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        淺議提高軍隊(duì)干部檔案管理需把握的幾個環(huán)節(jié)

        2018-11-23 11:30:40柳捷
        卷宗 2018年32期
        關(guān)鍵詞:服務(wù)方式創(chuàng)新發(fā)展管理水平

        摘 要:軍隊(duì)干部檔案工作既是軍隊(duì)檔案事業(yè)的重要組成部分,又是干部工作的有力保障和依據(jù)。管好、用好軍人干部檔案,對于建立健全軍隊(duì)干部管理使用機(jī)制,便于首長機(jī)關(guān)用人決策,科學(xué)合理地選賢任能,促進(jìn)軍隊(duì)現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展具有十分重要的意義。下面,筆者結(jié)合工作實(shí)際,就加強(qiáng)軍隊(duì)干部檔案管理問題談幾點(diǎn)粗淺看法。

        關(guān)鍵詞:軍隊(duì)干部檔案;管理水平;服務(wù)方式;創(chuàng)新發(fā)展

        1 充分利用信息自動化管理,全面提升軍隊(duì)干部檔案的管理水平

        隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,軍隊(duì)的干部檔案管理工作也正朝信息化、數(shù)字化方向迅速發(fā)展。目前干部檔案的管理方式還停留在主要依靠手工操作的形式,不利于檔案材料的快速查詢、檢索和利用。拓寬運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)和先進(jìn)管理方法的領(lǐng)域,加速推進(jìn)軍隊(duì)干部檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程,已成為干部檔案管理部門現(xiàn)實(shí)而緊迫的任務(wù)。

        現(xiàn)在雖然有要求提供軍人檔案材料的電子光盤,但是因?yàn)閭€人檔案材料不同于其他單頁材料,掃描個人檔案材料非常緩慢且耗時,所以不被廣大檔案管理人員青睞,推廣率不高,難以達(dá)到充分利用電子版的快捷效果。應(yīng)切實(shí)把信息化建設(shè)作為軍隊(duì)干部檔案工作的頭等大事,科學(xué)籌劃,精心實(shí)施,逐步實(shí)現(xiàn)通過網(wǎng)絡(luò)開展軍隊(duì)檔案服務(wù)利用工作。

        根據(jù)目前全軍機(jī)關(guān)都將建立局域網(wǎng),為干部檔案在網(wǎng)上的資源共享創(chuàng)造了有利條件。筆者認(rèn)為,軍隊(duì)干部檔案管理工作也應(yīng)在嚴(yán)防失泄密的同時加強(qiáng)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),充分利用全軍現(xiàn)行的《軍隊(duì)信息系統(tǒng)》(為保密,此為簡稱)軟件,實(shí)現(xiàn)干部檔案信息資源的共享,對軍隊(duì)干部檔案進(jìn)行存貯管理,進(jìn)一步提高干部檔案的利用效率和工作質(zhì)量,不但可以更加系統(tǒng)、生動、直觀地反映出每個干部德、能、勤、績等方面的基本情況,而且還為首長、機(jī)關(guān)選拔任用干部提供更為迅捷全面準(zhǔn)確的參考意見,既促進(jìn)軍隊(duì)干部隊(duì)伍建設(shè)健康發(fā)展,也可提高軍隊(duì)干部檔案的現(xiàn)代化管理手段。

        同時對電子文檔的歸檔、整理、保管和利用做出明確規(guī)定,使電子文檔歸檔與管理達(dá)到有據(jù)可依、有章可循;另一方面,積極協(xié)調(diào)信息部門,將電子文檔的歸檔與推廣使用機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合起來,使電子文檔工作成為機(jī)關(guān)人員利用辦公自動化系統(tǒng)處理公文的一個必須執(zhí)行的環(huán)節(jié),大力推動檔案電子版的歸檔與管理工作發(fā)展。

