孫明璐

中國地質(zhì)調(diào)查局沈陽地質(zhì)調(diào)查中心 遼寧沈陽 110000

1 人事檔案管理工作的重要意義

1.1 人事檔案準確反映個人成長經(jīng)歷

人事檔案記錄著一個人成長過程中所必經(jīng)的重要階段，無論任何方面任何階段的材料，均按時間順序分門別類被一一記錄在案。同時，由于人事檔案隨著升學、工作而不斷轉(zhuǎn)遞、補充，文件材料經(jīng)常更新，因此它不僅具有其他材料所不具備的全面性，還有著極強的連續(xù)性。可以說，人事檔案是一部不帶主觀情緒的回憶錄，準確反映個人成長的歷程。

1.2 人事檔案客觀評價職工基本狀況

檔案作為重要輔助工具，在人事部門日常工作中起著不可忽視的重要作用。由于其記載內(nèi)容真實客觀，往往能夠展現(xiàn)出職工在工作學習中的全貌，有助于人事部門對其進行進一步的考察和綜合性判斷。在制定人才發(fā)展戰(zhàn)略過程中，檔案記載內(nèi)容也是職工任免、定級的重要參考依據(jù)。總之，人事檔案客觀評價職工基本狀況，為用人部門提供了有效的借鑒。

1.3 人事檔案為制定人才培養(yǎng)戰(zhàn)略提供保障

正因為人事檔案對職工和用人部門都意義重大，所以無論在人才招聘還是人才培養(yǎng) 上，都作為重要憑證發(fā)揮著不可忽視的作用。了解擬錄用人員的教育背景、工作經(jīng)歷和政治面貌，需要到對方單位查閱人事檔案；開展干部的定崗、任免、調(diào)動，更需要通過檔案對其人品、能力進行大致了解。在對整個單位職工的大致經(jīng)歷有所掌握后，人事部門才會根據(jù)信息制定人才隊伍建設(shè)戰(zhàn)略方案，以此使得職工個人能力得到最大化提升，保證人才能夠在合理的范圍內(nèi)進行流動，實現(xiàn)人力資源配置的最優(yōu)化。

2 人事檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理工作創(chuàng)新性不夠

目前，大部分單位檔案管理人員能夠按照科學分類方法對檔案材料進行分類歸檔，并嚴格按照保密條例對檔案室進行日常管理。但隨著工作細化，傳統(tǒng)的查檔方法已滿足不了日益增加的查閱需求，手動查檔效率低下、易于出錯，耽誤大量其他工作時間。有些單位檔案保管環(huán)境狹窄潮濕，未配備滅火器材，歸檔分類如不及時，則造成一定的安全隱患。陳舊的思想制度和管理模式已經(jīng)無法滿足當下檔案管理工作的要求，亟需單位相關(guān)部門轉(zhuǎn)變思想，創(chuàng)新方式方法，利用新技術(shù)、新手段開展檔案工作。

2.2 檔案管理人員能力有限

隨著單位職工需求量增加、流動量增大，人事檔案轉(zhuǎn)遞次數(shù)增多，工作量也隨之加大。但檔案管理人員的數(shù)量有限，導致無法提升工作效率和水平。部分單位不注重檔案管理，將缺乏檔案管理經(jīng)驗的人員調(diào)動到檔案崗位，使得檔案工作缺失專業(yè)性和連續(xù)性，也有單位將檔案管理工作交由部分人員兼職管理，由于身兼他職，也影響了檔案管理工作的價值和質(zhì)量。

2.3 人事檔案管理工作的信息化水平不高

信息化雖然是檔案管理工作的新趨勢，但是部分單位的制度、管理方法及專業(yè)技能依然停留在過去。有些單位認為檔案信息化建設(shè)耗時耗力，并沒有太大意義和效果；有些單位單純認為檔案信息化僅僅是數(shù)字化、電子化的過程，忽視數(shù)據(jù)庫和信息平臺的建設(shè)；有些單位意識到信息化的重要意義，卻缺乏專業(yè)化的管理人員作為信息化建設(shè)的中堅力量來進行基礎(chǔ)工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料和手工分類管理的方法降低了人事檔案工作的效率，同時也影響了對整個單位人才隊伍建設(shè)情況的分析考量。

3 人事檔案管理工作應采取的積極措施

3.1 樹立人事檔案管理的重要意義

人事檔案是國家、集體和個人合法利益的書面材料，是每一個人一生功過經(jīng)歷的紀實。人事檔案的真實性和連續(xù)性，決定了其在人事管理工作上的重要價值；因此，樹立人事檔案管理的重要意義，利用先進手段，提高工作效率，保證工作質(zhì)量，維護人事檔案的準確性、連貫性、完整性，保證人事檔案的客觀性、秘密性、嚴肅性，是作為人事檔案工作者應當擔負的責任。管理人員作為檔案這本書的記錄者，應該嚴肅面對歷史的每一道痕跡，客觀公正、毫無保留地記錄在冊并供后人借鑒參考。

3.2 積極培養(yǎng)檔案專業(yè)化人才

僅僅依靠傳統(tǒng)手段和技能在新形勢下進行檔案管理工作已并不能滿足工作要求，除硬件設(shè)施需要建設(shè)改造，人才培養(yǎng)更成為了創(chuàng)新檔案工作的重要基礎(chǔ)。先進的系統(tǒng)設(shè)備和前沿的技術(shù)理論已經(jīng)為檔案工作指明了未來的道路，急需緊缺的檔案專技人才成為一個單位人才隊伍建設(shè)中不可缺失的分子。單位應積極組織檔案工作人員學習培訓，更新專業(yè)知識和管理手段，掌握最新的檔案管理技能。不斷開闊視野，提升水平，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，將檔案管理工作從陳舊思維中解放出來，從純手工操作中脫離出來，與科學技術(shù)和信息技術(shù)關(guān)聯(lián)到一起，讓檔案工作充滿科學性和靈活性，提高標準化和規(guī)范化水平，不斷為職工的成長進步和單位發(fā)展服務。

3.3 加強信息化建設(shè)管理手段

信息化建設(shè)是人事檔案管理工作的必經(jīng)之路和必然要求，人事檔案管理應積極應用信息化手段，根據(jù)單位自身需求進行適當變革創(chuàng)新。檔案信息資料的電子化、數(shù)字化有助于信息查閱，提高工作效率；建立健全人事數(shù)據(jù)庫則對人才隊伍建設(shè)、全員基本情況有積極影響和全面掌握；建設(shè)數(shù)據(jù)信息平臺則有助于互通有無，資源共享?？傊?，檔案電子信息化有利于人事部門對檔案信息進行整合分析、形成一體化、動態(tài)式、專業(yè)化的管理模式。

4 結(jié)語

隨著社會形態(tài)發(fā)展變動，人員流動性不斷增強，人事檔案的專業(yè)性也在逐漸凸顯。提高對檔案工作的重視程度，完善檔案整理過程中的細枝末節(jié)，制定行之有效的措施方案，保障人事檔案的安全秘密，是檔案管理人員應盡的義務和責任。在人事檔案工作過程中，應盡可能多學習前沿檔案管理知識，掌握相關(guān)政策規(guī)定及技能，將檔案信息資料妥善保管、合理運用，保證檔案作為人事工作的“指向標”和單位人才隊伍建設(shè)的“助力器”，能夠發(fā)揮出更大的價值，積極為單位發(fā)展服務。