劉水英

當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，各行各業(yè)的數(shù)字化程度不斷提高，數(shù)據(jù)資源門(mén)類(lèi)繁多，大數(shù)據(jù)時(shí)代已然到來(lái)。然而在這樣的時(shí)代背景下，基層檔案工作仍停留在“一室一館”的單一數(shù)字化層面，形成信息孤島。如何開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，使其適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，最終融入全國(guó)檔案大數(shù)據(jù)格局，值得基層檔案工作者深思和探索。

一、基層檔案數(shù)字化工作現(xiàn)狀及存在問(wèn)題分析

1.地區(qū)發(fā)展不均衡。由于自然、地理、歷史等社會(huì)發(fā)展因素影響，自古以來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展存在一定的不均衡性，這就必然體現(xiàn)在檔案工作中。當(dāng)前大部分地區(qū)檔案部門(mén)的檔案載體仍然以紙質(zhì)為主，館藏檔案數(shù)字化程度不高，一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的檔案工作甚至仍停留在手工查找階段，很難滿足用戶個(gè)性化的需求。而發(fā)達(dá)地區(qū)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索，大大提高了服務(wù)利用效率。一慢一快之間，基層檔案數(shù)字化工作發(fā)展不均衡的現(xiàn)象可見(jiàn)一斑。

2. 館藏資源中重復(fù)冗余數(shù)據(jù)繁多，浪費(fèi)空間資源，急需對(duì)歸檔材料嚴(yán)格把關(guān)，減少重復(fù)歸檔率。各級(jí)綜合檔案館雖然已經(jīng)以電子檔案為主要利用形態(tài)，但檔案資源保管上的重復(fù)和冗余問(wèn)題仍十分突出。主要體現(xiàn)在普發(fā)文件在不同立檔單位檔案中重復(fù)出現(xiàn)，因辦理意見(jiàn)和結(jié)果的不同而匯聚到綜合檔案館；同一立檔單位的檔案存在館內(nèi)、館外重復(fù)數(shù)字化的情況，造成大批量數(shù)據(jù)冗余問(wèn)題；業(yè)務(wù)檔案與文書(shū)檔案因工作需要存在交叉重復(fù)歸檔問(wèn)題。

3.與其他部門(mén)協(xié)調(diào)不到位，存在重復(fù)數(shù)字化現(xiàn)象，浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力等社會(huì)資源。當(dāng)前，從國(guó)家到地方，各職能部門(mén)的檔案數(shù)字化工作現(xiàn)狀仍然是“各自為營(yíng)”。例如：公證、婚姻、法院、國(guó)土等各個(gè)職能部門(mén)因工作需要都各自組織開(kāi)展了本系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字化工作，上升到整個(gè)縣，整個(gè)市，整個(gè)省，甚至全國(guó)的話，似乎總是少那么點(diǎn)整體意識(shí)。

4.各類(lèi)檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)尚未全面形成。如今政府的各個(gè)系統(tǒng)、各個(gè)職能部分已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化在現(xiàn)代化辦公中的積極效能，于是各個(gè)門(mén)類(lèi)的數(shù)字化系統(tǒng)紛紛推出，最終形成了現(xiàn)在這種檔案數(shù)字化“各自為正”的混亂局面。而在實(shí)際工作中，檔案保管部門(mén)各自使用不同的存儲(chǔ)管理系統(tǒng)，也使得電子檔案資源在共建共享方面難以形成系統(tǒng)對(duì)接，異構(gòu)數(shù)據(jù)源無(wú)法互通有無(wú)，難以形成檔案資源整體效益。

5.稀缺專(zhuān)業(yè)的綜合平臺(tái)研發(fā)人員，智力支持驅(qū)動(dòng)不足。近年來(lái)，從中央到地方各級(jí)政府對(duì)檔案事業(yè)越來(lái)越重視，但作為政策的執(zhí)行者基層檔案部門(mén)在政策執(zhí)行中仍舉步維艱：各部門(mén)檔案工作人員變換頻繁，缺乏穩(wěn)定性；各單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度不高，工作動(dòng)力不足；檔案工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)少，計(jì)算機(jī)知識(shí)普遍匱乏，對(duì)新的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知之甚少，創(chuàng)新乏力等等都成為制約檔案數(shù)字化工作從內(nèi)部創(chuàng)新的重要因素。

