張彥宗

（吳起縣職稱評審和工人技術(shù)等級考試服務(wù)中心，陜西 延安 717600）

文書檔案是一切社會組織、工作單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動中形成的有重要價值的文件。文書檔案管理水平影響著單位整體的管理水平，所以在新時期新形勢下，文書檔案管理人員應(yīng)該提高自身的管理水平，技術(shù)水平和工作效率，提高總體工作能力，實現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學(xué)化，為提高單位整體管理水平做貢獻(xiàn)。筆者在本文中結(jié)合工作實際，提出幾點初步認(rèn)識。

一、新形勢下文書檔案管理的特點

（一）文書檔案管理工作龐雜、煩瑣

文書檔案管理工作的主要內(nèi)容是對各種資料的匯集和歸檔。主要針對人事資料、事件記錄、過程采集和重要文件收錄等。方法主要是通過各種工具記錄，之后整理和存放。工作量巨大，同時整理的過程龐雜、煩瑣。

（二）做好文書工作是管理的前提

在文書檔案管理工作中，管理屬于后期工作，基礎(chǔ)工作是文書工作，包括資料的催收、登記、整合、存放等。經(jīng)歷過文書工作才能形成檔案，而管理就是在文書工作基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的分類、統(tǒng)計、保存到最后能進(jìn)行檢索查找以使利用方便。因此，文書工作的質(zhì)量水平?jīng)Q定了管理的質(zhì)量和水平。

（三）文書檔案內(nèi)容豐富、載體多樣

在當(dāng)今的多元化信息化時代，文書資料的形式越來越多種多樣，包括圖片、音頻、視頻、電子文檔等，承載載體也在日益豐富。涉及方面越來越廣，比如黨群機(jī)關(guān)、行政部門和特別機(jī)密等。這對現(xiàn)今文書檔案的管理工作提出了更高的要求。

（四）文書檔案管理工作的其他要求

考慮到文書檔案的正規(guī)性、隱私性、服務(wù)性和規(guī)范性等特點，文書檔案管理工作對檔案的無差無誤要求很高，同時要注意防止泄露，這就要求管理文書檔案工作者要具有高度責(zé)任心，事無巨細(xì)，全心全意投入到工作中。

二、新時代背景下文書檔案管理工作中的矛盾點

（一）文書管理制度缺陷

文書檔案管理工作的制度還很老舊，缺乏創(chuàng)意也存在缺陷。主要表現(xiàn)在各社會組織都在創(chuàng)新經(jīng)營管理，但是卻忽略文書檔案的管理，管理制度十幾年甚至幾十年依舊，制度不創(chuàng)新難以跟上社會進(jìn)步的步伐，限制了文書檔案管理工作的效率。

（二）檔案管理水平低下

現(xiàn)今并沒有統(tǒng)一的計算機(jī)管理軟件標(biāo)準(zhǔn)，阻礙了文書檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化和科學(xué)化。舉例說明：有些軟件的開發(fā)著眼于如何快速準(zhǔn)確地將文件檔案歸檔這一過程，卻忽略了檔案和文書的鏈接，尤其在辦公自動化系統(tǒng)實施后，文書檔案管理的軟件不能準(zhǔn)確高效地與OA系統(tǒng)建立鏈接，多數(shù)電子文檔不能及時歸檔。

（三）文書檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

在當(dāng)下，各單位都有固定的文書檔案管理專職人員，但是普遍低學(xué)歷，低文化，缺乏專業(yè)技能，在信息時代的大環(huán)境下無疑是拉低了管理文書檔案的水平，管理人員的專業(yè)素質(zhì)不能進(jìn)行文書檔案管理工作的信息化深度研究。

（四）檔案資源開發(fā)停滯不前

文書檔案管理目前停留在被動接受和存檔的階段，工作團(tuán)隊沒有人主動去開發(fā)資源，文書檔案管理層次較淺。

三、如何更好地做好文書檔案管理工作

（一）建設(shè)健全管理體制，加強(qiáng)管理力度

在老舊的管理機(jī)制上進(jìn)行創(chuàng)新完善，針對各個管理部門創(chuàng)建適合的“文檔處置施行策略”，在合理合法基礎(chǔ)上將文檔管理、歸檔、文檔查詢使用、保密性、檔案注銷等工作為統(tǒng)一體系，規(guī)范化發(fā)展，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理軟件體系。舍棄不夠先進(jìn)的管理制度，創(chuàng)建適合新時代新形勢的新規(guī)則新制度。

（二）將信息化技術(shù)手段應(yīng)用到文書檔案管理中

在自動辦公系統(tǒng)中，文件的接收和發(fā)送均是利用OA系統(tǒng)，已經(jīng)基本替代了傳統(tǒng)手動模式。這就要求檔案管理工作者應(yīng)該熟練掌握管理軟件，在通過軟件按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行文檔的接收、存儲以及后期的編碼、檢索利用等工作中之后，能有效地與OA系統(tǒng)建立安全可靠高效的鏈接，在系統(tǒng)中直接歸檔，之后對文本文件還要進(jìn)行排序整理，與電子檔案保持與一致。

（三）吸納人才，提高隊伍整體文化素質(zhì)

各單位應(yīng)該在對現(xiàn)有的文書檔案管理工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上吸納具有一定專業(yè)知識的新進(jìn)人才。檔案管理者的思想需要與時俱進(jìn)，不能保守陳舊的觀念，要在做好本職工作的同時，通過多方渠道學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識，加深文書檔案管理的層次，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。同時將所學(xué)知識結(jié)合本職工作邊學(xué)習(xí)邊操作，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，從根本上提高文書檔案管理水平。

（四）變被動服務(wù)為主動，開發(fā)加深檔案管理層次

檔案管理工作者應(yīng)該找準(zhǔn)自己的定位，變被動接收文檔為主動咨詢各科室各部門對檔案文件的需求，根據(jù)具體需求編制符合實際應(yīng)用的歸檔方式。提升檔案管理部門的重要性。同時，應(yīng)該更加注重開發(fā)檔案資源本身的深層次信息價值，多方位、多渠道開發(fā)和利用檔案。

四、結(jié)論

綜上所述，在新形勢下執(zhí)行文書檔案管理工作對管理工作者的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平都提出了新的要求，文書檔案的管理水平?jīng)Q定了本單位的管理水平，新時期文書檔案管理需要向著規(guī)范化、科學(xué)化、信息化、制度化不斷進(jìn)步，為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，需要不斷提高管理工作者的專業(yè)素質(zhì)和技能，增強(qiáng)主動服務(wù)的意識，加深檔案的管理和開發(fā)的層次，這樣才能從根本上解決問題，提高管理效率和水平，促進(jìn)各行各項事業(yè)的蓬勃發(fā)展。