王威

摘 要：我國(guó)的科學(xué)技術(shù)水平自進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)得到了飛速的發(fā)展，信息時(shí)代的到來(lái)推進(jìn)了社會(huì)的整體科技不斷進(jìn)步，環(huán)衛(wèi)團(tuán)隊(duì)是文明社會(huì)發(fā)展的一大重要組成部分，因此其檔案管理也應(yīng)當(dāng)跟上時(shí)代步伐，加快信息化管理工作的建設(shè)，使其得以更好地發(fā)展，本文就環(huán)衛(wèi)檔案信息化工作的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行闡述，并總結(jié)出如何更好地進(jìn)行環(huán)衛(wèi)檔案信息化管理工作。

關(guān)鍵詞：環(huán)衛(wèi)管理中心 檔案管理 信息化 問(wèn)題及對(duì)策

隨著我國(guó)的城鎮(zhèn)化建設(shè)速度加快，人們的物質(zhì)生活水平上升到了一個(gè)新臺(tái)階，對(duì)于城市生活質(zhì)量的要求正在日益提升。環(huán)衛(wèi)工作在進(jìn)行創(chuàng)建國(guó)家文明城市、衛(wèi)生城市以及環(huán)境保護(hù)模范城市等項(xiàng)目中得以迅速發(fā)展，其在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的地位不斷提升，服務(wù)領(lǐng)域也得到更加廣泛和深入的拓展，而陳舊的環(huán)衛(wèi)檔案管理模式與環(huán)衛(wèi)團(tuán)隊(duì)日益拓寬的服務(wù)領(lǐng)域形成了新的矛盾，難以滿足其發(fā)展需求。因此，在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，探尋檔案管理的新方法、新出路，使其得到協(xié)調(diào)、全面和可持續(xù)性發(fā)展的任務(wù)迫在眉睫，本文旨在對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案信息化管理工作的相關(guān)問(wèn)題和解決措施做以下綜述。

一、環(huán)衛(wèi)檔案的地位和作用

檔案，即國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在經(jīng)濟(jì)、政治、軍事以及文化等各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行活動(dòng)的歷史記錄，能夠真實(shí)反映人類(lèi)的社會(huì)活動(dòng)，具備重大的歷史見(jiàn)證意義。環(huán)衛(wèi)工作與城市生活的方方面面有著密切的聯(lián)系，是城市發(fā)展無(wú)法分割的重要組成部分。環(huán)衛(wèi)工作的開(kāi)展質(zhì)量與水平對(duì)一個(gè)城市的生活水平和形象有著舉足輕重的作用，而環(huán)衛(wèi)檔案就是對(duì)城市生活水平的客觀見(jiàn)證的重要載體。環(huán)衛(wèi)檔案在城市建設(shè)中的重要性可歸納為三點(diǎn)，一是環(huán)衛(wèi)檔案能夠?qū)Τ鞘芯用竦恼w素質(zhì)進(jìn)行客觀地反映，城市環(huán)衛(wèi)工作的開(kāi)展離不開(kāi)城市居民的支持與共同努力，如果居民素質(zhì)得以提升，愛(ài)護(hù)環(huán)境衛(wèi)生，既能維護(hù)城市的良好形象，同時(shí)也能減輕環(huán)衛(wèi)工作者的工作負(fù)擔(dān)。二是環(huán)衛(wèi)檔案能夠體現(xiàn)城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的質(zhì)量在很大程度上取決于城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，只有城市經(jīng)濟(jì)水平得到良好發(fā)展，城市生活質(zhì)量得到提升，政府部門(mén)才有精力和財(cái)力加大對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的信息化建設(shè)投入。三是能夠?qū)Τ鞘泄芾韺拥乃竭M(jìn)行間接體現(xiàn)，提升居民生活水平和質(zhì)量是城市管理層的首要任務(wù)，生活環(huán)境水平也是生活質(zhì)量的重要組成部分，因此環(huán)衛(wèi)工作和環(huán)衛(wèi)檔案對(duì)于城市管理層的領(lǐng)導(dǎo)水平也是一種間接體現(xiàn)。

二、開(kāi)展環(huán)衛(wèi)檔案信息化工作的意義

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息化的有機(jī)結(jié)合

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息化辦公已經(jīng)是當(dāng)代辦公方式的大趨勢(shì)，因此檔案管理工作自然也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。檔案管理工作與現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合能夠不斷提升環(huán)衛(wèi)檔案管理水平，加強(qiáng)信息化管理建設(shè)同時(shí)也能減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，傳統(tǒng)的保存工作容易丟失、損壞，在信息化技術(shù)下，檔案的保存和調(diào)取工作變得更加便捷。有利于推進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。

