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        外貿(mào)業(yè)務(wù)中訂艙操作規(guī)范解析

        2018-12-06 17:06:03丁行政
        時(shí)代經(jīng)貿(mào) 2018年29期
        關(guān)鍵詞:信息

        丁行政

        當(dāng)貨代攬貨員接單后,會(huì)將這票貨物運(yùn)輸業(yè)務(wù)移交給貨代操作。貨代操作專業(yè)的訂艙操作能使貨代企業(yè)各部門及其它相關(guān)當(dāng)事人之間明了貨運(yùn)的進(jìn)度、費(fèi)用(包括額外產(chǎn)生的費(fèi)用)、特殊狀況及其處理跟進(jìn),順利完成貨主的托運(yùn)業(yè)務(wù)。貨代操作和各相關(guān)人員都需要明白訂艙操作的重要性,及時(shí)將各項(xiàng)費(fèi)用登記在案,最大限度保證原始訂艙單數(shù)據(jù)的正確性和相符性,以減少后續(xù)的頻繁更改,更改信息耗時(shí)耗力。因此,貨代操作需要明了各種訂艙方式操作,熟悉各個(gè)船公司和訂艙平臺(tái)的操作指南規(guī)定,有效準(zhǔn)確地按照訂艙流程規(guī)范安排貨物出運(yùn),規(guī)避不必要的風(fēng)險(xiǎn)和費(fèi)用。

        一、訂艙方式

        由于電子信息技術(shù)在國(guó)際海運(yùn)行業(yè)的應(yīng)用,現(xiàn)在各大船公司通常鼓勵(lì)用電子訂艙方式,而傳統(tǒng)的傳真和電子郵件僅作為補(bǔ)充和輔助手段。

        (一)電子訂艙(E-Channel)

        1、網(wǎng)上訂艙:登陸船公司官網(wǎng)(如馬士基官網(wǎng)http://www.maerskline.com)或者第三方訂艙平臺(tái)(如http://www.inttra.com等)直接進(jìn)行網(wǎng)上訂艙操作。2、桌面系統(tǒng)訂艙:(如Inttra Desktop Application)客戶無(wú)須上網(wǎng),通過(guò)E-mail發(fā)送的離線訂艙系統(tǒng)訂艙。

        (二)紙面訂艙

        1、傳真訂艙。貨代操作將訂艙單填寫清楚完整傳真至船公司或其代理的相關(guān)客服組。2、電子郵件訂艙。貨代操作將訂艙單填寫清楚完整發(fā)郵件到相關(guān)客服組的郵箱。

        二、訂艙流程規(guī)范

        貨代操作應(yīng)將訂艙操作流程規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,每票貨物運(yùn)輸?shù)挠喤摬僮鲊?yán)格按照訂艙規(guī)范進(jìn)行,以確保及時(shí)有效地完成訂艙。

        (一)審核訂艙信息

        貨代企業(yè)的攬貨員接單后,根據(jù)貨主的訂艙委托書填寫工作流程單,交給貨代操作。貨代操作收到工作流程單,應(yīng)先根據(jù)所選船公司的訂艙操作指南認(rèn)真審核客戶貨運(yùn)詳細(xì)信息,看看有否缺項(xiàng)或錯(cuò)誤,特別是一些國(guó)家或港口海關(guān)的特殊要求。審核無(wú)誤后在船公司網(wǎng)站或訂艙平臺(tái)填寫訂艙信息。貨代操作的訂艙審核應(yīng)認(rèn)真仔細(xì),粗心大意訂錯(cuò)目的港導(dǎo)致索賠事件會(huì)給客戶和公司造成損失,訂錯(cuò)箱型或箱量也會(huì)產(chǎn)生額外的費(fèi)用。

        (二)發(fā)送電子訂艙

        貨代操作進(jìn)行電子訂艙時(shí),應(yīng)盡可能地提供完整和準(zhǔn)確的訂艙信息,以提高訂艙代理的審單效率,加快預(yù)配處理速度。不同船公司的訂艙信息有所區(qū)別,貨代操作需要根據(jù)具體船公司的訂艙操作指南填寫。訂艙信息包括但不限于:船名/航次、箱型/箱量、卸貨港、目的地、運(yùn)輸條款、發(fā)貨人、收貨人、通知人、品名、件/毛/體、約號(hào)、運(yùn)費(fèi)條款、相關(guān)國(guó)家/地區(qū)House BL艙單的發(fā)送方式等等。如有任何特殊要求,可在品名一欄的最后標(biāo)注。

