葛玉霞

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）10-223-02

摘要 電力企業(yè)通過(guò)ISO質(zhì)量體系認(rèn)證，有助于企業(yè)信譽(yù)度的提升，且可進(jìn)一步保障產(chǎn)品質(zhì)量，不需要在重復(fù)檢測(cè)上浪費(fèi)較多的人力物力資源。通過(guò)ISO質(zhì)量體系認(rèn)證代表了企業(yè)具有較高的質(zhì)量管理水平，達(dá)到質(zhì)量認(rèn)證目標(biāo)，有必要做好檔案管理這一基礎(chǔ)性的管理工作，推動(dòng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。為此，本次研究從ISO質(zhì)量體系的概念介紹入手，對(duì)認(rèn)證過(guò)程中的檔案收集與注意事項(xiàng)進(jìn)行了系統(tǒng)分析，以供參考。

關(guān)鍵詞 質(zhì)量體系 檔案管理 標(biāo)準(zhǔn)化

ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)源于上個(gè)世紀(jì)美國(guó)所發(fā)布的質(zhì)量大綱，當(dāng)時(shí)主要用作軍方采購(gòu)，后期伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各國(guó)質(zhì)量體系認(rèn)證也逐漸發(fā)展起來(lái)，時(shí)至今日，ISO已經(jīng)成為了目前世界范圍內(nèi)應(yīng)用最為廣泛的標(biāo)準(zhǔn)。在我國(guó)加入WTO后，為實(shí)現(xiàn)與世界質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)接，順應(yīng)世界經(jīng)濟(jì)環(huán)境，有必要加強(qiáng)質(zhì)量體系認(rèn)證工作。在該背景下，電力企業(yè)也應(yīng)該推動(dòng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，以管理質(zhì)量提高自身在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，以推動(dòng)自身的可持續(xù)發(fā)展。

一、ISO質(zhì)量體系概念

ISO質(zhì)量體系是為提高質(zhì)量而建設(shè)的綜合體，其認(rèn)證內(nèi)容針對(duì)質(zhì)量管理全過(guò)程。質(zhì)量體系認(rèn)證需要滿足工作流程清晰，文件記錄明確等標(biāo)準(zhǔn)，確保在后期質(zhì)量檢查中有相應(yīng)的參照依據(jù)。電力企業(yè)在ISO質(zhì)量體系認(rèn)證中，有必要切實(shí)落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作。國(guó)家企業(yè)檔案管理相關(guān)規(guī)定中明確指出，企業(yè)檔案為其在各種生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成全部資料性文件的綜合，是對(duì)企業(yè)發(fā)展有一定利用價(jià)值的多種記錄。由此可認(rèn)為，ISO質(zhì)量體系認(rèn)證也可當(dāng)做是企業(yè)檔案，要切實(shí)保障質(zhì)量體系認(rèn)證工作的有效開展，就應(yīng)該貫徹落實(shí)檔案工作，要通過(guò)質(zhì)量體系與檔案工作兩者間的相互協(xié)同作用，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的資料支持，以實(shí)現(xiàn)消除技術(shù)壁壘，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的目的。

二、ISO質(zhì)量體系認(rèn)證中的標(biāo)準(zhǔn)化檔案工作

標(biāo)準(zhǔn)化管理是提升檔案管理質(zhì)量的先決條件，ISO質(zhì)量體系認(rèn)證是質(zhì)量管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)企業(yè)整體管理質(zhì)量的提升有較大的促進(jìn)作用，兩者間存在緊密聯(lián)系，故在質(zhì)量認(rèn)證中有必要做好標(biāo)準(zhǔn)化檔案工作，就具體工作的開展來(lái)看，主要可從以下幾方面入手。

（一）檔案形成中的標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案的前身是資料性文件，檔案與文件間存在相互依存的關(guān)系。在文件形成檔案的過(guò)程中，必須加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，確保材料的精確性與完整性。檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，有必要從起點(diǎn)即文件入手，做好材料把關(guān)工作。首先要統(tǒng)一電力企業(yè)各個(gè)部門所形成文件的格式與質(zhì)量，一般可按照《國(guó)家電網(wǎng)公文處理辦法》形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)書寫的材料應(yīng)該確保字跡清晰，并對(duì)使用顏色進(jìn)行控制，對(duì)辦公用紙進(jìn)行規(guī)范化管理，以制度方式對(duì)材料的形成過(guò)程進(jìn)行規(guī)范。同時(shí)，需要做好檔案的鑒定工作，在立卷過(guò)程中，有必要以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案的質(zhì)量加以審核，對(duì)案卷完整性以及客觀性進(jìn)行評(píng)估，確保其滿足入庫(kù)保管標(biāo)準(zhǔn)，以便于后期管理與利用。

（二）檔案分類中的標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案分類工作是檔案管理的核心內(nèi)容之一，是實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，故在分類歸檔的過(guò)程中，有必要嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》做好分類工作，確保歸檔文件間存在一定聯(lián)系，并形成可識(shí)別編碼，確保檔案分類的整理的系統(tǒng)性。就電力企業(yè)來(lái)看，火電廠、水電站以及供電企業(yè)都需要結(jié)合專業(yè)性質(zhì)，對(duì)分類原則進(jìn)行確定，對(duì)分類方法與類目加以合理控制，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的集中化管理。分類過(guò)程中，應(yīng)該做到標(biāo)準(zhǔn)、分類、編號(hào)、上架以及檢索的統(tǒng)一，確保分類后檔案間具備一定的聯(lián)系。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)該為整理編目、存儲(chǔ)、排架、統(tǒng)計(jì)、鑒定以及檢索標(biāo)準(zhǔn)的制定打下基礎(chǔ)，要合理利用信息化設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案的電子歸檔與自動(dòng)化管理，要合理利用設(shè)定程序完成分類工作，確保分類過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）檔案管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)化

