辛秀峰

（山東省乳山市教育人才服務(wù)中心，山東 乳山 264500）

什么是中小學(xué)檔案？中小學(xué)檔案，是能夠真實(shí)客觀地記錄學(xué)校發(fā)展歷程的重要信息資源，是記錄學(xué)校發(fā)展的軌跡，也是中小學(xué)校在各項(xiàng)教育教學(xué)管理工作及教學(xué)科研活動中通過總結(jié)提煉而形成的文字、圖表、音像等資料。它記載了全體師生員工的德、能、勤、績，全面反映了學(xué)校最基本的職能活動，具有珍貴的保存價值。深入分析研究中小學(xué)檔案，可以全面掌握學(xué)校教育的沿革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校在發(fā)展中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為促進(jìn)學(xué)校的健康發(fā)展提供借鑒和依據(jù)。本文，就如何新形勢下做好中小學(xué)校檔案管理工作談一些個人的看法。

一、加強(qiáng)檔案管理的重要性

中小學(xué)校經(jīng)過較長時間的發(fā)展與積淀，往往在教學(xué)以及教科研方面形成獨(dú)特的風(fēng)格，產(chǎn)生過和正在產(chǎn)生具有一定社會影響的人和事，這些人和事，都會被保留在學(xué)校的檔案之中，通過深入挖掘這些具有一定價值的資料，充分利用它們的當(dāng)中的一些有益的事例，通過細(xì)致深入的挖掘，使其成為素質(zhì)教育的極佳素材。這就使中小學(xué)校的檔案室成為了實(shí)施素質(zhì)教育的重要基地。

自《檔案法》頒布實(shí)施以來，中小學(xué)校陸續(xù)建成了合檔案室，并實(shí)行了檔案的集中統(tǒng)一管理，檔案工作逐步走向了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。學(xué)校檔案室中保存了大量的珍貴檔案資料。如果能夠把檔案室中珍藏的關(guān)于學(xué)校發(fā)展、創(chuàng)業(yè)和優(yōu)秀學(xué)生、知名校友的豐富資料和素材有效利用起來，運(yùn)用靈活的形式，例如，有組織地進(jìn)行圖片展覽宣傳，組織學(xué)生進(jìn)行參觀、學(xué)習(xí)，利用身邊的事例讓學(xué)生學(xué)習(xí)、體悟，會比課堂上抽象地講解、比苦口婆心地幫助學(xué)生鞏固知識的效果定會好得多。這些都揮為“素質(zhì)教育基地”創(chuàng)造良好的條件、奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

二、當(dāng)下學(xué)校檔案管理的軟肋與短板

通過深入的調(diào)研和分析發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前中小學(xué)校檔案管理存在以下幾方面的問題：一是站位不高，認(rèn)識淺薄。當(dāng)前，學(xué)校檔案管理工作存在明顯被邊緣化的情況，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下至一線教師都在一定程度上存在“重教學(xué)、輕檔案”的意識，在思想上認(rèn)為檔案工作可有可無，沒有真正認(rèn)識到檔案工作在中小學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性。正是由于缺少應(yīng)有的重視，檔案歸檔意識不夠強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。二是檔案管理人員素質(zhì)亟待提高。長期以來，由于對檔案管理的缺少必要的重視，學(xué)校配置的檔案管理人員不注重從專業(yè)的角度去考慮，往往配備一些專業(yè)不對口的人員，大多是“半路出家”，存在專業(yè)素質(zhì)較低、專業(yè)知識匱乏的問題。特別是在某些學(xué)校，檔案室直接成為閑差，成為養(yǎng)老之地，與專業(yè)檔案管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)相差較遠(yuǎn)。三是制度不健全。大多數(shù)學(xué)校能夠按要求配備檔案室，但大都沒有形成完備的制度機(jī)制，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理普遍存在不規(guī)范、不系統(tǒng)的問題。檔案管理關(guān)系到學(xué)校未來的發(fā)展，再加上缺乏嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，使檔案管理人員在執(zhí)行的時候僅僅流于形式，沒有實(shí)際意義。四是檔案載體結(jié)構(gòu)單一。受條件和設(shè)備等方面的制約，許多中小學(xué)校的原始檔案多為紙質(zhì)打印檔案，甚至仍有部分手工抄寫、頁面規(guī)格不一的案卷，而電子、音像、磁盤等介質(zhì)的檔案卻很少。五是檔案收集不完整。主要表現(xiàn)為多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多等問題。六是管理設(shè)施不完善。不少學(xué)校沒有專門的檔案室，不具備保管檔案所要求的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件，檔案材料隨處散放，保管設(shè)備不齊全，直接影響著學(xué)校檔案的保管和使用效果。

