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        淺議提高軍隊干部檔案管理需把握的幾個環(huán)節(jié)

        2018-11-23 11:30:40柳捷
        卷宗 2018年32期
        關鍵詞:服務方式創(chuàng)新發(fā)展管理水平

        摘 要:軍隊干部檔案工作既是軍隊檔案事業(yè)的重要組成部分,又是干部工作的有力保障和依據(jù)。管好、用好軍人干部檔案,對于建立健全軍隊干部管理使用機制,便于首長機關用人決策,科學合理地選賢任能,促進軍隊現(xiàn)代化建設發(fā)展具有十分重要的意義。下面,筆者結合工作實際,就加強軍隊干部檔案管理問題談幾點粗淺看法。

        關鍵詞:軍隊干部檔案;管理水平;服務方式;創(chuàng)新發(fā)展

        1 充分利用信息自動化管理,全面提升軍隊干部檔案的管理水平

        隨著科學技術的發(fā)展和信息技術的廣泛應用,軍隊的干部檔案管理工作也正朝信息化、數(shù)字化方向迅速發(fā)展。目前干部檔案的管理方式還停留在主要依靠手工操作的形式,不利于檔案材料的快速查詢、檢索和利用。拓寬運用現(xiàn)代高新技術和先進管理方法的領域,加速推進軍隊干部檔案管理現(xiàn)代化進程,已成為干部檔案管理部門現(xiàn)實而緊迫的任務。

        現(xiàn)在雖然有要求提供軍人檔案材料的電子光盤,但是因為個人檔案材料不同于其他單頁材料,掃描個人檔案材料非常緩慢且耗時,所以不被廣大檔案管理人員青睞,推廣率不高,難以達到充分利用電子版的快捷效果。應切實把信息化建設作為軍隊干部檔案工作的頭等大事,科學籌劃,精心實施,逐步實現(xiàn)通過網(wǎng)絡開展軍隊檔案服務利用工作。

        根據(jù)目前全軍機關都將建立局域網(wǎng),為干部檔案在網(wǎng)上的資源共享創(chuàng)造了有利條件。筆者認為,軍隊干部檔案管理工作也應在嚴防失泄密的同時加強應用網(wǎng)絡技術,充分利用全軍現(xiàn)行的《軍隊信息系統(tǒng)》(為保密,此為簡稱)軟件,實現(xiàn)干部檔案信息資源的共享,對軍隊干部檔案進行存貯管理,進一步提高干部檔案的利用效率和工作質(zhì)量,不但可以更加系統(tǒng)、生動、直觀地反映出每個干部德、能、勤、績等方面的基本情況,而且還為首長、機關選拔任用干部提供更為迅捷全面準確的參考意見,既促進軍隊干部隊伍建設健康發(fā)展,也可提高軍隊干部檔案的現(xiàn)代化管理手段。

        同時對電子文檔的歸檔、整理、保管和利用做出明確規(guī)定,使電子文檔歸檔與管理達到有據(jù)可依、有章可循;另一方面,積極協(xié)調(diào)信息部門,將電子文檔的歸檔與推廣使用機關辦公自動化系統(tǒng)有機結合起來,使電子文檔工作成為機關人員利用辦公自動化系統(tǒng)處理公文的一個必須執(zhí)行的環(huán)節(jié),大力推動檔案電子版的歸檔與管理工作發(fā)展。

        2 更新觀念,轉變軍隊干部檔案的服務方式

        軍隊干部檔案的生命在于它的有用性、可用性和實用性,軍人干部檔案管理的最終目的是利用。干部檔案工作者應解放思想,更新觀念,與時俱進,積極開發(fā)利用檔案信息資源,不斷挖掘軍人干部檔案的利用價值,使“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?,把軍人干部的各種最新情況、最新材料信息實時掌握并及時入庫,充分發(fā)揮《軍隊信息系統(tǒng)》在干部工作中的作用。

        1)由單一保管型向開發(fā)利用型轉變。人才交流、選賢任能是促進軍隊現(xiàn)代化建設發(fā)展的重要保障之一。在嚴防泄密的前提下,積極開發(fā)利用干部檔案信息資源,為選賢任能服務,是部隊干部檔案工作的重要任務。軍隊干部檔案工作要堅持保管與利用并重、指導與服務相結合的原則,以為部隊及時提供一流服務為宗旨,使軍人干部檔案工作真正實現(xiàn)由單一保管型向開發(fā)利用型的轉變,使干部檔案的服務保障作用得到最大限度的發(fā)揮。

        2)由被動服務向主動服務轉變。干部檔案管理工作者要轉變過去那種“收、理、核、看、轉”的服務觀念,要積極進取,意識超前,跟蹤服務,把軍隊干部檔案工作與選拔人才工作結合起來,主動為首長、機關選拔任用干部提供人才信息服務,為建立健全科學有效的用人機制創(chuàng)造良好的條件。進一步深化干部檔案信息的服務保障作用。

