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        淺談企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理中的內(nèi)部控制

        2018-11-21 11:08:16呂飛
        商場現(xiàn)代化 2018年20期
        關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制措施

        呂飛

        摘 要:加入WTO后,我國的經(jīng)濟(jì)在不斷地發(fā)展,國家經(jīng)濟(jì)已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到人們的工作中,企業(yè)的會(huì)計(jì)工作也需要電算化管理,它已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢,被許多的企業(yè)運(yùn)用在會(huì)計(jì)的核算和管理當(dāng)中,企業(yè)要加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化管理,就要不斷地完善內(nèi)部控制,以保障會(huì)計(jì)電算化管理的合理性和規(guī)范性。本篇文章從企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理與企業(yè)內(nèi)部控制之間的聯(lián)系進(jìn)行分析,然后整理出會(huì)計(jì)電算化在發(fā)展中存在的問題,并且提出行之有效的方法和解決措施,完善企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度,希望對(duì)企業(yè)發(fā)展有一定的指導(dǎo)作用。

        關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制;會(huì)計(jì)電算化;問題;措施

        一、會(huì)計(jì)電算化與內(nèi)部控制的聯(lián)系

        企業(yè)會(huì)計(jì)電算化是通過電子計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的。會(huì)計(jì)電算化比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息處理方式相比,具有更準(zhǔn)確、快捷的優(yōu)點(diǎn),為企業(yè)的信息使用者提供更及時(shí)、更有效的信息,減輕會(huì)計(jì)人員的負(fù)擔(dān),幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),增加企業(yè)自身競爭力,實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制不同于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制制度,首先,電算化操作控制功能方面,由于會(huì)計(jì)人員復(fù)雜的工作,很多工作由兩個(gè)人共同完成,但是由一個(gè)人操作這臺(tái)電腦,工作處理的時(shí)候以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為主,工作中過度依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng),容易導(dǎo)致責(zé)任感缺失,增加風(fēng)險(xiǎn)問題。其次,對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的處理數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范,以保證信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,尤其是原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性。最后,因?yàn)樗械臄?shù)據(jù)都在電腦的幫助下進(jìn)行系統(tǒng)操作完成的,數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中,但是數(shù)據(jù)很少進(jìn)行備份操作,因此很容易發(fā)生錯(cuò)誤,錯(cuò)誤地刪除或計(jì)算機(jī)病毒原因造成的數(shù)據(jù)丟失,都是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的巨大隱患,這就需要企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè),確保企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理的安全性。

        二、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制概述

        1.會(huì)計(jì)電算化概述

        會(huì)計(jì)電算化管理,主要是指在日常的企業(yè)會(huì)計(jì)工作中,通過電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理運(yùn)用提高會(huì)計(jì)工作的效率和質(zhì)量,發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用。它的特點(diǎn)是信息技術(shù)代替過去手工會(huì)計(jì)記賬和手工報(bào)表,對(duì)會(huì)計(jì)分析工作變得更加簡便,及時(shí)處理一些會(huì)計(jì)核算的復(fù)雜工作。會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)容包括:會(huì)計(jì)記錄、會(huì)計(jì)內(nèi)容分析、信息管理,原始數(shù)據(jù)分析,監(jiān)督機(jī)制、會(huì)計(jì)預(yù)測、會(huì)計(jì)預(yù)算和核算。會(huì)計(jì)電算化的作用非常大,提升會(huì)計(jì)工作的效率,同時(shí)發(fā)揮監(jiān)督管理的作用,避免了人工操作造成的舞弊現(xiàn)象發(fā)生,規(guī)避會(huì)計(jì)工作風(fēng)險(xiǎn)。

        2.企業(yè)內(nèi)部控制概述

        企業(yè)內(nèi)部控制是指為了保證企業(yè)有序的生產(chǎn)經(jīng)營,保護(hù)正確合法的企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)而制定的管理政策的執(zhí)行程序,內(nèi)控的完善有助于企業(yè)的管理制度的提升,符合時(shí)代發(fā)展要求。現(xiàn)代企業(yè)的內(nèi)部控制一般可以包括以下幾點(diǎn):第一,控制法律運(yùn)作,確保企業(yè)的生產(chǎn)符合法律規(guī)定;第二,保證資產(chǎn)安全。全面嚴(yán)格控制制度,規(guī)范工作人員的行為,確保企業(yè)資產(chǎn)效益最大化;第三,提高工作效率。規(guī)范生產(chǎn)工藝,選擇合適的方法,實(shí)現(xiàn)科學(xué)高效的生產(chǎn);第四,提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。科學(xué)嚴(yán)格的會(huì)計(jì)信息管理制度,保證了會(huì)計(jì)信息的安全可靠。