        (三)放艙簽發(fā)裝貨單

        承運(yùn)人或其代理人審核訂艙信息,確認(rèn)無(wú)誤可以接受訂艙后,會(huì)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)(如24小時(shí)內(nèi))進(jìn)行回復(fù)或確認(rèn),表明承運(yùn)貨物的“承諾”。有的承運(yùn)人如中遠(yuǎn)國(guó)際貨運(yùn)有限公司會(huì)以訂艙確認(rèn)書(Booking Confirmation or Booking Acknowledge,B/A)或在訂艙單上加填內(nèi)容表示確認(rèn),更多的是承運(yùn)人或其代理簽發(fā)裝貨聯(lián)單或場(chǎng)站收據(jù)聯(lián)單給國(guó)際貨代表示接受裝運(yùn)申請(qǐng),指示相關(guān)部門放箱。

        (四)集裝箱放箱

        船公司或其代理人在接受訂艙后,即簽發(fā)集裝箱放箱通知書(Container Release Order)連同集裝箱設(shè)備交接單交給貨代操作。如果承運(yùn)人不另給集裝箱放箱通知書,要將放箱信息打于裝貨單確認(rèn)單上(即船公司尚未放艙位給貨代)。國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)可根據(jù)客戶供貨所在地與某個(gè)碼頭比較接近,指定碼頭集裝箱。此時(shí)的裝貨單兼具“集裝箱放箱通知書”功能時(shí),貨代將此裝貨單再傳真給拖車行打提箱單。當(dāng)重箱返場(chǎng)時(shí),返場(chǎng)當(dāng)日叫拖車行回傳確認(rèn)。

        (五)再次確認(rèn)信息

        貨代操作收到船公司簽發(fā)的訂艙確認(rèn)書或裝貨單后,首先要先審核其正誤,再與客戶確認(rèn)做箱時(shí)間、地點(diǎn)和聯(lián)系信息,并發(fā)入倉(cāng)通知單給客戶或?qū)⑴渑摶貑无D(zhuǎn)交客戶,上面寫上確認(rèn)過(guò)的做箱時(shí)間、地點(diǎn),以便客戶與工廠/供應(yīng)商安排裝柜事宜。

        (六)出貨前確認(rèn)運(yùn)費(fèi)和艙位

        因運(yùn)價(jià)變動(dòng)可能引起費(fèi)用增加或旺季爆艙會(huì)出現(xiàn)甩柜或拉貨,即承運(yùn)人取消已確認(rèn)的艙位;或者承運(yùn)人預(yù)留艙位給其大客戶,忽視貨量少的客戶的利益,要求本票貨走下一水船,貨代操作要及時(shí)和承運(yùn)人確認(rèn)。如果原訂的艙位出了問(wèn)題,必須請(qǐng)攬貨員及時(shí)和客戶溝通。如果由于清關(guān)、備貨等不及時(shí)導(dǎo)致重柜返場(chǎng)延遲而造成該次訂艙無(wú)效需走下一水船,承運(yùn)人通常會(huì)同意保留訂艙號(hào)并于裝貨單上注明將此訂艙號(hào)延至下一水,但需付改船附加費(fèi)。國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)不用重訂艙,只要在下一水船的截關(guān)日前直接通知承運(yùn)人即可。二程船訂艙時(shí)一定要保證有艙位;特別要防止大船因爆艙而甩柜的情況。如果客戶的貨物交貨期很急,船期延誤了是很難彌補(bǔ)損失的。

        三、訂艙單證操作要點(diǎn)

        貨代操作在訂艙時(shí),要根據(jù)所選船公司的訂艙操作指南,認(rèn)真填寫相應(yīng)的具體訂艙信息,特別要注意特殊港口的要求。

        (一)品名信息

        船公司通常不接受籠統(tǒng)的商品品名,提供的英文品名應(yīng)盡量具體明確。比如澳洲線不能接受如“GENERAL CARGO”、“CONSOL BOX”等較寬泛的、沒(méi)有真正品名的貨物描述。ANTWERP港口不接受品名為FABRIC的貨物。運(yùn)往伊朗港口的貨物要確認(rèn)不屬于制裁嘿名單,訂艙時(shí)要提供品名的HT CODE(HS CODE)和伊朗訂艙保函。由于現(xiàn)在很多國(guó)家海關(guān)要求提單提供HS CODE,所以船公司通常要求品名里提供HS CODE(至少六位)。2個(gè)箱子以上的,品名必須提供分箱重量。如果是同一貨柜下有若干拼票,要在各拼票的品名描述中注明該貨柜中貨的總重。

