蔣晉

【摘 要】備用金管理是企業(yè)資金管理的一項重要內(nèi)容，但由于其涉及內(nèi)容與管理程序相對比較簡單，使之容易被忽視。在備用金日常管理中，由于備用金管理制度執(zhí)行不到位，常會出現(xiàn)超過規(guī)定期限多次催收未果、舊欠未還借新款、原借原還以及非正式職工借支備用金的情況，不僅會占用企業(yè)資金，甚至可能引發(fā)違法亂紀事件。作者基于多年財務管理經(jīng)驗，結合企業(yè)備用金管理實際情況、存在的現(xiàn)實問題以及管理難點，以備用金風險防范為落腳點，多維度地探索備用金管理的主要方法，不僅用于防范資金風險，同時也有利于防范經(jīng)營風險，供借鑒。

【關鍵詞】備用金管理；財務管理方法；風險防范

企業(yè)備用金管理難度不大，相應管理制度也比較健全完善，其管理風險主要來源于企業(yè)對備用金管理制度理解不透徹、把關不嚴、執(zhí)行力不強，可能引發(fā)相關風險。

一、落實借款身份管理，防范企業(yè)風險

在備用金管理制度中，明確規(guī)定了企業(yè)備用金借款主體系職能部門或企業(yè)員工。但在實際工作中，通常僅有企業(yè)人力資源部才能掌握企業(yè)全部員工的準確信息，而管理層及財務人員均難以掌握所有員工身份信息，這便在一定程度上影響到備用金借支的審批控制效果。因此，在備用金借支審批流程中，應當增加人力資源部審核崗，以保證對借款人身份的有效認證。

備用金管理制度之所以需要明確備用金借款人身份，主要系由于企業(yè)管理制度或內(nèi)部控制制度對編外人員的約束力不強，可能出現(xiàn)備用金使用不當、挪作他用和不能正常歸還，甚至出現(xiàn)壞賬而給企業(yè)造成損失等風險。實際工作中，應明確備用金借款部門負責人和人力資源部對備用金借款人的身份認證職責。因此，在備用金審批流程中，應當配置部門負責人與人力資源部的審批崗，以保證流程與制度規(guī)定職能的匹配性，保證制度條款規(guī)定的管理職能落實到流程操作過程中。

二、精細化備用金借款額度控制，提高資金運營效率

隨著企業(yè)管理日趨完善，備用金不合理占用事件越來越少；但隨著企業(yè)發(fā)展與經(jīng)營規(guī)模擴張，備用金使用范圍與頻次也會相應增加。因此，從長遠規(guī)范考慮，企業(yè)應推行精細化備用金額度控制。在我們的制度中，常會出現(xiàn)備用金借款不得超過3萬元或5萬元，這樣的規(guī)定太過于籠統(tǒng)，不能保證把備用金借支額度控制在一個合理且科學的區(qū)間范圍之內(nèi)，一定程度上會影響到資金運營管理效果或增加備用金不合理占用。

備用金額度控制系備用金管理的缺點，其合理與否會影響到后續(xù)一系列的管理動作。立足于業(yè)務管理需要與長遠考慮，企業(yè)業(yè)務部門和財務部門應結合企業(yè)各類業(yè)務，結合實際管理與工作經(jīng)驗，依據(jù)業(yè)務管理標準或規(guī)范和經(jīng)驗判斷，密切聯(lián)系實際，建立區(qū)分不同類型業(yè)務且體現(xiàn)差異化管理的備用金借支區(qū)間控制額度，盡量保證其合理性和科學性，以達到從源頭壓降備用金管理風險的目的。

在實際工作中，建立差別化的備用金借款控制額度，應當以業(yè)務部門為主、財務部門為輔，協(xié)同完成建設工作。在額度控制上，各部門負責人、財務部以及公司領導履行共同審核審批的管理職責。

三、強化備用金業(yè)務真實性管控，保證資金運營安全

企業(yè)備用金無論用于哪一個方面，都應當遵循業(yè)務發(fā)生客觀真實原則。在備用金借支使用真實性保障上，主要依靠業(yè)務部門及管理層予以保證，而備用金使用部門或單位的負責人為首要控制責任人。

