徐巖

（鞍山師范學(xué)院教務(wù)處，遼寧 鞍山 114005）

教務(wù)檔案管理是學(xué)校工作的重要部分，是做好教育教學(xué)及教學(xué)管理提供可靠的保障，促進各項管理制度的規(guī)范化，促進學(xué)校教育教學(xué)決策的順利執(zhí)行，滿足各項工作的素材需求，因此教務(wù)檔案管理工作在學(xué)校教育教學(xué)工作中占著重要的地位。

一、教務(wù)檔案工作的重要性的體現(xiàn)

教務(wù)檔案它載錄了高校在管理和發(fā)展中的各項重大事件，體現(xiàn)在學(xué)術(shù)以及教學(xué)方面取得了優(yōu)秀的成果和各種寶貴的經(jīng)驗；通過對檔案信息的分析和研究結(jié)果，可以反映出學(xué)校目前的教育教學(xué)管理水平。也可以為教師提供有效的教學(xué)依據(jù)。如果高校的教師經(jīng)常地翻閱學(xué)校存檔的教務(wù)檔案，可以縱觀近年來自己在學(xué)校教學(xué)中還存在哪些問題、不足、通過對教務(wù)檔案內(nèi)容的查閱、分析、比較、學(xué)習和研究，不斷地改進自己的教學(xué)手段、方法。使教務(wù)檔案真正作為一種信息資料，在學(xué)校教學(xué)管理中發(fā)揮更大的價值。

二、教務(wù)檔案存在的問題

（一）對教務(wù)檔案管理工作重視不夠。

教務(wù)檔案管理工作往往難以充分得到體現(xiàn)，這就使得很多人認為開展教務(wù)檔案管理工作是可有可無，從人力方面是浪費，物力上也是浪費，時間上是不值得，所以很多高校教務(wù)檔案管理工作只是敷衍了事，越來越不規(guī)范。

（二）教務(wù)管理人員少、業(yè)務(wù)培訓(xùn)少之甚少。

目前很多高校的教務(wù)管理人員的數(shù)量少、很多人員是一身兼數(shù)職，很難從繁瑣的日常工作中抽出身來，而是每天都忙于事務(wù)性的工作，根本沒有時間和精力來研究檔案管理工作，更談不上讓檔案管理工作在教育教學(xué)中發(fā)揮更大的作用。不僅是這些因素的制約，教務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)就更不被重視、把關(guān)不嚴格、工作不細致、發(fā)現(xiàn)問題不能及時解決，甚至根本沒有能力發(fā)現(xiàn)問題，就更談不上解決問題了。

（三）硬件設(shè)備落后、操作水平較低，教務(wù)檔案管理工作得不到有效的發(fā)展和利用。

學(xué)校教務(wù)檔案的管理過程是，因為學(xué)校管理層對教務(wù)檔案管理的重要性認識不夠。在資金、人員投入極為有限，都是把其它崗位淘汰下來的硬件設(shè)備才指定給教務(wù)檔案管理用，導(dǎo)致了學(xué)校教務(wù)檔案管理工作效率低，得不到有效的利用，更不用說為教學(xué)一線提供數(shù)據(jù)、資料依據(jù)了。

（四）專業(yè)教師對教務(wù)檔案管理的認知度低。

高校教師任各學(xué)科專業(yè)，沒有經(jīng)歷檔案管理相關(guān)方面的學(xué)習和培訓(xùn)，導(dǎo)致意識不強。很多專業(yè)教師對平時哪些資料需要留存、保存的時間，怎樣保存沒有一個明確的概念，最后往往是該存的沒存，該放棄的沒放棄等等。最后教務(wù)檔案工作損失了很多有價值的資料。

三、加強教務(wù)檔案管理工作的措施、把教務(wù)檔案管理制度落到實處。

（一）建立健全規(guī)章制度、明確檔案管理的責任分工。

一是規(guī)范檔案管理的各項制度。在日常管理工作中落到實處。

二是明確職責分工，根據(jù)不同的崗位，如專業(yè)教師，教務(wù)管理人員等崗位建立不同的“工作檔案”，明確存什么，什么人管理，何時完成管理和歸檔工作，使得每項工作、每件事情有跡可循、并形成階段性的工作總結(jié)。

（二）提高教務(wù)檔案管理的信息化水平。

隨著合計的發(fā)展、檔案管理工作也進入了大數(shù)據(jù)信息管理時

代。從某種意義上說，檔案的信息化管理減輕了教務(wù)管理人員的基礎(chǔ)資料管理工作，從而也大幅度的提高了工作效率，使得教務(wù)管理人員從日常的繁雜事務(wù)工作中抽出時間來做其他必要的管理工作。也能把教務(wù)檔案信息借助信息化管理平臺進行資源數(shù)據(jù)的共享。

（三）加強教務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)工作的培訓(xùn)。

讓每位從事教務(wù)檔案管理的工作人員認清教學(xué)檔案管理過程中的要點和難點，做好日常教學(xué)檔案管理的規(guī)范工作；學(xué)校也可以不定期的開展各類工作的評估，對教務(wù)管理人員有針對性的培訓(xùn)、從而提升教務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，也對工作質(zhì)量做了良好的保障。也要對廣大教師進行教務(wù)檔案管理培訓(xùn)，使一線教師真正認識到教務(wù)檔案管理的重要性，并能更好的配合學(xué)校做好教務(wù)檔案管理工作。建議學(xué)校的教務(wù)管理部門將教務(wù)檔案管理的內(nèi)容納入到教師日常培訓(xùn)中，讓新進教師了解，并建立教務(wù)檔案管理意識，更讓任課教師從“認識”到“做了”再到“完善”，經(jīng)歷這樣的過程把教師的教務(wù)管理檔案建立好。

（四）形成教務(wù)檔案管理工作的長效機制，是提高教學(xué)質(zhì)量保障。

無論是教務(wù)管理人員、任課教師在建立和完善教務(wù)檔案管理工作中都逐漸形成了規(guī)律。從中我們可以對出現(xiàn)的問題進行及時的查找、改正、形成制度來鞭策我們?nèi)粘５母黜椊虒W(xué)工作，使我們做好教學(xué)管理工作中的各個環(huán)節(jié)，形成了長效機制、提高教學(xué)質(zhì)量的有力保障，更好的為學(xué)校的教育教學(xué)工作做好服務(wù)工作。