李婷

（廣州花城藥業(yè)有限公司，廣東 廣州 510555）

引言

檔案是事物發(fā)展變化的重要原始信息記錄，可以對(duì)歷史活動(dòng)原貌及各種信息場景科學(xué)展現(xiàn)，具有可靠性、客觀性、準(zhǔn)確性等特點(diǎn)，對(duì)記錄醫(yī)藥企業(yè)發(fā)展歷程及企業(yè)成長重大事件有著重要幫助，可增進(jìn)和鞏固醫(yī)藥企業(yè)勞動(dòng)成果，展現(xiàn)醫(yī)藥企業(yè)重要價(jià)值。檔案管理的重要意義是針對(duì)檔案信息有效挖掘、科學(xué)利用及長期存儲(chǔ)，使具有高價(jià)值的原始信息記錄更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。由此可見，醫(yī)藥企業(yè)發(fā)展過程中做好檔案管理工作，提升檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，對(duì)提升企業(yè)市場競爭力，推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展有著重要意義。

一、醫(yī)藥企業(yè)檔案管理特點(diǎn)

（一）法律保護(hù)性

醫(yī)藥企業(yè)檔案信息作為獨(dú)屬于醫(yī)藥企業(yè)的獨(dú)特信息資源，是醫(yī)藥企業(yè)發(fā)展變化過程中的信息價(jià)值載體，一旦形成科學(xué)規(guī)范的信息檔案，就受到相關(guān)法律保護(hù)，其使用、存儲(chǔ)都受到監(jiān)督審查，并反映企業(yè)的經(jīng)營狀況，并形成長效的信息管理機(jī)制，及時(shí)為企業(yè)管理者提供參考。所以檔案是具有法律效力的文件，不僅清晰表現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營狀況，也是解決企業(yè)經(jīng)營過程法律糾紛問題的重要證據(jù)，對(duì)企業(yè)的管理發(fā)展有著重要價(jià)值。

（二）專業(yè)保密性

檔案信息與其他形式的信息資源有著本質(zhì)的不同，對(duì)于醫(yī)藥企業(yè)而言，檔案是重要的信息記錄和價(jià)值載體，除了部分可供參考的檔案信息進(jìn)行內(nèi)部公開外，專利檔案及其他商業(yè)信息檔案具有嚴(yán)密的保護(hù)機(jī)制，而檔案管理人員始終要對(duì)未公開的檔案信息建立嚴(yán)格的保密制度，并敦促各方執(zhí)行保密條例。

（三）保護(hù)時(shí)效性

理論上，檔案信息資源是可長期保存利用，并可借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開發(fā)多種檔案資源產(chǎn)品，提供給企業(yè)管理人員。但對(duì)于技術(shù)類、專利類、經(jīng)營領(lǐng)域的檔案資源而言，在相關(guān)法律制度體系下，經(jīng)過一段時(shí)間的利用開發(fā)，發(fā)揮檔案資源的使用價(jià)值，一些重要的檔案資源也需要公開，而我國政府頒布的《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例等法律條文》只適用于短期內(nèi)的檔案資源保護(hù)，而出于對(duì)檔案信息資源長期開發(fā)利用的目的，技術(shù)類、專利類檔案資源在經(jīng)過一段時(shí)間存儲(chǔ)后，需要以信息技術(shù)予以開發(fā)，并結(jié)合企業(yè)使用的需求及時(shí)制作成滿足信息參考咨詢的信息化產(chǎn)品，為企業(yè)經(jīng)營及新產(chǎn)品開發(fā)提供必要的支持。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代加強(qiáng)醫(yī)藥企業(yè)檔案管理的重要意義

檔案資源對(duì)醫(yī)藥企業(yè)的發(fā)展有著極為重要的支持作用，檔案資源的有效利用不僅涉及到企業(yè)的管理、技術(shù)保護(hù)、信息資源共享等問題，對(duì)企業(yè)正當(dāng)權(quán)益保護(hù)和有效的技術(shù)共享也有著重要作用，在企業(yè)的新產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)共享、專利保護(hù)方面也有著重要意義，有效的檔案資源支撐能全面提高企業(yè)經(jīng)營管理效率，促進(jìn)企業(yè)人力、物力資源的有效分配。從國內(nèi)外企業(yè)的經(jīng)營案例來看，跨國公司及大型醫(yī)藥企業(yè)的并購都會(huì)用到檔案專利。例如世界醫(yī)藥巨頭輝瑞斥巨資收購惠氏公司就是為了獲取該公司良好的市場前景和已經(jīng)獲得專利授權(quán)的新產(chǎn)品，其所重視的不僅僅是該企業(yè)在醫(yī)藥市場占有的份額，更重要的是重視該企業(yè)圍繞醫(yī)藥產(chǎn)品形成了一系列的專利技術(shù)檔案。由此可見，在醫(yī)藥企業(yè)市場競爭和經(jīng)營并購中做好檔案管理工作至關(guān)重要。

