王燕

（湖南省醫(yī)藥技工學校，湖南 長沙 410208 ）

技工學校是職業(yè)教育的一部分，檔案管理是技工學校管理的重要組成。日常教學、科研和黨政管理、校企合作等工作中所形成和保存下來的具有珍貴價值的各種圖片、視頻和文字等記錄稱之為檔案資料。

一、檔案管理的重要意義

（一）節(jié)約資源，提高工作效率 技工學校在發(fā)展過程中儲存、積累了大量的資料，檔案材料也越來越多。隨著信息化手段在教學中的應用，教研教改的不斷革新，多媒體等信息技術逐漸普及，許多資料已是電子化呈現(xiàn)，檔案管理采取信息化管理手段，是形勢倒逼的改革。檔案的信息化管理可在極短時間內(nèi)完成檔案收集、分類、立卷、編目工作，提高了歸檔數(shù)據(jù)的準確性，具有傳統(tǒng)檔案管理不可比擬的優(yōu)勢。

（二）方便檔案資料的挖掘利用 檔案管理的目的是信息的借鑒、加工及利用，為日常教學和管理提供重要的幫助。在紙質(zhì)檔案時代，檔案資料被集中起來管理，調(diào)用檔案程序十分煩瑣且耗費大量的時間和精力。因此，檔案管理信息化的建設就顯得迫在眉睫，學校通過檔案信息化建設可以構建規(guī)范完整的檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，檔案人員只需通過查找和搜索關鍵詞，就可以從海量的檔案資源中找到需要的檔案材料，從而將檔案人員從繁重的檔案編研信息工作中解放出來，提高了工作效率和檔案的利用價值。

增加檔案資料的儲存量 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案只能存儲文字、圖片等信息。信息化技術使檔案信息儲存的形式更豐富多樣，可利用縮微技術儲存信息、將紙質(zhì)文件掃描成電子文件，儲存電子數(shù)據(jù)、電子文檔等，增加了信息的存儲量，存儲密度也比紙質(zhì)檔案高出許多倍。信息化管理還可將一份文檔同時儲存為文字、圖片、聲音、視頻等多重呈現(xiàn)。

二、技工學校檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案管理信息化意識薄弱 部分領導認為檔案管理工作是簡單保管材料而已，未建立規(guī)范的檔案管理制度，對檔案管理人員的素質(zhì)要求也未明確統(tǒng)一。教職工群體也對檔案工作的重要性認識不清，導致重要的檔案資源不能得到及時收集和整理，很多資料甚至破損和丟失，更何談檔案管理信息化建設，導致檔案管理發(fā)揮不出應有的價值。

（二）檔案管理手段落后，信息化建設進展緩慢 信息化教學、辦公在學校辦學中得到了普及，但檔案信息化建設仍處于初始階段，還有大量檔案資料以紙質(zhì)狀態(tài)存儲。由于人員信息化管理意識不到位、信息化設備欠缺、檔案管理人員技術匱乏，檔案仍處于人工查詢、利用率低下的狀態(tài)。

（三）檔案管理人員信息化水平較低 學校檔案管理人員思維固化，因循守舊，繼續(xù)學習和深造的積極性不高，很多檔案管理人員的觀念和能力已經(jīng)滯后于新時期檔案工作的需要。檔案管理信息化的開展，檔案管理人員需具有扎實的檔案專業(yè)知識、熟練的檔案工作能力、一定信息素養(yǎng)和計算機應用能力的復合型人才。

（四）檔案管理工作制度不健全 檔案管理工作需要規(guī)范的、科學的制度做支撐，部分學校對歸檔的時效、方法無規(guī)定無標準，也未明確界定檔案管理權限，許多資料沒有得到及時搜集和整理，導致大量的檔案資料散落于各系部和職能部門。此外未建立檔案借閱制度，檔案被借走后不能及時歸還，影響后續(xù)技工學校檔案信息化建設的策略。

三、技工學校檔案信息化建設之我見

（一）提高檔案管理人員綜合素養(yǎng) 檔案管理工作人員是要具備高尚的政治素養(yǎng)、信息化操作技能、檔案管理知識、較強的責任心、創(chuàng)新精神的復合型技能人才。改進策略如下：1.檔案管理部門對檔案管理人員開展國家檔案管理的相關法律法規(guī)的培訓和教育，提高計算機應用能力，提高檔案管理技能。2.邀請檔案管理專家到學校開展講座，讓檔案管理人員了解檔案管理最新動態(tài)。3.選派工作能力強的人員到檔案管理水平先進的兄弟院校學習深造，借鑒其先進的檔案管理水平。4.通過開展檔案知識競賽等來增強檔案管理人員檔案管理知識和能力。

（二）構建完善的檔案信息化管理制度 檔案管理工作應不斷對檔案管理立卷歸檔要求、標準進行強化，建立檔案管理責任制，明確檔案管理部門、協(xié)助部門和教學系部在檔案管理中的責任，并將責任落實到人，明確相關部門的權利與義務，讓檔案管理人員在開展檔案管理的工作中有章可循、有法可依，從而提高檔案管理工作的規(guī)范性，提高檔案管理的效率。同時，加強對檔案管理工作的監(jiān)督和檢查，在此基礎上落實檔案管理的規(guī)范性，從而使檔案信息化建設及管理得到有力保障。

（三）創(chuàng)新檔案管理技術手段 安全方便、兼容性好、易操作的軟件是檔案信息化建設中不可或缺的元素，軟件在設計階段就要考慮用戶管理檔案的多變性和不確定性，提高檔案工作的效率。與此同時，注重檔案管理信息安全和保密建設，檔案信息化技術的應用使得加密技術以及數(shù)據(jù)壓縮技術等技術用于檔案管理則非常有必要，從而保證檔案的安全性。此外，在檔案信息化建設中，工作人員需要具備信息安全保密意識。

時代在進步，信息化技術日新月異，檔案管理也應與時俱進，信息化建設是必然的趨勢。檔案工作者要轉變思想，吐故納新，革新信息化時代檔案工作的方式，采取必要、可行、有效的措施來提高檔案信息化建設的成效是勢在必行。