鞠凌燕

（中石化勝利油建工程有限公司，山東 東營(yíng) 257073）

當(dāng)今世界已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，檔案作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的信息資源，既是信息資源的重要組成部分，同時(shí)也是國(guó)家和社會(huì)的重要財(cái)富和資產(chǎn)，在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著日益重要的作用，為社會(huì)的發(fā)展、進(jìn)步和繁榮奠定了重要的基礎(chǔ)。檔案管理工作也正逐步從封閉型向開(kāi)放型、從重保管到重服務(wù)重開(kāi)發(fā)、從傳統(tǒng)管理到現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案信息資源日益受到廣泛的重視，檔案作為歷史記憶的重要組成部分，已經(jīng)逐漸在人們意識(shí)中潛移默化，被社會(huì)各界所認(rèn)識(shí)和重視。以提供檔案信息，滿足社會(huì)利用為主要目的，通過(guò)深入研究檔案內(nèi)容，按一定組織形式對(duì)檔案文件進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為檔案信息資源成果大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源勢(shì)在必行。作為檔案管理者，開(kāi)發(fā)利用檔案資源，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的有效途徑，是檔案工作的最終目的。檔案社會(huì)化服務(wù)作為實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要途徑，已經(jīng)成為當(dāng)今檔案管理工作的重要內(nèi)容。只要全社會(huì)的檔案意識(shí)不斷提高，檔案工作者堅(jiān)持不懈地努力、積極主動(dòng)地推進(jìn)，檔案管理工作的社會(huì)化服務(wù)水平必將得到更大程度的提升。

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用是檔案管理部門將收集到的檔案資料根據(jù)利用者不同的需求，進(jìn)行的不同方式、不同深度的整理和加工，并以各種信息產(chǎn)品的方式提供給利用者。通過(guò)開(kāi)發(fā)將無(wú)序信息變?yōu)橛行蛐畔?，將淺層信息變?yōu)樯顚有畔?，最大限度地發(fā)揮檔案信息的資源優(yōu)勢(shì)。編研式開(kāi)發(fā)利用是以滿足利用需求為目的，以檔案信息為基礎(chǔ)，以匯編檔案文件匯集和編寫檔案參考資料為成果形式的一項(xiàng)工作。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用形式多種多樣，首先也是最傳統(tǒng)、最直接的利用服務(wù)方式，就是在檔案室為上門的檔案利用者提供需要借閱的資料；其次將檔案信息資源數(shù)字化后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或者系統(tǒng)給予利用者權(quán)限可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢；再次建立檔案展室或者舉辦檔案展覽，將檔案信息資源展示在大眾面前；還可以進(jìn)行檔案編研，由檔案管理人員將檔案信息分類匯總提煉，將庫(kù)房中的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃r(jià)值可利用的信息，方便檔案利用者的利用。下面筆者就如何做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用尤其是針對(duì)檔案編研工作淺談一下自己的看法。

一、檔案編研式開(kāi)發(fā)利用簡(jiǎn)介

檔案編研式開(kāi)發(fā)利用的意義在于有利于提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，有利于提供檔案管理部門的工作質(zhì)量，有利于檔案信息的保護(hù)，有利于編史修志工作的開(kāi)展。編研式開(kāi)發(fā)利用一般需要進(jìn)行選題、選材、加工編輯、審核、出版發(fā)行等步驟，最終提供到利用者的手中，服務(wù)于生產(chǎn)生活。

