張海艷

一、機關(guān)文書檔案管理的重要性

機關(guān)文書檔案管理工作是單位日常管理工作的重要組成部分，是做好其他各項工作的前提和基礎(chǔ)，按照機關(guān)工作的閉環(huán)理論，沒有規(guī)范的機關(guān)檔案管理工作，機關(guān)工作的完善就缺少最后一環(huán)。在信息化網(wǎng)絡的今天，機關(guān)文書檔案工作也要緊跟時代的步伐，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，做好文書檔案的收集、整理、保管、利用，實現(xiàn)檔案資源的高效共享。機關(guān)文書檔案是機關(guān)多項工作的真實記錄，可以對機關(guān)各項工作起到很好的促進和憑證作用。機關(guān)文書檔案工作規(guī)范化、標準化管理是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。為實現(xiàn)有效的檔案資源高質(zhì)開發(fā)利用，必須加強機關(guān)文書檔案管理工作。

二、機關(guān)文書檔案管理工作存在的問題分析

（一）機關(guān)文書處理工作中存在的問題

1.文書格式存在不規(guī)范現(xiàn)象

通過檢查，發(fā)現(xiàn)了許多文件格式不規(guī)范情況。具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：會議記錄、大事記不使用規(guī)范的記錄封面并且填寫內(nèi)容不詳細不具體，如會議記錄中的列席人員僅填寫全體人員或支部班子，應該填寫具體到與會人員姓名，大事記漏寫參加事件的具體地址等；發(fā)文不使用規(guī)范擬稿紙或者內(nèi)容填寫不規(guī)范；發(fā)文字號存有重號空號現(xiàn)象，沒有文件編號登記簿；草擬公文內(nèi)容不精確，導致正式稿漏洞百出，格式混亂；領(lǐng)導簽發(fā)手續(xù)不簽或拖簽，校對公文不夠細心嚴謹?shù)?。此外，少?shù)文件甚至沒有單位公章就往外傳閱。

2.文書處理程序存在不規(guī)范現(xiàn)象

具體來說表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，在文書文件處理工作過程中，很多機關(guān)普遍存在“倒流”情況，違背了文書處理程序的流程，甚至文稿擬制不經(jīng)辦公室審核直接送領(lǐng)導簽發(fā)，然后再轉(zhuǎn)送辦公室進行核稿操作；第二，越級行文的情況時有發(fā)生，單位領(lǐng)導沒有掌控文件的審核和蓋章過程，打印文件材料較為隨意，最終導致越級行文現(xiàn)象的發(fā)生；第三，發(fā)文處理過程中如果涉及多個部門，未進行會簽，或者僅僅主發(fā)單位蓋章，文件的效力從而大打折扣。

3.公文不及時辦理現(xiàn)象

雖然文書辦理時間有著明確的規(guī)定，但是在實際操作過程中，時常出現(xiàn)延緩處理的情況，文書積壓、互相推諉更是對機關(guān)日常工作造成嚴重影響。具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，處理公文時限不清，導致部分公文超出辦文時限，影響辦事效率；第二，文書運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，導致文書出現(xiàn)拖拉延誤情況，使文書效能發(fā)揮大打折扣；第三，承辦文書過程中，涉及那些難度大或者本部門職責之外的文書，未與相關(guān)部門進行協(xié)商，擅自積壓或者延緩處理。

（二）機關(guān)文書立卷工作中存在的問題

1.歸檔的文件材料收集不齊全、不完整、不規(guī)范現(xiàn)象

這種現(xiàn)象在各部門普遍存在，具體來說表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，只注重收集收發(fā)文登記過的紅頭文件，忽視帳外文件的收集，例如統(tǒng)計年報、業(yè)務報表、工資審批等需進一步加強收集；第二，注重收集本單位自身發(fā)文，忽略外來文件的收集；第三，在歸檔文件材料中，有的只有底稿無正稿或者只有正稿無底稿。幾種特殊文件材料的歸檔，有請示無批復，有正件無附件，有結(jié)論性材料無依據(jù)性文件等；第四，有些文件無落款單位，無落款時間。另外，文件歸檔年度混亂，保管期限劃分不準確。

2.卷內(nèi)文件排列不合理，卷內(nèi)文件目錄不能揭示文件內(nèi)容現(xiàn)象

第一，卷內(nèi)文件排列無序，與案卷標題不符，同一問題的文件不能按照問題的主次和時間先后順序排列，甚至將同一問題的文件分散在不同卷，嚴重影響立卷的條理性；第二，有的卷內(nèi)目錄編號抄目不規(guī)范，文號、題名或日期書寫不規(guī)范，有的卷內(nèi)目錄說明不了問題，例如會議記錄、大事記、介紹信等編目未具體到人和事，機關(guān)文件頁號未編寫在右上角，有的還出現(xiàn)漏編現(xiàn)象。