（二）能夠提升檔案管理工作的效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作復(fù)雜，人工勞動(dòng)強(qiáng)度較大。加快檔案管理的信息化建設(shè)能夠推進(jìn)檔案工作的實(shí)時(shí)化、動(dòng)態(tài)化和自動(dòng)化，利用計(jì)算機(jī)能夠?qū)n案信息進(jìn)行快速檢索與及時(shí)查詢，海量的檔案數(shù)據(jù)不再單純依靠紙質(zhì)材料進(jìn)行記載，減少了因年份久遠(yuǎn)原始檔案損壞和丟失的情況發(fā)生。此外，在檔案調(diào)閱工作中，可通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)置自動(dòng)生成催還提醒，幫助檔案管理人員進(jìn)行調(diào)閱催還，保證工作嚴(yán)謹(jǐn)性的同時(shí)提升了工作效率。

三、檔案信息化現(xiàn)存問(wèn)題

（一）受重視度低、硬件投入不足

我國(guó)各大事業(yè)單位正在進(jìn)行深入改革，而檔案管理的信息化建設(shè)就是改革的重要部分，由于信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，需要大量財(cái)力物力的投入。因此，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度對(duì)于信息化建設(shè)的完善起重要作用，但當(dāng)前環(huán)衛(wèi)部門(mén)的檔案管理正處于紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)渡階段，仍有相當(dāng)一部分地區(qū)對(duì)環(huán)衛(wèi)檔案信息化的認(rèn)識(shí)程度較低，檔案管理意識(shí)比較薄弱，對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入較少，導(dǎo)致單位檔案的信息化建設(shè)比較滯后。硬件投入少，軟件跟不上，管理人員的綜合素質(zhì)水平參差不齊，導(dǎo)致工作效率比較低下。

（二）檔案信息資源未能得以合理開(kāi)發(fā)和利用

當(dāng)前，我國(guó)多數(shù)的事業(yè)單位對(duì)于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)并不重視，未能有效利用信息資源，對(duì)檔案信息資源的采集內(nèi)容甚少，存在嚴(yán)重的重復(fù)加工情況，環(huán)衛(wèi)檔案信息化資源的質(zhì)量還有待進(jìn)一步的提升。截止目前，我國(guó)檔案資料的開(kāi)發(fā)程度仍然處于較低水平，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)資源未能得到充分利用與開(kāi)發(fā)。

（三）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有復(fù)雜性

在檔案資料中，很多信息數(shù)據(jù)涉及保密，而在推進(jìn)環(huán)衛(wèi)檔案信息化管理建設(shè)后，將各種資料信息錄入互聯(lián)網(wǎng)中，即有可能遇到各種不安全事件，如黑客的惡意攻擊、木馬病毒等，引發(fā)檔案泄密等問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙環(huán)衛(wèi)檔案的信息化管理建設(shè)。其次，部分管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的意識(shí)比較薄弱，工作上容易出現(xiàn)疏漏。如將接入互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)和涉密檔案的管理儲(chǔ)存器混用、未能及時(shí)更新病毒庫(kù)等操作，一旦給予黑客攻擊機(jī)會(huì)，將會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重后果。

（四）檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)有待提升

信息化技術(shù)正在不斷發(fā)展，環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的工作業(yè)務(wù)水準(zhǔn)要順應(yīng)城市的現(xiàn)代化發(fā)展，就必須不斷提升其綜合素質(zhì)。檔案管理的信息化建設(shè)要求管理人員不僅要有優(yōu)秀的道德品質(zhì)，也要具備開(kāi)展檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)技能以及對(duì)于現(xiàn)代化管理操作系統(tǒng)的使用能力和日常維護(hù)知識(shí)。就目前情況而言，有相當(dāng)一部分的管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理方式，對(duì)于新技術(shù)的應(yīng)用難以適應(yīng)，無(wú)法進(jìn)行熟練操作與日常維護(hù)，專(zhuān)業(yè)技能有待提升。其中一部分管理人員身兼多職，對(duì)于環(huán)衛(wèi)檔案管理工作分身乏術(shù)，難以全力投入，造成管理工作的完成質(zhì)量和效率比較低下。

（五）檔案信息數(shù)據(jù)失真

檔案資料最基本的要求是歸檔材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，如果歸檔材料出現(xiàn)失真的情況，檔案資料的意義便不不復(fù)存在。目前，我國(guó)較多地區(qū)仍舊有檔案材料失真的問(wèn)題存在，相關(guān)部門(mén)管理人員對(duì)于環(huán)衛(wèi)檔案工作開(kāi)展的重視程度較低，存在著應(yīng)付檢查的心理。在開(kāi)展工作時(shí)，對(duì)于歸檔材料的審核不嚴(yán)謹(jǐn)不認(rèn)真，引發(fā)信息失真等問(wèn)題。還有部分工作人員對(duì)于收集工作有怠惰心理，沒(méi)有及時(shí)收集材料，導(dǎo)致材料歸檔缺乏及時(shí)性，原始數(shù)據(jù)丟失等情況。最終造成環(huán)衛(wèi)檔案的缺乏完整性和真實(shí)性。

