曲俊峰
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí):A 文章編號(hào):1674-1145(2018)10-258-01
摘要 現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中,街道辦事處檔案管理工作愈發(fā)重要。本文分析現(xiàn)在檔案管理存在的基礎(chǔ)設(shè)施配置不全,檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)和檔案資料不全面等問題,并相應(yīng)探討出幾點(diǎn)對(duì)策,希望可以促進(jìn)街道辦事處檔案管理工作的進(jìn)行。
關(guān)鍵詞 街道辦事處 檔案管理 問題 對(duì)策
近幾年,隨著城市化發(fā)展迅速,城市社區(qū)建設(shè)規(guī)模越來越大,街道辦事處作為社區(qū)服務(wù)中重要組成,擔(dān)負(fù)著為人們服務(wù)的重要任務(wù),但是現(xiàn)在街道辦事處檔案管理工作中有很多問題,影響著工作效率和服務(wù)質(zhì)量,所以相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作,更好的為居民服務(wù)。
一、街道辦事處檔案管理存在的問題
(一)基礎(chǔ)設(shè)施配置不全
很多地區(qū)街道辦事處經(jīng)濟(jì)條件有限,工作人員思想傳統(tǒng),不重視檔案管理部門資金的投入,使現(xiàn)在很多街道辦事處檔案部門設(shè)施簡(jiǎn)陋,已經(jīng)不能滿足檔案管理要求,甚至有的部門將檔案管理庫房變成雜物間,很多檔案長(zhǎng)期處于潮濕的環(huán)境,通風(fēng)不良,檔案庫房環(huán)境簡(jiǎn)陋,到處是灰塵,使街道辦事處檔案管理工作很難進(jìn)行。
(二)檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)
由于街道辦事處檔案管理是綜合性非常強(qiáng)的工作,對(duì)檔案管理人員專業(yè)要求較高,但是現(xiàn)在很多街道辦事處工作人員都是身兼數(shù)職,對(duì)檔案管理工作專業(yè)性不強(qiáng)。另外很多地區(qū)街道辦事處工作人員變更頻繁,很多工作人員形成臨時(shí)觀念,工作積極性不強(qiáng),新人職的工作人員對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉,導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量難以提高,造成檔案管理工作落后,跟不上時(shí)代發(fā)展要求。
(三)檔案資料不全面
街道辦事處檔案數(shù)量眾多,內(nèi)容廣泛,都是關(guān)于居民生活實(shí)際問題的記錄,但是現(xiàn)在檔案管理工作收集不全面,很多檔案室儲(chǔ)存的紙質(zhì)檔案,結(jié)構(gòu)單一,容易遺失。主要是由于缺少對(duì)應(yīng)的集約化管理體系和檔案管理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)。很多檔案管理者工作時(shí)對(duì)工作不熟悉,面對(duì)眾多的檔案資料不知道怎樣整理和分類,對(duì)檔案實(shí)際價(jià)值缺乏判斷力,工作中只是機(jī)械的進(jìn)行整理,沒有做好分類,將來需要資料時(shí)不知道怎么查找,影響檔案管理工作順利進(jìn)行。
二、街道辦事處檔案管理對(duì)策解析
(一)增加投入資金
為了保障檔案管理工作的高效進(jìn)行,首先要對(duì)檔案資料的應(yīng)用和儲(chǔ)存環(huán)境進(jìn)行改善。街道辦事處要加強(qiáng)資金的投入,完善檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施。其中很多紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存,要求庫房通風(fēng)、防潮和防火,根據(jù)實(shí)際需要,添加更多的檔案柜,保證檔案資料可以妥善保存,然后建立紙質(zhì)檔案管理制度,工作人員完成紙質(zhì)檔案查閱和使用后,要按照檢索號(hào)放回原處,方便下次查詢,制定防火措施,檔案管理部門嚴(yán)禁明火,禁止工作人員和外來人員吸煙。另外,信息化檔案管理工作的進(jìn)行更需要大量的資金完善硬件和軟件設(shè)備的資源配置。街道辦事處管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,提高檔案管理重要性的意識(shí),增加資金投入,根據(jù)檔案資料情況,建立信息化檔案系統(tǒng),結(jié)合檔案的性質(zhì)、日期和類別的不同,設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)的子系統(tǒng),將檔案進(jìn)行分類管理。將提高檔案儲(chǔ)存環(huán)境方面的經(jīng)費(fèi)列入街道辦事處預(yù)算體系中,進(jìn)而改善檔案儲(chǔ)存條件,增強(qiáng)檔案儲(chǔ)存環(huán)境的殺毒檢測(cè),增強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全進(jìn)行,準(zhǔn)確的掌握檔案管理方法和范圍,保證街道辦事處檔案管理工作進(jìn)行的科學(xué)化。
