引言

由于醫(yī)院屬于傳統(tǒng)行業(yè)，因此醫(yī)院的信息化管理程度落后于其他行業(yè)。為積極響應國家發(fā)展信息化管理工作的號召，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的效率，要加強信息化技術在醫(yī)療工作中的應用。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理主要以人工管理為主，對于復雜的醫(yī)院人事信息，使用人工管理會使得工作量過大，效率低下，也會導致錯誤頻發(fā)現(xiàn)象的發(fā)生，信息也不能得到及時有效的共享。

針對醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問題，需要構建一套高效健全的管理機制，使用現(xiàn)代化信息技術進行管理，在提高工作效率的同時，提高醫(yī)院人事管理工作的規(guī)范程度。本文作者主要對該院利用信息化技術管理人事檔案的經(jīng)驗進行總結，具體報告如下。

1　醫(yī)院在人事檔案管理過程中遇到的問題

目前，我國大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理工作都采用傳統(tǒng)的人工管理的方式，錄入的信息以靜態(tài)資料為主，所記錄的人事信息也多為過去的信息。在當前信息化的大背景下，這種人事檔案管理方式基本上處于淘汰的狀態(tài)。當前在醫(yī)院人事檔案管理過程中還存在很多問題，首先人事信息查詢的效率很低，通過調(diào)查，筆者發(fā)現(xiàn)，很少數(shù)的醫(yī)院在人事檔案管理過程中采用集中式的管理，大多數(shù)的醫(yī)院都是以部門為單位進行自我管理。如果需要對某一個主體的信息進行查詢時，需要聯(lián)系被查詢主體所在的部門，再由所在的具體部門統(tǒng)一上報。當查詢?nèi)藬?shù)較少時，這種方式尚可適用，當需要進行大范圍查詢和歸檔時，則會浪費大量的人力、消耗大量的時間，效率極為低下，基本上這種方式是不可行的。其次，在對人事檔案進行查詢和管理的過程中，很難確保資料的安全性。在查詢?nèi)耸聶n案時，要保證有專職人員全程監(jiān)督，防止人事檔案被銷毀或者涂抹。如果人事檔案遭到涂抹和銷毀，會對未來醫(yī)院的管理工作帶來很大程度的負面影響。除此之外，在人事檔案的歸檔和管理中也存在很大的問題，很多醫(yī)院對于職工個人信息更改，比如人事調(diào)動，學歷晉升和季度年度考察結果的記錄等都不能及時記錄，這對醫(yī)院人事檔案管理工作的推進產(chǎn)生了巨大的阻礙。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，通常使用整卷歸檔的形式，并且檔案多為紙質(zhì)手寫文件，在查詢檔案的時候很容易丟失或者損壞資料。

2　建立完善的電子歸檔、網(wǎng)絡化建設和信息系統(tǒng)

需要提高對醫(yī)院管理人員的重視程度，加快建設電子歸檔機制。需要及時批復并采購醫(yī)院人事檔案管理中需要的硬件，加強對從事醫(yī)院人事檔案管理工作的工作人員和負責人的業(yè)務培訓，使得管理人員成為信息化的管理人員，完成從傳統(tǒng)化管理模式向信息化管理的過渡。由于醫(yī)院電子檔案的內(nèi)容多、種類雜，醫(yī)院的管理人員需要對醫(yī)院管理部門和專職的檔案管理部門進行有效的協(xié)調(diào)，使他們成為一個同一的整體，提高工作效率，實現(xiàn)資料的共建共享，醫(yī)院的工作人員需要給予電子檔案管理足夠的重視，積極參與構建網(wǎng)絡化、信息化人事檔案管理系統(tǒng)的工作中來。原始人事信息的錄入工作主要由人事科和信息科負責，從而形成原始的數(shù)據(jù)庫。此外，信息管理人員需要對數(shù)據(jù)進行分類處理，方便信息查詢?nèi)藛T快速準確的找到相對應的信息。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，要著重提高檔案管理人員的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析能力，在保證工作效率的基礎上增加信息的儲備量，以使得醫(yī)院管理人員做出最正確的人事決策。醫(yī)院要建立完善的電子歸檔管理機制，提高醫(yī)院人事管理人員的工作積極性，對醫(yī)院人事檔案信息的管理內(nèi)容進行擴充，培養(yǎng)工作人員使用信息技術進行信息檢索的能力，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

3　實施醫(yī)院人事檔案信息化管理

醫(yī)院在開始建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)的時候，應該適當聘請計算機的專業(yè)人才，使用計算機技術提高人事檔案管理的效率。在人事信息錄入的時候，要制定相關的標準，便于以后管理工作的開展。此外，要對從事人事檔案管理工作的工作人員進行科學合理的分類，深入研究每一個工作人員的優(yōu)勢、劣勢和工作習慣等，根據(jù)他們的性格特點，專業(yè)和工作能力進行分類，實現(xiàn)工作人員的專業(yè)互補，使得老員工和新員工搭配工作，采用“老帶新”的模式，鼓勵老員工向新員工傳授工作經(jīng)驗，以便新員工能夠更快更好的投入到工作狀態(tài)中去，從而提高整個醫(yī)院的工作效率和工作質(zhì)量。

4　結束語

在信息化的大背景下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不再適用。醫(yī)院應該努力實現(xiàn)傳統(tǒng)模式向信息化人事檔案管理新模式的過渡，積極建立完善的電子歸檔、網(wǎng)絡化建設和信息系統(tǒng)，構建一套高效健全的管理機制，使用現(xiàn)代化信息技術進行管理，在提高工作效率的同時，提高醫(yī)院人事管理工作的規(guī)范程度，推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。