        三、企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理中內(nèi)部控制存在的問題

        1.會(huì)計(jì)電算化工作人員的職能問題

        在企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制中,授權(quán)和審批控制是比較常見的。對(duì)于手工會(huì)計(jì)制度,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過一定授權(quán)人員的批準(zhǔn)和蓋章才能生效,否則不能給予審批。會(huì)計(jì)電算化后,職能分工發(fā)生了很大變化。電算化以后,所有的業(yè)務(wù)流程都是電腦化系統(tǒng)操作,所以電腦化的功能和知識(shí)的高度導(dǎo)致了集權(quán)化的功能,尤其是會(huì)計(jì)人員的工作范圍開始從會(huì)計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)記錄向管理轉(zhuǎn)移。但是還有一個(gè)弊端就是一旦內(nèi)部控制的管理職能薄弱,計(jì)算機(jī)中的相關(guān)數(shù)據(jù),會(huì)被操作員輕易修改,操作結(jié)果也會(huì)被改變,從而增加出錯(cuò)和欺詐的風(fēng)險(xiǎn)。

        2.會(huì)計(jì)電算化檔案制度不規(guī)范

        會(huì)計(jì)電算化法中明確規(guī)定,企業(yè)的財(cái)務(wù)資料要每天進(jìn)行雙重備份,財(cái)務(wù)人員要對(duì)其進(jìn)行分開保管,保證安全。會(huì)計(jì)電算化檔案制度不規(guī)范主要體現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部沒有充分落實(shí)會(huì)計(jì)電算化法中的規(guī)定,并且檔案保管人員的職責(zé)不明,權(quán)限不清楚,有可能出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案被人為的破壞、修改以及企業(yè)的會(huì)計(jì)信息外漏的情況。

        3.會(huì)計(jì)電算化在財(cái)務(wù)管理方面的執(zhí)行力度不夠

        在會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用中,企業(yè)只重視軟件管理和會(huì)計(jì)的功能,對(duì)軟件的管理和管理功能缺乏充分的認(rèn)識(shí)。財(cái)務(wù)軟件的材料核算、固定資產(chǎn)管理、工資核算、預(yù)算管理等。在管理模式方面,如財(cái)務(wù)狀況實(shí)時(shí)監(jiān)控方面不及時(shí),貨幣供應(yīng)、需求預(yù)測和財(cái)務(wù)指標(biāo)分析系統(tǒng)功能不全面,不涉及財(cái)務(wù)軟件方面的功能,同時(shí),財(cái)務(wù)軟件也有查詢功能的缺點(diǎn),這導(dǎo)致財(cái)務(wù)軟件在實(shí)際應(yīng)用中缺乏管理功能。因此,在財(cái)務(wù)管理中,會(huì)計(jì)電算化并沒有發(fā)揮其優(yōu)勢。

        4.會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下我國內(nèi)部控制信息對(duì)外披露存在問題

        公司的會(huì)計(jì)信息披露比較落后,國家對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)信息披露的法律法規(guī)不健全,沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。由于企業(yè)的管理模式不同,內(nèi)部控制制度也不一樣,企業(yè)披露的信息不全面、不規(guī)范,企業(yè)之間對(duì)比不明顯。企業(yè)的審計(jì)報(bào)告中沒有披露任何信息,長期發(fā)展下去企業(yè)內(nèi)部問題積攢越來越多。企業(yè)的正常情況下,需要定期進(jìn)行信息披露,但是由于信息披露的法規(guī)不完善,所以企業(yè)的信息披露管理不嚴(yán),不能及時(shí)地處理,因此信息披露問題很多。

        四、完善企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的應(yīng)對(duì)措施

        為了更好的完善會(huì)計(jì)電算化工作,為企業(yè)的發(fā)展獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益,就要從根本上出發(fā),對(duì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制進(jìn)行完善,其應(yīng)對(duì)措施如下:

        1.高度重視組織機(jī)構(gòu)建設(shè)以及工作人員的內(nèi)部控制工作

        一般來說會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)工作分為兩種:基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)電算化工作。但要想從根本上改變部門的工作狀態(tài),就需要對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn),不僅要具備基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)知識(shí),還要培養(yǎng)專業(yè)的工作能力和思想道德以及法律意識(shí),并且完善企業(yè)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)建設(shè),分清各部門的工作職責(zé),對(duì)工作人員進(jìn)行信息技術(shù)學(xué)習(xí),估計(jì)日常工作采用信息技術(shù),保證會(huì)計(jì)工作電算化,并且構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度,從根本上預(yù)防和控制企業(yè)各種違規(guī)行為和違法行為。

