于紅波

濟(jì)寧市技師學(xué)院 山東濟(jì)寧 272000

1 中職教育中檔案管理的問題

1.1 檔案管理方法問題

在中職教育檔案管理中，很多院校并未設(shè)置專門的檔案室，只是在文秘工作的辦公室內(nèi)配備幾個(gè)檔案柜。由于辦公室人員眾多，容易對(duì)檔案設(shè)施及檔案資料進(jìn)行磨損，這樣不僅不規(guī)范，也無(wú)法滿足檔案管理的保密性原則。此外，在檔案管理方法上，檔案管理人員在歸類、整理、保存和查詢檔案的時(shí)候，也沒有引入智能化管理系統(tǒng)，這也在一定程度上影響了檔案管理的效果。

1.2 檔案意識(shí)較為淡薄

中職學(xué)校的定位是為了更好地開展職業(yè)教育教學(xué)以及為廣大學(xué)生提供更好的就業(yè)指導(dǎo)。加之最近幾年，普通高中的入學(xué)率全面提升，進(jìn)而導(dǎo)致中職學(xué)校在招生方面出現(xiàn)了一定的困難，生源缺乏、生源質(zhì)量成為困擾學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的主要問題。在這樣的背景之下，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更加重視的是招生與教育教學(xué)的改善，所以很難重視學(xué)校檔案管理工作[1]。雖然說(shuō)中職學(xué)校的檔案管理工作不能產(chǎn)生直接的效益，也無(wú)法提升學(xué)校的知名度與影響力，但是作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其重要性不言而喻。由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理不規(guī)范、不科學(xué)，檔案管理整體水平低下。

1.3 中職學(xué)校檔案管理信息化水平較低

檔案管理工作往往無(wú)法得到中職學(xué)校的重視，所以在資金、人力、物力方面投入比較少，其中關(guān)于信息化建設(shè)方面的投入更少，導(dǎo)致信息化水平低下，主要體現(xiàn)在這些方面：沒有根據(jù)中職學(xué)校檔案工作的特點(diǎn)，建立對(duì)應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)；沒有配置對(duì)應(yīng)的信息化設(shè)備；沒有建立相應(yīng)的信息化管理與維護(hù)團(tuán)隊(duì)；其中部分檔案沒有及時(shí)掃描上傳，在使用的過(guò)程中，只能通過(guò)查閱案卷目錄進(jìn)行查找，手工進(jìn)行檢索，其效率低下，不利于當(dāng)前檔案管理的發(fā)展。檔案信息化建設(shè)資金投入比較大，對(duì)于很多中職學(xué)校來(lái)說(shuō)具有一定的負(fù)擔(dān)，難以承受或者有心無(wú)力。目前，很多中職學(xué)校只是建立了初步的信息化檔案管理體系，將其中一部分基建檔案的圖紙進(jìn)行掃描，形成了電子版檔案資源，但是還有很多檔案信息依然以實(shí)體形態(tài)進(jìn)行保存。

2 對(duì)策

2.1 完善檔案管理的工作機(jī)制

中職學(xué)校想要使檔案管理工作更加有效，首先需要對(duì)檔案管理工作提高認(rèn)識(shí)，學(xué)校應(yīng)該組織全員通過(guò)對(duì)相關(guān)法規(guī)的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理工作系統(tǒng)加深了解，并通過(guò)對(duì)相關(guān)法律知識(shí)擴(kuò)大宣傳的力度，使全員加強(qiáng)中職學(xué)校發(fā)展中檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，并對(duì)檔案管理工作引起重視。同時(shí)還應(yīng)該建立檔案管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步健全完善考核和應(yīng)該績(jī)效的機(jī)制，中職領(lǐng)導(dǎo)作為主要負(fù)責(zé)檔案管理機(jī)構(gòu)的工作者，應(yīng)該聯(lián)合各處室和負(fù)責(zé)人積極參與，并在各個(gè)中職學(xué)校的科室設(shè)置，包括工會(huì)、團(tuán)總支、培訓(xùn)處、教務(wù)處、政教處等的兼職檔案員。另外，還應(yīng)建立健全的考核與評(píng)估績(jī)效的機(jī)制，通過(guò)細(xì)化考核指標(biāo)，使其可操作性進(jìn)一步提升，并根據(jù)實(shí)際情況采取合理的措施獎(jiǎng)勵(lì)和處罰檔案管理工作達(dá)標(biāo)與不達(dá)標(biāo)的部門，使檔案管理借閱、立卷與保密更加具有規(guī)定性、標(biāo)準(zhǔn)性和條例性。

