韓雨珂

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)深深地融入到了民眾工作生活的每一個(gè)細(xì)節(jié)中，帶來(lái)了極大的便利。在檔案管理工作中，僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足社會(huì)發(fā)展的需求。因此就應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化技術(shù)來(lái)做好數(shù)字檔案管理工作，不斷的提高檔案管理的服務(wù)水平。本文將對(duì)數(shù)字檔案管理的一些特征進(jìn)行說(shuō)明，并且對(duì)其中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行分析，最終提出一些建議。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 數(shù)字

如今數(shù)字檔案管理已經(jīng)成為了檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。這種管理模式將檔案信息按照二進(jìn)制數(shù)據(jù)保存起來(lái)，這樣就能夠通過(guò)體積較小的存儲(chǔ)介質(zhì)保存海量檔案數(shù)據(jù)，并且能夠借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行相應(yīng)的檔案信息傳輸。這樣不僅能夠給檔案管理工作者帶來(lái)便利，還能夠提高民眾查閱檔案時(shí)的效率。但是當(dāng)前在數(shù)字檔案管理中還存在技術(shù)以及安全性等方面的限制，這都極大的限制了數(shù)字檔案管理工作的發(fā)展。

一、數(shù)字檔案的特點(diǎn)

一般在傳統(tǒng)的檔案管理中，都是使用紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)和查閱。在紙質(zhì)檔案的管理過(guò)程中，對(duì)檔案室的環(huán)境要求比較嚴(yán)格，一旦出現(xiàn)潮濕的情況，很多紙質(zhì)檔案就會(huì)發(fā)霉，最終出現(xiàn)腐爛的現(xiàn)象，造成檔案信息丟失。但是數(shù)字檔案是以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，僅僅通過(guò)一塊體積狹小的硬盤，既能夠保存幾百G甚至幾個(gè)T的數(shù)據(jù)容量，這都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了一間標(biāo)準(zhǔn)化檔案室能夠存儲(chǔ)的檔案信息，極大的降低檔案管理成本。并且使用數(shù)字檔案形式進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，不需要進(jìn)行過(guò)多的后期管理，即便是設(shè)備突然斷電或者是一些網(wǎng)絡(luò)攻擊，現(xiàn)在也已經(jīng)能夠有比較成熟的技術(shù)進(jìn)行防范，不至于出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。

使用數(shù)字檔案管理能夠在用戶進(jìn)行信息查詢、借閱以及歸還等方面帶來(lái)優(yōu)勢(shì)。這些過(guò)程都不需要再通過(guò)服務(wù)人員提供業(yè)務(wù)服務(wù)。而是直接可以通過(guò)自助操作終端進(jìn)行操作。還可以將互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合多個(gè)檔案室進(jìn)行互聯(lián)，所有信息資源實(shí)現(xiàn)互通，能夠提供給用戶的檔案信息資源更加齊全。用戶可以使用手機(jī)、電腦等上網(wǎng)終端進(jìn)行信息查閱。節(jié)省大量的時(shí)間。實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、數(shù)字檔案管理存在的問(wèn)題

盡管使用數(shù)字檔案管理能夠帶來(lái)眾多優(yōu)勢(shì)，但是也還存在一些缺陷。首先就體現(xiàn)在安全性方面。因?yàn)闄n案信息存儲(chǔ)的介質(zhì)往往受到磁場(chǎng)這類物理介質(zhì)的干擾。如果干擾過(guò)于嚴(yán)重，就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，并且形成永久性危害。此外，數(shù)字檔案和互聯(lián)網(wǎng)緊密貼合在一起，互聯(lián)網(wǎng)本身就具有一些不安全因素，因此接入互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案管理可能會(huì)存在被黑客攻擊的危險(xiǎn)。此外，還需要在數(shù)字檔案使用過(guò)程中對(duì)可能出現(xiàn)的人為危害進(jìn)行預(yù)防，一旦造成危害，帶來(lái)的損失是不可估量的。一般來(lái)說(shuō)人為因素都可以分為兩種，其一就是來(lái)自于不法分子的網(wǎng)絡(luò)工具，往往主要針對(duì)的檔案資源都是具有重要價(jià)值的，一旦出現(xiàn)這種違法行為，所造成的后果比較嚴(yán)重，并且會(huì)造成不好的社會(huì)影響。第二類就是由于檔案管理工作人員操作失誤造成的，有時(shí)候工作人員因?yàn)閷?duì)業(yè)務(wù)不熟練，就有可能導(dǎo)致數(shù)字檔案被誤刪。第二種人為因素比較好控制，只需要加大對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，完善工作流程就能夠解決這些問(wèn)題。

