曾東瑜

[摘 要]招標投標事業(yè)正站在新時代供給側(cè)改革的制高點，如何在業(yè)務(wù)劇增情況下，做到“多而不亂”，實現(xiàn)有效管控，是招標代理機構(gòu)亟待解決的問題?；诖耍疚姆治隽瞬少忢椖抗芸噩F(xiàn)狀，為采購項目標準化精益管控提出了一些應(yīng)對措施，旨在為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]招標代理;管控表單;應(yīng)用;效益

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.24.059

[中圖分類號]TP311.52[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）24-0-02

0 ? ? 引 言

目前，招標管理改革不斷邁向深水區(qū)，由于不同類型采購項目的審核項及管控有所不同，目前未有統(tǒng)一的管控體系，容易出現(xiàn)紕漏和業(yè)務(wù)風險。招標代理業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)管控迫切得到標準表單體系的指引，以期通過標準化管控，實現(xiàn)招標代理業(yè)務(wù)的創(chuàng)新創(chuàng)效，擦亮招標代理公司的企業(yè)品牌，不斷提升企業(yè)競爭力，在招標代理行業(yè)市場化的大趨勢下取得發(fā)展的內(nèi)核動力，迎來更新更好的發(fā)展與未來。如何做到“多而不亂”“全程留痕”，保證質(zhì)量進度，提升招標代理業(yè)務(wù)整體效能是亟待解決的問題。為推進標準化管控，推行招標管理“較真”文化，實施招標領(lǐng)域“排雷”行動，有效防范招投標業(yè)務(wù)風險，本文借鑒項目管理、5S管理理論知識，研究并編制《招標代理業(yè)務(wù)管控標準表單體系》，投入實踐應(yīng)用，全面提升全員工作質(zhì)量，追求業(yè)務(wù)零失誤，促進招標管理改革工作持續(xù)、高效推進。

1 ? ? 招標業(yè)務(wù)面臨現(xiàn)狀

隨著招標管理改革不斷邁向深水區(qū)，大量項目采取招標方式進行規(guī)范采購，招標業(yè)務(wù)量面臨劇增的局面，招標代理機構(gòu)如何“去存量，控增量”，穩(wěn)步推進業(yè)務(wù)進度，規(guī)范有序穩(wěn)步推進招標管理改革，是目前急待解決的問題。

1.1 ? 不同類型采購項目的管控審核項及管控要求有所不同

招標采購項目主要分為工程類、貨物類、服務(wù)類，不同類型采購項目過程管控要求及審核項有所不同，如果沒有一個系統(tǒng)的標準表單予以明確指引，容易出現(xiàn)審核紕漏，發(fā)生業(yè)務(wù)風險。

1.2 ? 招標代理業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)管控缺乏標準指引

招標代理業(yè)務(wù)是程序化、標準化要求非常高的一項技術(shù)工作，目前對采購項目整體管理雖有相關(guān)制度和規(guī)定，但對招標代理業(yè)務(wù)管控方面仍未有相關(guān)標準指引，有待建立一套科學、實用的招標代理業(yè)務(wù)管控標準表單體系，助推招標代理業(yè)務(wù)實現(xiàn)“穩(wěn)定化、標準化、簡約化”三化目標。

1.3 ? 駐點服務(wù)精益管控有待提升

為提升服務(wù)質(zhì)量，招標代理機構(gòu)對大宗客戶往往開展駐點服務(wù)工作。在日常管控中，需要通過駐點服務(wù)飛行檢查及時發(fā)現(xiàn)駐點服務(wù)在標準執(zhí)行、全程精益管控、用工成本整體控制水平，以便最大限度地提升駐點服務(wù)整體效能，促進招標代理業(yè)務(wù)品牌整體提升。

2 ? ? 招標代理業(yè)務(wù)管控標準表單體系的應(yīng)用機制

管控標準表單體系的應(yīng)用機制是倡導(dǎo)“第一次把事情做對”質(zhì)量理念，貫徹“穩(wěn)定化、標準化、簡約化”三化管理思路，結(jié)合招標采購工作實際，創(chuàng)建可復(fù)制應(yīng)用、可標準執(zhí)行、可推廣應(yīng)用的招標代理業(yè)務(wù)管控標準表單體系并投入實踐應(yīng)用，通過有形的“手”（標準表單）加強對無形的招標業(yè)務(wù)質(zhì)量進度的全面統(tǒng)籌，實現(xiàn)對招標采購項目的各環(huán)節(jié)貼身管控和標準引導(dǎo)，有效防范業(yè)務(wù)紕漏，防范業(yè)務(wù)風險，提高采購效率，節(jié)約采購成本，從而實現(xiàn)招標采購項目創(chuàng)新創(chuàng)效的目標，助推招標代理公司不斷提升優(yōu)質(zhì)高效的良好企業(yè)品牌形象。