        2.嚴(yán)格控制會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作程序,完善企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境

        一方面,企業(yè)需要保證會(huì)計(jì)電算化工作的環(huán)境,采取的措施是完善內(nèi)控制度,做好宣傳工作,宣傳期工作的重要性,需要對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行過程進(jìn)行維護(hù)。另一方面,要維護(hù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行。在維護(hù)程序的過程中,內(nèi)部控制的運(yùn)行從根本上規(guī)范程序,清晰的列舉每個(gè)系統(tǒng)的權(quán)利和責(zé)任,詳細(xì)記錄計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)容,特別強(qiáng)調(diào)下會(huì)計(jì)工作過程和注意事項(xiàng)。特別是系統(tǒng)軟件運(yùn)行的登記、系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理、防病毒感染和操作系統(tǒng)軟硬件維護(hù)企業(yè)都應(yīng)該高度重視。

        3.建立健全的會(huì)計(jì)電算化工作的檔案管理制度

        建立和完善會(huì)計(jì)電算化工作的檔案管理制度,總體而言,檔案管理涉及會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和多種存儲(chǔ)介質(zhì)的主要對(duì)象。文件管理主要目的是確保計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)操作的安全性和保密性。會(huì)計(jì)電算化檔案管理中,一方面要有會(huì)計(jì)電算化主管以及系統(tǒng)管理員的授權(quán)簽字和蓋章后才能進(jìn)行檔案管理;一方面,會(huì)計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)需要及時(shí)的備份,要保證信息系統(tǒng)有問題的時(shí)候資料不丟,保證其安全性;另一方面,需要對(duì)磁性介質(zhì)進(jìn)行檢查和處理,確保文件的完整性。

        4.進(jìn)一步完善內(nèi)部控制制度

        企業(yè)的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)模式已經(jīng)變成了現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)化,這種情況下,相關(guān)的企業(yè)人員依據(jù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的概念,為企業(yè)會(huì)計(jì)組織結(jié)構(gòu)有了一個(gè)新的發(fā)展角度來看,合理化的企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)需要有一個(gè)良好的基礎(chǔ)。企業(yè)長期以來一直采用會(huì)計(jì)助理控制的方法來維持財(cái)務(wù)的定性管理。例如,企業(yè)現(xiàn)在使用一些會(huì)計(jì)方法,例如授權(quán)、財(cái)產(chǎn)保全和復(fù)式簿記可以擇優(yōu)進(jìn)行選擇使用?,F(xiàn)在仍有許多先進(jìn)的電子手段,如:標(biāo)準(zhǔn)的全面預(yù)算,成本控制,通過計(jì)算對(duì)一些無形資產(chǎn)管理,在國外或國內(nèi)大型企業(yè)使用,但在國內(nèi)使用不普遍,主要是除了經(jīng)濟(jì)環(huán)境,思想理念,財(cái)務(wù)人員素質(zhì)等,企業(yè)現(xiàn)階段結(jié)合電算化和會(huì)計(jì)信息還不夠好。我們可以引入這些先進(jìn)的會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng),將當(dāng)前的會(huì)計(jì)處理控制很好地結(jié)合起來,逐步完善企業(yè)原有的會(huì)計(jì)處理控制模式。

        5.加強(qiáng)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理要求

        企業(yè)財(cái)務(wù)管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用,為了突出其核心位置,需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的建設(shè),嘗試和創(chuàng)新全新的財(cái)務(wù)管理理念,把財(cái)務(wù)管理和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有效的結(jié)合,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的優(yōu)勢,實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的信息化及現(xiàn)代化。

        五、結(jié)束語

        會(huì)計(jì)電算化的結(jié)果對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有直接的影響,隨著技術(shù)發(fā)展及企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程加快,企業(yè)需要加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化建設(shè),現(xiàn)階段企業(yè)必須要充分的認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化過程當(dāng)中出現(xiàn)的各種問題,針對(duì)問題找出相應(yīng)措施,避免企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),為企業(yè)發(fā)展提供穩(wěn)定保障,保護(hù)企業(yè)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全,保證信息系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)完整,做好企業(yè)內(nèi)控工作,促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展,發(fā)揮企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的作用,增強(qiáng)企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

        參考文獻(xiàn):

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        [3]蔣玲.內(nèi)部控制在企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理中的探討[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì),2015(09).

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