三、信息技術(shù)在數(shù)字檔案管理中的改進(jìn)

（一）加強(qiáng)硬件設(shè)施的管理

在數(shù)字檔案管理中。最基本的就是應(yīng)當(dāng)做好硬件設(shè)施支持，否者就無(wú)法發(fā)揮出數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢(shì)。要避免因?yàn)閿?shù)字檔案管理設(shè)備在運(yùn)行中出現(xiàn)不穩(wěn)定的情況，這樣就極有可能造成檔案信息丟失或者是損壞。首先就應(yīng)當(dāng)加大資金投入，要采購(gòu)性能可靠，穩(wěn)定性高的設(shè)備，并且還要對(duì)整個(gè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查，查看是否存在安全隱患。對(duì)于非常珍貴的檔案信息，應(yīng)當(dāng)要做好備份工作，防范可能出現(xiàn)的危險(xiǎn)。當(dāng)前區(qū)塊鏈技術(shù)能夠以去中心化的特征更好的保障數(shù)據(jù)安全，因此在數(shù)字檔案管理中也可以相應(yīng)的引進(jìn)該技術(shù)。

（二）建立完善的管理制度

要保障數(shù)字檔案管理工作的順利進(jìn)行。就必須制定完善的管理制度。要通過(guò)制度來(lái)對(duì)每一個(gè)工作細(xì)節(jié)進(jìn)行約束。構(gòu)建高效率的工作模式。可以規(guī)定數(shù)字檔案管理人員在實(shí)際操作中的工作流程，保障網(wǎng)絡(luò)安全。為了提高數(shù)字檔案信息的安全性，還可以使用安全可靠的殺毒軟件進(jìn)行定期清理數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)可能存在的計(jì)算機(jī)病毒及時(shí)清理，避免造成更加嚴(yán)重的后果。此外，國(guó)家也應(yīng)當(dāng)給與一定的政策支持，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)攻擊行為的打擊力度，為數(shù)字檔案管理工作提供必要的技術(shù)支持。數(shù)字檔案管理人員應(yīng)當(dāng)要重視工作中的每一個(gè)細(xì)節(jié)，當(dāng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面的問(wèn)題時(shí)。應(yīng)當(dāng)及時(shí)尋求技術(shù)人員的幫助，盡量避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)損害的情況。

（三）滿足用戶的多元化需求

數(shù)字檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確其工作是為了更好的服務(wù)民眾，在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)下，數(shù)字檔案管理工作更加應(yīng)該具備滿足用戶多元化需求的特征。相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)不斷在工作中學(xué)習(xí)，掌握了解數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)方面的先進(jìn)知識(shí)，不斷按照用戶的需求去對(duì)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的功能進(jìn)行完善。提供更加人性化的服務(wù)。對(duì)于檔案管理人員。應(yīng)當(dāng)要熟練掌握數(shù)字檔案管理設(shè)備的操作方法，對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高數(shù)據(jù)安全意識(shí)，要能夠具備優(yōu)良的數(shù)據(jù)處理能力。對(duì)數(shù)字檔案管理平臺(tái)進(jìn)行全面分析。此外。還需要能夠和用戶之間建立良好的溝通渠道。了解用戶的真實(shí)需求，不斷改進(jìn)工作中不完善的地方，更好的提高數(shù)字檔案管理工作的水平。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展，數(shù)字檔案會(huì)逐漸取代傳統(tǒng)檔案，贏得社會(huì)大眾的青睞。數(shù)字檔案能夠提高檔案管理效率，減小成本支出，使得檔案信息查閱過(guò)程更加便捷。但是目前由于種種原因的限制，在數(shù)字檔案管理方面還存在一定的限制作用，因此就應(yīng)當(dāng)加大對(duì)這方面的研究力度，更好的促進(jìn)數(shù)字檔案管理事業(yè)的發(fā)展。