三、優(yōu)化學(xué)校檔案工作的對策

圍繞抓好學(xué)校檔案管理，筆者認(rèn)為要重點(diǎn)做好以下四個方面的工作：

一是加強(qiáng)管理，發(fā)揮領(lǐng)頭羊的作用。校長是一校之長，理所當(dāng)然也是學(xué)校檔案工作的第一責(zé)任人，只有校長的檔案管理意識強(qiáng)化了，把學(xué)校檔案管理當(dāng)做一項(xiàng)重要的事來做，各職能部門負(fù)責(zé)人才會引起足夠重視，對本部門資料的收集才會快捷、全面、規(guī)范。因此學(xué)校應(yīng)該進(jìn)一步完善校長一把手負(fù)責(zé)制，確定檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案機(jī)構(gòu)責(zé)任人，并把檔案法規(guī)學(xué)習(xí)教育貫穿在學(xué)習(xí)的始終，時刻貫穿“檔案就在我心里”，牢固樹立“檔案法規(guī)在心中，我為教育盡心力”的思想，樹立人人是檔案守護(hù)人的主人翁意識，將“知檔案、用檔案”內(nèi)化為一種行為的自覺。

二是與時俱進(jìn)，提升管理人員的核心素養(yǎng)。一個優(yōu)秀學(xué)校檔案管理員，是學(xué)校檔案管理及保護(hù)工作的核心。學(xué)校檔案管理人員要適應(yīng)新媒體環(huán)境下檔案工作的新需求，絕不能滿足于已經(jīng)學(xué)得的專業(yè)知識和專業(yè)能力，而應(yīng)與時俱進(jìn)，時時更新，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)化手段，建立學(xué)生信息管理網(wǎng)站，將每一位學(xué)生在學(xué)校的表現(xiàn)輸入校園網(wǎng)絡(luò)里，學(xué)生可以通過校園網(wǎng)絡(luò)了解自身發(fā)展、成長之路。檔案管理人員只有充分利用新媒體的優(yōu)勢，才能與時俱進(jìn)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理和服務(wù)的不斷提檔升級。

三是持之以恒，加強(qiáng)檔案過程管理，要注重連續(xù)性、完整性和系統(tǒng)性。比如，課題大都經(jīng)過較長的周期才能完成，每一輪實(shí)驗(yàn)都要延續(xù)好幾年，對每學(xué)期、每學(xué)年的階段性實(shí)驗(yàn)報告和終結(jié)性的實(shí)驗(yàn)成果報告，都必須注意其連續(xù)性。完整性，是指本學(xué)期、本學(xué)年的某件事、某項(xiàng)活動要有頭有尾，善始善終，防止有部署沒檢查，有計劃沒總結(jié)；系統(tǒng)性，是指分類立卷工作要規(guī)范化。要科學(xué)地系統(tǒng)地分類分項(xiàng)，便于查找資料，發(fā)揮檔案資料對學(xué)校工作的指導(dǎo)作用。

四是開源挖潛，開發(fā)檔案資源信息。中小學(xué)校檔案室蘊(yùn)藏著深厚的檔案資源，深挖這些檔案內(nèi)涵，充分發(fā)揮其素質(zhì)教育的功能。目前，中小學(xué)校在辦學(xué)過程中，涌現(xiàn)出一大批的各種競賽尖子，各種先進(jìn)獲獎分子和許多知名校友的先進(jìn)事跡。將這些素材中有生動的、有說服力的內(nèi)容開發(fā)出來，匯編成系統(tǒng)的專題史，以滿足素質(zhì)教育的需要。利用室藏檔案所提供的照片、獲獎證書、獎狀等，可定期舉辦校史展覽、知名校友展覽、優(yōu)秀學(xué)生展覽等各種展覽，通過這些展覽，對學(xué)生的發(fā)展起到一種陶冶情操的潛在作用。同時，這些身邊的事跡也是激發(fā)起學(xué)生學(xué)習(xí)新知識、培養(yǎng)正確的學(xué)習(xí)方法的重要一環(huán)。

事實(shí)證明，只要努力把學(xué)校檔案管理工作做好、管好、用好，就一定能夠發(fā)揮檔案室在素質(zhì)教育中不可低估、不可替代的作用。