楊洋

摘要：如今很多機關單位和單位均采用了電子化辦公模式，這推動了檔案管理的信息化建設。目前，采取有效措施不斷提高檔案管理水平是機關單位管理的主要任務，只有在日常工作中注重檔案的科學化管理，才可推動機關單位的順利運營。

關鍵詞：檔案管理 ? 科學化 ? 信息化建設

檔案在一個單位和機關單位的發(fā)展中占據(jù)著非常重要的位置，其是獎懲決策的主要依據(jù)。在工程結(jié)算的過程中，若檔案管理存在明顯的不足，則會直接影響結(jié)算結(jié)果的準確性，從而損害多方的利益。所以應不斷完善檔案管理，創(chuàng)新管理工作方式，且采用先進科技，積極營造更加和諧的檔案管理環(huán)境，推動檔案管理的科學化建設。

一、檔案管理科學化的重要性

首先，現(xiàn)代社會發(fā)展中，若要不斷增強文化軟實力，高科技是較為重要的一大因素。在文化軟實力發(fā)展中，檔案是十分關鍵的指標內(nèi)容，其也是時代發(fā)展中特有的文化資源。檔案管理科學化具有顯著的多樣性，同時其內(nèi)容也具有豐富性，涉及領域較廣。檔案內(nèi)容能夠全面反映歷史，因此檔案信息具有真實性，有利于戰(zhàn)略制定和科學決策?，F(xiàn)如今，信息技術不斷深入，數(shù)字化也成為新時期社會多個領域建設和發(fā)展的主要方向，如無科學技術的支撐，則檔案管理科學化也無法穩(wěn)定發(fā)展。

其次，社會建設與發(fā)展需要信息化建設的大力支持，同時，檔案管理科學化也是檔案管理工作發(fā)展的基本要求。在互聯(lián)網(wǎng)技術不斷發(fā)展的過程中，高效便捷的信息分類和資源共享方式顛覆了傳統(tǒng)檔案工作和管理的模式?，F(xiàn)階段，集約化、電子化、全方位互聯(lián)已經(jīng)成為時代發(fā)展的重要特征，若無科學化管理模式的支撐，則檔案管理工作的作用也會受到極大的限制，并且也會對其自身的價值產(chǎn)生極大的影響。

最后，時代的不斷發(fā)展和進步對檔案建設也提出了更高的要求。我國檔案管理工作質(zhì)量不斷提高，內(nèi)容范圍也在不斷擴大，檔案管理的內(nèi)容也更加豐富，其同傳統(tǒng)的思維和理念均產(chǎn)生了較大的沖擊。即傳統(tǒng)的檔案管理模式與當前人們對檔案信息資源的需求產(chǎn)生了較大的矛盾。因此為了更好地順應時代發(fā)展的要求，必須要采取有效措施不斷推動檔案管理的科學化建設。另外，在時代建設和發(fā)展中，檔案的數(shù)量明顯提升，且其內(nèi)容也更加豐富，資源共享呈現(xiàn)出規(guī)?；陌l(fā)展趨勢，以電子信息技術為基礎的歸檔材料配套及檔案調(diào)取成為了檔案管理工作發(fā)展的主要方向。

二、提高機關單位檔案管理工作質(zhì)量的有效措施

在機關單位檔案管理工作中，應嚴格按照管理制度和管理規(guī)范的要求，將理論與實踐有機結(jié)合，進而不斷完善檔案管理工作。機關單位檔案管理工作中，不同檔案材料儲存和使用的過程中，需建立科學完善的體系，采取科學的管理措施和管理制度不斷完善機關單位的檔案管理工作。再者，制定更為細致合理的管理責任制，利用責任分配不斷強化機關單位檔案管理人員的責任意識，且不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平，建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊伍，以期推動未來檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

同時在檔案管理工作中，還需不斷完善聲像材料、電子文件的收集和管理工作，并積極優(yōu)化聲像材料及電子文件的歸檔制度，進而實現(xiàn)聲像材料和電子檔案的集中化管理，尤其是現(xiàn)階段應用辦公自動化機制和文檔一體化管理機制的單位，其需采取有效措施全面落實電子文件歸檔工作，從而促進直至檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變。

三、技術性規(guī)范機關的檔案管理

在建設和規(guī)范機關專業(yè)檔案管理的過程中，其主要的任務是不斷完善檔案管理制度和檔案管理技術。檔案管理人員在日常工作中應當充分結(jié)合管理制度的要求完成日常工作，同時其也對工作人員的技術提出了十分嚴格的要求，而這一措施也極大地促進了機關專業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設。

在日常工作中，工作人員要根據(jù)機關管理單位內(nèi)部的檔案管理制度、業(yè)務規(guī)范和技術標準的基本要求，不斷完善機關專業(yè)檔案管理，且對檔案管理工作做出適度的調(diào)整。在機關行政部門的日常工作中，檔案管理是十分重要的工作內(nèi)容，各機關單位有義務將檔案管理作為日常管理工作的重點內(nèi)容，設置專職人員負責日常的檔案管理工作。

縣級的機關行政管理部門在城鄉(xiāng)居民健康檔案管理中占據(jù)著十分重要的位置。因此在日常工作中，應當不斷加大領導和監(jiān)督力度，在服務制度建設中將統(tǒng)一城鄉(xiāng)居民檔案作為重點工作內(nèi)容，并在該項管理工作中采取多種措施積極宣傳城鄉(xiāng)居民檔案統(tǒng)一的價值和積極作用，讓居民自覺自愿地加入到檔案建設工作當中。

四、分析檔案人員實際情況及相應改進措施

檔案人員自身的業(yè)務和工作能力可有效提高檔案管理的綜合水平。又因為檔案管理工作是一項對專業(yè)性要求較高的工作，在日常工作中需要不斷提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平。

（一）檔案科學化管理中存在的問題

檔案管理人員科學化管理意識不強。當前的檔案管理工作中，很多管理人員的檔案科學化管理意識十分薄弱，無法全面準確地認識檔案管理工作，同時檔案管理工作表面化和形式化現(xiàn)象十分普遍。工作人員認為檔案管理工作無足輕重，且政策經(jīng)費保障力度也相對較差，因此也引發(fā)了檔案信息不對稱的問題。再者，很多檔案管理設施出現(xiàn)了老化滯后的問題，無法順應新形勢下對檔案工作的基本要求，不能適應時代發(fā)展的趨勢。

此外，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。在現(xiàn)階段的建設和發(fā)展中，信息化和數(shù)字化已經(jīng)成為主要的發(fā)展趨勢，其也對檔案管理工作提出了更為細致和嚴格的要求。因此檔案管理工作也應順應這種轉(zhuǎn)變。再者，受到培訓、管理人員知識結(jié)構(gòu)和理論素養(yǎng)等多種因素的影響，檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平較差，需要進一步完善管理者的業(yè)務素養(yǎng)。但機關單位中的實際情況是，一些檔案管理人員并未接受系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理科學化培訓，兼職人員流動性較強，這使得管理人員的知識結(jié)構(gòu)、文化水平、綜合素質(zhì)和專業(yè)能力等均無法適應檔案科學化管理的要求。

（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的有效策略