn)的工作理念、以及良好的心態(tài)。即能夠認(rèn)真履行崗位責(zé)任，又能合理的運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式的接軌取長(zhǎng)補(bǔ)短。通過(guò)不懈的學(xué)習(xí)和歷練來(lái)接受更多現(xiàn)代化知識(shí)經(jīng)驗(yàn)帶來(lái)的新成效。也要定期的組織從事檔案管理工作的人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，利用更多的知識(shí)填充到以往工作中存在的不足之處，從而能夠讓檔案信息工作得到良好的成效，充分的起到其存在的最大價(jià)值，促進(jìn)單位的生產(chǎn)和社會(huì)行為，取得更多的成果，更好的服務(wù)于社會(huì)。

當(dāng)下社會(huì)已經(jīng)處于一種飛速發(fā)展的狀態(tài)，新的事物、新的科技不斷的在產(chǎn)生當(dāng)中。而在時(shí)代的不斷發(fā)展中，以往的大部分經(jīng)驗(yàn)和辦法已很難滿足現(xiàn)今社會(huì)及個(gè)人的需求。檔案管理信息化的建設(shè)是相當(dāng)有必要的一項(xiàng)內(nèi)容。只有在合理的整體規(guī)劃的綱領(lǐng)下，在詳細(xì)有序具備周密計(jì)劃的實(shí)施辦法的指導(dǎo)下，方可使檔案管理工作得到一個(gè)新的提升。相信本著誠(chéng)懇做事、不怕吃苦、愛(ài)崗敬業(yè)、不斷創(chuàng)新的信念，檔案管理工作會(huì)迎來(lái)一個(gè)新的春天來(lái)更佳的服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民。（作者單位：雙遼市就業(yè)服務(wù)局）