        (二)收發(fā)通信息

        由于有些國(guó)家或地區(qū)海關(guān)要求提單上要有詳細(xì)的收發(fā)通的公司名稱、地址(詳細(xì)到門牌號(hào))、電話、傳真,所以船公司也據(jù)此要求訂艙單,且不能顯示卸港以外所屬國(guó)家或地區(qū)的公司名稱和聯(lián)系方式,否則拒絕接受訂艙。若因發(fā)貨人或訂艙貨代提供的聯(lián)系方式不正確(如電話錯(cuò)誤等),導(dǎo)致船公司或其代理無(wú)法及時(shí)通知到收貨人/通知方而發(fā)生的額外費(fèi)用,將向發(fā)貨人或訂艙貨代追索。一些港口對(duì)收發(fā)通信息的規(guī)定:對(duì)于巴西航線的請(qǐng)?jiān)谟喤摃r(shí)提供CNEE/NTY的CNPJ NO.并在品名里輸NCM NO.。對(duì)于以色列相關(guān)港口請(qǐng)?zhí)峁?CNEE/NTY 的 VAT NO.(RUC NO)。到Buenaventura 必須提供 CNEE的 NIT NO.。到Guayaquil必須提供CNEE的RUC NO.。到墨西哥和多米尼加的必須提供收發(fā)通的 TAX ID NO.。到MOMBASA需提供COC保函。

        (三)特殊港口

        1、對(duì)于同一港口名稱,有不同國(guó)家的,應(yīng)注明國(guó)別。比如MANZANILLO,應(yīng)注明是MANZANILLO, MEXICO,還是MANZANILLO,PANAMA。2、卸貨港有多個(gè)碼頭,需根據(jù)船公司的要求正確選擇填寫。比如長(zhǎng)榮海運(yùn)規(guī)定:卸貨港為CAT LAI,只接受HO CHI MINH;DUBAI只接受JEBEL ALI;JAKATRA不接受JAKARTA UTC1/UTC2/UTC,只能用JAKATRA訂艙;KARACHI默認(rèn)是P港,如到K港要注明;PORT KLANG要注明是西港還是北港。ST PETERSBURG(圣彼得堡):因船東航線調(diào)整,現(xiàn)圣彼得堡掛靠以下碼頭:ST.PETERSBURG,PLP terminal和ST.PETERSBURG,FCT terminal,訂艙時(shí)要用具體碼頭訂艙。3、2018年1月1日起,出口至尼日利亞的貨物都要求必須裝在托盤上。4、所有運(yùn)抵至坦桑尼亞ICD的貨物,無(wú)論內(nèi)陸轉(zhuǎn)運(yùn)是由收貨人自行安排還是由船公司來(lái)完成,ICD的具體名字必須顯示在提單上的最終交貨地一欄里。

        (四)貨物包裝

        地中海航運(yùn)規(guī)定不接受包裝種類PIECE(S)/UNIT(S)。法國(guó)達(dá)飛報(bào)文通過(guò)INTTRA來(lái)發(fā)送,由于INTTRA不支持PIECES(PIECE)這種方式,所以操作要用其他包裝方式替代。

        (五)客戶自備箱(SOC)訂艙

        不管是自備重箱,還是自備空箱,請(qǐng)務(wù)必在訂艙界面的“品名”欄內(nèi)標(biāo)注“SOC”字樣,否則將不接受訂艙。

        四、修改要求

        貨代操作如果要修改品名,必須在提單確認(rèn)前半個(gè)工作日(AMS/ENS截止前半個(gè)工作日)或訂艙截止時(shí)間在網(wǎng)上提交,否則如果提單確認(rèn)上品名與訂艙時(shí)不一致,船公司會(huì)按訂艙品名顯示在提單上。提單簽發(fā)后,再想按照提單樣本上更改時(shí),會(huì)變得很困難,也要交改單費(fèi)。所以貨代操作要及時(shí)與客戶確定品名是否正確,在提單補(bǔ)料時(shí)進(jìn)行修改。歐洲線/美國(guó)線/墨西哥線/加拿大線涉及品名/嘜頭更正,只需在發(fā)送ENS/AMS/ACI時(shí)一并發(fā)送正確即可。船開前一般不接受修改卸貨港。所有修改請(qǐng)務(wù)必在截止ENS/AMS/ACI和提單確認(rèn)前的2個(gè)工作日遞交,否則由于船公司確認(rèn)晚將導(dǎo)致貨物不能及時(shí)發(fā)送ENS/AMS。

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