李潔
摘要:以設(shè)計資料歸檔為主題展開論述,全文主要包括兩個部分的內(nèi)容:第一部分,重點對設(shè)計資料歸檔工作存在的問題進行了分析探討;第二部分,在上述分析的基礎(chǔ)上針對問題的解決策略提出了建議。
關(guān)鍵詞:檔案管理 設(shè)計資料歸檔 工作制度
一、設(shè)計資料歸檔工作存在的不足
(一)設(shè)計資料歸檔不齊全
在設(shè)計資料歸檔工作中,資料信息收集屬基礎(chǔ)環(huán)節(jié),這一環(huán)節(jié)工作的不完善,會直接影響到整個設(shè)計資料歸檔工作效果。在歸檔工作中,很多單位只重視紙質(zhì)資料的收集,對電子資料沒有進行全面的收集和存儲。認識不到電子資料的保存價值,在信息收集過程中,沒能按照要求進行及時歸檔,致使所收集的資料達不到永久保存的目的。這一問題的出現(xiàn),一方面是任務(wù)分工不明確,責(zé)任落實不到位,導(dǎo)致部分人員沒能夠按照要求完成相應(yīng)的資料收集工作;另一方面則是由于歸檔制度的不完善,無法以制度的形式對設(shè)計資料歸檔工作予以明確,進而導(dǎo)致資料歸檔工作不規(guī)范,在具體工作中出現(xiàn)漏洞。
(二)電子檔案設(shè)計資料歸檔不完善
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,其在檔案管理中的應(yīng)用不斷深入,很多機構(gòu)的檔案資料主要是紙質(zhì)文件,而且電子文檔案管理已成為很多機構(gòu)檔案管理的重點。具體而言,這一問題首先表現(xiàn)為被動收集電子檔案難以適應(yīng)時代發(fā)展需求。針對設(shè)計工作的開展,主要精力被放在了趕時間、趕任務(wù)、趕工期完成任務(wù)方面,工作精力限制了電子檔案歸檔工作,只有在驗收時才會意識到電子檔案設(shè)計歸檔的重要性。所以,電子檔案的歸檔工作處于一種被動進行狀態(tài),而且,在這一狀態(tài)下,設(shè)計資料、原始的圖像資料信息未進行系統(tǒng)的數(shù)字化處理,進而導(dǎo)致設(shè)計資料歸檔工作成效不明顯。其次,這一問題表現(xiàn)為云計算服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實施緩慢。目前,電子檔案利用處于被動狀態(tài)。
(三)專業(yè)化檔案管理人員的缺乏
管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行主體,因此檔案管理人員的自身素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作成效,但是目前來看,針對設(shè)計資料歸檔工作的開展,很多相關(guān)單位忽略了專業(yè)化檔案管理人員的培訓(xùn),致使工作人員自身素質(zhì)水平無法滿足實際工作需求,在設(shè)計資料歸檔工作的具體實施過程中,很多環(huán)節(jié)的工作處理質(zhì)量不高,從而對整體工作成效的提升造成巨大的負面影響。
二、設(shè)計資料歸檔工作完善策略探討
(一)明確分工,完善制度
為了盡可能減少設(shè)計資料歸檔工作中的漏洞,首先要在前期的資料收集中進行明確分工,將責(zé)任落實到位,促使每一環(huán)節(jié)的工作都能夠高質(zhì)量完成。針對工程項目設(shè)計資料歸檔工作的開展,可以將前期的資料收集工作劃分為紙質(zhì)資料收集和電子資料收集,不同的資料收集任務(wù)安排特定的工作小組,然后工作小組還可以將紙質(zhì)資料收集進一步劃分為勘察資料收集、批準文件資料收集、來往文件資料收集、工作記錄信息收集,將電子資料收集進一步劃分為設(shè)計圖資料收集、音頻資料收集、視頻資料收集等,并且針對不同的細化工作安排不同的人員。其次,加強設(shè)計資料歸檔制度的建設(shè)。制度建設(shè)的主要目的之一就是對行為主體的工作進行約束,使其規(guī)范化開展各項工作,針對工程項目設(shè)計資料歸檔工作的開展工作,相關(guān)單位所建立的歸檔制度需執(zhí)行我國檔案部門所頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》,制定適合本單位的制度體系。例如,所建設(shè)的設(shè)計資料歸檔制度體系中,可以建立相應(yīng)的責(zé)任追究制,以制度的形式明確不同部門及人員的責(zé)任,通過這種方式,對工作人員進行有效的約束,使其嚴格按照規(guī)章制度完善設(shè)計資料歸檔中各個環(huán)節(jié)的工作,進而不斷推動資料歸檔工作的完善。