結(jié)合目前檔案管理工作的發(fā)展需求，有必要推動(dòng)檔案管理工作的信息化發(fā)展，要利用既有資源，加強(qiáng)對(duì)統(tǒng)一化檔案管理軟件的開發(fā)工作，并接入專用檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。應(yīng)該充分利用既有掃描設(shè)備，以更為便捷的方式將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，并生成對(duì)應(yīng)的二維碼，要充分利用過(guò)程管理理念，完成對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理軟件的開發(fā)。應(yīng)該注意數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的整體效應(yīng)，確保軟件系統(tǒng)具有較強(qiáng)的兼容性，為檔案歸檔、移交以及保管工作的有效開展給以可靠的基礎(chǔ)保障。在軟件開發(fā)的過(guò)程中，要充分吸納檔案收集前端與后期管理人員的意見，進(jìn)而有目的、有計(jì)劃的加強(qiáng)軟件開發(fā)工作。要整合基礎(chǔ)資料管理、技術(shù)文件管理、投產(chǎn)達(dá)標(biāo)文件管理以及綜合檔案管理等功能，促進(jìn)管理軟件的一體化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，以確保后期檔案的有效利用。

（四）檔案管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化并非僅僅指卷宗質(zhì)量，更為重要的是有關(guān)檔案管理全部制度的標(biāo)準(zhǔn)化。電力企業(yè)各部門所形成的檔案文件雖然有著較大區(qū)別，但在管理方面仍然較多共同通點(diǎn)，故建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化程序是切實(shí)可行的。在管理標(biāo)準(zhǔn)制定的過(guò)程中，應(yīng)該充分參照國(guó)家所發(fā)布的相關(guān)條例。就如檔案整理來(lái)看，首先應(yīng)該建立起質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。而對(duì)于歸檔，則需要從歸檔時(shí)間、范圍以及程序進(jìn)行控制。要通過(guò)檔案整理、鑒定、保管、檢索以及利用過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化程序建設(shè)為基礎(chǔ)，推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

三、標(biāo)準(zhǔn)化檔案工作中需要注意的問題

（一）加強(qiáng)檔案管理工作體系建設(shè)

要推動(dòng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，有必要加強(qiáng)內(nèi)部管理體系建設(shè)，要從質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化控制人手，基于整個(gè)管理過(guò)程，加強(qiáng)過(guò)程化管理。以ISO9000“24過(guò)程方法”為基礎(chǔ)，可從檔案管理策劃、實(shí)施、監(jiān)測(cè)以及改進(jìn)四個(gè)環(huán)節(jié)人手，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程。在流程建設(shè)完畢的基礎(chǔ)上，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員責(zé)任與權(quán)限的合理分配，確保其能夠嚴(yán)格根據(jù)所指定管理辦法落實(shí)自身工作，杜絕出現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式下權(quán)責(zé)不清，相互推諉的問題。此外，仍然需要以《檔案法》為基礎(chǔ)，做到依法治檔，以此提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

要保障檔案管理質(zhì)量，有必要提高相關(guān)人員的職業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，應(yīng)該堅(jiān)持“以人為本”，開展具有針對(duì)勝的崗位培訓(xùn)工作。培訓(xùn)工作應(yīng)該從理論與實(shí)踐兩方面進(jìn)行，在提高其檔案管理能力的同時(shí)，還需要確保其具有較強(qiáng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力，確保其能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需求。同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)價(jià)值觀培養(yǎng)工作，確保檔案管理人員能夠形成與企業(yè)文化相符合的意識(shí)形態(tài)。此外，有必要將培訓(xùn)考核結(jié)果與崗位履職考核納入績(jī)效管理體系中，以切實(shí)調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主管能動(dòng)性。

（三）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化檔案的開發(fā)與利用

在促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的基礎(chǔ)上，還有必要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化檔案的開發(fā)與利用工作，要將標(biāo)準(zhǔn)化管理的檔案合理應(yīng)用于生產(chǎn)活動(dòng)及各項(xiàng)決策活動(dòng)中，盡可能體現(xiàn)出在后期檔案開發(fā)與利用方面標(biāo)準(zhǔn)化管理所體現(xiàn)出的優(yōu)勢(shì)，一方面切實(shí)發(fā)揮出電力企業(yè)檔案的價(jià)值，另一方面驅(qū)動(dòng)內(nèi)部不斷優(yōu)化檔案管理過(guò)程，確保內(nèi)部檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代步伐，按照各個(gè)階段不同的管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在國(guó)內(nèi)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，電力企業(yè)要利用質(zhì)量體系認(rèn)證，做好檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。電力企業(yè)應(yīng)該充分參考質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，基于國(guó)家檔案管理的原則，促進(jìn)檔案管理工作全過(guò)程的規(guī)范化發(fā)展。另外，在規(guī)范化管理的過(guò)程中，有必要加強(qiáng)體系建設(shè)，并做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，同時(shí)落實(shí)好檔案的開發(fā)與利用，切實(shí)調(diào)動(dòng)企業(yè)內(nèi)部人員參與檔案管理工作的主觀能動(dòng)性，發(fā)揮出標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用。