程開文

(中國人民銀行怒江州中心支行，云南 怒江 673199)

地方銀行業(yè)金融機構(gòu)屬于以經(jīng)營貨幣為主要業(yè)務(wù)的高風(fēng)險性服務(wù)行業(yè)，債權(quán)債務(wù)多重收付業(yè)務(wù)時有發(fā)生，對維護國家信用及推動社會發(fā)展的神圣職責(zé)予以承擔(dān)。在科技信息迅猛發(fā)展的時代背景下，加強地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理尤為重要。作為豐富的經(jīng)濟信息資源之一，檔案可以直接、真實、詳盡且生動地反映地方銀行業(yè)金融機構(gòu)的各項金融業(yè)務(wù)，是金融工作的真實記載[1]，加強此類機構(gòu)的檔案管理工作，無論是對金融業(yè)務(wù)而言，還是對國家的經(jīng)濟建設(shè)而言，意義都十分重大。從某種程度上講，檔案管理工作是地方銀行業(yè)金融機構(gòu)內(nèi)部管理的基石，為了更好地提升地方銀行業(yè)金融機構(gòu)內(nèi)部管理的綜合水平，保證銀行業(yè)可以適應(yīng)市場化需求，本文針對地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案的精細(xì)化管理展開研究。

一、地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案在經(jīng)濟建設(shè)中的重要作用

地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案屬于金融檔案，它是各機構(gòu)在開展金融活動時形成的，具有一定保存價值且形式多樣的原始記錄。對于地方銀行業(yè)金融機構(gòu)而言，其檔案有豐富的內(nèi)容，數(shù)量龐大，對金融業(yè)務(wù)往來中的會計、統(tǒng)計以及借貸等材料[2]予以涵蓋，政策性、專業(yè)性、綜合性等特點突出。

金融在現(xiàn)代經(jīng)濟中居于核心地位[3]，地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案對機構(gòu)的金融業(yè)務(wù)乃至社會經(jīng)濟的運行與發(fā)展軌跡進行記錄，既可作為可靠依據(jù)用于監(jiān)管機構(gòu)相關(guān)決策的制定，又能提供貸款糾紛以及金融詐騙等問題的解決憑證。可以說，離開了此類檔案的提供與利用，地方銀行業(yè)金融機構(gòu)金融活動的開展甚至整個金融事業(yè)的發(fā)展均會受到明顯的影響。

二、加強地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案精細(xì)化管理的必要性

(一)為地方銀行業(yè)金融機構(gòu)企業(yè)文化建設(shè)提供依據(jù)

檔案是企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒與參考，可為地方銀行業(yè)金融機構(gòu)的企業(yè)文化建設(shè)提供直接依據(jù)，作用十分重要，無可替代。地方銀行業(yè)金融機構(gòu)在進行文化建設(shè)時，應(yīng)以檔案為支撐，將其價值充分發(fā)揮出來，在樹立良好品牌形象的同時，對自我發(fā)展愿景予以實現(xiàn)。檔案精細(xì)化管理的實施可彰顯地方銀行業(yè)金融機構(gòu)的文化之魂，凝聚其形象之神，具體而言，即提高員工對機構(gòu)文化的認(rèn)知度，增強歸屬感以及機構(gòu)的內(nèi)部凝聚力，對機構(gòu)的文化底蘊予以彰顯，使更多的人了解、認(rèn)可機構(gòu)品牌及業(yè)務(wù)，實現(xiàn)對機構(gòu)良好外部形象的樹立。

(二)為地方銀行業(yè)金融機構(gòu)信貸風(fēng)險規(guī)避提供保障

地方銀行業(yè)金融機構(gòu)在管理與經(jīng)辦各類本外幣信貸業(yè)務(wù)之時，會有信貸經(jīng)營管理專業(yè)技術(shù)材料(信貸檔案)的形成，它們具有憑證依據(jù)作用及參考利用價值，以地方銀行業(yè)金融機構(gòu)信貸業(yè)務(wù)管理工作原始記錄的形式存在。作為信貸業(yè)務(wù)的憑據(jù)與載體，信貸檔案可以真實反映金融機構(gòu)信貸業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的全過程，故有“金庫中的金庫”[4]之稱。此外，在銀行業(yè)金融機構(gòu)對信貸風(fēng)險源的控制、信貸風(fēng)險的有效預(yù)警、經(jīng)營風(fēng)險的防范以及機構(gòu)改制風(fēng)險的規(guī)避等方面，信貸檔案同樣發(fā)揮著重要作用。由此可知，加強對地方銀行業(yè)金融機構(gòu)信貸檔案的精細(xì)化管理，可為機構(gòu)信貸風(fēng)險規(guī)避提供重要依據(jù)，有利于機構(gòu)風(fēng)險管理水平的提高。

三、地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理存在的問題與精細(xì)化管理對策

(一)地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理存在的問題

在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的影響與推動下，地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理工作的發(fā)展速度進一步提升。但是從地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀來看，還存在諸多問題亟待解決，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，基礎(chǔ)設(shè)施不達標(biāo)。地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理過程中基礎(chǔ)設(shè)施不達標(biāo)，主要體現(xiàn)在大部分單位缺少專門的檔案庫房或者是沒有對檔案庫房進行系統(tǒng)的規(guī)劃與設(shè)計，使得檔案庫房普遍存在面積過小以及防盜、防火設(shè)施不健全等問題。

