陳莉

（湖北省黃岡市食品藥品檢驗檢測中心，湖北 黃岡 438000）

引言

隨著電子科技的發(fā)展，信息化辦公已經(jīng)融入我們的生活，作為機關(guān)事業(yè)單位，應(yīng)加強信息化建設(shè)，尤其是檔案管理的信息化建設(shè)，對于提高工作效率，豐富管理功能，更好的為廣大民眾服務(wù)，促進社會文明和諧發(fā)展都起著十分重要的作用。雖然事業(yè)單位已經(jīng)在檔案信息化建設(shè)中取得了一定的成績，但由于受到各種因素的制約，致使機關(guān)事業(yè)的檔案管理未能跟上信息化發(fā)展的步伐，亟需采取有效措施，解決機關(guān)事業(yè)檔案信息化管理的問題

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

（一）檔案信息化建設(shè)重視度低，缺乏專業(yè)人才

雖然機關(guān)事業(yè)單位檔案室引入了檔案管理的軟件，進行了檔案的信息化錄入，但由于重視程度不夠，導(dǎo)致檔案信息化工作沒有全面展開，甚至于認(rèn)為只要把檔案信息收集存儲在電腦里，就是檔案信息化管理了。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門沒有在思想上對檔案信息化建設(shè)給予足夠的重視，只重視日常的中心管理工作，忽視的檔案信息化建設(shè)的管理，致使檔案信息化管理在沒有物力、財力、人力的支持下，造成檔案信息化經(jīng)費嚴(yán)重不足，檔案信息化設(shè)備設(shè)置不足，使檔案信息化建設(shè)無法有效展開，嚴(yán)重影響了機會事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)不僅需要大量資金投入，而且也急需相關(guān)專業(yè)人才。由于各機關(guān)事業(yè)單位缺乏相關(guān)的技術(shù)人才，所以檔案信息化工作人員大多是兼職的檔案管理人員。既不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，對互聯(lián)網(wǎng)，計算機等信息技術(shù)更是知之甚少，形成了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理力量薄弱，嚴(yán)重景響了檔案信息化的進度。

（二）檔案信息開發(fā)建設(shè)缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，存在安全隱患

由于當(dāng)前信息開發(fā)公司紛繁復(fù)雜，各類檔案信息管理軟件名目繁多，行業(yè)間自行其事，缺少檔案信息管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。加之機關(guān)事業(yè)單位檔案管理缺乏有效管理，相關(guān)技術(shù)人員嚴(yán)重不足，對檔案信息管理軟件知識不甚了解，軟件開發(fā)的質(zhì)量不高。從而造成檔案軟件的選用出現(xiàn)較大的差別。軟件相互間的兼容性較差，在相關(guān)部門檔案轉(zhuǎn)交的過程中，無法做到無縫連接，加之缺少有效的安全保障措施，影響了檔案的傳輸和利用，給檔案信息化的安全管理留下了隱患。

（三）建設(shè)前期資金量投入較大，數(shù)據(jù)信息不全面

對于機關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)來說，前期建設(shè)需要大量的資金投入，比如機房、服務(wù)器、磁盤陳列等設(shè)備組成龐大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程。此外還需要采購相關(guān)的電腦、掃描儀等相關(guān)的信息錄入存儲設(shè)備。這些設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成檔案信息化系統(tǒng)，共同完成檔案信息的收集、傳輸、以及網(wǎng)絡(luò)間相關(guān)部門信息共享等共同實現(xiàn)檔案信息的交互利用。雖然有些單位建設(shè)了檔案信息數(shù)據(jù)庫，但由于缺乏對檔案信息庫的有效管理，致使檔案信息庫信息量不足，相關(guān)功能得不到有效開放，最終使檔案信息庫的有效查詢使用功能受到了限制，造成了檔案信息只能滿足本單位內(nèi)部的查詢使用，無法實現(xiàn)其它單位對電子檔案文件的調(diào)取查詢，無法實現(xiàn)檔案使用方遠程查詢的作用。

二、加強機關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)的方法

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)意識，加強信息化建設(shè)的力度

由于檔案信息化建設(shè)需要投入大量的人力物力建設(shè)，容易對單位中心工作產(chǎn)生沖擊，從而使單位領(lǐng)導(dǎo)忽視了單位檔案信息化建設(shè)的管理，單位檔案信息化不是單位一個部門兩個部門的任務(wù)，需要的是全單位各部門的努力，更需要大量人力、物力、財力的支持。因此，對于機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，要從思想上要提高對檔案信息化管理的認(rèn)識，把單位檔案信息化當(dāng)作單位的重要工作來抓。還要把單位檔案信息化納入到單位的年度工作計劃中，在資金預(yù)算上給予支持。同時明確責(zé)任分工，層層簽訂責(zé)任狀，上下一心，形成齊抓共管的局面，為檔案信息化管理創(chuàng)造良好的氛圍。從而有效推進機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理的進程。

（二）加強對檔案信息化工作的有效管理

一是成立專門的檔案信息化管理的組織機構(gòu)，制定明確的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，建立完善的管理制度，保證單位的檔案信息化建設(shè)有序發(fā)展。二是規(guī)范檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，合檔案信息化資源格式規(guī)范，檔案齊全。三是加強對檔案的管理，完善檔案交接手續(xù)制度，確保檔案不丟失，不泄密。四是加強檔案信息化系統(tǒng)的體系建設(shè)，做到全網(wǎng)互聯(lián)互通，實現(xiàn)檔案資源信息共享，更好的方便民眾。

（三）加強檔案信息化工作人員的管理

只有多方采取有效措施，才能提高檔案信息化工作人員的素質(zhì)。檔案信息化管理是一項專業(yè)技術(shù)性很強的工作，它需要檔案管理人員，既要有相關(guān)的檔案管理的相關(guān)知識，又要具有互聯(lián)網(wǎng)、計算機等綜合性的人才。只有提高檔案信息化管理人員的素質(zhì)與水平，才能提高檔案信息化管理的水平，因此，針對檔案信息化工作人員有針對性的進行培訓(xùn)，提高互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、電腦知識、檔案管理的技能，從而切實保障檔案信息化管理的有序進行。加強檔案信息化技術(shù)人才的引進，通過人才引進，引導(dǎo)帶領(lǐng)檔案信息化工作人員按照檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)流程收集整理信息，充實檔案信息化人才管理隊伍，提高機關(guān)事業(yè)單位檔案信息管理的整體水平。

結(jié)語

總之，隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展進步，檔案信息化建設(shè)必將是機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理的最終結(jié)果，檔案信息化對加強事業(yè)單位信息化檔案管理，提高單位信息管理效率，更好的方便廣大民眾，服務(wù)于民，有著重要意義。因此，各機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)積極加強本單位的檔案信息化管理的建設(shè)力度，重視檔案信息化的管理和應(yīng)用，為單位的發(fā)展做好服務(wù)。