張志偉

摘要：繁重起來(lái)。怎樣正確、有效的開展檔案管理工作成為當(dāng)下重點(diǎn)研究課題。本文將主要圍繞中職學(xué)校檔案管理辦公自動(dòng)化工作中存在的問(wèn)題展開分析，并提供具體應(yīng)對(duì)對(duì)策以供參考。旨在提高管理效率和質(zhì)量，確保學(xué)校各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；辦公自動(dòng)化

引言：

科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展帶動(dòng)中職院校對(duì)檔案管理工作提出了較高要求，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、電子化建設(shè)是其現(xiàn)階段發(fā)展的主要目標(biāo)。所謂辦公自動(dòng)化，是指通過(guò)人為力量把互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和實(shí)際文檔信息的虛擬儲(chǔ)存與實(shí)體結(jié)合起來(lái)。此種技術(shù)的結(jié)合需要相關(guān)人員不斷創(chuàng)新技術(shù)，積極吸取成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)。

一、目前我國(guó)中職學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）有效信息被泄露

此問(wèn)題是中職學(xué)校檔案管理中亟需解決的首要問(wèn)題，同時(shí)也是計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域中長(zhǎng)久未治的詬病。先保密，再服務(wù)是傳統(tǒng)人工檔案管理和辦公的核心理念，這樣一來(lái)便會(huì)大大增加工作人員的工作量，并干擾其他工作的順利運(yùn)作。尤其是對(duì)部分限制級(jí)別的個(gè)人信息和檔案而言，其的外泄能嚴(yán)重影響當(dāng)事人的正常生活和工作。例如：學(xué)生學(xué)籍信息被泄露，不良人員會(huì)用其實(shí)施違法行為，為學(xué)生造成較大影響。另外，沒(méi)有入侵檢測(cè)、防火墻等安全設(shè)施的保護(hù)，無(wú)法保證信息安全。

（二）用戶服務(wù)反饋和監(jiān)督機(jī)制方面的不足

中職學(xué)校檔案管理在真實(shí)世界中讓被服務(wù)者增加了對(duì)互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的了解，卻拉開了和管理人員的距離。此種溝通雖然減少了龐大的工作量，但卻也缺少了被服務(wù)者對(duì)此項(xiàng)工作和有關(guān)工作人員的監(jiān)督，這種小小的縱容，會(huì)嚴(yán)重制約自動(dòng)化檔案管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。而實(shí)際中的自動(dòng)化檔案管理建議、監(jiān)督的反饋一般都來(lái)自于Email或者門戶留言。其中前者的反饋往往被直接忽視或是應(yīng)付了事的恢復(fù)，甚至有些被服務(wù)對(duì)象在接到恢復(fù)時(shí)早已不記得當(dāng)時(shí)的情況。后者在門戶平臺(tái)上難以被發(fā)現(xiàn)，就算是被服務(wù)對(duì)象有不同見解和建議都無(wú)處告知。所以，學(xué)校檔案相關(guān)管理制度、規(guī)范、規(guī)程、安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等的制定是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作。

（三）管理員技術(shù)素養(yǎng)較低

就目前而言，學(xué)校檔案管理辦公化的技術(shù)性、有效性等特征也彰顯出大量急需處理的問(wèn)題。第一，管理者技術(shù)素養(yǎng)問(wèn)題，此工作對(duì)從業(yè)人員自身的技術(shù)水平和素養(yǎng)有著較高要求，如對(duì)計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)的掌握，操作平臺(tái)和軟件的應(yīng)用、信息搜索與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的水平等等。這些技術(shù)是勝任工作的基本條件，也是促進(jìn)辦公自動(dòng)化發(fā)展的驅(qū)動(dòng)力。現(xiàn)階段，很多管理者的思想和技術(shù)依然滯留在過(guò)去工作中，無(wú)法理解和使用新興技術(shù)，缺少信息開發(fā)運(yùn)用能力與靈活的信息認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理辦公自動(dòng)化的了解少之又少，此狀況不利于學(xué)校綜合發(fā)展，滿足不了時(shí)代進(jìn)步需求[1]。

三、中職學(xué)校檔案辦公自動(dòng)化的應(yīng)對(duì)對(duì)策

（一）加強(qiáng)信息安全保密工作

檔案管理人員可從充分結(jié)合實(shí)際情況有針對(duì)性的選用下面幾種手段：

首先，按照檔案中記載的信息對(duì)保密性的要求差異，劃分出相應(yīng)的保密級(jí)別，從而有針對(duì)性的進(jìn)行檔案加密儲(chǔ)存與查找。