2.2 創(chuàng)新檔案管理方法

為了更好地開展中職教育檔案管理，先進(jìn)的檔案管理理念和方法不可或缺。一方面，要做好檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作。針對(duì)檔案管理所需的專業(yè)檔案室以及存儲(chǔ)柜等進(jìn)行完善，確保滿足規(guī)范化檔案管理需求。另一方面，要注意引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作的準(zhǔn)確性和效率，降低檔案管理成本，這是更好開展檔案管理信息化建設(shè)的重要保障。

2.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的力度，有利于檔案管理、查閱以及使用。原件掃描是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，從而降低對(duì)原件的使用率，不僅起到了對(duì)原件的保護(hù)作用，同時(shí)也方便后續(xù)查閱與使用。檔案管理信息化建設(shè)能夠讓檔案信息更加全面、詳細(xì)，有利于對(duì)檔案信息進(jìn)行二次開放，進(jìn)而為中職學(xué)校行政管理與教育教學(xué)工作開展提供更好的服務(wù)。中職學(xué)校還需要意識(shí)到檔案信息化建設(shè)，要做到與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際情況，逐步加強(qiáng)資金與人力方面的投入。檔案作為基礎(chǔ)性工作，只要基礎(chǔ)做的好，其他工作便能更加有效率地開展[2]。

2.4 制定檔案材料具體歸檔時(shí)間、范圍以及質(zhì)量要求

增強(qiáng)對(duì)人事檔案整理收集工作，對(duì)人事檔案具體內(nèi)容進(jìn)行不斷擴(kuò)充，打破以往單一內(nèi)容，對(duì)過(guò)去分散局面加以改變。中職院校需要將那些可以真實(shí)反映干部廉、績(jī)、勤、能、德這些檔案材料加以真實(shí)反映，及時(shí)歸到相關(guān)人員檔案當(dāng)中，并且注重把教師業(yè)務(wù)以及實(shí)際教學(xué)期間取得的科研成果以及突出業(yè)績(jī)、可以對(duì)教職工整體工作能力加以反映的各類材料全部加入人事檔案當(dāng)中，以此來(lái)對(duì)材料的規(guī)范性以及系統(tǒng)性加以保證，促使中職院校當(dāng)中人事檔案變成人才資源的儲(chǔ)備庫(kù)，同時(shí)也促使收集工作變得更加規(guī)范化以及制度化，進(jìn)而為了解、干部任免以及考察提供依據(jù)。在人事檔案當(dāng)中，材料齊全以及內(nèi)在質(zhì)量通常會(huì)涉及到各個(gè)部門，這僅靠檔案部門努力難以達(dá)到。因此，檔案管理方面人員需增強(qiáng)和學(xué)校當(dāng)中各個(gè)部門間的聯(lián)系，對(duì)材料具體形成規(guī)律加以掌握，構(gòu)建順暢的收集渠道，當(dāng)組織部門完成任用干部相關(guān)考察工作之后，需把干部職務(wù)考察材料以及呈報(bào)表交給人事部門。同時(shí)，各部門在相關(guān)手續(xù)完備以后，把檔案材料交到人事部門，進(jìn)而對(duì)人事檔案運(yùn)用價(jià)值加以體現(xiàn)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，中職學(xué)?？茖W(xué)合理的檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，它可以使學(xué)生思想認(rèn)識(shí)得到提升，加快改革教學(xué)體制的步伐，為學(xué)生步入社會(huì)提供歷史依據(jù)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，所以相關(guān)人員應(yīng)對(duì)當(dāng)前中職檔案管理工作的問題引起高度重視，通過(guò)強(qiáng)化宣傳及管理制度的制定，用科技手段提升學(xué)生收集和管理檔案的質(zhì)量及錄入和保管檔案的水平，使中職學(xué)校的檔案管理工作發(fā)揮出最大的價(jià)值。