馬曉艷

金堆城鉬業(yè)集團(tuán)有限公司 陜西渭南 714102

1 企業(yè)辦公室的作用與價值

辦公室是企業(yè)的重要后勤保障部門。各方面的信息、各種動態(tài)信息和信息將在辦公室融合。辦公室管理員需要幫助上級以及職能部門，提高他們的工作效率和質(zhì)量，進(jìn)而能夠成為辦公室的“管家”，并同步做好辦公室上傳下達(dá)工作。辦公室能夠做好安全、省錢、省時、滿意的工作，才能真正體現(xiàn)企業(yè)的辦公價值。

2 企業(yè)行政管理存在的問題

2.1 管理者的管理意識低

通常管理者的管理意識強(qiáng)弱決定了一項管理工作是否科學(xué)合理和效率的高低，管理者具有良好的管理意識是一項良好素質(zhì)。當(dāng)管理者的管理意識足夠精細(xì)，管理工作才能夠深入貫徹的執(zhí)行，能夠充分考慮到各方面的因素以及需要，并及時提出解決方法，提高管理工作的效率。因此管理者的管理思想是管理工作精細(xì)化的客觀條件。然而通過實(shí)際工作中調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多企業(yè)中的管理層人員通常缺乏精細(xì)化的管理意識，對一些可以高效率完成的管理工作，由于缺乏管理意識操作，導(dǎo)致管理工作進(jìn)行的緩慢拖沓，甚至無法進(jìn)行。

2.2 管理制度不夠健全

通過分析大多的企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)圖，會發(fā)現(xiàn)了解到很多組織結(jié)構(gòu)都偏粗劣，很多部門的管理工作有特別大的相似性，而且管理工作的敘述概念較籠統(tǒng)，一般都沒有針對不同的辦公室制定不同的管理辦法。因此導(dǎo)致管理人員的工作同樣概念模糊籠統(tǒng)，在一些方面無法做到面面俱到，工作更無及談精細(xì)、創(chuàng)新。同樣的在某一部門中，管理人員對于低層管理人員分工不夠明確，責(zé)任落實(shí)不具體，因此對于激發(fā)工作人員的積極性也不利，對于管理工作的開展也帶來了一定程度的消極性。管理工作一部分內(nèi)容是對工作人員的獎懲，存在的問題便是績效考核制度明確卻缺乏考核執(zhí)行，盡管制定了績效考核制度，然而在具體的實(shí)踐工作中卻無序混亂，落實(shí)不到具體。

2.3 管理目標(biāo)模糊

在人的需求層次理論中，刺激引發(fā)需求，需求決定動機(jī)，而動機(jī)則決定了一個人的行動。動機(jī)即目的、目標(biāo)，如果沒有明確的目標(biāo)，則無法實(shí)施有效的行動，因此有一個明確的目標(biāo)，對于企業(yè)的辦公室行政管理工作來說也是非常重要的。然而普遍存在的問題就是辦公室行政管理工作中，管理工作沒有明確的目標(biāo)，僅憑經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行管理工作，脫離實(shí)際，既而也增加了管理工作的負(fù)擔(dān)，又無法有效的完成管理工作。

3 完善企業(yè)辦公室行政管理的措施

3.1 加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)

負(fù)責(zé)企業(yè)辦公室行政管理的人員可以說是企業(yè)發(fā)展的核心。因此，企業(yè)在發(fā)展中應(yīng)重視“以人為本，和諧發(fā)展”的理念，減少員工在工作中的加班時間，保護(hù)員工的合法權(quán)益不受侵犯。此外，有必要提高員工的福利水平，關(guān)注員工的生活，組織一些活動，加強(qiáng)管理人員與基層員工之間的協(xié)調(diào)與溝通，以增進(jìn)員工之間的友誼，互幫互助。這樣，合作方之中的一些員工也可以體驗(yàn)到一種舒適和諧的辦公文化，感受到企業(yè)文化的人文關(guān)懷和尊重。從長遠(yuǎn)來看，員工對企業(yè)的忠誠度會得到提高，員工會更愿意留在工作崗位上，并有更多的精力投入到自己的工作中。這樣不僅增強(qiáng)了員工之間的感情，而且更好地激發(fā)了公司管理者的誠信工作，也有助于公司開展更多的工作。

