文/哈勵遜國際和平醫(yī)院 張秀榮

醫(yī)院聲像檔案主要指的是醫(yī)院在運行過程中，通過記錄手段形成的具有保存價值的聲像、照片、錄音、幻燈片等各種形式的載體，通常情況下由兩大類構成：其中一類是在醫(yī)院管理活動之中所形成的。而另一類則是在醫(yī)療科研工作之中所形成的。醫(yī)院聲像檔案直接記錄了醫(yī)院發(fā)展歷史，是十分珍貴的資料，可是在社會不斷發(fā)展的過程中，電子技術廣泛應用，這個時候醫(yī)院聲像檔案管理工作也存在越來越多的問題，嚴重降低了醫(yī)院聲像檔案管理工作質量。

一、醫(yī)院聲像檔案管理存在的問題

（一）收集不夠全面。在社會不斷發(fā)展的過程中，數碼技術以及設備也在不斷地普及，這也促使醫(yī)院工作過程中所產生的影像資料以及照片數量在不斷地增加，可是這些資料卻大多是存放在個人手里，并沒有形成公共的檔案資源。就目前很多醫(yī)院部門科室發(fā)展情況來看，大多擁有相應的音像數碼設備，而且不僅僅是專注于聲像檔案這一方面，在進行部門宣傳、各種會議、大型手術等方面都會應用到，在這種自行錄像攝影情況普遍的現象下，醫(yī)院聲像檔案收集也就變得越發(fā)的難以控制，不能全面對其進行收集，在這種情況下也就很容易出現醫(yī)院聲像檔案收集不夠全面、經常會出現失控以及流失等問題。

（二）記錄的檔案不夠完整。就醫(yī)院聲像檔案管理問題來看，記錄的檔案不夠完整也是較為顯著的一個問題。很多醫(yī)院在發(fā)展過程中對各種會議、大型手術等多方面進行了記錄，可是因為在記錄過程中使用了各種載體形式，這也促使醫(yī)院聲像檔案制作變得越發(fā)的不完整，而這對于醫(yī)院檔案管理工作的開展也會造成不良影響。

（三）歸檔管理不夠規(guī)范。就醫(yī)院聲像檔案管理問題來看，除了上述兩點之外，歸檔管理工作也不夠規(guī)范，沒有真正將歸檔制度落到實處。現如今很多醫(yī)院在進行醫(yī)院聲像檔案管理的過程中，其檔案大多是散放在聲像制作部門、宣傳部門等科室之中，并沒有對所有的醫(yī)院聲像檔案進行集中管理，很多聲像檔案都不能及時地進行歸檔，長時間下去也就很難理清那一堆醫(yī)院聲像檔案是什么，有時候甚至還會出現損壞、丟失等現象，進而也就嚴重降低了醫(yī)院聲像檔案管理工作質量。

二、醫(yī)院聲像檔案管理完善的措施

（一）做好醫(yī)院聲像檔案收集工作。要想真正做好醫(yī)院聲像檔案管理工作，首先一定要做好收集工作，對檔案收集范圍進行明確，具體而言，在進行檔案收集的過程中，可以將所有檔案進行分類，像是公務照片、珍貴歷史照片、醫(yī)療業(yè)務照片，與醫(yī)療教學或者是科研成果有關的照片、重大活動類、工會組織的各類活動等等，通過這種分類的方式來對醫(yī)院聲像檔案收集進行規(guī)范和明確，這樣就能促進這一項工作的有序實施，真正解決醫(yī)院聲像檔案收集不夠全面這一問題。

（二）對醫(yī)院聲像檔案整理、編目進行規(guī)范。要想真正做好醫(yī)院聲像檔案管理工作，還需要有效地保證醫(yī)院聲像檔案制作齊全性，對醫(yī)院聲像檔案整理、編目等工作進行規(guī)范。首先，醫(yī)院可以安排專門負責拍照的技術人員擔任醫(yī)院聲像檔案管理工作，讓其在日常工作過程中經常進出科室，及時掌握不同科室情況，做好拍攝存檔工作。其次，在對大型重要活動進行存檔的過程中，工作人員一定要在之前做好詳細的攝影計劃，在結束活動之后還應該要及時將所收集到的錄像、照片等聲像資料移交給專門的檔案管理人員。最后，檔案管理人員需要確保醫(yī)院聲像檔案管理的規(guī)范性，做好分類、編目等工作，而且在管理過程中還需要留有底片、正片以及文字說明，以此來發(fā)揮出檔案的價值。

（三）對醫(yī)院聲像檔案進行統(tǒng)一集中管理。要想真正做好醫(yī)院聲像檔案管理工作，醫(yī)院在發(fā)展過程中還需要就這一工作加強制度規(guī)章建設，通過有效的規(guī)章制度來促進醫(yī)院聲像檔案管理工作質量，然后再制定出統(tǒng)一集中管理方案，通過這一方式來避免出現檔案分散流失現象。在進行集中管理的過程中，管理人員需要對檔案借閱、日常管理等多方面進行規(guī)定，最好是借助于信息技術構建出統(tǒng)一的管理數據庫，這樣就能更好地應用這些資料。除此之外，在管理過程中還需要在規(guī)章制度中指出，不允許任何人將醫(yī)院聲像檔案據為己有，如果醫(yī)院聲像檔案管理人員發(fā)生移交或者是崗位變動的時候，也需要按照相關制度來做好辦理移交手續(xù)，這樣才能避免醫(yī)院聲像檔案出現流失等問題。

（四）加強各部門之間的合作管理。要想真正做好醫(yī)院聲像檔案管理工作，除了上述幾點之外，醫(yī)院聲像檔案管理工作人員還需要加強和各個部門之間的合作交流，通過不同部門之間的配合來進一步促進醫(yī)院聲像檔案管理工作質量的提升。具體而言，不管醫(yī)院任何部門或者是科室舉行重大活動或者是會議，檔案管理人員一定要全程參與其中，做好拍照、攝影、存檔，這樣才能真正確保醫(yī)院聲像檔案的完整性。

三、結語

綜上所述，醫(yī)院聲像檔案可以說是醫(yī)院發(fā)展的見證，通過聲像檔案我們不僅能夠回顧醫(yī)院發(fā)展歷史，還能由此而得到反饋信息，以此來進一步促進醫(yī)院發(fā)展與進步。為此，醫(yī)院在運行過程中，一定要加強對醫(yī)院聲像檔案的管理。