編研成果在選題上要側(cè)重于選擇與現(xiàn)實(shí)工作密切相關(guān)與利用者需求密切相關(guān)的課題，緊緊圍繞主題有針對(duì)性地選擇檔案信息資源，比如被頻繁利用的檔案等，使成果價(jià)值具有實(shí)用性、針對(duì)性、具有較高的利用價(jià)值，體現(xiàn)檔案編研成果的價(jià)值和檔案編研工作效益，使編研成果成為高層次、富有成效的檔案信息開(kāi)發(fā)利用。在選材上還需要選擇檔案資源相對(duì)豐富內(nèi)容可靠、檔案材料相對(duì)集中且完整程度較高，從而具有充分的可操作性。還要要根據(jù)檔案編研的課題，對(duì)素材進(jìn)行鑒別篩選，對(duì)所選用素材的內(nèi)容進(jìn)行考證和訂正，保證內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和有效性。然后確定編研成果的形式、格式，對(duì)檔案資源進(jìn)行分類匯總、整理加工、審核修訂后最終完成檔案編研成果。

二、檔案編研式開(kāi)發(fā)利用的幾點(diǎn)建議

（一）著力打造新型檔案管理復(fù)合型人才

檔案管理復(fù)合型人才是指既能掌握檔案專業(yè)理論和管理技能，又具有較為廣博的知識(shí)，對(duì)于檔案庫(kù)藏資源所涉及的各個(gè)領(lǐng)域盡可能多地去學(xué)習(xí)去了解，做到能夠及時(shí)適應(yīng)外部環(huán)境，勝任多方面工作的高素質(zhì)的檔案管理人才，而不是僅僅局限于把檔案管理好就可以了。因?yàn)楦邔哟螜n案人才的創(chuàng)新能力決定了檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，檔案管理人員要能夠善于掌握和積累知識(shí)，具有知識(shí)面廣、反應(yīng)快、點(diǎn)子多、適應(yīng)性強(qiáng)、勇于開(kāi)拓、善于創(chuàng)新，具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和適應(yīng)能力，同時(shí)又具有團(tuán)隊(duì)觀念、協(xié)作精神、人際關(guān)系能力強(qiáng)，才能建立起適應(yīng)新時(shí)代要求，與現(xiàn)代社會(huì)全新管理模式相諧調(diào)的檔案人員體系，檔案管理工作就可以邁上新的臺(tái)階。

（二）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，拓寬開(kāi)發(fā)渠道

首先要加強(qiáng)庫(kù)藏檔案的收集與管理，也就是檔案基礎(chǔ)性的工作。只有信息資源豐富了才能為檔案編研工作提供保障。檔案室是信息資源的集聚地，豐富庫(kù)藏的建設(shè)，是加大檔案信息開(kāi)發(fā)的必備環(huán)節(jié)。俗話說(shuō)巧婦難為無(wú)米之炊，沒(méi)有檔案這一最基本的資源，信息的開(kāi)發(fā)與編研工作就無(wú)從談起。沒(méi)有足夠的檔案信息資源，就不可能進(jìn)行檔案的開(kāi)發(fā)利用，從這個(gè)意義上說(shuō)，檔案資料的收集工作是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀地收集檔案資源，大力豐富檔案館藏，最大限度地滿足開(kāi)發(fā)利用提供豐厚的物質(zhì)基礎(chǔ)。要做到庫(kù)藏檔案豐富而全面，就要做到建立健全歸檔制度，按照制度要求收集與歸檔檔案，整合檔案資源，依法治檔。只有這樣才能為檔案的開(kāi)發(fā)與利用提供有價(jià)值的信息資源，拓寬開(kāi)發(fā)與利用的思路與渠道。

（三）加快檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，大力推進(jìn)信息化，已經(jīng)成為覆蓋現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措，檔案信息建設(shè)也成為檔案管理工作需要日漸加強(qiáng)的重要方面。要搞好檔案館信息化建設(shè)，必須著重做好檔案館自身數(shù)字化建設(shè)、辦公自動(dòng)化建設(shè)、檔案信息網(wǎng)站建設(shè)等幾個(gè)方面的工作。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，信息化為檔案事業(yè)發(fā)展帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇和提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。因此，如何抓住信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的機(jī)遇，充分發(fā)揮檔案信息來(lái)源的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步整合檔案信息資源、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享，是新時(shí)期對(duì)檔案工作的要求。擺在每個(gè)檔案工作者面前迫切需要解決的課題。檔案信息化建設(shè)有效地推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案自動(dòng)檢索提高了檔案管理人員的工作效率；通過(guò)檔案數(shù)字化的前期處理工作，使檔案的整理、編目、統(tǒng)計(jì)方便快捷，檔案的利用價(jià)值也能得以充分體現(xiàn)。