(二)增強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)
街道辦事處檔案管理工作質(zhì)量的好壞取決于工作人員的能力,如果檔案管理能力不足,檔案管理工作很難進(jìn)行,影響工作效率。所以,街道辦事處要重視對(duì)檔案管理人員的招聘和培訓(xùn)。首先,結(jié)合檔案管理工作實(shí)際需求,招聘專業(yè)的人員,招聘的管理人員最好有管理檔案的工作經(jīng)驗(yàn),這樣可以減少專業(yè)培訓(xùn)時(shí)間。其次,做好崗前培訓(xùn),工作人員入職前,由檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員對(duì)其進(jìn)行入職培訓(xùn),針對(duì)目前街道辦事處檔案管理現(xiàn)狀,進(jìn)行專業(yè)知識(shí)教育,提高工作人員管理能力和水平,還要增強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn),提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng),為檔管理工作建立高素質(zhì)、高能力的工作隊(duì)伍。最后,街道辦事處經(jīng)常邀請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行技能培訓(xùn),并且對(duì)工作現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行觀摩,對(duì)基層檔案人員工作進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo),進(jìn)而提高檔案工作人員工作能力,街道辦事處將檔案管理工作分層落實(shí)到人頭上,確定管理人員工作職責(zé),進(jìn)而規(guī)范工作人員行為,嚴(yán)格按照有關(guān)要求進(jìn)行檔案管理工作。
(三)完善檔案管理制度
為了保證街道辦事處檔案管理工作有據(jù)可依,目前需要完善管理制度,街道辦事處從下面幾點(diǎn)制定檔案管理制度。第一,管理人員結(jié)合街道辦事處實(shí)際情況,做好工作,將完善檔案管理工作作為目前主要工作,工作人員重視檔案管理工作并積極參與到制定制度中。第二,建立專門小組。管理人員挑選行政部門和黨政辦部門的工作人員組建專業(yè)小組,由自己擔(dān)任組長(zhǎng),做好對(duì)該工作的合理分配。第三,根據(jù)檔案管理工作崗位需求,明確任職職責(zé),保證檔案管理工作人員有較高的專業(yè)基礎(chǔ)和責(zé)任意識(shí)。第四,檔案管理工作中實(shí)行責(zé)任制,將工作職責(zé)落實(shí)到個(gè)人身上,對(duì)工作人員起到約束作用,防止出現(xiàn)工作松散情況。第五,建立專業(yè)臨督部門,對(duì)檔案管理工作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督,結(jié)合相關(guān)制度,規(guī)范落實(shí)相關(guān)工作正常進(jìn)行。第六,依照現(xiàn)代化工作需求,促進(jìn)管理體制的完善和創(chuàng)新,在實(shí)踐中進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié),優(yōu)化管理模式,增強(qiáng)工作效率。第七,檔案管理人員加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn),豐富檔案管理工作經(jīng)驗(yàn),完善考核體制,激勵(lì)工作人員提高管理水平,為檔案管理工作發(fā)揮強(qiáng)大的積極作用。
三、結(jié)語
綜上所述,街道辦事處檔案管理工作很重要,增強(qiáng)檔案管理工作,不但有利于檔案能源的開發(fā)和利用,還提高了街道辦事處工作質(zhì)量和效率。所以,街道辦事處要重視檔案管理工作,結(jié)合目前形勢(shì),增加投入資金、增強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)、完善檔案管理制度,促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。