遼寧大唐國際阜新煤制天然氣有限責(zé)任公司 遼寧阜新 123000

現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)跟不上社會的發(fā)展速度，檔案管理工作作為整個檔案工作的核心內(nèi)容，主要包括檔案數(shù)據(jù)整理、檔案資料收集以及保存，對資料進行存儲、下載、上傳、分類以及檢索等操作。檔案管理的工作質(zhì)量對企事業(yè)單位的發(fā)展起到了非常重要的作用，為了更好地保證檔案管理工作的科學(xué)高效運行，要制定科學(xué)合理的策略。

1 煤化工EPC工程檔案信息化建設(shè)的必要性

在我國當(dāng)前的工程項目建設(shè)過程中，大型的EPC項目一般是由較多建設(shè)環(huán)節(jié)所組成的。其中包括從項目立項的勘察招標(biāo)，到詳細工程設(shè)計，再到現(xiàn)場安裝調(diào)試、試車中等多個環(huán)節(jié)。EPC項目中的文檔管理也就是從EPC項目開始實施到項目結(jié)束這個過程中全部的歸檔文字信息資料、圖紙資料等文件的管理，這些文件是了解EPC工程管理過程的依據(jù)。所以在煤化工的項目工程建設(shè)中，需要進一步做好對于檔案的管理、采集及整理，從而確保較大型的EPC項目檔案得以完全、準(zhǔn)確地建設(shè)，并且這也成為我國EPC項目技術(shù)管理層面的重要組成成分，對于EPC工程檔案的信息化處理是檔案處理工作中十分重要的一環(huán)。隨著我國當(dāng)前EPC項目文檔管理的不斷完善，對檔案進行信息化處理能使檔案發(fā)揮更大的作用。檔案管理信息化可以在一定程度上將項目或者實踐工程的質(zhì)量提升，并且可以運用信息技術(shù)盡快建立EPC項目的檔案管理臺賬，讓整體檔案檢索更為精確，實現(xiàn)總體上的資源共享。檔案的數(shù)字化檢索好處在于其檢索較為快速，并且較容易實現(xiàn)同步的備份，存儲的占用空間較小，對其維護也更加便捷安全。所以做好EPC項目的檔案信息化建設(shè)對EPC項目進程的加快及質(zhì)量的提升都是有較大意義的[1]。

2 EPC項目檔案管理存在的問題

2.1 重視程度不夠

對電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠主要體現(xiàn)在以下兩點：第一，電力企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視，這就導(dǎo)致了無論是資金投入還是人力投入都比較不足，電力建設(shè)項目檔案管理工作就會出現(xiàn)較多問題。第二，管理人員對檔案管理工作不重視，沒有認識到電力建設(shè)項目檔案管理工作對電力企業(yè)發(fā)展的重要性，導(dǎo)致在日常工作中缺乏職業(yè)道德和責(zé)任心，這就會增加檔案管理工作出錯的可能性[2]。

2.2 檔案信息化管理缺乏安全意識

檔案信息與其他信息資源存在一定的區(qū)別，檔案信息中包含非常重要的文件，有些還是絕密文件，因此，對檔案信息進行管理是非常重要的一項任務(wù)。在檔案網(wǎng)絡(luò)發(fā)展大背景下，如果檔案信息沒有一個實時監(jiān)管的管理系統(tǒng)，那么檔案信息非常容易出現(xiàn)復(fù)制和盜取情況。一旦檔案信息被不法分子盜取，那么就很容易造成檔案信息中的重要信息丟失，這樣也會間接影響社會各個領(lǐng)域的有序發(fā)展。由此可見，加強檔案的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境管理是非常有必要的。

2.3 煤化工企業(yè)難以跟上檔案建設(shè)的發(fā)展速度

伴隨“十三五”規(guī)劃的實施，我國多數(shù)煤化工企業(yè)都在積極地改進和完善自身的檔案管理，煤化工企業(yè)的建設(shè)規(guī)模不斷增大，這會讓企業(yè)對于檔案管理的質(zhì)量要求有所提升。檔案管理是項目管理中較為重要的一環(huán)，由于其是項目中服務(wù)性較為鮮明的管理工作，對于項目工程的管理，需要從多角度同時開展。項目檔案的管理制度不僅需要自身基礎(chǔ)和服務(wù)性作用作為基礎(chǔ)，還需要建立一整套較為完善的檔案管理制度體系。而當(dāng)前我國的科學(xué)技術(shù)水平以及信息水平還不高，一些煤化工企業(yè)在工程檔案管理中依舊沿襲傳統(tǒng)管理的方式，這阻礙了檔案管理的發(fā)展。

2.4 EPC項目檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

檔案管理的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，即主要通過計算機技術(shù)、OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影、存儲技術(shù)與多媒體技術(shù)等新型技術(shù)，將各類載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，并且用數(shù)字形式進行存儲，以網(wǎng)絡(luò)的形式進行連接，從而構(gòu)建一個整體、有序的檔案信息管理庫，可以更為及時供用戶使用，并且實現(xiàn)資源的合理共享。在項目文檔數(shù)字化完成之后可以正確地將文檔編號錄入電子管理系統(tǒng)中，從而保障條目以及圖文的對應(yīng)。除此之外，企業(yè)可以以項目規(guī)模的實際情況為基礎(chǔ)，從而研發(fā)或者購置對應(yīng)的電子檔案管理技術(shù)，配備一定的服務(wù)器及數(shù)據(jù)，采用B/S（架構(gòu)瀏覽器/服務(wù)器模式）實時進行文檔異地交付，文檔可以依據(jù)項目的方式存入不同部門以及設(shè)計單位的信息庫，從而進行總體數(shù)據(jù)信息的導(dǎo)入[3]。

