徐嘉彤

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674—1145（2018）3—235—01

摘要 會(huì)計(jì)檔案不同于其他種類的檔案材料，會(huì)計(jì)檔案是集團(tuán)公司證明其合法經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的依據(jù)?；诖?，集團(tuán)公司必須要做好對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，才能從根本上保障公司的利益，而隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理手段也應(yīng)運(yùn)而生。本文從三個(gè)角度對(duì)數(shù)字化管理集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案的方法進(jìn)行了介紹，并做了相應(yīng)的闡釋和說(shuō)明。

關(guān)鍵詞 集團(tuán)公司 會(huì)計(jì)檔案 數(shù)字化

隨著信息科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案管理方法已經(jīng)很難跟得上時(shí)代的腳步。集團(tuán)公司若想在新時(shí)期市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)手段對(duì)公司會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理是必不可少的。但現(xiàn)在很多集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理手段還不發(fā)達(dá)，存在許多需要改進(jìn)之處。

一、集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)建設(shè)

想要使集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案達(dá)到數(shù)字化目標(biāo)就必須要做好相關(guān)的基礎(chǔ)建設(shè)，具體來(lái)講包括以下兩個(gè)方面：

1.完善集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化法律體系，保護(hù)會(huì)計(jì)檔案的安全。當(dāng)前我國(guó)檔案安全管理的法條分散在《保密法》、《國(guó)家安全法》、《檔案法》等文件中，沒(méi)有專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案安全管理制度，這就要求必須對(duì)我國(guó)集團(tuán)公司數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案安全管理制度進(jìn)行完善，以保障數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的安全。同時(shí)現(xiàn)行的數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案基本法如《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》及《會(huì)計(jì)電算化管理規(guī)范》等已不能適應(yīng)時(shí)代需求，必須要做好相關(guān)法律法規(guī)的修訂工作。還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的管理，通過(guò)調(diào)查相關(guān)法律問(wèn)題制定好會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的條例與規(guī)則，健全檔案管理制度。同時(shí)制定好操作流程和保障措施，加強(qiáng)業(yè)務(wù)引導(dǎo)，改變目前數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理的混亂局面。完善監(jiān)督機(jī)制，確保政策法規(guī)可以有效執(zhí)行。還要做好《數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案法》的修訂和配套工作，達(dá)到經(jīng)濟(jì)、實(shí)用和有序的目的，從根源上保證數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的安全性和可靠性。同時(shí)要在總結(jié)國(guó)內(nèi)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，借鑒國(guó)際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，形成一套科學(xué)合理的中國(guó)特色集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化法律體系。

2.培養(yǎng)集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案管理人員的數(shù)字化意識(shí)，公司領(lǐng)導(dǎo)層要對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)加強(qiáng)重視，建立實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制，明確相關(guān)人員管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守《會(huì)計(jì)法》中的相關(guān)內(nèi)容。還要提高會(huì)計(jì)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，分層次、分階段并結(jié)合業(yè)務(wù)需要對(duì)其開(kāi)展培訓(xùn)，培養(yǎng)其管理數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的職業(yè)能力。還要推進(jìn)發(fā)票電子化，建立好會(huì)計(jì)原始單據(jù)管理系統(tǒng)，讓會(huì)計(jì)原始憑證可以數(shù)字化的開(kāi)展收集和處理工作，真正告別紙質(zhì)貨幣交易時(shí)代。

二、集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的技術(shù)手段

要實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化目標(biāo)必須要運(yùn)用好相應(yīng)的技術(shù)手段，主要包括以下兩點(diǎn)：

