曾立春
寧波海工集團公司
企業(yè)檔案數字化工作的推進、檔案數據化的發(fā)展,為檔案查詢利用提供了更為便捷的方式。條形碼技術的應用,進一步加快了檔案現代化管理步伐,對企業(yè)檔案庫存統(tǒng)計、檔案借閱狀態(tài)管理、檔案實體安全管理、檔案部門服務質量和效率提升,都具有重要的現實意義。筆者所在企業(yè)在檔案管理工作中,導入條形碼技術,并逐步擴大應用,取得了良好效果,本文闡述一二,與廣大檔案工作者共同探討。
條形碼技術是條形碼自動識別技術的簡稱,是在當代信息技術基礎上產生和發(fā)展起來的符號自動識別技術。它將符號編碼、數據采集、自動識別、錄入和存儲信息等功能融為一體,能有效解決物流過程中大量數據的采集與自動錄入問題。
條形碼是由一組粗細不同、黑白或色彩相間的線條以及相應的字符、數字組成的標記。條形碼技術是利用光電掃描閱讀設備識別讀取信息,并將其錄入計算機的技術。
(1)條形碼的唯一性。條形碼的唯一性與檔案編號的唯一性有著雷同的意義。以“件”為整理和保管單位,讓條形碼有了更專一的特質。在編碼過程中,應合理制訂編號規(guī)則,條碼最好能體現檔案類別特征。
(2)條形碼查詢快捷、準確,且操作方便。條形碼查詢,既可以通過手工鍵盤輸入,也可以用掃描槍掃描,識別速度快、準確無誤,且操作方便。
(3)條形碼技術提高工作效率。條形碼技術的導入應用,為檔案利用統(tǒng)計提供了有效參考數據;有助于管理人員對檔案資料的核查、統(tǒng)計,降低了管理人員的工作強度,提高了工作效率。
筆者所在企業(yè)近年來信息化速度加快,檔案部門數字化、電子化進程突進,但按件整理錄入的方式,使大量檔案在借閱利用過程中,仍依靠手工登記;涉密檔案填寫申請單、找領導簽字等流程,讓利用者苦不堪言,在“最多跑一次”改革的啟發(fā)下,筆者聯系單位信息部門,共同設計條形碼,梳理相關數據庫,并通過企業(yè)OA內網,建立查、借閱流程,讓傳統(tǒng)手工檔案借、還等工作實現了位移信息自動記錄。
(1)條形碼根據檔案數據庫進行設計,一般情況下,它的唯一性,是設計中必須具備的選項,條形碼設計的合理性是開展電腦檢索和查找利用的基礎。筆者所在企業(yè)根據實際情況選擇使用普通條形碼,增加了印刷內容。以文書檔案為例,將條形碼分3層設計。第一層是企業(yè)Logo+時間+檔案類別,第二層是條形碼,第三層是類別字母+保管期限+流水號,如圖1所示。
圖1 文書檔案條形碼
再如科技檔案:第一層是企業(yè)Logo+檔案類別+分類號,第二層是條形碼,第三層是資料大流水號,如圖2所示。
圖2 科技檔案(脫密)條形碼
再如干部人事檔案:第一層是企業(yè)Logo+檔案類別,第二層是條形碼,第三層是姓氏第一個字母+流水號,如圖3所示。
以上實例是筆者所在企業(yè)檔案條形碼設計的基本格式,它既符合該企業(yè)標準化要求,又能從中看到檔案類別,出入庫直觀、方便取用。
(2)建立條形碼編碼信息錄入的數據庫,讓條形碼批量打印速度更快。
筆者所在單位率先在科技檔案數據庫導入條形碼應用技術。在條形碼打印前,首先完善科技檔案數據庫,將所有成冊科技檔案按要求導入相應數據庫,打印條形碼標簽時,批量打印,速度更快、更高效。
(3)條形碼樣式根據需要選擇單聯或雙聯,該企業(yè)選擇了雙聯,紙質檢索目錄上和對應檔案上各貼一聯標簽,便于查詢。
(4)與企業(yè)內網相連,通過內網提交借閱申請,利用系統(tǒng)自動記錄檔案位移狀況。
(1)設備的準備。條形碼設計完成后,與匹配的設備連接。
(2)耗材的選擇。條形碼的載體,即標簽粘貼紙,有白色的非熱敏紙和亞銀紙,在進行對比后,筆者選擇了亞銀紙標簽,因為白色的非熱敏紙依然存在消字的風險,這在檔案耗材使用中是一大忌,亞銀紙避免了這一致命缺陷,但亞銀紙也有弱點,遇到尖銳利器易被刮傷,所以在檔案使用保管過程中需要避免刮傷條形碼。
條形碼技術在企業(yè)涉密檔案應用中,成為檔案利用過程安全的守護者。遵從相關保密管理規(guī)定,涉密檔案按照密級分類、錄入人員權限和使用記錄,實施物理隔離其他檔案管理系統(tǒng)和涉密檔案使用專用通道。筆者所在企業(yè),通過OA平臺,建立涉密文獻(脫密)查詢目錄,設定查、借人員權限,以及閱覽、借閱需要的保密流程,檔案部門通過涉密借閱系統(tǒng)自動記錄涉密資料借、還等信息,使涉密檔案位移一目了然。相較于傳統(tǒng)借閱中領導審批簽字流程、利用統(tǒng)計等等工作,掃碼或輸入條形碼極大地提高了工作效率和檔案的安全。
實踐發(fā)現,相較于鍵盤搜尋、檢索和手工借閱查詢,掃(或輸入)條形碼更方便快捷,一檔一號,不重復,讓企業(yè)檔案管理工作得到了大幅提升。以往的工作經驗證明,條形碼技術對企業(yè)檔案現代化管理工作能起到一定的推動作用。
但是,在條形碼技術應用過程中,仍需要注意一些事項:一是在打印標簽的耗材選擇上,需要慎重,保管過程中需要仔細;二是檔案專業(yè)技術人員需要有高度的責任心和事業(yè)心,及時發(fā)現、解決、總結工作中遇到的問題,對于刮傷的條形碼及時替換、數據庫及時更新,樹立良好的服務形象。
條形碼作為一種先進的信息傳遞和計算機輸入技術,具有廣泛的應用前景。在企業(yè)檔案管理工作中,條形碼技術使業(yè)務部門和檔案管理部門的工作流程都得到優(yōu)化,提高了工作效率,發(fā)揮了檔案的價值最大化,極大提高了企業(yè)檔案工作水平和服務形象。