李元鋒

摘 要：隨著時(shí)代經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作形式也發(fā)生了變化，從而使得檔案管理工作者對(duì)其信息的及時(shí)性運(yùn)用要求愈來(lái)愈高。在經(jīng)濟(jì)水平迅速發(fā)展的當(dāng)下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作展開(kāi)方式仍然十分受到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式的影響，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位某些和檔案信息相關(guān)的工作開(kāi)展時(shí)，無(wú)法及時(shí)獲取相關(guān)的信息，對(duì)事件發(fā)生的歷史性以及現(xiàn)實(shí)性影響都缺乏了解，因此，在事業(yè)單位工作方式改革的今天，如何完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，使其發(fā)揮管理信息的及時(shí)性，成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位探究的重點(diǎn)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；及時(shí)性；檔案管理

在快時(shí)代生活節(jié)奏的今天，社會(huì)群眾對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率要求也逐漸提升，但是由于檔案信息的管理內(nèi)容范圍較為龐大，以及與檔案信息管理相關(guān)的業(yè)務(wù)量也逐漸提高，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率達(dá)不到預(yù)期效果。究其根源，是因?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理信息的結(jié)構(gòu)和工作方式在業(yè)務(wù)開(kāi)展的過(guò)程中有一定的局限性，對(duì)不同部門工作所需的檔案信息的范圍、種類沒(méi)有明確的界定，以及在檔案管理信息的加工、檢索和傳遞過(guò)程中效率低下，缺乏對(duì)工作時(shí)間的把控。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位不斷地提高自身檔案信息管理工作及時(shí)性要求，不僅是為各級(jí)主管部門以及業(yè)務(wù)執(zhí)行人員提供相關(guān)的有效信息來(lái)源，提高工作效率的有效途徑，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，不斷完善自身管理結(jié)構(gòu)，與時(shí)俱進(jìn)的重要表現(xiàn)。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作的現(xiàn)狀

1.1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容缺乏與時(shí)俱進(jìn)，較為陳舊老化

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息管理是明確要求信息管理者要具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，以及較好的檔案信息管理能力，以此為檔案管理工作的有序進(jìn)行提供可靠的保障。檔案管理工作的內(nèi)容是涵蓋各類檔案的資料接收、分類整理、以及鑒定保管等，其工作內(nèi)容范圍廣泛，涉及各部門的工作材料。而機(jī)關(guān)事業(yè)單位重視檔案管理工作的及時(shí)性要求，不僅有利于深化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理者的管理理念的改革，還可以改善傳統(tǒng)的檔案管理體制帶來(lái)的弊端。因此，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理工作中，檔案信息管理愈來(lái)愈受管理層的重視。但是，在現(xiàn)如今的檔案管理工作的展開(kāi)中，還是存在著傳統(tǒng)管理方式遺留下來(lái)的欠缺，比如，傳統(tǒng)物理存儲(chǔ)式的檔案信息管理，導(dǎo)致某些檔案信息未能及時(shí)的跟隨時(shí)間變化更新內(nèi)容，使檔案信息存在一定的滯后性，從而在工作展開(kāi)過(guò)程無(wú)法發(fā)揮有效的價(jià)值，甚至還有可能給組織造成巨大的損失。

1.2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作方式載體較為落后，影響工作效率

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的普及，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作方式也面臨著改善和更新的局面?；跈n案管理信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性要求，將檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)相結(jié)合起來(lái)成為了完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理結(jié)構(gòu)的重要途徑之一。以此，不僅可以構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的信息儲(chǔ)存平臺(tái)，并且以信息管理為基礎(chǔ)，培養(yǎng)高素質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)管理員工，優(yōu)化工作資源的整合，真正發(fā)揮信息的及時(shí)性，為各部門的工作人員提供正確決策的有效依據(jù)。但是，在當(dāng)下的單位檔案管理過(guò)程中，機(jī)關(guān)單位檔案管理者很難從管理理念及行為上對(duì)單位、員工負(fù)責(zé)，在管理方式上的還是較為陳舊。雖然，在一定程度上，信息科技的現(xiàn)代化滲入到了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理工作方式中，但是員工對(duì)于網(wǎng)絡(luò)化的使用欠缺熟練度，大部分還是采取紙質(zhì)媒介進(jìn)行記載、儲(chǔ)存、傳遞信息，導(dǎo)致現(xiàn)代化技術(shù)在工作方式上僅僅停留在層面之上，無(wú)法真正發(fā)揮其工作價(jià)值，長(zhǎng)此以往，必然會(huì)影響單位管理者的責(zé)任意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化檔案管理信息工作結(jié)構(gòu)造成了負(fù)面影響。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作及時(shí)性的重要意義

