王晶晶
(湖南黃金集團(tuán)有限責(zé)任公司,湖南 長沙 410129)
國有企業(yè)辦公室文秘工作看似簡單,沒有重大的事項處理,但是工作涉及內(nèi)容多,范圍廣,對文秘人員的綜合素養(yǎng)有很高的要求,設(shè)計到政治理論水平、文字綜合能力以及組織協(xié)調(diào)經(jīng)驗(yàn)等。如果能力達(dá)不到要求,則可能會延誤工作,影響到企業(yè)的正常經(jīng)營發(fā)展。并且國有企業(yè)辦公室文秘工作還需要及時接受國家政策調(diào)整,以便于企業(yè)能在政策指導(dǎo)下平穩(wěn)發(fā)展。因此新時代下想要做好辦公室文秘工作,需要不斷的更新自身技能,符合時代的發(fā)展要求。
企業(yè)都以盈利為主要目的,國有企業(yè)亦是如此。所以企業(yè)會把精力放在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展上,對辦公室工作則會存在一定程度的忽視。作為集團(tuán)公司,下屬子公司眾多,范圍廣,但在國家深化改革的大背景下,精簡高效已成常態(tài),辦公室文秘大都身兼數(shù)職,這就出現(xiàn)面對繁重的工作,人手不夠的情況。而辦公室文秘工作又對工作人員的綜合素養(yǎng)要求較高,往往加班加點(diǎn)、盡心盡力的對待各項工作,但仍難避免忙中出亂、忙中出錯的情況。尤其是工作出現(xiàn)問題時,文秘人員往往會急于解決問題,出現(xiàn)應(yīng)付現(xiàn)象,更難保障工作質(zhì)量。人員不足以及工作量大的原因?qū)е挛拿毓ぷ髻|(zhì)量以及效率都無法得到保障。
辦公室文秘工作在企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展過程中主要對日常事務(wù)進(jìn)行處理,起到輔助作用。而國有企業(yè)在經(jīng)營過程中會有大量的日常事務(wù)需要處理,如果想高質(zhì)量高效率的完成工作,就需要抓住重點(diǎn),通過與各部門的協(xié)調(diào)溝通解決問題。但是多數(shù)辦公室文秘人員往往會一頭扎進(jìn)工作中,一件一件處理工作事物,雖然這種做法可以解決問題,但是必定會耗費(fèi)工作人員大量精力。缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力不但會讓辦公室文秘工作無法高質(zhì)量完成,還會影響到文秘人員的工作態(tài)度,不利于工作的處理。
近年來,我國經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展,這就對文秘人員提出了更高的要求。國企辦公室文秘人員需要具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力,方便傳達(dá)政策內(nèi)容以及企業(yè)的指導(dǎo)思想。但是部分文秘人員并沒有及時更新自己的知識,依舊依靠以前的經(jīng)驗(yàn)處理工作。此外,多數(shù)的辦公室文秘人員都缺乏管理經(jīng)驗(yàn)及一線操作經(jīng)驗(yàn),雖然具備了一定的理論知識,但是結(jié)合實(shí)踐能力不強(qiáng),無法為企業(yè)發(fā)展提出建設(shè)性意見。在問題思考方面也浮于表面,很容易出現(xiàn)紙上談兵的情況,創(chuàng)新能力方面有著很大的欠缺,很難起到輔助參謀的作用。
作為國有企業(yè)的行政指揮中心,辦公室的工作質(zhì)量以及效率非常重要,關(guān)乎到企業(yè)的形象以及經(jīng)營效率。因此辦公室文秘人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識自己的工作,這不僅僅是簡單的行政工作,還包括了材料文件的處理及草擬、對外接待以及綜合協(xié)調(diào)等。這就需要辦公室文秘人員具備扎實(shí)的文字功底和專業(yè)知識,才能準(zhǔn)確的傳達(dá)工作內(nèi)容,解讀領(lǐng)導(dǎo)思路。此外還需要具備較強(qiáng)的政治素養(yǎng)以及協(xié)調(diào)溝通能力,可以高效的處理辦公室的繁雜事務(wù),做好相關(guān)工作,為企業(yè)的發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。