3.2 加強(qiáng)和完善企業(yè)辦公室的行政管理體制

建立一個合理、完善的管理體制是一個好企業(yè)的重要組成部分。有一套完整的行政管理體系，不僅可以明確員工的具體任務(wù)和工作時間，而且可以明確劃分員工的職責(zé)，使工作分配給每個人都能使員工有使命感和合作意識。此外，通過建立管理體系，完善了行政人員解決工作中的問題的能力，建立了管理人員理性思考的能力。通過總結(jié)各利益相關(guān)者的建議，總結(jié)企業(yè)管理的解決方案，優(yōu)化行政管理解決方案，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，建立行動指導(dǎo)和制度，進(jìn)而提高企業(yè)辦公室的效率和質(zhì)量。

3.3 企業(yè)辦公室所有行政人員的服務(wù)意識

企業(yè)辦公室是各類工作和決策的監(jiān)督者和執(zhí)行者。它不僅是協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，監(jiān)督日常工作，而且是整個企業(yè)的“物流中心”，為企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供各種服務(wù)。它的服務(wù)意識是調(diào)節(jié)各部門關(guān)系的基本力量，也可以很好的替代政策層對人員的尊重和關(guān)注。當(dāng)管理者對自己嚴(yán)格要求時，企業(yè)需要培訓(xùn)管理人員，提高他們的服務(wù)意識，幫助管理者實(shí)現(xiàn)部門的任務(wù)和工作，為專業(yè)服務(wù)的人創(chuàng)造良好的服務(wù)和舒適的工作環(huán)境。此外，加強(qiáng)管理者的服務(wù)意識也能更好地處理。

3.4 加強(qiáng)企業(yè)辦公室所有行政人員的創(chuàng)新意識和思維突破

辦公室的所有管理人員都需要改變傳統(tǒng)管理的思維，有意識地創(chuàng)新企業(yè)的管理模式。我們可以通過定期或不定期的頭腦風(fēng)暴來分解問題，以形成思維上的突破，增強(qiáng)團(tuán)隊凝聚力。以工作中出現(xiàn)的具體問題為出發(fā)點(diǎn)，具體分析具體問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，總結(jié)正確的工作行為和創(chuàng)新服務(wù)，加強(qiáng)行政團(tuán)隊內(nèi)部的溝通與協(xié)調(diào)。傳統(tǒng)行政工作缺乏靈活性，以強(qiáng)制命令的形式執(zhí)行。今天，企業(yè)管理可以借鑒國外一些企業(yè)的思路，突破傳統(tǒng)習(xí)慣，改變落后的企業(yè)管理理念，鼓勵管理者繼續(xù)為企業(yè)管理提出更新建議。此外，要重視企業(yè)辦公室行政人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高領(lǐng)導(dǎo)水平，提高管理創(chuàng)新意識，體現(xiàn)行政管理人員工作的具體價值。

4 實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的對策

4.1 大力推廣企業(yè)文化

企業(yè)文化是一個企業(yè)的無形資產(chǎn)，好的企業(yè)文化可以讓員工增強(qiáng)歸屬感和工作熱情。在行政化管理中可以加強(qiáng)企業(yè)文化推廣，增強(qiáng)企業(yè)員工的凝聚力?？梢远ㄆ谂e行一些企業(yè)活動來宣傳企業(yè)的精神文化，讓員工在輕松的氛圍里工作，隨時關(guān)注員工關(guān)于工作的一些想法。推廣企業(yè)文化的方式主要可以從以下幾個方面著手：第一，可以通過開晨會，年會的方式來宣講公司價值觀念；第二，可以讓員工進(jìn)行自我總結(jié)，自我評判工作是否達(dá)到了公司標(biāo)準(zhǔn)；第三，建設(shè)公司網(wǎng)站，宣傳公司的思想，方針以及最近公司內(nèi)部發(fā)生地重大事件；第四，進(jìn)行定期的團(tuán)建活動，比如團(tuán)隊聚餐，郊游等活動，在活動中貫穿企業(yè)文化價值觀。