招標代理業(yè)務(wù)管控標準表單體系的主要內(nèi)容包括以下幾點：①《招標代理業(yè)務(wù)十項規(guī)定動作》;②評標前管控標準表單，主要包括《招標方案審核表》《招標文件審核表》《開標記錄匯總表》;③評標過程管控標準表單，主要包括《評標過程重要事項一覽表》《合格供應(yīng)商審核表》《物資配件權(quán)重審核表》《物資配件報價審核表》《評標報告審核表》;④評標后管控標準表單，主要包括《評標過程資料簽收表》《招標項目資料整理歸檔工作管控流程表》《招標檔案現(xiàn)場督導(dǎo)計劃表》《招標檔案整理工作檢查記錄表》;⑤駐點服務(wù)專項管控標準表單，主要包括《招標代理駐點服務(wù)人員主要工作確認表》《招標代理駐點服務(wù)項目飛行檢查工作流程表》《招標代理駐點服務(wù)飛行檢查記錄表》《招標代理機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量評價意見表》《招標代理駐點服務(wù)項目飛行檢查結(jié)果表》《招標代理駐點服務(wù)開評標現(xiàn)場飛行檢查登記表》。所有表單均圍繞招標業(yè)務(wù)特質(zhì)、流程需要及管控目標進行標準化、個性化設(shè)置，切合實際使用的同時兼顧應(yīng)用的廣泛性及推廣的便捷性，以便取得更好的實踐效果。

3 ? ? 管控標準表單體系的應(yīng)用效益

3.1 ? 填補招標代理業(yè)務(wù)標準管控表單體系應(yīng)用上的空白

通過創(chuàng)建可標準執(zhí)行、可推廣應(yīng)用至廣東電網(wǎng)公司全省招標代理業(yè)務(wù)的管控標準表單體系，全面改善了招標代理業(yè)務(wù)管控無標準表單指引的舊局面，倡導(dǎo)“第一次把事情做對”質(zhì)量理念，杜絕了大量常規(guī)、易發(fā)、多發(fā)業(yè)務(wù)紕漏，為防范大批量的質(zhì)疑、異議及項目后期投訴事項奠定了較好的技術(shù)支持和專業(yè)支撐。項目管理效益、社會效益良好，預(yù)估經(jīng)濟效益可達180萬元/年，從而有效降低服務(wù)成本，帶動企業(yè)招標代理業(yè)務(wù)利潤額整體提升，推廣應(yīng)用前景十分廣闊。

3.2 ? 創(chuàng)新采購項目標準管控模式

擺脫采購項目傳統(tǒng)管控模式，轉(zhuǎn)向?qū)嵭袠藴使芸啬Ｊ?，盡可能地實質(zhì)性減少人為因素對采購項目質(zhì)量的影響，使各關(guān)鍵節(jié)點得到實時掌控，為實現(xiàn)招標業(yè)務(wù)“穩(wěn)定化、標準化、簡化”三化目標打下堅實基礎(chǔ)。標準表單的應(yīng)用，確保了項目重要事項、澄清、補遺及業(yè)主方個性化要求得到充分備案和記載，以便實現(xiàn)項目快速移交，防范業(yè)務(wù)紕漏。進一步通過評標前、評標過程、評標后及駐點服務(wù)專項管理4個模塊優(yōu)化管控標準表單體系，兼顧考慮實用性和一體化，并延伸移交工作等末端管控中靈活應(yīng)用，移交時只需將項目整套標準表單作為移交的指引文件，各環(huán)節(jié)的注意事項一目了然，保障移交工作有條不紊，方便快捷。

3.3 ? 促進采購效率提升，為招標專責減負

攻克了多項目同時負責、同步推進狀況下易出業(yè)務(wù)紕漏的問題，實現(xiàn)了采購項目AB角措施的全流程廣義實施，促進采購項目有序管控、標準實施，做到“多有不亂”，進而幫助減輕工作壓力;尤其在高峰期，可實時掌握項目運作狀態(tài)及存在的問題，根據(jù)表單實時記載內(nèi)容對存在問題冷靜應(yīng)對，及時堵塞業(yè)務(wù)漏洞，防范忙中添亂，忙中出錯，減少項目異議、投訴事件。

