文/湖北特種設(shè)備檢驗檢測研究院 李莎莎

文書檔案管理是檔案管理工作中的主要因素，它能有效地表達(dá)出管理人員的思想。隨著國家不斷地發(fā)展與進(jìn)步，文書檔案管理也隨之不斷地發(fā)展與完善。辦公自動化在文書檔案管理的應(yīng)用中主要是依靠網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)和設(shè)備對文書檔案的內(nèi)容進(jìn)行整理，以此來提高文書檔案管理質(zhì)量。不過辦公自動化在文書檔案管理的應(yīng)用中也會出現(xiàn)一系列的問題，因此要加強(qiáng)對文書檔案管理的相關(guān)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行完善，加強(qiáng)文件的保密性，提高文書檔案管理工作的效率。本文對辦公自動化在文書檔案管理的應(yīng)用過程進(jìn)行了分析，并且對應(yīng)用過程中所出現(xiàn)的問題提出了相應(yīng)的解決方法。

一、辦公自動化在文書檔案管理的應(yīng)用中出現(xiàn)的問題

（一）文書檔案的保密性。辦公自動化在文書檔案管理的應(yīng)用可以使文書檔案的管理工作能夠很好且有效地完成，但是也使文書檔案很容易被其他人修改，并且不容易被發(fā)現(xiàn)，從而降低了其安全性以及保密性。這樣一來，也給文書檔案管理工作帶來了一定的影響，降低了文書檔案的保密性。

（二）文書檔案管理者的整體素質(zhì)較低。辦公自動化應(yīng)用于文書檔案管理工作是有一定的技術(shù)含量以及專業(yè)性的，對文書檔案管理者的整體素質(zhì)要提高。文書檔案管理者有比較高的素質(zhì)的同時還要有一定的技術(shù)含量，并且能夠快速有效地進(jìn)行操作。要清楚地知道文書檔案管理的理論和相關(guān)的技術(shù)問題，加強(qiáng)文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量。但是就實際情況來講，有很多企業(yè)文書檔案管理者的整體素質(zhì)都不是很高，并不是很清楚文書檔案管理的理論和相關(guān)的技術(shù)問題，使文書檔案管理的效率與質(zhì)量有所降低。

二、辦公自動化在文書檔案管理應(yīng)用時出現(xiàn)問題的解決方式

辦公自動化應(yīng)用于文書檔案管理能有效地改變文書檔案管理的格局。但是其中也會出現(xiàn)一系列的問題，因此，要想提高文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量，就要解決掉這些問題。

（一）文書檔案辦公技術(shù)及設(shè)備的建設(shè)與完善。辦公自動化在文書檔案管理的應(yīng)用中主要依靠的是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)備，因此，要加強(qiáng)對文書檔案辦公技術(shù)及設(shè)備的建設(shè)與完善，以此來加強(qiáng)文書檔案管理工作人員對工作的積極性，提升他們的技術(shù)含量以及管理水平，這樣就能有效地提高文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（二）文書檔案管理者的專業(yè)性與技術(shù)水平。文書檔案管理者要保證辦公自動化在文書檔案管理的應(yīng)用過程中能有效地完成。以前比較傳統(tǒng)的文書檔案管理方式降低了文書檔案管理者的專業(yè)性與技術(shù)水平，甚至有的文書檔案管理者對文書檔案辦公技術(shù)一點也不清楚，使文書檔案管理的相關(guān)設(shè)備不能充分地發(fā)揮其作用，使辦公自動化在文書檔案管理的應(yīng)用效率與質(zhì)量有所降低。所以，要隨著國家技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，文書檔案管理者要有時代精神，加強(qiáng)對問題的解決力度，看清時代的發(fā)展與變化。要加強(qiáng)對文書檔案管理者的管理，對文書檔案辦公技術(shù)及設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)建設(shè)與完善，加強(qiáng)文書檔案管理者對辦公設(shè)備的操作能力以及辦公技術(shù)含量，以此來提高文書檔案管理工作的效率。要對文書檔案管理者制定出相應(yīng)的管理制度，對文書檔案管理者的工作質(zhì)量進(jìn)行考核，同時進(jìn)行相應(yīng)的獎勵與懲罰，這樣就能有效地提升文書檔案管理者的整體素質(zhì)。與此同時，企業(yè)與企業(yè)之間也應(yīng)該相互合作與聯(lián)系，使文書檔案管理者在管理時能夠借鑒其他企業(yè)的文書檔案管理成功經(jīng)驗，并且根據(jù)實際情況，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)與設(shè)備，以此來加強(qiáng)文書檔案管理者的管理能力，并且加大文書檔案管理的影響力。

（三）文書檔案管理的安全性與保密性。要想加強(qiáng)文書檔案管理的安全性與保密性，可以利用微縮技術(shù)把那些文字不清楚的、帶有印章的文書檔案轉(zhuǎn)變成網(wǎng)絡(luò)電子文件，使文書檔案帶有圖像性質(zhì)，使文書檔案內(nèi)容不容易被修改，還能減少文書檔案儲存空間，使文書檔案能夠長久地保存下去，從而提高文書檔案管理的安全性；利用文書檔案辦公設(shè)備，對文書檔案進(jìn)行加密保存，以此來提高文書檔案管理的保密性；與此同時，對文書檔案進(jìn)行備份，防止文書檔案內(nèi)容的丟失，從而加強(qiáng)文書檔案管理的安全性與保密性。

三、結(jié)語

隨著國家技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，辦公自動化也被應(yīng)用于文書檔案管理中。在辦公自動化在文書檔案管理的應(yīng)用過程中，文書檔案沒有良好的保密性與安全性，文書檔案管理者的整體素質(zhì)也不是很高。因此，要加強(qiáng)文書檔案辦公技術(shù)及設(shè)備的建設(shè)與完善，提升文書檔案管理者的專業(yè)性與技術(shù)水平，提升文書檔案管理者的整體素質(zhì)以及加強(qiáng)文書檔案管理的安全性與保密性，這樣一來，就能有效地提高文書檔案管理的效率與質(zhì)量。