        2 更新觀念,轉(zhuǎn)變軍隊(duì)干部檔案的服務(wù)方式

        軍隊(duì)干部檔案的生命在于它的有用性、可用性和實(shí)用性,軍人干部檔案管理的最終目的是利用。干部檔案工作者應(yīng)解放思想,更新觀念,與時俱進(jìn),積極開發(fā)利用檔案信息資源,不斷挖掘軍人干部檔案的利用價(jià)值,使“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?,把軍人干部的各種最新情況、最新材料信息實(shí)時掌握并及時入庫,充分發(fā)揮《軍隊(duì)信息系統(tǒng)》在干部工作中的作用。

        1)由單一保管型向開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變。人才交流、選賢任能是促進(jìn)軍隊(duì)現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的重要保障之一。在嚴(yán)防泄密的前提下,積極開發(fā)利用干部檔案信息資源,為選賢任能服務(wù),是部隊(duì)干部檔案工作的重要任務(wù)。軍隊(duì)干部檔案工作要堅(jiān)持保管與利用并重、指導(dǎo)與服務(wù)相結(jié)合的原則,以為部隊(duì)及時提供一流服務(wù)為宗旨,使軍人干部檔案工作真正實(shí)現(xiàn)由單一保管型向開發(fā)利用型的轉(zhuǎn)變,使干部檔案的服務(wù)保障作用得到最大限度的發(fā)揮。

        2)由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。干部檔案管理工作者要轉(zhuǎn)變過去那種“收、理、核、看、轉(zhuǎn)”的服務(wù)觀念,要積極進(jìn)取,意識超前,跟蹤服務(wù),把軍隊(duì)干部檔案工作與選拔人才工作結(jié)合起來,主動為首長、機(jī)關(guān)選拔任用干部提供人才信息服務(wù),為建立健全科學(xué)有效的用人機(jī)制創(chuàng)造良好的條件。進(jìn)一步深化干部檔案信息的服務(wù)保障作用。

        3)由手工查閱向網(wǎng)絡(luò)共享轉(zhuǎn)變。許多單位的干部檔案雖然實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫管理,但因平時使用不夠,在提供利用時,還不能夠及時利用數(shù)據(jù)庫的快捷方式,更多的還是局限于手工查找方式,影響了干部檔案利用效率。筆者認(rèn)為應(yīng)該充分利用現(xiàn)有的《軍隊(duì)信息系統(tǒng)》中的干部檔案信息,建立干部檔案信息網(wǎng)站,通過內(nèi)部局域網(wǎng),直接為首長、機(jī)關(guān)最大便捷的提供所需要的檔案材料保障終端,也為各基層單位提供更為方便、快捷、準(zhǔn)確的查詢服務(wù)。

        3 嚴(yán)格把關(guān),確保干部檔案的真實(shí)完整

        軍人檔案材料的真實(shí)性是軍隊(duì)干部檔案的生命。干部檔案質(zhì)量的高低,不僅事關(guān)干部檔案工作的健康發(fā)展,而且對軍隊(duì)干部隊(duì)伍建設(shè)也有著直接影響。干部檔案管理人員要本著對軍隊(duì)建設(shè)和干部本人負(fù)責(zé)的態(tài)度,嚴(yán)格制度,認(rèn)真負(fù)責(zé),一絲不茍、扎扎實(shí)實(shí)地把好干部檔案的質(zhì)量關(guān)。

        1)把好“立檔”關(guān)。建立軍人干部檔案是干部檔案工作的起點(diǎn),是一項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè),它直接關(guān)系到每個軍人檔案的質(zhì)量,也影響著檔案的利用。所以,立卷建檔要及時、準(zhǔn)確、完整。其中重要的組成部分“履歷書的填寫、審定;原始材料的分類、認(rèn)定、排列、登記;材料內(nèi)容的完整、手續(xù)的齊全”等要從源頭抓起,確保檔案建立后的準(zhǔn)確。