3.4 ? 促進采購項目AB角措施的全流程廣義實施

采購項目AB角措施在實際應(yīng)用中稍不留意就容易出現(xiàn)交接失誤或不到位的情況，嚴重的還可能導(dǎo)致項目采購失敗。本項目攻克了采購項目AB角措施實施時交接環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)交接失誤或不到位的難題，方便A角、B角通過標準表單“提醒、記載、追溯”實用功能，一目了然地掌握項目實施進度、存在問題及各項備注信息，進行項目順暢交接，實現(xiàn)無障礙銜接。本身的交接時間也在備注欄中得以體現(xiàn)，實現(xiàn)原來純粹的業(yè)務(wù)交接，提升了業(yè)務(wù)、責任雙交接，有利于明確雙方責任，確保項目可控、在控。通過AB角措施的規(guī)范實施，極大地推進項目評標前后各環(huán)節(jié)的無縫銜接，原來由“項目經(jīng)理”負責的項目管控工作內(nèi)容融入轉(zhuǎn)化為“項目輔助人員”對項目管理標準表單的標準執(zhí)行上來，有利于縮減駐點服務(wù)人工成本支出，促進公司駐點服務(wù)招標業(yè)務(wù)利潤提升。

3.5 ? 提升企業(yè)招標文化建設(shè)

通過招標代理業(yè)務(wù)管控標準表單的編制與應(yīng)用，徹底擺脫傳統(tǒng)的采購項目自由管控模式，創(chuàng)新實現(xiàn)了采購項目標準管控模式，并同步建立了招標代理業(yè)務(wù)管控標準表單體系，為公司全面實施招標代理業(yè)務(wù)“全流程、全覆蓋式”標準管控奠定理論基礎(chǔ)，為公司總結(jié)提升和豐富發(fā)展招標代理業(yè)務(wù)企業(yè)文化內(nèi)涵奠定了實踐經(jīng)驗支撐。

3.6 ? 促進駐點服務(wù)精益管控，降本增效

通過管控標準表單在駐點服務(wù)工作中的有效應(yīng)用，杜絕過多的人為因素對采購項目實施質(zhì)量影響，使采購項目各個關(guān)鍵節(jié)點得到實時掌控，促進公司招標代理業(yè)務(wù)得到更加標準、規(guī)范、高效深入推進，為招標代理機構(gòu)駐點服務(wù)精益管控、降本增效提供了制度依托和強力保證。原來項目管理崗位負責的項目管控工作內(nèi)容融入轉(zhuǎn)化為招標專責對項目管理標準表單的標準執(zhí)行上來，減少了原來項目管理崗位的冗余人力資本投入，從而有效降低駐點服務(wù)成本，帶動招標代理業(yè)務(wù)利潤整體提升。

4 ? ? 結(jié) 語

招標代理業(yè)務(wù)管控標準表單體系已大規(guī)模應(yīng)用于廣東電網(wǎng)近4 800個電招標采購項目，范圍涵蓋公開招標、非公開招標項目領(lǐng)域，全面改善了招標代理業(yè)務(wù)管控無標準表單指引的舊局面，杜絕了大量的常規(guī)、易發(fā)、多發(fā)業(yè)務(wù)紕漏，為防范大批量的質(zhì)疑、異議及項目后期投訴事項奠定了較好的技術(shù)支持和專業(yè)支撐。成果已固化、嵌入招標業(yè)務(wù)各大作業(yè)指導(dǎo)書。項目成果實現(xiàn)了傳統(tǒng)項目管理由自由管控模式向標準管控模式的重大突破，強化了監(jiān)督的再監(jiān)督，標準的標準執(zhí)行，極大地促進了招標業(yè)務(wù)專門化管控領(lǐng)先水平。通過長期大量案例的成功實踐和反復(fù)檢驗，充分印證了本項目成果的實用性和可復(fù)制性，展現(xiàn)了很強的示范作用，展現(xiàn)了項目較強的示范作用和應(yīng)用價值，有利于關(guān)口前移，圍繞采購項目實際，緊貼防范業(yè)務(wù)風險，實現(xiàn)業(yè)務(wù)零失誤、零差錯，提升招標工作質(zhì)量效率，具有良好的推廣和應(yīng)用價值。有利于標準管控，從源頭堵住漏洞，防范業(yè)務(wù)風險，實現(xiàn)業(yè)務(wù)零失誤、零差錯，全面推進招標業(yè)務(wù)良好健康發(fā)展。