（一）大資源為醫(yī)藥企業(yè)研發(fā)新產(chǎn)品提供有效的材料參考

一個(gè)企業(yè)所具有的檔案資源的多少和具有的專利檔案數(shù)量反映了企業(yè)的科技創(chuàng)新能力，專利檔案資源和相關(guān)的技術(shù)檔案資源作為醫(yī)藥企業(yè)市場競爭的核心要素，不僅體現(xiàn)了醫(yī)藥企業(yè)的自主研發(fā)能力，同時(shí)也反映了該企業(yè)的經(jīng)營水平和相應(yīng)的管理能力。檔案信息資源作為醫(yī)藥企業(yè)重要的原始信息憑證。我們首先應(yīng)明確的是，醫(yī)藥企業(yè)的管理創(chuàng)新是循序漸進(jìn)的過程，良好的管理制度支持醫(yī)藥企業(yè)新產(chǎn)品的研發(fā)，不僅是醫(yī)藥企業(yè)的專利創(chuàng)新成果在新產(chǎn)品中得到體現(xiàn)，而有效的技術(shù)支持也促進(jìn)企業(yè)以更為高技術(shù)含量的新產(chǎn)品搶占市場制高點(diǎn)，并對(duì)后續(xù)產(chǎn)品的研發(fā)有著重要的指導(dǎo)作用。其次，檔案資源能對(duì)企業(yè)的科技創(chuàng)新起到重要的引導(dǎo)作用。尤其是科技檔案、技術(shù)檔案有著較強(qiáng)的針對(duì)性，是對(duì)創(chuàng)新方法的有效記錄，對(duì)企業(yè)科技創(chuàng)新的方式進(jìn)行完美展現(xiàn)。新產(chǎn)品的研發(fā)人員可以通過快速查找科技檔案資源，從中發(fā)現(xiàn)問題，找到新的研發(fā)思路，推動(dòng)新技術(shù)應(yīng)用到新產(chǎn)品中，如果企業(yè)不重視檔案資源的應(yīng)用，就很難保證新產(chǎn)品的研發(fā)進(jìn)度，新技術(shù)的應(yīng)用程度。

（二）檔案資源為企業(yè)品牌戰(zhàn)略的實(shí)施提供有效保障

醫(yī)藥企業(yè)品牌戰(zhàn)略的實(shí)施是循序漸進(jìn)、可持續(xù)發(fā)展的過程，是企業(yè)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，因?yàn)槠放剖瞧髽I(yè)的明信片，代表著企業(yè)的知名度和良好的社會(huì)形象，是企業(yè)的無形資產(chǎn)。所以擁有自己的品牌，并使品牌在社會(huì)經(jīng)驗(yàn)中處于有利發(fā)展態(tài)勢是企業(yè)取得市場核心競爭力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。但是如何推動(dòng)企業(yè)品牌在市場競爭中獲得較高知名度，并使品牌可持續(xù)發(fā)展。推動(dòng)企業(yè)自主創(chuàng)新是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，企業(yè)有效的自主創(chuàng)新得到認(rèn)可，并在市場競爭中發(fā)揮作用，企業(yè)良好的品牌價(jià)值自然被建立起來，而檔案資源作為企業(yè)經(jīng)營管理的原始信息記錄，對(duì)企業(yè)的自主創(chuàng)新和實(shí)施品牌戰(zhàn)略提供保障。醫(yī)藥企業(yè)在自主創(chuàng)新過程中依托檔案資源優(yōu)勢，能促進(jìn)企業(yè)掌握的技術(shù)資源轉(zhuǎn)化為新產(chǎn)品，具有獨(dú)家特色和技術(shù)優(yōu)勢的產(chǎn)品在進(jìn)入市場后能夠占據(jù)有利位置，幫助企業(yè)達(dá)成品牌管理戰(zhàn)略，促進(jìn)企業(yè)在市場競爭中取得有利優(yōu)勢。

三、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代加強(qiáng)醫(yī)藥企業(yè)檔案管理的有效措施

（一）創(chuàng)新檔案管理模式

醫(yī)藥企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理往往圍繞檔案的類型、作用范圍對(duì)檔案劃分，這種傳統(tǒng)的檔案劃分方法使合同檔案呈現(xiàn)分散性特征，各種檔案信息資源難以有效集中，由于一些缺乏經(jīng)驗(yàn)的檔案管理者缺乏檔案集中管理意識(shí)，并沒有針對(duì)檔案實(shí)施統(tǒng)一管理，難以提高檔案管理效率。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，醫(yī)藥企業(yè)采用傳統(tǒng)檔案管理方法，效率較低。伴隨著信息技術(shù)發(fā)展，醫(yī)藥企業(yè)檔案管理部門應(yīng)考慮將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，借助檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)合同檔案實(shí)施統(tǒng)一管理，以信息技術(shù)為主要手段實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的有效對(duì)接及系統(tǒng)集成，這樣以檔案管理集成化系統(tǒng)對(duì)各種檔案信息資源實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的分類，針對(duì)檔案的不同類型將其存儲(chǔ)到相應(yīng)數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)電子合同與紙質(zhì)合同的集成化應(yīng)用，使傳統(tǒng)檔案信息化管理模式得到有效創(chuàng)新，提高檔案管理效率。

