劉剴

摘要：辦公室檔案管理是事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)中比較重要的一項(xiàng)工作。檔案管理能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)支持。但由于辦公室部門的工作量較大，工作內(nèi)容比較復(fù)雜。所以導(dǎo)致辦公室檔案管理工作的難度也就相對(duì)較大，使得大部分的事業(yè)單位辦公室檔案管理的效率和質(zhì)量比較弱，如何提升辦公室檔案管理的質(zhì)量已經(jīng)成為現(xiàn)階段事業(yè)單位發(fā)展中最為突出的問(wèn)題。本文主要針對(duì)辦公室檔案管理工作效率的提升問(wèn)題展開討論，首先從辦公室檔案管理中存在的問(wèn)題入手，然后對(duì)提高辦公室檔案管理效率的措施進(jìn)行介紹。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案 管理工作

現(xiàn)階段，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，帶動(dòng)著社會(huì)發(fā)展步伐的加快。目前，人們已經(jīng)開始了快節(jié)奏的生活模式。在時(shí)代的要求下，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作也應(yīng)該高效的進(jìn)行。為了能夠提升檔案管理的效率，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理模式的創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化的管理手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的高效進(jìn)行。

一、辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）工作人員的管理意識(shí)存在問(wèn)題

目前，大部分事業(yè)單位中的辦公室檔案管理人員都并非專業(yè)人員，這些人員大多數(shù)是從別的崗位抽調(diào)出來(lái)而臨時(shí)組成的隊(duì)伍。也正是因此，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)于管理工作不夠重視，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要意義，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中出現(xiàn)檔案隨意擺放的現(xiàn)象，阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。另外，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較差也是影響辦公室檔案管理效率的主要因素。檔案管理人員的專業(yè)水平不足，導(dǎo)致其在檔案管理的過(guò)程中不能根據(jù)檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行檔案的登記、儲(chǔ)存等，使得檔案管理工作比較隨意。

（二）辦公室檔案管理的方法存在問(wèn)題

在辦公室的檔案管理工作中，由于事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作不夠重視。不愿意花費(fèi)時(shí)間對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新。現(xiàn)階段，大部分的事業(yè)單位都已經(jīng)采用了信息化的而管理模式，以此來(lái)提高事業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。但在事業(yè)單位辦公室的檔案管理工作中，信息技術(shù)的運(yùn)用率還相對(duì)較低，辦公室的檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的形式，這種檔案管理的模式安全性和檔案管理的效率都比較低。

（三）辦公室檔案管理的制度存在問(wèn)題

在現(xiàn)階段的辦公室檔案管理工作中，事業(yè)單位對(duì)于檔案管理制度的建立并不完善，導(dǎo)致部分的檔案管理人員對(duì)于自己的職責(zé)并不了解，使得其在工作的過(guò)程中對(duì)于檔案的記錄和儲(chǔ)存過(guò)程的管理都比較隨意，造成檔案儲(chǔ)存混亂的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的查找工作比較艱難，影響了辦公室檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

二、提高辦公室檔案管理效率的措施

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)能力

人才是確保事業(yè)單位辦公室檔案管理工作順利進(jìn)行的前提條件。為了能夠提高檔案管理的效率，促進(jìn)辦公室檔案管理工作的高效進(jìn)行，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，提高管理人員的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)，打造出一支專業(yè)的辦公室檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)而從根本上提高檔案管理的效率。

同時(shí)，事業(yè)單位還可以加大人才選拔的力度，為事業(yè)單位引進(jìn)大量的優(yōu)秀人員。比如事業(yè)單位可以采用招聘的形式選拔人才，在招聘的過(guò)程中，招聘人員既要考察應(yīng)聘者的專業(yè)能力，又要對(duì)應(yīng)聘者的適應(yīng)能力進(jìn)行考核，以確保其可以盡快的適應(yīng)工作的環(huán)境，進(jìn)而提高辦公室檔案管理工作的效率。

（二）采用信息化的管理手段

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)已經(jīng)得到了人們的廣泛運(yùn)用。在事業(yè)單位辦公室檔案管理的工作中，相關(guān)的工作人員也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于信息技術(shù)的運(yùn)用，以先進(jìn)的技術(shù)來(lái)帶動(dòng)檔案管理效率的提升。

在辦公室檔案管理工作中，利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版本進(jìn)行儲(chǔ)存。在信息化檔案管理的模式下，事業(yè)單位還應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案信息進(jìn)行備份儲(chǔ)存，避免因?yàn)橛?jì)算機(jī)故障而造成檔案數(shù)據(jù)信息丟失的現(xiàn)象。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理故障而言，信息化的檔案管理模式更加的便捷、準(zhǔn)確，管理的過(guò)程更加的有序，檔案管理的效率能夠得到明顯的提升。

（三）建立完善的辦公室檔案管理制度

制度的建立主要就是對(duì)工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范與約束。在辦公室檔案管理的工作中，為了能夠促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，事業(yè)單位應(yīng)該建立起完善的檔案管理制度，使得辦公室檔案管理人員能夠嚴(yán)格的按照相關(guān)的制度對(duì)檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而確保辦公室檔案管理工作能夠高效有序的進(jìn)行。

由于辦公室部門的工作職能和工作性質(zhì)的關(guān)系，辦公是的檔案信息也就相對(duì)復(fù)雜，所以辦公室的檔案管理工作與其他的檔案管理工作存在一定的差異。在面對(duì)復(fù)雜的檔案信息的情況下，工作人員很容易出現(xiàn)工作混亂的現(xiàn)象，影響辦公室檔案管理的工作效率。針對(duì)這一現(xiàn)象，事業(yè)單位可以對(duì)工作人員進(jìn)行明確的分工，明確每個(gè)人的職責(zé)，使得工作人員能夠各司其職，進(jìn)而使得辦公室檔案管理工作能夠有序進(jìn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室的檔案主要是辦公室日常工作的總結(jié)和事業(yè)單位各個(gè)部門、各個(gè)項(xiàng)目的總結(jié)匯總，這也就使得辦公室檔案的信息量較大，增大了辦公室檔案管理的難度，影響了檔案管理的效率。為了能夠促進(jìn)辦公室檔案管理效率的提升，事業(yè)單位應(yīng)該建立完善的檔案管理制度，通過(guò)制度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行約束。另外要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)辦公室檔案管理人員信息技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理模式，進(jìn)而促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率的提升。