新時代對國有企業(yè)辦公室文秘人員提出了更高的要求,因此一定要緊跟時代的腳步,加強(qiáng)學(xué)習(xí),提升自己的能力。首先是專業(yè)知識,文秘人員的文字功底非常重要,所以需要多讀文學(xué)作品,提升文字撰寫能力,提升工作能力。其次應(yīng)當(dāng)多注意相關(guān)的國家政策、新聞動態(tài),了解國家新政內(nèi)容,并簡單準(zhǔn)確的傳達(dá)給經(jīng)理層,為經(jīng)理層決策提供政策服務(wù),以便經(jīng)理層及時獲得有用的、最新的政策信息,及時調(diào)整管理思路。想要做好文秘工作,還需要深入的了解企業(yè)的經(jīng)營狀況,了解企業(yè)主要生產(chǎn)工藝,然后結(jié)合理論知識,為企業(yè)的發(fā)展提出建設(shè)性意見,起到輔助作用。
國有企業(yè)辦公室技術(shù)性以及題理性工作內(nèi)容較少,其最為重要的職責(zé)是服務(wù)。因此辦公室文秘人員一定要不斷提高服務(wù)意識,為企業(yè)、領(lǐng)導(dǎo)以及基層做好服務(wù)。在日常工作中,一定要抱著謹(jǐn)慎的態(tài)度,認(rèn)真的對待每一件事,減少工作中的失誤,為企業(yè)內(nèi)部人員提供高質(zhì)量的服務(wù)。同時,作為企業(yè)形象的代表,文秘人員一定要注意自身形象,在服務(wù)過程中應(yīng)當(dāng)保持熱情的態(tài)度,以周到的服務(wù)獲得集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、部門及各子公司人員的認(rèn)可。
辦公室是國有企業(yè)的綜合辦事機(jī)構(gòu),是溝通上下,協(xié)調(diào)左右的主要機(jī)構(gòu),因此溝通在文秘人員的工作過程中非常重要,有效的溝通不但能提升工作質(zhì)量,還能有效提升工作效率,讓企業(yè)可以正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在日常工作中,文秘人員應(yīng)當(dāng)妥善處理各種關(guān)系,包括上下級部門、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及同事關(guān)系等,充分利用電話、QQ、微信、OA辦公平臺等通訊手段,及時傳遞信息,保障信息及時暢通;與各部門之間加強(qiáng)溝通和銜接,及時反饋各類信息及情況,保障各部門可以在協(xié)調(diào)溝通下正常運(yùn)轉(zhuǎn),同時提升自身的工作質(zhì)量。
如今時代對于創(chuàng)新有著很高的要求,創(chuàng)新是一個企業(yè)發(fā)展的動力和源泉,可以讓企業(yè)具備更好的競爭力,促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。作為國有企業(yè)的參謀部門和重要樞紐,辦公室工作也一定要在創(chuàng)新中不斷進(jìn)步,這樣才能提升高效率和高質(zhì)量的服務(wù)。在工作中,文秘人員應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn),不拘泥于過往的經(jīng)驗(yàn),不斷接受新鮮事物,不斷創(chuàng)新工作思路、創(chuàng)新工作方法,將當(dāng)今的先進(jìn)成果、全新理念與自身的工作經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合,大膽的提出新思路、新想法,提高自己工作質(zhì)量,提升精細(xì)化水平,促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。
辦公室是國有企業(yè)的綜合部門,辦公室文秘工作看似簡單,但是工作內(nèi)容復(fù)雜,對文秘人員的綜合素養(yǎng)要求較高。除了專業(yè)的文字功底外,還需要具備政治敏銳嗅覺以及統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力等。在新時代下,辦公室文秘人員一定要與時俱進(jìn),不斷提升自己的綜合素養(yǎng),這樣才能高質(zhì)量、高效率的完成工作,同時還能讓企業(yè)更認(rèn)可自己,實(shí)現(xiàn)自身價值。