劉麗潔

（河北省淶源縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險管理中心，河北 淶源 074300）

隨著我國的經(jīng)濟(jì)水平不斷提升，信息化也隨之而來的快速發(fā)展，因此各種行業(yè)對于信息技術(shù)方面的要求就有所提升，人們在日常的生活中已經(jīng)不能離開信息技術(shù)了。最近幾年，我國在檔案管理方面逐漸往信息化上努力。每個企業(yè)所需要做的首要任務(wù)就是進(jìn)行檔案管理。在檔案管理中，信息技術(shù)往往起到了重要作用，企業(yè)中的每個檔案部門也越來越重視檔案的信息化管理，在實際的工作中積累經(jīng)驗，使得檔案的信息化管理井然有序。

一、現(xiàn)階段檔案資料管理工作中存在的問題

（一）建筑工程檔案管理存在的問題

1.建筑工程的檔案資料管理質(zhì)量偏低在建筑工程管理過程中，施工的準(zhǔn)備期文件、施工中的過程記錄文件、竣工完畢后的檢驗文件，全部屬于工程檔案的內(nèi)容。目前我國很多企業(yè)對檔案的收集比較重視，而時常忽略掉檔案鑒定工作，進(jìn)而會出現(xiàn)檔案中增加無需記錄的內(nèi)容，交給降低檔案管理效率。2.未能形成規(guī)范化的建筑工程資料管理體制由于施工企業(yè)、建筑企業(yè)每個人在意識形態(tài)方面的認(rèn)知度不一樣，因此導(dǎo)致了建筑工程檔案未被企業(yè)所重視的后果，很多公司都把建筑作業(yè)的工作放在了首位。很多人認(rèn)為是否有檔案管理都無所謂，這一環(huán)節(jié)不會使公司生產(chǎn)力得到提高，所以很多人不會把檔案管理放在重點(diǎn)去考慮。3.有關(guān)人員的檔案意識薄弱事實上，在建筑工程中，檔案管理是一件很復(fù)雜的事情，特別是在施工之后的安全評估環(huán)節(jié)，所需要記錄的信息比建筑時候的信息更多。如果在短時間內(nèi)沒有發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，那么短期內(nèi)即可把工程交付，之后施工團(tuán)隊會離開工作崗位，然而在驗收期，由于時間短，并不能把所有的文件詳細(xì)記錄，因此就需要一個智能化系統(tǒng)來對檔案進(jìn)行管理。

（二）文書檔案管理工作中存在的問題

1.相關(guān)負(fù)責(zé)人對文書檔案工作的重視度不夠文書檔案管理員并沒有真正意識到管理檔案是一個復(fù)雜的工作，只是簡單的做一些資料收集和整理，就覺得檔案管理完畢了。于是他們把更多的精力放在其他事情上，以求高標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)回報。2.文書檔案管理部門與其他部門之間配合不到位文書檔案管理其實是一個獨(dú)立的管理部門，但是在實際工作中需要和其他部門進(jìn)行有序的配合。但是，在跨部門合作中，也是有難度的，各個部門在與檔案管理部門進(jìn)行合作時，往往提交的資料并不完整，甚至虛假，因為有一些部門是利益驅(qū)使，隱瞞了一些實際內(nèi)容，造成信息的不完善。3.文書檔案管理不規(guī)范在我國目前的企業(yè)發(fā)展中，某些公司的文書檔案管理需要進(jìn)行進(jìn)一步強(qiáng)化，主要表現(xiàn)在檔案記錄的時間自己文件歸類等方面，有些公司對檔案管理人員隨機(jī)分配，沒有一個專員負(fù)責(zé)檔案管理，就導(dǎo)致了檔案歸類不合理的問題。因此，在日后的檔案檢索中難度也隨之上升。