四、提升檔案管理信息化工作效率的措施

（一）推進(jìn)環(huán)衛(wèi)檔案信息化建設(shè)的硬件投入

領(lǐng)導(dǎo)管理層應(yīng)當(dāng)不斷加深對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理信息化重視程度，加大對(duì)于環(huán)衛(wèi)檔案信息化建設(shè)的支持力度，這是完善檔案管理工作現(xiàn)代化的首要和基礎(chǔ)條件。但在對(duì)檔案管理進(jìn)行投入時(shí)應(yīng)當(dāng)結(jié)合環(huán)衛(wèi)部門(mén)自身的經(jīng)濟(jì)情況和實(shí)際需要進(jìn)行。信息化雖然是檔案管理工作發(fā)展的大趨勢(shì)，但不可見(jiàn)其他單位應(yīng)用某款系統(tǒng)就進(jìn)行盲目跟風(fēng)購(gòu)置。在進(jìn)行資金投入前，單位應(yīng)當(dāng)做好科學(xué)規(guī)劃和分析，根據(jù)自身發(fā)展需求進(jìn)行系統(tǒng)選購(gòu)，保證信息化建設(shè)的近遠(yuǎn)期目標(biāo)得到科學(xué)規(guī)劃和實(shí)現(xiàn)，同時(shí)保證檔案管理工作得到順利地開(kāi)展和可持續(xù)推進(jìn)。

（二）制定規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理制度

我國(guó)環(huán)衛(wèi)單位的檔案管理部門(mén)受重視程度一直不是很高，處于一個(gè)邊緣化的地位。而檔案管理工作受到了我國(guó)法律和法規(guī)的調(diào)整，管理工作必須嚴(yán)格按照法律規(guī)定執(zhí)行。在大范圍上，檔案的管理工作有著法律法規(guī)作為制度，有法可依，但單位內(nèi)部對(duì)于檔案管理工作的制度仍然有待完善。因此單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身發(fā)展需求，結(jié)合實(shí)際情況，制定一套系統(tǒng)的管理制度。

（三）提升網(wǎng)絡(luò)安全性，建立網(wǎng)絡(luò)屏障

環(huán)衛(wèi)單位及相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的重視程度，建立好檔案調(diào)閱制度，嚴(yán)格按照程序進(jìn)行調(diào)閱和歸還，防止檔案泄密和丟失。另外，管理人員在開(kāi)展工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施的應(yīng)用，涉密檔案的存儲(chǔ)器與接入互聯(lián)網(wǎng)的電腦應(yīng)當(dāng)區(qū)分使用，防止網(wǎng)絡(luò)泄露。另外，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒查殺、漏洞打補(bǔ)丁等操作，建立防火墻，防止黑客入侵。設(shè)置檔案查看和調(diào)閱權(quán)限，根據(jù)檔案的涉密程度設(shè)置分級(jí)密碼，以免被居心叵測(cè)之人惡意盜取。

（四）提升工作人員的專(zhuān)業(yè)水平

加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，對(duì)其進(jìn)行信息化系統(tǒng)操作、功能、日常維護(hù)等知識(shí)的培訓(xùn)。單位可以通過(guò)定期課程培訓(xùn)與考核制度對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)估與加強(qiáng)，保證檔案管理人員的工作專(zhuān)業(yè)性。此外，在單位引進(jìn)人才時(shí)注意考核和把關(guān)，選擇綜合素質(zhì)高的人才進(jìn)入組織，從源頭上提升檔案管理的開(kāi)展水平。

（五）加強(qiáng)對(duì)歸檔信息的審核把關(guān)

針對(duì)歸檔信息失真的情況，管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)歸檔信息的審核，對(duì)于資料缺損或失真的情況嚴(yán)格拒絕歸檔，在最大程度上保證檔案資料的真實(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。此外，對(duì)于檔案資料應(yīng)當(dāng)及時(shí)、完整的收集，防止原始數(shù)據(jù)丟失。在進(jìn)行歸檔時(shí)，嚴(yán)格按照制度要求輸入歸檔。

五、結(jié)語(yǔ)

環(huán)衛(wèi)檔案管理工作對(duì)于城市現(xiàn)代化發(fā)展有著重要的作用，因此，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)不斷推進(jìn)檔案管理工作的信息化，在工作中不斷進(jìn)行反思與總結(jié)，提升工作質(zhì)量，推進(jìn)檔案管理工作的深入和可持續(xù)化發(fā)展。

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