（四）緊跟時(shí)代脈搏，選好編研課題

作為編研成果，選擇好課題非常重要，只有緊跟時(shí)代脈搏或者企業(yè)發(fā)展的編研成果才具備使用與利用價(jià)值。以筆者單位近今年的編研成果為例展開(kāi)說(shuō)明：

管理類檔案包括黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理等企業(yè)工作的方方面面，為一個(gè)單位的管理提供著有效的支撐；人事檔案也在人們的工作和生活中扮演著十分重要的角色。它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到工作崗位各個(gè)不同時(shí)期的人生軌跡，是學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷的真實(shí)記錄。從管理的角度來(lái)看，人事檔案可以為個(gè)人求職、單位求才提供豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料，在工作中形成并用文字材料記載著個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)等各個(gè)方面。要想充分發(fā)揮管理類檔案和人事檔案的作用，合理利用各種資源，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的，就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高檔案的信息化管理水平，將檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與關(guān)鍵數(shù)據(jù)電子化并存。根據(jù)需求對(duì)檔案中記載的信息進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā)利用，以提高檔案的作用，更好地為公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。我公司檔案室將室存的管理類檔案和人事檔案相結(jié)合，完成了《專業(yè)技術(shù)人員職稱演變情況匯編》。它詳細(xì)匯編了公司4000余名專業(yè)技術(shù)人員的職稱名稱、職稱聘任時(shí)間、職稱批準(zhǔn)文號(hào)以及發(fā)文時(shí)間，為便于利用者的工作查考提供了依據(jù)。

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案系統(tǒng)地記載了基建工程項(xiàng)目的建設(shè)管理全過(guò)程，它既是建設(shè)過(guò)程的真實(shí)反映和記錄，又是建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，是基建工作和檔案工作的重要組成部分?；n案不僅服務(wù)于企業(yè)的工程建設(shè)，也服務(wù)于日后的生產(chǎn)管理和技術(shù)改造，在工程的擴(kuò)建、改建、維修及技術(shù)改造中都發(fā)揮了重要作用。收集基建檔案的最終目的是為了利用，只有將基建工程資料科學(xué)地收集歸檔并轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，才能使其在工程建設(shè)、生產(chǎn)管理中得到充分的利用，發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。并且由于基建檔案使用頻繁，加劇了檔案資料的老化和磨損，為了提高工作效率，減少檔案原件的使用頻率，延長(zhǎng)檔案的使用壽命，我公司檔案管理人員特編輯《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案匯編》。該匯編收集了公司存檔的800余項(xiàng)基建工程檔案的開(kāi)工報(bào)告、單位工程質(zhì)量綜合評(píng)定表、工程交工證書和竣工報(bào)告。將其中的關(guān)鍵信息整理匯總成冊(cè)。

這些編研成果的完成標(biāo)志著公司檔案室的檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，由以前的傳統(tǒng)手工整理檔案轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案的同時(shí)，樹(shù)立超前服務(wù)意識(shí)和主動(dòng)參與意識(shí)，著力檔案信息資源的深層次開(kāi)發(fā)工作，更加突出檔案的開(kāi)發(fā)利用。編研成果緊跟公司發(fā)展脈搏，方便了利用者的查詢和借閱，提高了利用者的工作效率，突出了檔案的使用價(jià)值和利用價(jià)值，為今后的工作查考留下了詳實(shí)的參考資料，為公司的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和思想政治工作提供大量信息和有效服務(wù)，受到了大家的廣泛好評(píng)。