2.1有利于優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，完善信息資源共享平臺(tái)

在某個(gè)程度上來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的及時(shí)性是影響其工作質(zhì)量的直接因素。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的實(shí)際工作中，其檔案管理工作僅限于對(duì)檔案資料的接受、整理、分類、保管以及制定和組織實(shí)施檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，但是對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)及利用這部分卻缺乏認(rèn)知。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息管理平臺(tái)也僅僅是基于時(shí)代科技的普及和推動(dòng)，現(xiàn)代化的工作方式運(yùn)用卻無(wú)法深入到位，對(duì)單位內(nèi)部的管理工作效率影響較大。而機(jī)關(guān)事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)管理工作及時(shí)性的重視，是事業(yè)單位全面收集和反應(yīng)單位各方面信息，及時(shí)進(jìn)行檔案信息傳遞的表現(xiàn)，也是深入機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理結(jié)構(gòu)改革，完善資源共享平臺(tái)的有效方式。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方式，以現(xiàn)代科技為媒介進(jìn)行信息管理，充分發(fā)揮了檔案管理信息資源的及時(shí)有效性，將剛性約束和時(shí)代科技有效結(jié)合，有利于創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理機(jī)制，推動(dòng)“無(wú)紙化”辦公時(shí)代的到來(lái)。

2.2 有利于提升檔案管理的質(zhì)量，為正確決策提供有效依據(jù)

面對(duì)時(shí)代進(jìn)步的發(fā)展以及社會(huì)群眾生活方式的改變，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作方式也逐漸發(fā)生變化。在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作模式期間，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理方式較為傳統(tǒng)，統(tǒng)一管理，上傳下達(dá)，從而導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中過(guò)于注重現(xiàn)實(shí)工作效率的流向，對(duì)檔案管理質(zhì)量方面稍有欠缺。但是在當(dāng)下的信息化工作環(huán)境下，檔案管理成為了機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作開(kāi)展的重要資源。而注重機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的及時(shí)性原則，進(jìn)行有效的構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺(tái)，不僅有利于節(jié)約工作成本、提高管理工作的效率，還有利于從網(wǎng)絡(luò)管理層面深化機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理結(jié)構(gòu)，為各部門的工作人員進(jìn)行正確決策提供依據(jù)。

3 深化機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作及時(shí)性的途徑

3.1 積極展開(kāi)員工信息化管理培訓(xùn)，提高員工的綜合素質(zhì)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)對(duì)員工工作素質(zhì)要求較高的工作，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案信息管理者，對(duì)檔案信息工作的開(kāi)展可以更好的對(duì)過(guò)去發(fā)生的信息進(jìn)行總結(jié)，從而有效及時(shí)的把握現(xiàn)在的機(jī)遇，還能夠?yàn)閷?lái)的工作決策明確方向。加強(qiáng)事業(yè)單位管理工作的及時(shí)性，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位為檔案管理工作進(jìn)行明確分工，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)的有效舉措。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作者缺乏足夠的信息化管理技術(shù)，所以培養(yǎng)高素質(zhì)的信息化檔案管理人才是一項(xiàng)迫在眉睫的工作。良好的信息化管理團(tuán)隊(duì)，不僅對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)管理工作的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)有清楚的認(rèn)知，還能夠加強(qiáng)自我效能管理，從各方面優(yōu)化單位管理結(jié)構(gòu)。

3.2 深化信息化檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，維護(hù)管理平臺(tái)的穩(wěn)定性

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息具有時(shí)間價(jià)值，而傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式無(wú)法有效發(fā)揮檔案管理信息的適用性和及時(shí)性，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作方式不僅需管理理念需要更新，其工作展開(kāi)機(jī)制上也應(yīng)進(jìn)行創(chuàng)新。除了構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理平臺(tái)之外，還需要深化信息化檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，對(duì)各部部門的檔案信息進(jìn)行更新，在檔案管理的軟件硬件都要定期維護(hù)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理平臺(tái)的穩(wěn)定使用提供物質(zhì)保障。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，重視機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的及時(shí)性特點(diǎn)，不僅是事業(yè)單位有效發(fā)揮檔案信息工作價(jià)值，提高工作效率的有效途徑，也是其工作方式在現(xiàn)代生活中與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn)。因此，在展開(kāi)單位檔案管理工作時(shí)，檔案管理者要更新自身的管理理念及方式，不斷提高工作素質(zhì)，優(yōu)化單位檔案管理的工作效率。

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