3.案卷標題不準確，卷面書寫不規(guī)范現(xiàn)象

案卷標題要結(jié)構(gòu)合理，簡明準確，同一保管期限內(nèi)無重復標題，但機關(guān)檔案管理人員往往擬寫存在以下幾個問題：第一，問題揭示的比較瑣細，文字超過規(guī)定字數(shù)而不夠簡練；第二，案卷標準的基本結(jié)構(gòu)不完整，如人社局將本單位一年的職工退休（退職）審批表立成若干卷，將案卷標題寫成諸城市人社局二〇一七年職工退休（退職）審批表（一）（二）……，由于沒注明具體的月份，利用者查詢需要將相關(guān)卷全部調(diào)出；第三，案卷裝訂不符合要求，裝訂線擠壓文字痕跡、漏訂文件、大文件折疊不當，嚴重影響文件的原始性和今后查詢利用。

4.忽視卷內(nèi)備考表的填寫現(xiàn)象

第一，備考表的樣式不符合2008年發(fā)布的國家標準；第二，案卷檢查說明、案卷情況概要說明以及卷內(nèi)情況更改等情況說明內(nèi)容不齊全，有些單位只填寫立卷人、檢查人和立卷時間，實質(zhì)內(nèi)容大多沒填寫；第三，備考表材料填寫隨意強，有鉛筆、圓珠筆等，不利于長久保存。

（三）機關(guān)檔案工作規(guī)范化中存在的問題

1.檔案管理缺乏標準化、規(guī)范化

當前大多機關(guān)單位檔案管理模式老套，技術(shù)陳舊落后，案卷質(zhì)量不高，各類檔案整理不符合國家標準要求。各單位制定的《文件材料歸檔范圍保管期限表》不夠明確，不清楚哪些檔案應移交檔案室存檔，使得檔案未能集中統(tǒng)一管理。

2.檔案管理制度不健全現(xiàn)象

有些機關(guān)單位檔案管理不夠規(guī)范，建立了相關(guān)檔案管理制度如崗位責任制、歸檔、保管、借閱、保密、鑒定銷毀等，也有檔案工作領(lǐng)導小組、管理體制、分類方案，但是在執(zhí)行過程中卻流于形式，制度不完善也未裝裱上墻。大多數(shù)機關(guān)單位檔案人員未經(jīng)過專業(yè)檔案知識培訓而且身兼數(shù)職，對管檔要求、檔案材料收集、整理、歸檔等業(yè)務了解不深，對檔案工作精力投入不足，對本單位各部門的文件材料形成、歸檔工作及所屬單位的歸檔工作不能進行很好的監(jiān)督指導、業(yè)務培訓。

3.檔案室軟硬件環(huán)境設施不齊全

檔案管理的軟硬件設施不齊全，致使檔案管理質(zhì)量不高。少數(shù)單位檔案室變成雜物室，設施設備老化，檔案保護達不到“九防”要求，甚至沒有建立專門的檔案室、閱檔室和配置相應的檔案管理設備。同時，全宗卷、查檔登記簿、檔案數(shù)量統(tǒng)計簿、檔案利用效果登記簿等檔案統(tǒng)計簿冊未建立或者填寫不及時。檔案管理的軟硬件缺失導致很多原始的紙質(zhì)檔案得不到有效的保護，時間一長原始檔案可能會出現(xiàn)蟲蛀、霉變、丟失等現(xiàn)象。

4.檔案交接工作不及時不嚴密不認真

一些機關(guān)對檔案交接工作不夠重視，不按規(guī)定向檔案館移交檔案，報送現(xiàn)行文件、電子文件、典型利用事例、大事記、資料等，在檔案員新老更替時，不能及時辦理檔案交接手續(xù)。檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，移交不按程序，手續(xù)不按規(guī)定，會造成管理混亂狀況發(fā)生，在追究責任時，往往對于檔案事故推諉扯皮，造成檔案執(zhí)法的對象確定困難。案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號索引等檢索工具編制不及時，沒有建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。同時，全宗指南、大事記和各種檔案文件專題匯編未能續(xù)編，致使機關(guān)單位有使用價值的檔案資料不能及時編寫存檔。

三、加強機關(guān)文書檔案管理工作的對策

現(xiàn)代機關(guān)單位的文書檔案管理是一項系統(tǒng)性工程。從以上內(nèi)容中，我們已清晰直觀的看到機關(guān)單位文書檔案管理工作中存在的主要問題。為了盡可能的改善這些弊端，做好檔案的管理工作，機關(guān)單位一定要采取有效的對策予以完善，為后續(xù)檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。