1.提高會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化信息檢索技術(shù)，做好會(huì)計(jì)檔案的跨地域管理工作。這就要求公司對(duì)現(xiàn)有檔案做好歸檔，規(guī)范好檔案的管理，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)歸檔制。同時(shí)在局域網(wǎng)內(nèi)建立相關(guān)的檔案查詢系統(tǒng)，方便檢索查詢。這樣可以使數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案具備操作簡(jiǎn)單，傳遞方便和存儲(chǔ)空間小等優(yōu)點(diǎn)。不僅一份檔案可以同時(shí)讓所有需要的人員共享查閱，還可以在異地利用被授權(quán)過(guò)的計(jì)算機(jī)在客戶端登錄來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行異地管理，這樣不僅可以讓更多的人看到檔案、查閱檔案、擴(kuò)大檔案的使用范圍，還可以讓檔案使用者不再受地域限制，可以隨時(shí)隨地使用到自己需要的文件，極大的提高了工作效率。

2.做好對(duì)集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的審計(jì)監(jiān)督工作，建立健全會(huì)計(jì)原始單據(jù)網(wǎng)上審計(jì)系統(tǒng)。這種手段可以建立起一個(gè)系統(tǒng)化的網(wǎng)絡(luò)審計(jì)監(jiān)督模式，方便開(kāi)展數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算，從而極大的簡(jiǎn)化了會(huì)計(jì)審計(jì)流程，節(jié)省了報(bào)銷人和審計(jì)部門(mén)的工作時(shí)間，大大提高了工作效率。網(wǎng)上審計(jì)系統(tǒng)還有利于審計(jì)人員對(duì)相關(guān)單據(jù)開(kāi)展查詢，了解各單位各類資金的使用情況，從而保證會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的正確性，并可以將已通過(guò)審計(jì)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入到財(cái)務(wù)處理板塊，實(shí)現(xiàn)和主要財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的緊密對(duì)接，為檔案審計(jì)監(jiān)督工作提供了很大的便利。

三、集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的共享管理

集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案共享管理模式按照其利用人員的不同可以分為內(nèi)部共享管理模式和外部共享管理模式。

1.內(nèi)部共享管理模式主要為滿足集團(tuán)公司內(nèi)部使用者對(duì)會(huì)計(jì)檔案的使用需求，在會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理模式下，檔案主要保存在財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)中，其共享方式分為兩種：一種是將公司經(jīng)營(yíng)狀況信息（這些是各部門(mén)都需要的且不用保密的信息例如公司盈利等）通過(guò)公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)傳輸?shù)焦镜墓矓?shù)據(jù)平臺(tái)之中，以供需要人員查閱。還有一種是將公司專業(yè)部門(mén)需要且不方便公布的相關(guān)數(shù)據(jù)如部門(mén)應(yīng)收付款項(xiàng)等，通過(guò)公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)傳輸?shù)綄ｉT(mén)的系統(tǒng)模塊之中，以供經(jīng)過(guò)管理系統(tǒng)授權(quán)的部門(mén)人員查閱。

2.外部共享管理模式主要為滿足集團(tuán)公司外部人員如上級(jí)機(jī)關(guān)、外部審計(jì)單位或公司股東等對(duì)會(huì)計(jì)檔案的使用需求。一般情況下上級(jí)機(jī)關(guān)或外部審計(jì)部門(mén)與集團(tuán)公司所使用的檔案管理系統(tǒng)或財(cái)務(wù)系統(tǒng)是不一樣的，這時(shí)可以采用B/S系統(tǒng)，通過(guò)先訪問(wèn)公司的應(yīng)用服務(wù)器，接著鏈接到公司的數(shù)據(jù)服務(wù)器，就可以對(duì)公司會(huì)計(jì)檔案檢索查詢了。而公司股東雖然可能與集團(tuán)公司使用相同的檔案管理系統(tǒng)或財(cái)務(wù)系統(tǒng)，但其IP所在位置通常與公司會(huì)有所不同，這時(shí)可以采用C/S系統(tǒng)，直接將應(yīng)用程序鏈接到公司的數(shù)據(jù)服務(wù)器上，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)公司會(huì)計(jì)檔案的檢索查詢。

四、結(jié)語(yǔ)

在集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案中運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)手段可以起到方便檔案檢索、保障檔案安全、提升會(huì)計(jì)工作效率的良好效果，希望本文的研究可以讓更多的集團(tuán)公司做好會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)，為我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)可以更好發(fā)展做出貢獻(xiàn)。