周玲

摘 要：科技檔案分類大綱是工程檔案管理的綱領(lǐng)性文件，為使工程建設(shè)項目檔案在此分類方案中均能找到合理位置，在原有《分類表》（6～9大類）的基礎(chǔ)上，實(shí)行四段式檔號結(jié)構(gòu)和分類方案，極具創(chuàng)新性和可操作性。

關(guān)鍵詞：科技檔案；分類大綱；應(yīng)用

計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型后，水電建設(shè)項目逐步從政府投資、施工單位建設(shè)的管理模式向企業(yè)投資管理、施工單位建設(shè)，監(jiān)理監(jiān)督的管理模式轉(zhuǎn)型，原水電廠《分類表》（6～9大類）類目設(shè)置局限性大，類目縱向分類無法滿足轉(zhuǎn)型后工程建設(shè)管理的需要。必須在科學(xué)前提下，創(chuàng)新和完善《分類表》（6～9大類），適應(yīng)日益成熟的項目精細(xì)化管理發(fā)展要求，尊重項目檔案形成規(guī)律，為項目檔案由事后集中、突擊、搶救性整編模式向與合同結(jié)算、工程驗(yàn)收同步分階段整編移交模式轉(zhuǎn)變提供重要的體系支撐。

1 保持《分類表》（6～9大類）總體框架基本不變，對目錄號進(jìn)行修改

《分類表》（6～9大類）總體框架由目錄號、6～9大類類目、案卷號3部分組成，其中，目錄號由工期、機(jī)組、專業(yè)、壩段等代號組成，由于類目設(shè)置有局限，滿足不了大中型水電站檔案分類使用要求，根據(jù)對黃河流域水電建設(shè)項目檔案宏觀管理的總體要求，結(jié)合流域工程建設(shè)實(shí)際，將這一號段修改為水電站建設(shè)項目目錄代號，第一位數(shù)為流域號，用1—9標(biāo)識，其中1為黃河流域；第二位和第三位數(shù)為項目順序號，用01—99標(biāo)識，表示流域建設(shè)項目順序號；第四位為建設(shè)工期序號，用1—9標(biāo)識，一期工程為1，二期工程為2，以此類推。

2 在《分類表》（6～9大類）類目增加分類號（二），實(shí)行四段號分類方案。

目前在建水電站工程劃分了若干個合同標(biāo)段，產(chǎn)生了若干個施工子項，這些項目各自有獨(dú)立的施工管理體系。在履行合同過程中形成的施工文件，以合同工程為界，具有相對的獨(dú)立性，工程部位特征明顯。如《分類表》（6～9大類）土建施工文件（803）、設(shè)備及管線安裝施工文件（804）、電氣和儀表安裝施工文件（805）等，形成案卷文件的數(shù)量占水電站科技檔案總量的80%左右，根據(jù)（6～9大類）分類方法，這類文件按專業(yè)特性劃分后，再用機(jī)組或壩段進(jìn)行二次分類，這種分類方法只是將文件按形成規(guī)律進(jìn)行了歸納，無部位區(qū)分，必須增加另外的分類類目，才能滿足不同合同施工文件分類歸檔的要求。為此，根據(jù)工程實(shí)際增加工程部位即分類號（二），將在建水電站所有土建施工、機(jī)電安裝項目按工程部位進(jìn)行單位、分部及分項劃分，解決了803、804和805類目設(shè)置過于集中，類目范圍狹小的問題。

3 對《分類表》（6～9大類）類目（分類號（一））進(jìn)行修改和補(bǔ)充完善。

3.1 增加809監(jiān)理文件和第三方檢測文件類目

1997年《中華人民共和國建筑法》以法律制度的形式做出規(guī)定，“國家推行建筑工程監(jiān)理制度”，明確了監(jiān)理制度的法律地位。黃河水電公司公伯峽水電站執(zhí)行工程建設(shè)監(jiān)理制后，就形成了監(jiān)理大綱、工作規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則；監(jiān)理工作日記及監(jiān)理值班（旁站及跟蹤監(jiān)理）記錄、安全巡視記錄；監(jiān)理文件及監(jiān)理通知單、安全文明施工整改通知單；各種監(jiān)理協(xié)調(diào)會議紀(jì)要、安全文明檢查通報等各類監(jiān)理管理文件等諸多監(jiān)理文件。

在新的建設(shè)管理模式下，黃河流域水電建設(shè)項目土建工程的原材料及混凝土檢測試驗(yàn)、測量委托第三方質(zhì)監(jiān)單位進(jìn)行檢測，主體工程使用的砂石骨料、混凝土委托相關(guān)運(yùn)行單位生產(chǎn)和提供，形成水泥、鋼筋、砂石料等原材料材質(zhì)證明、原材料復(fù)試抽檢報告；混凝土、砂漿等中間產(chǎn)品抽檢報告；測量收方文件和竣工斷面圖等新的管理類文件。