二、推動(dòng)基層檔案數(shù)字化工作的有效策略

1.轉(zhuǎn)變觀念，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作的全域發(fā)展。檔案在利用中體現(xiàn)價(jià)值的滯后性、隱蔽性勢(shì)必會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度，進(jìn)而影響檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

傳統(tǒng)的檔案管理模式，在基層檔案管理人員心中已經(jīng)根生蒂固。尤其在一些館庫(kù)容量小、人員年齡老化的基層綜合檔案館中，傳統(tǒng)的手工查閱模式仍然有效，因而抵觸數(shù)字化工作。青龍檔案館從保護(hù)檔案資源角度出發(fā)，打破“紙質(zhì)檔案滿五年才能移交入館”的傳統(tǒng)觀念，率先引入“上年檔案、下年接收”的管理理念，通過(guò)檔案數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行光盤(pán)發(fā)布，將各單位的檔案以掃描格式存儲(chǔ)在光盤(pán)上返還給各立檔單位，既方便了查閱利用，又保護(hù)了紙質(zhì)檔案資源。

2.點(diǎn)面結(jié)合，有的放矢地開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化。館藏檔案門(mén)類(lèi)眾多，因此在推進(jìn)檔案數(shù)字化過(guò)程中必須做到“重點(diǎn)”與“全面”相結(jié)合。青龍檔案館采取“先增量、后存量；先民生、后其他”的原則，穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字化工作。建國(guó)前珍貴歷史檔案，公證檔案、婚姻檔案、知青檔案等民生檔案，縣委辦、政府辦、組織部、人社局等利用率高的檔案均已優(yōu)先數(shù)字化，為群眾利用提供極大便利。對(duì)于已經(jīng)改制、檔案仍遺留在外的各類(lèi)礦山檔案，青龍檔案館主動(dòng)出擊，積極協(xié)調(diào)相關(guān)各方聯(lián)合向縣級(jí)財(cái)政申請(qǐng)專(zhuān)項(xiàng)搶救資金，整理與數(shù)字化同步進(jìn)行，避免對(duì)檔案的二次傷害。各級(jí)各部門(mén)對(duì)檔案工作的重視、支持，必將有利于基層檔案數(shù)字化的健康發(fā)展。

3. 規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為全國(guó)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)融合打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。目前的現(xiàn)行的檔案系統(tǒng)軟件可以說(shuō)是五花八門(mén)：直接錄入姓名、身份證號(hào)、結(jié)婚證號(hào)而無(wú)檔案原文的婚姻登記檔案系統(tǒng)；在線網(wǎng)簽、傳閱的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；直接上傳掃描原文的公證系統(tǒng)等等。因而建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)成為重中之重。青龍檔案館自2010年使用河北科怡綜合電子檔案管理系統(tǒng)以來(lái)，積極向縣級(jí)其他單位推廣該檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理的觸角延伸至各基層單位，形成標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)統(tǒng)一的管理體系，便于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案數(shù)據(jù)資源整合。

4. 組織協(xié)調(diào)，高效開(kāi)展數(shù)字檔案資源建設(shè)。目前，高度的社會(huì)信息化導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容分散交叉，因此，建立一個(gè)包羅萬(wàn)象的“大數(shù)字檔案館”必將成為檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目標(biāo)。如何拓展館藏外延，精準(zhǔn)把握館外檔案的動(dòng)態(tài)發(fā)展情況已然成為基層檔案工作的重要組成部分。檔案意識(shí)的增強(qiáng)加快了各部門(mén)數(shù)字化進(jìn)程，青龍國(guó)家檔案館充分了解各立檔單位數(shù)字化工作的開(kāi)展情況，提前接洽，尋求數(shù)據(jù)對(duì)接與融合的最佳方案，避免了數(shù)字化工作的重復(fù)進(jìn)行。此外，該館還重點(diǎn)關(guān)注電子政務(wù)和電子業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)源的存儲(chǔ)與歸檔情況，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的源頭積累。

5.引智攬才，內(nèi)外兼修地為檔案資源系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)謀劃未來(lái)。信息時(shí)代的大環(huán)境使得檔案資源管理難度增大，怎樣保證檔案的真實(shí)性與完整性，做好開(kāi)放與保密工作，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出了更高的要求。

