田雪梅

一、事業(yè)單位檔案管理制度的含義

事業(yè)單位檔案管理指的是在生產(chǎn)、辦公過程當(dāng)中形成的關(guān)鍵性記載文件以收集、整編和存檔的形式形成的信息載體。檔案文件將直接反應(yīng)著工作成效的完成情況，同時也記載著事業(yè)單位在以往和目前的整體信息資源，檔案管理作為事業(yè)單位關(guān)鍵性的一項工作，其獨特的性質(zhì)對從事相關(guān)工作人員要進行認(rèn)真的選擇并進行專業(yè)知識的測驗。因為當(dāng)今社會誕生了許多高科技的辦公設(shè)施及技術(shù)，要想合理的運用這些優(yōu)質(zhì)的設(shè)備，就要由頭腦靈活、業(yè)務(wù)知識數(shù)量的人員來擔(dān)任此崗位。如今信息化管理以逐步走進事業(yè)單位的管理模式當(dāng)中，這將對以往的管理方式中存在的不足之處進行跟大的改善效果。原始存檔方式大多為紙質(zhì)資料，容易受損、容易遺失、就算保存方法得當(dāng)也難以避免查閱的時候由于數(shù)量繁多造成的效率低下。而新科技的產(chǎn)生使得檔案資料以電子形式來保存，不但保障了存檔的安全性，又提升了查閱的效率。所以事業(yè)單位檔案管理工作目前需要一次深度的改革創(chuàng)新。

二、事業(yè)單位檔案管理當(dāng)下存在的問題情況

（一）不能夠重視檔案管理工作。當(dāng)下時局由于社會發(fā)展的不斷需求，檔案管理已經(jīng)迎來了嶄新的挑戰(zhàn)，既往的管理辦法，以很難滿足現(xiàn)有時段的需求。片面認(rèn)識檔案管理工作的態(tài)度不只存在于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)中，就連檔案管理作業(yè)人員個別也不能將檔案工作重視做好。因為檔案工作的好壞不會直接對單位運行的效益造成影響，其帶來的成效也不是主觀的，而是間接的產(chǎn)生特殊的作用，這樣一來檔案管理工作就容易被忽視，導(dǎo)致不能夠使充足的物力和人力投入到檔案管理工作當(dāng)中。甚至基本設(shè)置都難以實現(xiàn)，更何談先進的設(shè)備及技術(shù)?；蛘哂捎趽碛信鋫淞讼冗M的設(shè)備但因為使用不當(dāng)、維護不及時、配合不協(xié)調(diào)等原因?qū)ζ湫Чl(fā)揮產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

（二）檔案管理的基礎(chǔ)沒有得到良好的奠定。大部分單位都有設(shè)立獨特的檔案管理規(guī)章制度，可是制度歸制度絕大部分群體并沒有認(rèn)真的做好相關(guān)制度的要求，從開始就沒有形成規(guī)范化，導(dǎo)致沿著錯的方向去發(fā)展實施，造成越錯越多的后果，最終讓檔案的形成不能夠規(guī)范化，備案存檔及分類結(jié)果不明確。甚至有的檔案會隨意破壞、丟失。最終失去檔案資料存在的意義。

（三）落后的管理方式。沒有針對檔案管理工作行程單獨的機制，延續(xù)傳統(tǒng)陳老的方式去進行檔案管理，不能夠及時的學(xué)習(xí)新的事物、利用新的科技來改善檔案管理的工作效率及質(zhì)量。不能夠及時的更新所需更新的信息，影響了檔案的資源價值。這類的傳統(tǒng)觀念有時候是致命的缺陷，它足以讓檔案管理工作的發(fā)展得到致命的阻礙。

三、事業(yè)單位檔案管理制度的強化建議

（一）將事業(yè)單位檔案管理工作全面重視，從主管領(lǐng)導(dǎo)到崗位負責(zé)人全員貫徹思想，本著檔案資料關(guān)乎單位名譽、社會行為的理念加強對檔案資料管理工作的重視度。制定更加健全的工作流程，有效的將檔案資料從形成開始直到結(jié)束的收集、整理、歸類、裝訂、存檔一系列程序規(guī)范化。能夠?qū)徫回?zé)任制更好的讓每一個人去遵守實施，并且部門之間、責(zé)任人之間能有明確的交流和較好的配合，以整體形成管理網(wǎng)絡(luò)的形式去開展檔案管理工作，此為提升檔案管理工作效率的措施之一。

（二）健全檔案管理工作的管理機制、規(guī)章制度、崗位責(zé)任。以主管領(lǐng)導(dǎo)為核心，建立專項檔案管理工作制度、崗位責(zé)任及對在崗人員的獎罰制度。要求在合理合法的前提下使從事檔案資料管理的人員能夠在工作當(dāng)中遵紀(jì)守法、熱情服務(wù)并對有創(chuàng)新的崗位人員進行獎勵，由于疏忽造成過錯的要進行處罰，以此達到加強崗位人員工作熱情態(tài)度的目的。

（三）結(jié)合新科技新事物合理運用先進化設(shè)備。適當(dāng)引進高科技如計算機、數(shù)碼相機、打印機等設(shè)備，根據(jù)單位本身的需求及不同工作的特殊性選擇更加適合的軟件、硬件。并利用因特網(wǎng)建立信息平臺，讓相關(guān)兄弟單位在需要時能夠及時得到信息方面的交流。

（四）加強檔案管理工作人事方面管理

任何管理工作都與優(yōu)秀的從業(yè)人員密不可分，目前時代的不斷進步，對行業(yè)從業(yè)人員的基本素質(zhì)要求更為高。所以一定要經(jīng)過選拔擇優(yōu)入取，不可任命責(zé)任心不強、專業(yè)知識性差的人員來擔(dān)任檔案管理工作。要使檔案管理崗位人員盡量穩(wěn)定，不經(jīng)常調(diào)換，并且定期組織進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，不斷增加從事檔案管理工作人員的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)知識以及個人工作熱情。只有能夠跟得上時代的發(fā)展步伐，方能將工作效率做到最佳狀態(tài)。

如今已絕非落后的年代，我國各行各業(yè)在時代的推進下都在做著不同的改革、自查自糾及經(jīng)驗總結(jié)。尤其對于事業(yè)單位而言，檔案管理工作要與當(dāng)今的時代風(fēng)采相結(jié)合。以法律法規(guī)為重點，單位的特點為中心，圍繞著這兩個中心思想根據(jù)不同的需要來做出獨具特色的檔案管理模式。所以事業(yè)單位檔案管理工作的強化是有必要進行的，改變陳舊的看法，結(jié)合新的理念方能在不斷發(fā)展進步的社會中更佳的造福于社會、造福于人民。（作者單位：雙遼市醫(yī)療保障局）