上述文件是工程建設(shè)過程中質(zhì)量控制、投資控制的重要憑證和依據(jù)性文件，具有很大的查考價值，為此，增加了809監(jiān)理文件和第三方檢測文件類目，下設(shè)四級類目8090-8098。

具體內(nèi)容以及檔號組合使用形式如下：

8090監(jiān)理工作規(guī)劃、監(jiān)理大綱、實(shí)施細(xì)則

8091 監(jiān)理工作日記及監(jiān)理值班（旁站及跟蹤監(jiān)理）記錄

8092 監(jiān)理文件及監(jiān)理通知單

8093 各種監(jiān)理協(xié)調(diào)會議紀(jì)要

8094 專業(yè)監(jiān)理工作報告及監(jiān)理月報、監(jiān)理成果分析報告（含試驗(yàn)監(jiān)理、測量監(jiān)理、地質(zhì)監(jiān)理、監(jiān)測監(jiān)理、監(jiān)造監(jiān)理、電氣及金結(jié)監(jiān)理等。）

8095 工程量復(fù)查資料

測量中心工程量測量收方資料入此

8096 環(huán)保、水保監(jiān)理文件

8097 試驗(yàn)中心試驗(yàn)檢測文件

8098 探傷報告

3.2 完善了8005的內(nèi)容

《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》于2000年元月頒布，工程項目中產(chǎn)生的諸多招投標(biāo)文件、評標(biāo)文件及合同竣工結(jié)算書、竣工結(jié)算報表在《分類表》（6～9大類）等無法分類歸檔，因此在《分類表》（6～9大類）8005類目中增加了招投標(biāo)文件、評標(biāo)文件、竣工結(jié)算及結(jié)算報表等類目很有必要。

8005合同、招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)文件、竣工結(jié)算及結(jié)算報表

檔號為：項目代號 + 8005 + 年度 + 案卷號（前兩位為文件類型，后兩位為案卷順序號）。

3.3 《分類表》（6～9大類）增設(shè)了85、86、95類目

根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表》，水輪發(fā)電機(jī)組安裝竣工圖、金屬結(jié)構(gòu)安裝施工文件、大壩及廠房機(jī)電埋件（金屬結(jié)構(gòu)）竣工圖、施工輔助設(shè)備檔案均在歸檔范圍，而《分類表》（6～9大類）中無此類目，因此增設(shè)了8500水輪發(fā)電機(jī)組安裝竣工圖類目；8600大壩、廠房機(jī)電埋件竣工圖類目； 95施工輔助設(shè)備類目；將804類目“設(shè)備及管線安裝施工文件”擴(kuò)展為“設(shè)備、管線、金屬結(jié)構(gòu)安裝施工文件”。

3.4 區(qū)別對待靈活使用分類號（二）

根據(jù)文件材料的形成特點(diǎn)和相關(guān)屬性，科技檔案分類大綱既保證了同一類文件分類方案的統(tǒng)一性和穩(wěn)定性，又保證了不同類別文件區(qū)別使用分類號（二）。8005、803、804、805、809部分文件和竣工圖分類時，分類號（一）和分類號（二）配合使用。

單位工程、分部工程、分項工程代號可從分類號（二）查得。分部工程后預(yù)留空號，可隨工程建設(shè)的需要進(jìn)行添加。

其他類文件使用分類號（一）即可，分類號（二）號段用“0000”虛位標(biāo)識，既保持了檔案號外觀格式一致，又方便了各類文件的歸類。

4 結(jié)束語

經(jīng)過多年的探索和實(shí)踐，四段式檔號的創(chuàng)新應(yīng)用完善了水電建設(shè)項目檔案歸檔范圍，加強(qiáng)對文件的過程控制，減少了后期合同工程整體的歸檔負(fù)擔(dān)，適應(yīng)新體制下的水電建設(shè)項目管理模式，使項目檔案管理更加科學(xué)、系統(tǒng)。目前，已有多個國內(nèi)外水電項目和新能源項目采用了黃河流域四段式檔號分類方法，效果良好，體現(xiàn)了四段式檔號的創(chuàng)新價值，產(chǎn)生了積極的社會效益。

參考文獻(xiàn)

[1]段東升，工程項目檔案整理，北京，作家出版社，2011.

[2]水電檔案管理手冊，北京，國家電力公司電化教育中心.

[3]DA/T1396-2014 《水電建設(shè)項目文件收集與檔案整理規(guī)范》.