（三）觀念過于陳舊，沒有創(chuàng)新意識

許多企業(yè)的檔案管理者并沒有一個具體的培訓(xùn)機(jī)制，因此檔案管理者的認(rèn)知相對較少，并不知道檔案管理是需要一個往信息化和科學(xué)化以及簡化方面去發(fā)展的。而且管理者思維稍微落后，享受著坐等代收的工作方法，進(jìn)而出現(xiàn)了真正遇到了困難，無法快速解決的尷尬局面。

二、現(xiàn)代檔案信息化管理的解決措施探討

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)并統(tǒng)一管理

每個企業(yè)都是由若干個部門組成的，但由于部門太多，企業(yè)就并沒有一個完整的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而導(dǎo)致了企業(yè)在信息化建設(shè)中的腳步放慢，因此企業(yè)需要把現(xiàn)代檔案信息化管理放在企業(yè)管理中的一個重要位置上，并實地進(jìn)行操作。并且企業(yè)還要優(yōu)化部門的組成，讓企業(yè)檔案管理工作專員、主管、企業(yè)政策改革部門人員、會計部門人員、資產(chǎn)管理部門人員等組成一個公司檔案管理部門的改良小組，做到行動上統(tǒng)一部署，各部門之間相互配合，監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題立刻處理，每個部門取長補(bǔ)短，對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化有序的管理。

（二）加強(qiáng)建立符合信息化內(nèi)容的檔案管理體系

大中型企業(yè)檔案信息化管理的首要條件就是建立和企業(yè)有關(guān)管理體系相連接的檔案管理體系。檔案文件的格式與處理方法要朝著多樣化的發(fā)展趨勢去發(fā)展，還要完全保留紙質(zhì)檔案的所有功能，實現(xiàn)檔案的一體化發(fā)展。

（三）加強(qiáng)培養(yǎng)現(xiàn)代檔案信息化管理的人才

現(xiàn)代檔案信息化進(jìn)程是由管理人才的基本素質(zhì)決定的，因此，企業(yè)要經(jīng)常進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，培養(yǎng)高水平的檔案管理人才。不到要對理論知識理解透徹，企業(yè)也要積極組織員工進(jìn)行模擬實驗，加強(qiáng)員工理論和實踐雙發(fā)展的良好趨勢。

（四）加強(qiáng)防護(hù)現(xiàn)代檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)

為保證網(wǎng)絡(luò)的安全，在現(xiàn)代檔案的信息化管理中推薦使用封閉式網(wǎng)絡(luò)，必要的聯(lián)網(wǎng)時，要啟用網(wǎng)絡(luò)安全防火墻。同時，為了能夠從源頭上組織病毒侵入，企業(yè)要對現(xiàn)代檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)制定相應(yīng)的規(guī)章制度。另外，為了加強(qiáng)記錄檔案計算機(jī)的防病毒能力，需要安裝殺毒軟件，在開機(jī)時自啟，也可以有效的抵御病毒侵害。

（五）加強(qiáng)實現(xiàn)信息資源共享

發(fā)展“信息資源共享”是檔案信息化管理的發(fā)展趨勢，現(xiàn)代檔案信息化管理要樹立更高更強(qiáng)的奮斗目標(biāo)，不斷向前發(fā)展，企業(yè)要對檔案的整理進(jìn)行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，優(yōu)化檔案信息資源的布局，進(jìn)而實現(xiàn)資源共享。

檔案信息化建設(shè)是各個政府和企業(yè)加快信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，需要進(jìn)行合理的規(guī)劃，并建立起一個完善的檔案管理機(jī)制，提高檔案信息化的管理質(zhì)量。檔案信息化管理是在檔案管理中不可缺少的一個環(huán)節(jié)，我國在檔案信息的管理中，雖然取得了一些成就，但仍然有一些問題需要解決，將這些問題順利解決才能更快的發(fā)展檔案信息化。綜上所述，要把檔案信息化管理作為政府和企業(yè)長期需要重視和發(fā)展的內(nèi)容，努力培養(yǎng)人才，來適應(yīng)復(fù)雜多變的信息化發(fā)展趨勢。