（二）保障檔案資源內(nèi)容的完整持續(xù)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代加強(qiáng)對(duì)醫(yī)藥企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新提高了檔案管理的有效性，并使檔案資源得到更廣泛的應(yīng)用，面向各類信息資源形成的檔案管理系統(tǒng)也實(shí)現(xiàn)了高度集成。對(duì)醫(yī)藥企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，借助檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案主體及信息描述事項(xiàng)界定，通過相關(guān)的證明及有關(guān)材料的功能模塊設(shè)置，能及時(shí)報(bào)送相關(guān)信息材料，以保障檔案信息內(nèi)容的完整性。

四、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代醫(yī)藥企業(yè)檔案管理信息化模式構(gòu)建

（一）全面推動(dòng)檔案信息資源建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)藥企業(yè)檔案信息資源管理中要注重以數(shù)字文獻(xiàn)資源為主的資源利用主體建設(shè)，包括檔案記錄、檔案信息采集及特色檔案資源建設(shè)等。檔案資源建設(shè)面向不同的服務(wù)人群提供資源支持，在醫(yī)藥企業(yè)自身職能發(fā)揮過程中要發(fā)揮出特色檔案資源的優(yōu)勢，使特色檔案資源符合人們的使用需求?？紤]到醫(yī)藥企業(yè)檔案管理部門有限的人力物力，以檔案信息資源為核心的檔案管理模式建設(shè)首先要滿足檔案信息查詢需求；其次要滿足檔案文獻(xiàn)查詢需要，對(duì)于不同部門的檔案信息查詢需求可協(xié)同其他部門為使用檔案資源提供保障，面向檔案信息使用者提供開放獲取服務(wù)，與社會(huì)其他領(lǐng)域的檔案信息化服務(wù)相區(qū)分，滿足不同層次需求檔案資源使用建設(shè)的需要。

（二）完善檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代醫(yī)藥企業(yè)檔案管理模式逐漸以企業(yè)內(nèi)部使用者的開放獲取服務(wù)為核心，檔案管理部門作為檔案資源體系的重要支撐部分在面向不同部門提供相關(guān)檔案信息查詢服務(wù)的基礎(chǔ)上，著重于檔案資料存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以相關(guān)的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫面向企業(yè)各個(gè)部門提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)，為了滿足企業(yè)不同層次的檔案資源使用需求在整合大部分開放性數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)上建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，針對(duì)不同層次的檔案資源使用對(duì)重要信息資源開展長期保存服務(wù)，并與社會(huì)科學(xué)網(wǎng)絡(luò)對(duì)接，既發(fā)揮檔案資源的時(shí)效性價(jià)值，也著力擴(kuò)展相關(guān)的檔案資源服務(wù)，使檔案資源更能滿足企業(yè)的參考決策需要。

（三）對(duì)分散的檔案資源采集、加工、存儲(chǔ)

對(duì)分散的檔案資源采集、加工是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代醫(yī)藥企業(yè)檔案管理部門的重要工作，主要是針對(duì)大量檔案資源的集成與應(yīng)用開展服務(wù)活動(dòng)?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代醫(yī)藥企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建更應(yīng)側(cè)重對(duì)各個(gè)層面分散的檔案資源采集、加工、存儲(chǔ)，尤其是針對(duì)各個(gè)部門分散的檔案信息進(jìn)行采集，并從海量的檔案資源中提取出高價(jià)值的信息，使用相關(guān)數(shù)據(jù)算法對(duì)檔案資源進(jìn)一步加工整合，使檔案數(shù)據(jù)成為有價(jià)值可供用戶參考咨詢的檔案信息。這點(diǎn)可借鑒美國醫(yī)藥集團(tuán)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使用數(shù)據(jù)采集技術(shù)針對(duì)企業(yè)下屬各個(gè)部門、各個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案資源進(jìn)行采集，采用分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)一步存儲(chǔ)，建設(shè)檔案資源數(shù)據(jù)庫豐富檔案資源體系，為企業(yè)管理層提供大量專業(yè)的檔案信息，并構(gòu)建滿足用戶使用檔案信息的數(shù)據(jù)共享網(wǎng)絡(luò)，與企業(yè)其他部門共享檔案資源，為其他用戶及時(shí)使用檔案資源提供便利。

五、結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代加強(qiáng)對(duì)醫(yī)藥企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用，發(fā)揮檔案資源的價(jià)值作用對(duì)提高檔案資源管理效能、強(qiáng)化檔案資源管理模式有著重要意義。與其他企事業(yè)單位檔案管理不同的是，醫(yī)藥企業(yè)檔案資源管理涉及到大量數(shù)據(jù)資源、科技檔案、專利檔案，技術(shù)含量高，管理難度大，需要借助互聯(lián)網(wǎng)的功能優(yōu)勢予以高效運(yùn)用。