        2)把好“入檔”關(guān)。做好檔案材料的鑒別也很重要。在每接收一份檔案材料后,力求取舍有據(jù),分類合理,這是提高軍人檔案材料質(zhì)量關(guān)鍵。干部檔案工作者,要堅(jiān)持該“進(jìn)檔”的材料一定不能空缺,要嘴勤腿快,不怕麻煩,經(jīng)常及時督促各材料形成部門歸檔。要勤收集、嚴(yán)整理,對不該“入檔”的材料堅(jiān)決卡住,尤其要注意虛假材料的鑒別。凡接收的檔案不符合要求的應(yīng)堅(jiān)決予以退回。

        3)把好“轉(zhuǎn)遞”關(guān)。在轉(zhuǎn)遞調(diào)動、離隊(duì)干部檔案時,必須提前進(jìn)行全面、系統(tǒng)地整理、核對,嚴(yán)防缺漏件及虛假材料的混入。切實(shí)做到轉(zhuǎn)出的檔案材料翔實(shí)、完整;分類準(zhǔn)確、編排有序、裝訂規(guī)范。轉(zhuǎn)遞手續(xù)齊全完備。

        4 采取措施,促進(jìn)干部檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展

        近年來,在各級機(jī)關(guān)和首長、干部檔案工作主管部門和檔案管理人員的共同努力下,軍隊(duì)干部檔案工作和基礎(chǔ)建設(shè)有了長足的進(jìn)步。但由于各種客觀因素,干部檔案工作還存在著許多薄弱環(huán)節(jié),需要我們繼續(xù)努力工作,改進(jìn)不足,進(jìn)一步加快干部檔案工作的發(fā)展步伐。

        1)加強(qiáng)宣傳,提高認(rèn)識。近年來,軍隊(duì)干部檔案工作的地位雖有提高,但還存在檔案意識不強(qiáng)、落實(shí)力度不夠、工作關(guān)系不暢等問題,干部檔案工作的地位和作用還沒有得到足夠的重視。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)利用報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)等傳播媒體的力度,對干部檔案工作及時宣傳,使各級機(jī)關(guān)充分認(rèn)識到干部檔案工作的必要性和重要性,并對干部檔案工作內(nèi)容要求有所了解。

        2)更新觀念,嚴(yán)格要求。干部檔案工作者應(yīng)樹立求真求實(shí)的觀念,端正服務(wù)態(tài)度,認(rèn)真核實(shí)一些模糊不清的檔案材料,去偽存真,拾漏補(bǔ)遺,對殘缺不全的檔案,應(yīng)盡量補(bǔ)充完整、修正準(zhǔn)確,以提高干部檔案的真實(shí)性和可靠性。

        3)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),保證質(zhì)量。把干部檔案工作納入機(jī)關(guān)辦公正規(guī)化管理范疇,建立健全崗位責(zé)任制度,形成分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓,主管部門直接抓,檔案管理人員時時抓的氛圍,從而為軍隊(duì)干部檔案工作向高層次發(fā)展提供有力的保障。應(yīng)定期對干部檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時糾正,確保干部檔案工作質(zhì)量。

        4)積極培養(yǎng)高素質(zhì)干部檔案管理人才。軍隊(duì)檔案管理是項(xiàng)連續(xù)性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作,實(shí)現(xiàn)軍隊(duì)干部檔案管理現(xiàn)代化,關(guān)鍵在于提高干部檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員除需具備堅(jiān)定的政治信念、嚴(yán)格的保密觀念外,應(yīng)在適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)管理方式上不斷提高,這就還需具備現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)知識和管理能力。應(yīng)通過各種培訓(xùn)班、研討會等形式,加強(qiáng)在職培訓(xùn),學(xué)習(xí)高新技術(shù),更新知識結(jié)構(gòu),提高軍隊(duì)檔案管理人員開展電子文件歸檔與管理工作的技能,為提高軍隊(duì)干部檔案管理水平奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

        作者簡介

        柳捷(1966-),女,漢,湖南長沙,大專,職員,館員,研究方向:檔案管理。

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