4.2 完善制度化管理

獎懲制度可以對犯錯的員工進(jìn)行約束，也可以激勵優(yōu)秀員工更好的工作。企業(yè)內(nèi)部非常有必要形成一套規(guī)范完整的企業(yè)規(guī)章。只有這樣才能夠保障正常的工作進(jìn)度，促進(jìn)公司良性發(fā)展。對于掌握企業(yè)的商業(yè)機(jī)密的相關(guān)部門員工，企業(yè)一定要加強(qiáng)對其的管理約束。在制定企業(yè)制度的時候要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況考慮，具備可行性和可操作性，制度的建立不是越多越好，也不是越嚴(yán)越好，一定要保證企業(yè)員工大多數(shù)認(rèn)同，可以通過網(wǎng)絡(luò)無實(shí)名投票的方式，考察員工對于某項制度的認(rèn)可度。

4.3 建立科學(xué)的人事組織結(jié)構(gòu)

有競爭力的公司必須是分工明確，人事組織結(jié)構(gòu)科學(xué)的。這就要求企業(yè)一定要對內(nèi)部的人事組織進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。調(diào)整企業(yè)人事組織的過程主要包括以下幾個方面：第一，是形成營銷部門、技術(shù)人員和研發(fā)部門之間聯(lián)系整合的管理形式；第二，是需要監(jiān)立符合市場動態(tài)變化的效益核心運(yùn)行機(jī)制；第三，是根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營要求，設(shè)置編制崗位，對認(rèn)識管理制度進(jìn)行完善，使之更加符合現(xiàn)代社會的發(fā)展要求。第四，在社會中選聘更多優(yōu)秀和有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)性人才。

4.4 激勵員工創(chuàng)造更多價值

建立科學(xué)的激勵制度。適當(dāng)?shù)膶?yōu)秀員工進(jìn)行激勵，可以提高他們的工作熱情，也能夠?qū)ζ渌麊T工進(jìn)行激勵。這就是所謂的“人性化管理”，這樣可以讓員工獲得存在感和歸屬感，激勵他們創(chuàng)造更多的價值。比如，對每個月和每個年度的業(yè)績最高的員工進(jìn)行一定獎勵。

4.5 全面提高員工的素質(zhì)

進(jìn)一步提高員工的綜合素養(yǎng)，從理論學(xué)習(xí)與專業(yè)能力兩方面入手，確立辦公室管理的重要性。作為企業(yè)的管理人員，要為企業(yè)員工提供更多的培訓(xùn)機(jī)會，加強(qiáng)員工在理論知識、技術(shù)操作能力以及素養(yǎng)等方面的培訓(xùn)力度，并把這種技能和素養(yǎng)逐步運(yùn)用到日常工作中，全面提高工作效率和工作質(zhì)量。企業(yè)可以在員工入職前對其進(jìn)行培訓(xùn)，具體可以通過多媒體教學(xué)方式，或者邀請優(yōu)秀員工進(jìn)行演講的方式對員工進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。

5 結(jié)語

總之，行政管理是辦公室高效辦公的重要前提，針對辦公室的工作內(nèi)容繁多的狀況，明確管理職責(zé)，確認(rèn)管理方式，是幫助企業(yè)走出困境的必然之舉?；谵k公室管理工作的重要性，迫使其必須走規(guī)范化、科學(xué)化以及精細(xì)化的道路，建立科學(xué)的企業(yè)內(nèi)部相關(guān)管理規(guī)定，使辦公室管理的精細(xì)化意識能夠有效深入到辦公室人員的思想里，從而提高企業(yè)的管理效率，降低企業(yè)的管理成本，達(dá)到一定的管理成效。所以，辦公室行政管理精細(xì)化思路，可以有效地推動企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)作和發(fā)展。