借支備用金審批依據(jù)為借款申請單，不同用途的備用金，其所需填制內(nèi)容不應該完全相同。用于工程施工備用金，企業(yè)應對其申請單從借款人、工程項目名稱、施工期限、參與人員、借款用途、借款期限、預支金額等進行規(guī)范和控制；用于出差或辦理其他公務事項，應由借款人依據(jù)其出差或公務事項的具體內(nèi)容，規(guī)范填制申請單。在實際工作中，備用金借支用于業(yè)務客觀真實性保證的控制節(jié)點分別為、申請單、審批人以及佐證附件材料。通常情況下，規(guī)范完整填制備用金借支申請單是基本保證，業(yè)務部門和管理層對其審核審批控制是一種權力約束。企業(yè)還可以考慮在申請單后附相關業(yè)務合同、協(xié)議及相關文件或單據(jù)等佐證資料以確保其真實性。

四、嚴控備用金原借原還，預防挪用資金風險

企業(yè)備用金原借原還現(xiàn)象，從外在形式上看似乎并無不妥之處，但這種情況若不去嚴肅認真對待，有可能引發(fā)比較嚴重的后果。備用金原借原還，可能由于不同原因造成：其一，企業(yè)備用金管理制度未作明確規(guī)定，可能導致企業(yè)內(nèi)部在前端借支備用金管理的隨意性，發(fā)生原借原還問題；其二，企業(yè)備用金管理制度明確規(guī)定，但在制度執(zhí)行過程中，沒有得到足夠重視，實際操作將費用報銷業(yè)務與備用金歸還業(yè)務強行分離開來，造成外在形式上的原借原還；其三，也是最嚴重的情況，企業(yè)借支備用金管控不當，未能從備用金借支使用的客觀真實性上進行把控，導致備用金被用于家庭資金周轉(zhuǎn)、投資或者購置其他私自物品等，而后在財務催促清理壓力下，被迫原借原還備用金。

原借原還備用金，內(nèi)在隱藏著公款私用風險，而部分領導對這種情況未能足夠重視，甚至主觀認為，能收回備用金總比不能收回要好。公款私用，超過法定期限，就可能構成挪用公款或侵占資金，性質(zhì)比較嚴重，而很多員工對這些法律規(guī)定，并不清楚。所以，嚴格控制原借原還，不僅系企業(yè)備用金管理需要，也是保護企業(yè)職工之需。

五、實行備用金常態(tài)化管理，保障制度全面落地

實行備用金常態(tài)化管理，主要應從制度健全性、流程執(zhí)行性和財務管理常態(tài)化三個方面進行。制度健全性是管理標桿，流程執(zhí)行性是效果體現(xiàn)，財務管理常態(tài)化是風險控制的必要補充。

首先，無論是管理制度還是內(nèi)部控制制度，都是需要隨著外在環(huán)境和內(nèi)在要求的變化而不斷調(diào)整、完善和補充。企業(yè)備用金管理制度，也應當隨著外部檢查監(jiān)管力度的加大，以及企業(yè)經(jīng)營業(yè)務范圍擴大、管理要求提升等情況，而不斷進行建設完善。同時企業(yè)應當促進制度條款約束精細化建設，以提高制度可操作性。

其次，要明確流程是管理的手段或方法。備用金管理制度明確的各部門及相關崗位的管理職能或職責分工，均要配置在備用金管理的相關控制流程節(jié)點上，若不能實現(xiàn)此功能，備用金管理效果會大打折扣。只有將制度規(guī)定和管理思想，合理配置到對應的流程上，實現(xiàn)流程對備用金過程管控功能，才能體現(xiàn)制度控制與約束作用。

最后，制度的健全完善和流程的過程管控，一定程度上保證了備用金管理效果，但是，卻不能說百分百的保證，因此，財務部門需要發(fā)揮財務管理和監(jiān)督作用，對其產(chǎn)生或遺漏的一些負面效果予以補充。財務部門應通過按月檢查和分析備用金情況，確保備用金未跨期超過一個月未歸還；通過對臨近一個月可能存在備用金跨期未能報銷歸還的借款人予以提醒；通過對已跨期一個月未能報銷歸還的情況，及時掌握情況，催促業(yè)務部門協(xié)同清理備用金欠款。

總而言之，備用金雖然是企業(yè)經(jīng)營管理過程中一個不起眼的環(huán)節(jié)，但由于涉及資金，其管理不善的風險程度相當高，應當引起企業(yè)的重視，尤其是財務部門與企業(yè)管理層。作者從實際出發(fā)，結合自身管理經(jīng)驗，以存在的問題為起點，以風險防范為導向，重點闡述備用金管理的重要方法及措施，以供財務同行借鑒應用，促進企業(yè)備用金管理日臻完善、管理效果逐步提升。