其次，在計(jì)算機(jī)里添加防火墻，因?yàn)橛泻芏嘈畔⒍际谴鎯?chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中的，所以必須要?jiǎng)?chuàng)建出完善的監(jiān)管機(jī)制。

再次，可在系統(tǒng)登錄界面添加密碼認(rèn)證，以此保證信息的保密性。

最后，加大檔案從業(yè)人員的監(jiān)督審查力度，聯(lián)合提高信息的有效性和安全性。在營(yíng)造安全氛圍的過(guò)程中提高其職業(yè)服務(wù)水平，讓被服務(wù)者不必?fù)?dān)心信息被外泄，盡情享受優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）不斷完善用戶反饋和監(jiān)督機(jī)制

中職學(xué)校管理一定要把制定完善的監(jiān)督機(jī)制列進(jìn)教學(xué)管理制度中，并把此項(xiàng)工作落實(shí)到具體人頭上，當(dāng)做評(píng)測(cè)教學(xué)效率和質(zhì)量的主要參考根據(jù)。教學(xué)活動(dòng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)化的行為模式，需要監(jiān)督機(jī)制實(shí)時(shí)發(fā)揮作用，確?；顒?dòng)正常進(jìn)行。就檔案管理工作而言，管理人員首先要加強(qiáng)自我監(jiān)督，廣泛爭(zhēng)取有效意見。另外，要重視信息的反饋，鑒于反饋人員大部分都是辦公自動(dòng)化檔案管理的應(yīng)用人，其提出的建議通常就是探究的重點(diǎn)。身為一名優(yōu)秀的管理人員，必須要對(duì)留言板塊予以高度關(guān)注，及時(shí)回復(fù)郵件。這里所說(shuō)的及時(shí)，具體是指要根據(jù)不同情況設(shè)置回復(fù)時(shí)間，實(shí)行登記制度，優(yōu)化監(jiān)督對(duì)策。

（三）提高管理員技術(shù)素養(yǎng)

伴隨科學(xué)技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的普遍運(yùn)用，計(jì)算機(jī)頂替可過(guò)去人為操作變成辦公自動(dòng)化的主要用具。所以，學(xué)校要想實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，必須要建設(shè)一支高素養(yǎng)的技術(shù)人才團(tuán)隊(duì)，這對(duì)提高整體管理水平方面有著重要意思。檔案管理工作人員時(shí)檔案標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)管的主體，全方位加強(qiáng)其文化水平與技術(shù)素養(yǎng)，是提高檔案工作效率和質(zhì)量的必經(jīng)之路。相關(guān)人員不僅要擁有豐富的理論知識(shí)，還要掌握先進(jìn)的辦公自動(dòng)化管理技術(shù)?？蓮囊韵聨追矫嫒胧郑?/p>

首先，學(xué)校要為相關(guān)工作人員提供培訓(xùn)和再教育的平臺(tái)和契機(jī)，讓其能勝任本職工作；其次，激勵(lì)其向其他企業(yè)學(xué)習(xí)和借鑒成功的管理經(jīng)驗(yàn)，開闊工作人員的視野，不斷學(xué)習(xí)新理念和新技術(shù)。最后，利用理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐培訓(xùn)相融合的形式，讓檔案管理人員能深刻認(rèn)識(shí)到此工作在學(xué)校發(fā)展中的重要性，學(xué)會(huì)怎樣應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、保密技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，包括相應(yīng)的保護(hù)措施等等。推動(dòng)其順利落實(shí)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的自動(dòng)化監(jiān)管工作，進(jìn)一步提高管理水平[2]。

結(jié)論：

綜上所述，我國(guó)中職學(xué)校發(fā)展日新月異，檔案管理辦公自動(dòng)化工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和契機(jī)。相關(guān)人員必須要及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，不斷提高自身綜合素質(zhì)，以此確保檔案工作落實(shí)到位，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)。對(duì)于實(shí)踐中存在的問(wèn)題要全面分析，研究出科學(xué)合理的解決對(duì)策，可從加強(qiáng)信息安全保密工作、不斷完善用戶反饋和監(jiān)督機(jī)制、提高管理員技術(shù)素養(yǎng)等方面入手，全面提高工作水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋麗，全娜.淺談加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理建設(shè)[J].廣東職業(yè)技術(shù)教育與研究，2015 （01）：16-17.

[2]湯惠玲.淺談中職學(xué)校檔案管理辦公自動(dòng)化中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013 （07）：165+167.