文/山東理工大學(xué) 竇紅梅

一、涉密科技檔案在管理過程中的重點(diǎn)工作

（一）需進(jìn)一步提升對(duì)保密工作的認(rèn)識(shí)。涉密科技檔案的保密工作，不僅關(guān)系著我國的相關(guān)利益，還關(guān)系著我國的軍事以及政治活動(dòng)，如果科技檔案出現(xiàn)了泄露，就可能對(duì)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生重大影響。因此，涉密科技檔案管理人員需要對(duì)開展檔案管理保密工作的重要性引起足夠重視，并且要提升對(duì)涉密科技檔案文件或者是載體的監(jiān)管工作力度，在最大限度內(nèi)保證涉密科技檔案管理的安全。涉密科技檔案管理人員應(yīng)該在工作中堅(jiān)持《保密法》的相關(guān)原則，管理檔案的單位應(yīng)該依據(jù)管理工作的具體流程，制定相應(yīng)的保密管理制度，這樣可以將泄密事件從源頭上進(jìn)行控制。相關(guān)的涉密檔案管理部門應(yīng)該定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的保密意識(shí)，并讓他們?cè)诠ぷ髦凶龅秸J(rèn)真、負(fù)責(zé)，杜絕發(fā)生一切泄漏事件。

（二）需進(jìn)一步加強(qiáng)宣傳工作。涉密科技檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)保密工作的宣傳力度，宣傳相應(yīng)的法律，提升單位中的領(lǐng)導(dǎo)以及從業(yè)人員的保密意識(shí)，并且要積極做好與保密教育相關(guān)的工作，使檔案管理人員嚴(yán)格按照保密規(guī)章制度開展管理工作。加強(qiáng)檔案保密的宣傳力度，這不僅是檔案保密建設(shè)的需求，并且是開展保密工作的基本條件。

二、涉密科技檔案管理中的保密工作

（一）涉密庫房保密措施、涉密檔案存放安全措施。檔案室的鑰匙應(yīng)該指定專人保管，如果發(fā)生了工作崗位上的變動(dòng)就需要將鑰匙移交給其他人員，任何人都不能將檔案室的鑰匙進(jìn)行私自存放，如果出現(xiàn)了鑰匙丟失的情況，必須及時(shí)上報(bào)給管理部門，管理部門應(yīng)該將檔案室的門鎖進(jìn)行及時(shí)更換，進(jìn)而將安全隱患消除。在檔案室中應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的標(biāo)示牌，嚴(yán)禁任何無關(guān)人員入內(nèi)。如果因?yàn)楣ぷ餍枰仨氝M(jìn)入檔案室，需要經(jīng)過保密管理部門的審批或者是登記，由相應(yīng)的工作人員陪同進(jìn)入檔案室。檔案室工作人員應(yīng)該將入庫的檔案依照其位置進(jìn)行擺放。如果檔案中有多份不同密級(jí)的文件，需要依照最高密級(jí)以及最高的保管期限進(jìn)行標(biāo)識(shí)。密碼保險(xiǎn)柜中應(yīng)該存放絕密級(jí)檔案，專用檔案保險(xiǎn)柜中應(yīng)該存放機(jī)密、秘密文件。涉密科技檔案管理部門應(yīng)該指定兩個(gè)人對(duì)絕密級(jí)檔案進(jìn)行保管，并定期對(duì)絕密檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，進(jìn)而保證檔案的安全性。

（二）涉密檔案庫房管理工作。涉密檔案管理部門設(shè)置檔案庫房會(huì)存在以下幾點(diǎn)安全隱患：第一點(diǎn)，部分單位將檔案室中的各個(gè)功能區(qū)域進(jìn)行了劃分，在辦公樓內(nèi)設(shè)置辦公室，庫房設(shè)置在頂樓或者是離辦公室較遠(yuǎn)的樓座，庫房中的門窗并沒有設(shè)置相應(yīng)的安全防護(hù)欄，也沒有安裝電子門禁系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置等。如果庫房的位置設(shè)置在頂樓或者一樓，門窗設(shè)計(jì)不符合相應(yīng)的設(shè)計(jì)要求，并且存在一定的監(jiān)控盲區(qū)，就容易發(fā)生安全隱患；如果檔案室在一樓，并且長(zhǎng)年沒有人打理，有可能導(dǎo)致檔案發(fā)霉、紙張出現(xiàn)老化等安全隱患。第二點(diǎn)，庫房應(yīng)該與借閱室、庫房以及整理間實(shí)行三分隔制度。部分單位會(huì)將庫房整理間以及借閱室混合在一起使用，這樣就會(huì)使涉密檔案的接收、管理以及查閱工作與其他辦公室的工作交叉進(jìn)行，這也會(huì)存在一定的泄密安全隱患。要想使涉密檔案庫的安全性得以提升，需要將以上兩點(diǎn)存在的安全隱患消除，并切實(shí)做好檔案庫房的管理工作，進(jìn)而使檔案的安全性得以保障。

三、涉密科技檔案利用中的保密工作

（一）借閱時(shí)的保密工作。如果科技人員需要查閱相應(yīng)的涉密科技檔案，必須嚴(yán)格按照查閱流程進(jìn)行查閱，并且要將查閱的理由進(jìn)行詳細(xì)闡述，然后經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)部門的審批之后，才可以進(jìn)行查閱。涉密科技檔案不允許借閱，如果存在特殊情況必須要借閱科技檔案，必須要將涉密檔案的相關(guān)資料進(jìn)行填寫，并且經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核之后才允許借出。檔案管理工作人員應(yīng)該從檔案管理的各個(gè)細(xì)節(jié)入手，對(duì)涉密科技檔案的管理工作做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，這樣才能使檔案管理工作全面落實(shí)。

（二）涉密科技檔案的保密、利用。相關(guān)人員必須要對(duì)涉密科技檔案的利用與保密之間的關(guān)系進(jìn)行明確。涉密科技檔案中會(huì)存有國家或者企業(yè)的科學(xué)機(jī)密，這些研究成果與技術(shù)是人類寶貴財(cái)富，因此，管理人員應(yīng)該對(duì)檔案管理工作引起重視，并不斷提升自身的保密意識(shí)，進(jìn)一步提升保密能力。將涉密科技檔案進(jìn)行嚴(yán)密的保管，就是為了后期能夠更好地利用這些檔案，只有將這些檔案的保密工作完全落實(shí)，才能將這些檔案的利用價(jià)值充分發(fā)揮。因此，涉密科技檔案的管理、涉密科技檔案的利用是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。

四、結(jié)束語

在開展涉密科技檔案管理保密工作時(shí)，必須要提升管理人員的保密意識(shí)，讓他們充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，并將保密管理制度全面落實(shí)。相關(guān)部門以及檔案管理人員應(yīng)該對(duì)涉密科技檔案管理中存在的問題進(jìn)行積極分析，并找出相應(yīng)的對(duì)策，使涉密科技檔案得到妥善管理，進(jìn)而將檔案進(jìn)行充分利用，使涉密科技檔案管理保密制度得以全面落實(shí)。