（一）提高機關(guān)文書處理工作水平——文書檔案管理的前處理階段

1.在思想上予以重視

文書具有嚴密的格式和程序，所以機關(guān)在對文書進行處理的過程中，應對文書的權(quán)威性予以高度重視。第一，機關(guān)文秘工作人員需要對正確處理文書的重要性有著充分的認識，對文書處理工作予以認真對待；第二，將文書處理工作的職責嚴格落實到個人，切實提升文秘人員的職業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，正確對待機關(guān)的文書工作，有效提升文書的權(quán)威性；第三，機關(guān)文秘人員應積極學習相關(guān)文書處理知識，切實提升文書處理能力；第四，機關(guān)文秘人員應對文書的處理工作高度負責，嚴格遵守文書處理程序，規(guī)范文書處理流程，正確擬定文書，有效提升機關(guān)文書處理效率和處理水平。

2.對文書處理程序予以嚴格規(guī)范

機關(guān)文書的處理工作應始終保持合理、連貫、遞進的程序，為此制定嚴格、詳細的文書處理流程規(guī)范十分必要。在實際工作過程中，公文處理流程十分復雜，且環(huán)環(huán)相扣，無論哪個環(huán)節(jié)、哪個科室出現(xiàn)問題都會對整個機關(guān)文書處理流程產(chǎn)生嚴重影響。這就要求機關(guān)內(nèi)部不同科室之間應該相互配合、協(xié)調(diào)運行，有效提升文書處理的合理性和科學性。此外，辦公室主要負責文書的收發(fā)、傳遞、催辦、批辦等工作，且需要將這些工作落到實處，對文書的處理情況予以及時掌握，而不是表面的收發(fā)工作，為確保機關(guān)健康、可持續(xù)發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

3.對文書處理情況予以定期考察，建立健全文書處理制度和激勵機制

機關(guān)文書處理工作之所以能順利進行，離不開科學規(guī)范的制度規(guī)章。對此，機關(guān)單位要完善健全有效的文書管理制度體系。具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，上級相關(guān)部門應加強對機關(guān)文書處理科室的指導和監(jiān)督工作，對文書的處理情況予以定期檢查、總結(jié)、評價和表彰，同時結(jié)合機關(guān)實際情況，對文書的處理標準予以制定和完善；第二，健全激勵機制，使用考核、檢查以及評比等方式，加強對機關(guān)文書處理工作的督導，針對達到考核標準的機關(guān)及檔案員予以表揚，針對未達標的機關(guān)及檔案員予以批評；第三，定期對機關(guān)發(fā)文的錯誤率予以精準統(tǒng)計，針對出現(xiàn)的問題提出相關(guān)整改意見，以免類似情況再次出現(xiàn)；第四，有效提升各科室行文規(guī)范意識和審核糾錯水平，對文種選擇、應用格式以及行文規(guī)則等方面予以嚴格管理。

4.加強機關(guān)檔案文秘工作人員業(yè)務技能的培訓，有效提升檔案文秘隊伍的綜合素養(yǎng)

新時期，為有效提升機關(guān)文書處理效率和處理水平，機關(guān)應加大對文書檔案管理工作人員的管控力度，切實提升他們的信息化操作水平和檔案管理專業(yè)技能。具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，機關(guān)相關(guān)管理部門應加強對文秘工作人員的督促和管理，切實提升他們的理論知識，有效提升機關(guān)文秘工作人員的業(yè)務素養(yǎng)和政策水平；第二，在實際工作過程中，培養(yǎng)文秘工作人員形成精益求精、一絲不茍的工作態(tài)度，切實提升他們的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，讓文秘工作人員能夠?qū)ξ臅幚砉ぷ鞯闹匾杂枰猿浞终J識，有效調(diào)動工作的積極性和主動性；第三，加強培訓，積極開展一系列豐富多彩的業(yè)務交流活動，并采取以會代訓、業(yè)務技能大賽等方式，為機關(guān)打造一支業(yè)務素質(zhì)過硬、思想政治素質(zhì)好的文秘隊伍提供強有力的技術(shù)支撐。

（二）開展機關(guān)文書立卷規(guī)范化工作——文書檔案管理最重要的環(huán)節(jié)

1.加強領(lǐng)導，提高認識

提高案卷質(zhì)量的關(guān)鍵主要在于文件立卷工作。因此，必須解決好三個問題：一是檔案員要明確文書立卷是現(xiàn)實工作對歷史和未來負責，是獨一無二的重要工作的思想；二是將文書立卷列入本單位領(lǐng)導工作的議事日程，定期了解該工作進展情況，及時解決存在的問題；三是建立健全文書立卷工作制度，讓大家有章可循，按照統(tǒng)一的制度規(guī)定搞好文書立卷工作。