(二)開創(chuàng)電子檔案歸檔利用新局面
為了充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的作用,并不斷完善設(shè)計資料歸檔工作,首先,要提升工作主動性,加強網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)和完善。具體而言,要對分布式文件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)系統(tǒng)進行充分利用,應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)存儲功能,將多個服務(wù)器和數(shù)據(jù)存儲設(shè)備組合成一個整體,在通過集合體存儲系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)訪問接入網(wǎng)絡(luò)客戶端程序,實現(xiàn)云服務(wù)系統(tǒng)。其次,要注重成果信息資料的研發(fā),實現(xiàn)檔案信息的共享。設(shè)計資料歸檔工作的主要目標(biāo)之一就是完成檔案的開發(fā)利用,為此,針對設(shè)計資料歸檔工作的開展,工作人員應(yīng)該具有較強的信息開發(fā)意識,在資料歸檔中對檔案信息進行必要的加工,針對系統(tǒng)中具有價值的信息,要有針對性的進行深度挖掘,并從中提煉出更具價值的信息資料,通過這種方式,使得檔案資料得到高效利用,進而充分發(fā)揮資料歸檔的作用。另外,還應(yīng)該對設(shè)計資料的電子圖像信息進行全面整合,利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),建立電子圖像檔案信息庫,并且對圖像信息進行分類保存,逐步實現(xiàn)電子圖像檔案信息系統(tǒng)的統(tǒng)一化,進而實現(xiàn)檔案信息的共享。
(三)加強專業(yè)化檔案管理工作人員的培訓(xùn)
針對設(shè)計資料歸檔工作的開展,相關(guān)單位必須認識到專業(yè)化人才的作用,必須加強專業(yè)化檔案權(quán)力工作人員的培訓(xùn),具體而言,整個培訓(xùn)工作可以分三階段進行。在第一階段,主要引導(dǎo)工作人員對設(shè)計資料歸檔工作環(huán)境進行全面熟悉,了解整體工作流程,并完成對設(shè)計資料歸檔工作的初步認識。在第二階段,重點針對設(shè)計資料歸檔中各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容進行技能培訓(xùn),這是整個培訓(xùn)工作的重中之重,通過這一階段培訓(xùn)工作的開展,促使工作人員能夠熟練掌握設(shè)計資料歸檔工作中的各項技能,并高效參與到具體工作的實施過程中。第三階段為查漏補缺階段,在這一階段中,要通過全面的觀察和了解,查找工作人員在具體工作執(zhí)行過程中仍然存在的不足之處,并有針對性進行在此培訓(xùn),強化技能,進而不斷提升其工作效率。
檔案管理人員應(yīng)具有超前意識和高效攝取信息的能力,在檔案管理中,要主動的、深入的調(diào)查編研電子技術(shù)檔案資料,既懂專業(yè)技術(shù),又懂計算機數(shù)字化管理知識,熟悉設(shè)計領(lǐng)域的電子檔案存儲保管業(yè)務(wù)。
三、總結(jié)
綜上所述,資料歸檔是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一,就目前的情況來看,資料歸檔工作仍然存在不完善的地方,為此,相關(guān)單位,必須對存在的問題有一個全面的認識,并從多個層面入手予以完善。