第二，缺乏完善的檔案管理機制。地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理缺少完善的管理機制，主要體現(xiàn)在部分地方銀行業(yè)金融機構(gòu)當(dāng)前仍舊處于各自為政或者支行分散管理的狀態(tài)中,這種狀態(tài)在很大程度上加大了地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理工作的開展難度。

第三，制度建設(shè)嚴(yán)重落后。地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理過程中制度建設(shè)的滯后，與檔案管理沒有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)有著直接的關(guān)系。從地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀來看，由于金融機構(gòu)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)方面存在差異，使得部分銀行業(yè)金融機構(gòu)的檔案管理不夠精細(xì)。

第四，檔案電子化發(fā)展進程緩慢。從地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理的實際情況出發(fā)，由于對于檔案管理信息化缺少足夠的認(rèn)識，使得大部分地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，一些檔案的歸檔保管還處于手工登記的狀態(tài)，不僅影響了地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理工作效率的提升，同時在很大程度上限制了地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

(二)地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案的精細(xì)化管理對策

第一，完善地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理制度。從現(xiàn)階段地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理工作的實際情況來看，想要進一步提升地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理水平，促進地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理工作的精細(xì)化發(fā)展，需要在提高對地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理精細(xì)化重視程度的基礎(chǔ)上，不斷完善和優(yōu)化地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理制度。在具體的檔案管理工作中，完善和優(yōu)化地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理工作，需要從建立健全檔案管理工作機制這一角度出發(fā)，各個地方銀行業(yè)金融機構(gòu)應(yīng)該切實將檔案管理工作作為企業(yè)管理體系的重要部分，同時將地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理精細(xì)化相關(guān)建設(shè)工作提上日程。比如：結(jié)合地方銀行業(yè)金融機構(gòu)發(fā)展的實際情況，將檔案工作按照不同的業(yè)務(wù)類型進行合理分類，同時保證檔案管理工作與企業(yè)業(yè)務(wù)工作受到同等的重視，做到“四同(同計劃、同布置、同檢查與同落實)”[5]。

第二，推進地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理信息化。根據(jù)新《辦法》中提出的關(guān)于電子會計檔案管理修訂的內(nèi)容，推進地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理的信息化發(fā)展，可從以下幾方面入手：第一，提高對地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理信息化的認(rèn)識，準(zhǔn)確定義地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理中涉及到的電子會計檔案相關(guān)概念，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際情況，將通過計算機等先進電子設(shè)備形成、傳輸與存儲會計檔案界定為基本的電子會計檔案管理形式，以此來強化和強調(diào)電子會計檔案的生成與傳輸方式。第二，對當(dāng)前地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案進行合理修訂，并以電子形式進行歸檔保存。一直以來，單位內(nèi)容關(guān)于電子檔案的歸檔范圍存在一定的限制，為了使單位從外部接收的檔案資料符合相關(guān)電子檔案歸檔存儲的基本要求，需要按照《中華人民共和國電子簽名法》[6]規(guī)定，將這部分檔案資料僅以電子形式完成存檔。

第三，融入“綠色”理念促進檔案管理精細(xì)化。在中央銀行會計核算數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)以及國庫會計核算系統(tǒng)等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化與集中化程度越來越高的背景下，中國人民銀行電子會計檔案隨之出現(xiàn)，并得到快速發(fā)展。結(jié)合地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理的基本需求，想要促進地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理的精細(xì)化，首先需要明確電子會計檔案的基本概念，通過對其進行準(zhǔn)確界定來打破傳統(tǒng)檔案管理模式中對于電子檔案界限過于模糊的局面，為地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理的信息化發(fā)展提供有力的支持；其次，我國一直秉持著“綠色”發(fā)展理念，在地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理過程中靈活引入“綠色”管理理念，可以有效降低相關(guān)人力、物力的投入與消耗，符合低碳環(huán)保的核心思想。

第四，增設(shè)檔案管理定期鑒定環(huán)節(jié)。新《辦法》中針對會計檔案的保管期限相關(guān)問題作出了詳細(xì)的規(guī)定，其中第十六條指出，單位應(yīng)當(dāng)對已經(jīng)到達保管期限的會計檔案進行相應(yīng)鑒定，同時形成會計檔案鑒定意見書[7]。對于這一要求，為了提高地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理的整體水平，實現(xiàn)地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理的精細(xì)化，可以通過增設(shè)檔案管理定期鑒定環(huán)節(jié)等方式，對檔案進行科學(xué)的鑒定以及重新規(guī)劃保管期限。比如：經(jīng)過鑒定之后，針對已經(jīng)達到保管期限的檔案，在確定該檔案不具有保存價值之后，應(yīng)該對其實施“銷毀”。這種方式可以極大的優(yōu)化地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理資源，提高地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理的有效性。地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理涉及到的檔案內(nèi)容一般具有種類繁多以及核算業(yè)務(wù)量龐大等特征，增設(shè)檔案管理定期鑒定環(huán)節(jié)，可以進一步節(jié)約地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理所需空間，最大程度上保證現(xiàn)有檔案的價值。

綜上所述，檔案管理作為銀行業(yè)內(nèi)部管理工作的重要組成部分，為了更好地促進地方銀行業(yè)金融機構(gòu)發(fā)展，可以從完善地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理制度、推進地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案管理信息化、融入“綠色”理念促進檔案管理精細(xì)化以及增設(shè)檔案管理定期鑒定環(huán)節(jié)幾個方面進行綜合考慮。只有真正認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能有效提升地方銀行業(yè)金融機構(gòu)檔案精細(xì)化管理工作的整體水平。