        3)由手工查閱向網(wǎng)絡共享轉變。許多單位的干部檔案雖然實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫管理,但因平時使用不夠,在提供利用時,還不能夠及時利用數(shù)據(jù)庫的快捷方式,更多的還是局限于手工查找方式,影響了干部檔案利用效率。筆者認為應該充分利用現(xiàn)有的《軍隊信息系統(tǒng)》中的干部檔案信息,建立干部檔案信息網(wǎng)站,通過內(nèi)部局域網(wǎng),直接為首長、機關最大便捷的提供所需要的檔案材料保障終端,也為各基層單位提供更為方便、快捷、準確的查詢服務。

        3 嚴格把關,確保干部檔案的真實完整

        軍人檔案材料的真實性是軍隊干部檔案的生命。干部檔案質(zhì)量的高低,不僅事關干部檔案工作的健康發(fā)展,而且對軍隊干部隊伍建設也有著直接影響。干部檔案管理人員要本著對軍隊建設和干部本人負責的態(tài)度,嚴格制度,認真負責,一絲不茍、扎扎實實地把好干部檔案的質(zhì)量關。

        1)把好“立檔”關。建立軍人干部檔案是干部檔案工作的起點,是一項基礎建設,它直接關系到每個軍人檔案的質(zhì)量,也影響著檔案的利用。所以,立卷建檔要及時、準確、完整。其中重要的組成部分“履歷書的填寫、審定;原始材料的分類、認定、排列、登記;材料內(nèi)容的完整、手續(xù)的齊全”等要從源頭抓起,確保檔案建立后的準確。

        2)把好“入檔”關。做好檔案材料的鑒別也很重要。在每接收一份檔案材料后,力求取舍有據(jù),分類合理,這是提高軍人檔案材料質(zhì)量關鍵。干部檔案工作者,要堅持該“進檔”的材料一定不能空缺,要嘴勤腿快,不怕麻煩,經(jīng)常及時督促各材料形成部門歸檔。要勤收集、嚴整理,對不該“入檔”的材料堅決卡住,尤其要注意虛假材料的鑒別。凡接收的檔案不符合要求的應堅決予以退回。

        3)把好“轉遞”關。在轉遞調(diào)動、離隊干部檔案時,必須提前進行全面、系統(tǒng)地整理、核對,嚴防缺漏件及虛假材料的混入。切實做到轉出的檔案材料翔實、完整;分類準確、編排有序、裝訂規(guī)范。轉遞手續(xù)齊全完備。

        4 采取措施,促進干部檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展

        近年來,在各級機關和首長、干部檔案工作主管部門和檔案管理人員的共同努力下,軍隊干部檔案工作和基礎建設有了長足的進步。但由于各種客觀因素,干部檔案工作還存在著許多薄弱環(huán)節(jié),需要我們繼續(xù)努力工作,改進不足,進一步加快干部檔案工作的發(fā)展步伐。

        1)加強宣傳,提高認識。近年來,軍隊干部檔案工作的地位雖有提高,但還存在檔案意識不強、落實力度不夠、工作關系不暢等問題,干部檔案工作的地位和作用還沒有得到足夠的重視。檔案部門應加強利用報刊、網(wǎng)絡等傳播媒體的力度,對干部檔案工作及時宣傳,使各級機關充分認識到干部檔案工作的必要性和重要性,并對干部檔案工作內(nèi)容要求有所了解。

        2)更新觀念,嚴格要求。干部檔案工作者應樹立求真求實的觀念,端正服務態(tài)度,認真核實一些模糊不清的檔案材料,去偽存真,拾漏補遺,對殘缺不全的檔案,應盡量補充完整、修正準確,以提高干部檔案的真實性和可靠性。

        3)加強領導,保證質(zhì)量。把干部檔案工作納入機關辦公正規(guī)化管理范疇,建立健全崗位責任制度,形成分管領導親自抓,主管部門直接抓,檔案管理人員時時抓的氛圍,從而為軍隊干部檔案工作向高層次發(fā)展提供有力的保障。應定期對干部檔案的真實性、準確性和完整性進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時糾正,確保干部檔案工作質(zhì)量。

        4)積極培養(yǎng)高素質(zhì)干部檔案管理人才。軍隊檔案管理是項連續(xù)性、專業(yè)性較強的工作,實現(xiàn)軍隊干部檔案管理現(xiàn)代化,關鍵在于提高干部檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員除需具備堅定的政治信念、嚴格的保密觀念外,應在適應現(xiàn)代化技術管理方式上不斷提高,這就還需具備現(xiàn)代化科學技術知識和管理能力。應通過各種培訓班、研討會等形式,加強在職培訓,學習高新技術,更新知識結構,提高軍隊檔案管理人員開展電子文件歸檔與管理工作的技能,為提高軍隊干部檔案管理水平奠定堅實的人才基礎。

        作者簡介

        柳捷(1966-),女,漢,湖南長沙,大專,職員,館員,研究方向:檔案管理。

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