2.加強宏觀管理，搞好業(yè)務指導

立卷前要做好基礎(chǔ)工作，處理好三個關(guān)系：一是正確處理文件材料歸檔與查考利用的關(guān)系，充分明確文件材料辦理完畢后進行立卷歸檔，它不但方便當前利用，而且更有利于今后長久的利用；二是正確處理文件材料收集齊全與立卷歸檔的關(guān)系，文件材料的齊全是檔案工作的第一原則，立卷必須盡力保證齊全完整；三是正確處理文書立卷與案卷質(zhì)量的關(guān)系，初步組成案卷后，要嚴格進行質(zhì)量標準檢查，對不符合質(zhì)量要求的案卷要認真調(diào)整修改。

3.舉辦業(yè)務培訓班，提高人員業(yè)務水平

文書立卷中存在的一些問題，很多是由于人員經(jīng)常變動，業(yè)務水平不能提高引起的。針對這種情況檔案行政部門應經(jīng)常舉辦業(yè)務培訓班，系統(tǒng)講解文書立卷的基礎(chǔ)理論知識，并注重理論聯(lián)系實際，突出實踐性。培訓班的教學內(nèi)容要有針對性，既講明理論依據(jù)，又特別與實際操作結(jié)合起來，明確提高案卷質(zhì)量要注意的問題。

4.積極推行現(xiàn)代化管理，加速實現(xiàn)計算機在檔案管理中的應用

計算機技術(shù)在檔案管理工作中的利用，意義重大。如計算機編目，檢查，可以一次性輸入，多次多種形式的輸出，實現(xiàn)多途徑檢索，組配檢查等多種技術(shù)要求。這不但讓工作者從手工編目，人工查找繁重的勞動中解放出來，同時也可以極大地提高編目與檢索質(zhì)量和效率，提高檔案的查準、查全率。

（三）加強機關(guān)檔案室規(guī)范化管理——實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)

1.機關(guān)領(lǐng)導要高度重視檔案工作，不斷提高機關(guān)檔案室管理知識水平

機關(guān)單位領(lǐng)導要本著對歷史負責、對工作負責、對服務主體和工作當事人負責的原則，把檔案管理工作作為一項重要的基礎(chǔ)性工作來抓，列入單位議事日程。一是統(tǒng)一部署，責任到人。要指定專人按照市檔案局的要求對科室發(fā)生的文書檔案及時整理和分類，再由辦公室檔案管理人員統(tǒng)一歸檔并集中管理。二是要增加檔案經(jīng)費投入，在檔案軟硬件建設方面，舍得投入，以期達到檔案工作規(guī)范化管理的要求。三是注重培訓，提升技能。機關(guān)檔案從業(yè)人員要注重學習檔案法律法規(guī)知識，定期認真組織學習《中華人民共和國檔案法》《山東省檔案工作條例》《山東省省直機關(guān)歸檔文件整理辦法實施細則》等各項檔案管理規(guī)章制度。

2.利用現(xiàn)代化設備，改善檔案保管條件，不斷提升檔案室規(guī)范化、信息化管理水平

隨著電子文件檔案管理工作的逐步開展，計算機已運用于檔案整理工作中，將電子信息化運用于檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，做到及時分類歸檔、及時更新數(shù)據(jù)信息，處理好檔案管和用的關(guān)系，既保證檔案不損壞、不丟失、不泄密，又便于檔案的日常查詢利用。同時，加強軟硬件環(huán)境建設力度，配齊空調(diào)、去濕機、溫濕度計、鐵質(zhì)檔案柜等硬件設備，配備標準合格的檔案室，及時配備檔案現(xiàn)代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等現(xiàn)代化辦公設備，使檔案達到“九防”安全保護措施，確保檔案收集、保管、查詢等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范和安全。此外，嚴格實行檔案專人保管，集中歸檔，檢索工具、全宗指南等軟環(huán)境更新及時落實到位。

四、結(jié)束語

總而言之，在數(shù)字時代的今天，機關(guān)文書檔案管理工作顯得尤為重要。檔案是機關(guān)以往工作的記錄，對其未來發(fā)展建設具有非常重要的意義。個別機關(guān)文書檔案管理工作或多或少存在一些問題，只有不斷加強學習檔案管理新技能，完善檔案管理的主要方法，健全制度體系，檔案管理工作才能逐步走向現(xiàn)代化和科技化。

（作者單位：山東省諸城市檔案局）