3 提高EPC工程檔案管理信息化水平的對策

3.1 平臺要強化項目檔案管理

檔案信息化管理通過整合不同階層的信息資源，整體實現(xiàn)EPC工程檔案管理中不同方位的交流和共享。從而一方面提升EPC項目管理水平，另一方面提升項目決策的科學(xué)、合理性。對于現(xiàn)階段我國企業(yè)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型來說，可以有效地降低項目管理成本，并且提升項目實施的效率，進一步提升企業(yè)的市場把控和人力資源的素質(zhì)，這也是企業(yè)讓其內(nèi)部充滿活力的重要途徑。通過強化項目檔案管理，可以完善項目檔案的管理流程、制度，提升人員管理水平。

3.2 加大檔案信息化建設(shè)的投入力度

一方面，電力企業(yè)應(yīng)該投入資金來采購檔案信息化建設(shè)需要的硬件設(shè)備，最典型的就是計算機；另一方面，企業(yè)應(yīng)該加大人力資源的投入力度，因為電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)需要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開發(fā)檔案管理軟件，傳統(tǒng)的檔案管理人員在信息知識方面有些欠缺，無法勝任檔案信息化改造工作，電力企業(yè)可以聘請專業(yè)的信息技術(shù)人才來幫助企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)[4]。

3.3 健全檔案管理信息化法律法規(guī)

檔案管理信息化建設(shè)在開展過程中，需要明確的法律法規(guī)支撐，只有強化檔案管理信息化建設(shè)的法律效力，才能依法落實各項工作，為檔案管理信息化工作提供法律保障。

3.4 重視在檔案管理中引進科學(xué)技術(shù)

檔案管理主要包括電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理兩方面。而煤化工企業(yè)項目主要因文件歸檔而產(chǎn)生的，更多涉及電子檔案的管理。在企業(yè)項目檔案管理中引進科學(xué)技術(shù)可以有效將信息系統(tǒng)中的文件進行分類和管理，并建立適合電子儲存檔案的系統(tǒng)進行檔案的管理。這也對工作人員的檔案系統(tǒng)管理技術(shù)有著一定的要求。另外，因為檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范主要包括檔案卷宗的整理、分類、文檔時間日期的歸類、保管期限的明確以及特殊載體檔案管理規(guī)范等，引進科學(xué)技術(shù)的引進是十分必要的。

3.5 統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)和程序依據(jù)

衡量檔案工作現(xiàn)代化的標(biāo)志是檔案工作的程序是否標(biāo)準(zhǔn)。通過實施現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，讓檔案工作變得更為簡單，并且從雜亂無章的狀態(tài)走向統(tǒng)一，并且因為可以降低重復(fù)勞動，可以較大程度地提升檔案管理的水平。而依據(jù)規(guī)章制度辦事可以讓檔案的管理工作者在工作中降低失誤率，從而保障檔案的采集、鑒定和保管，提高辦事效率。而大型的EPC項目檔案管理只有做到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，才能在一定程度提高工作質(zhì)量。但在當(dāng)前我國的檔案管理中，很多管理程序一方面不能夠體現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，另一方面也不能夠提升辦事的效率。在檔案的利用中，越來越多的程序也會讓檔案的使用者十分反感，進而降低檔案利用的效率。所以檔案的工作程序應(yīng)當(dāng)制定得較為科學(xué)、規(guī)范，較為繁瑣的程序可以刪繁就簡，促進檔案管理工作的信息化發(fā)展。

3.6 加強對檔案信息化建設(shè)的重視

只有電力企業(yè)管理者充分認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，提高對信息技術(shù)應(yīng)用的重視程度，才能切實促進電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)進程。隨著經(jīng)濟和技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代社會已經(jīng)進入了信息社會，給人們的工作生活帶來了極大的變化，只有加強對信息技術(shù)的重視，才能不斷開發(fā)出信息技術(shù)的新功能，擴大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍。在這種形勢下，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為電力建設(shè)項目檔案管理的必然趨勢，只有在電力企業(yè)的大力支持下，才能將更多的信息技術(shù)諸如加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等應(yīng)用在電力建設(shè)項目檔案管理工作中。

3.7 完善項目檔案管理體系

EPC工程的檔案信息化管理主要包括以下幾方面。首先是信息的采集和草案制訂，這方面需要由地方企業(yè)的行政管理部門進行工作流程審核，并且從實際情況出發(fā)進行草案修改；其次，要收集較多人員的意見進行修改。在將檔案管理方案交給上級進行審批之后，可以執(zhí)行。而且在執(zhí)行的過程中可以較為細致地分成試行和正式執(zhí)行兩方面，循序漸進并且逐步完善信息化項目檔案管理體系。

3.8 加強檔案管理軟件的開發(fā)

檔案管理軟件開發(fā)是電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的必經(jīng)途徑。傳統(tǒng)電力建設(shè)項目檔案管理、儲存工作的難度比較大，不僅需要足夠的空間，而且對環(huán)境的溫度、濕度等都有較高的要求，需要某檔案時只能親自查找，工作量非常大。利用檔案管理軟件檢索系統(tǒng)則能在很短的時間內(nèi)找到自己所需的材料，有時候還能通過檔案在線閱覽功能來查閱檔案。

4 結(jié)語

在信息社會飛速發(fā)展的形勢下，檔案信息化建設(shè)已成為時代發(fā)展的必然趨勢。電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)可以有效提升檔案分類和管理的速度，簡化了檔案查閱和管理的流程。電力企業(yè)應(yīng)該加強對檔案管理信息化的重視，加大資金和人力的投入力度，重點開發(fā)電力建設(shè)項目檔案信息化管理軟件，建立健全檔案管理制度，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力。