設(shè)計(jì)、研發(fā)系統(tǒng)平臺(tái)需要專(zhuān)門(mén)人才才能完成，而我國(guó)基層檔案工作人員從知識(shí)結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平等方面都不具備原發(fā)的創(chuàng)造力，內(nèi)部智力創(chuàng)新能力上嚴(yán)重不足。青龍檔案館積極參加各種專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理技術(shù)和理念，并主動(dòng)接洽有資質(zhì)的先進(jìn)技術(shù)機(jī)構(gòu)或組織，了解相關(guān)發(fā)展前景，有目的、有方向地開(kāi)展基層檔案數(shù)字化工作。2017年，青龍檔案館率先在縣級(jí)檔案館中組建搭載雙機(jī)熱備管理系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)體系，同時(shí)還將已形成的數(shù)據(jù)庫(kù)備份至其他省份，實(shí)現(xiàn)了異地容災(zāi)，更確保了已有數(shù)據(jù)的安全。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下基層檔案數(shù)字化的積極探索

電子政務(wù)和電子業(yè)務(wù)的普遍應(yīng)用，大大拓展了檔案信息的服務(wù)空間，對(duì)檔案資源服務(wù)的內(nèi)容和方式提出了更新、更高的要求，這促使基層檔案工作必須跳出傳統(tǒng)的狹窄思路，改變管理理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的社會(huì)發(fā)展。

阿里巴巴創(chuàng)辦人馬云在演講中曾提到，未來(lái)的時(shí)代將不是IT時(shí)代，而是DT的時(shí)代，DT就是Data Technology數(shù)據(jù)科技。數(shù)據(jù)之所以產(chǎn)生價(jià)值便在于其“融合”后產(chǎn)生連鎖效應(yīng)，如今的網(wǎng)絡(luò)可以自動(dòng)為用戶提供其搜索之外的關(guān)聯(lián)產(chǎn)品，斯坦福大學(xué)通過(guò)點(diǎn)贊可以分析出人的性格特征即是這一效應(yīng)。

建設(shè)搭載雙機(jī)熱備軟件的檔案資源服務(wù)利用系統(tǒng)集群綜合平臺(tái)，整合龐大而繁雜的數(shù)據(jù)，通過(guò)平臺(tái)集成各門(mén)類(lèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)及其數(shù)據(jù)源。利用雙機(jī)熱備技術(shù)這個(gè)系統(tǒng)集群綜合平臺(tái)通過(guò)密碼、授權(quán)等相關(guān)安全驗(yàn)證后可以為廣大群眾提供一站式服務(wù)，如：需要公積金查詢，點(diǎn)擊公積金模塊即可跳轉(zhuǎn)至公積金系統(tǒng)，填寫(xiě)相關(guān)信息后即可進(jìn)入業(yè)務(wù)辦理；需要婚姻關(guān)系查詢，點(diǎn)擊婚姻登記模塊立即跳轉(zhuǎn)至婚姻登記系統(tǒng)，當(dāng)事人的所有婚姻狀況一覽無(wú)遺；需要公證查詢，點(diǎn)擊公證處模塊即可調(diào)閱當(dāng)事人的公證信息；當(dāng)事人所有查閱內(nèi)容存在于某個(gè)基層綜合檔案館的情況下，直接點(diǎn)擊該檔案館模塊進(jìn)入其系統(tǒng)便可查詢。諸如此類(lèi)，此系統(tǒng)集群綜合平臺(tái)可以設(shè)置多個(gè)模塊，模塊與模塊之間存在交叉但不重復(fù)，下設(shè)多級(jí)鏈接，通過(guò)多次跳轉(zhuǎn)之后最終幫助群眾解決查檔需求。這就是大數(shù)據(jù)時(shí)代所要實(shí)現(xiàn)的“數(shù)據(jù)多跑路，百姓少跑腿！”同時(shí)，通過(guò)分析已有數(shù)據(jù)對(duì)事物的發(fā)展作出準(zhǔn)確預(yù)判，使檔案工作的社會(huì)地位得到大大提升！

大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息化時(shí)代，檔案部門(mén)必將順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，積極應(yīng)對(duì)，主動(dòng)作為，密切跟蹤云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的發(fā)展，積極探索前沿技術(shù)在檔案領(lǐng)域的運(yùn)用，尋求多方面的合作，逐漸引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析和利用，加快推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作的融合進(jìn)程，為最終實(shí)現(xiàn)全國(guó)檔案大數(shù)據(jù)格局打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)！

注：本文為研究課題《大數(shù)據(jù)環(huán)境下基層檔案數(shù)字化工作的探索與實(shí)踐》結(jié)題論文

（作者單位：青龍滿族自治縣國(guó)家檔案館）