康青 李文婷

摘 要：隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要，轉(zhuǎn)變方向，拓寬思路，積極開(kāi)發(fā)新的檔案信息資源，為社會(huì)服務(wù)已迫在眉捷。堅(jiān)持以實(shí)用為中心為指導(dǎo)方針，拓寬檔案工作的思路，加大科研工作力度，科學(xué)地做好檔案管理工作，已成為關(guān)系到檔案事業(yè)發(fā)展所必須解決的重大課題之一，積極推進(jìn)檔案管理的科學(xué)管理，成為當(dāng)今檔案工作者認(rèn)真研究的課題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；科學(xué)管理；檔案管理

1.更新觀念、轉(zhuǎn)變方向，檔案工作必須適應(yīng)新的形勢(shì)

提高整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)，檔案工作者自身建設(shè)是關(guān)鍵。首先需有檔案工作者樹(shù)立起社會(huì)意識(shí)。檔案工作者長(zhǎng)期處于封閉、半封閉的工作環(huán)境，大家安心工作，不怕苦、不怕累、不為名、不為利，勤勤懇懇、默默奉獻(xiàn)，但人們只講忠于職守、觀念陳舊、思想保守，沒(méi)有走出去，搞些社會(huì)活動(dòng)，因此與社會(huì)的協(xié)調(diào)能力較遜、往往落后于形勢(shì)。

檔案工作亟待改變的有哪些呢？一是盡快改變封閉的局面，面向社會(huì)，積極參與社會(huì)活動(dòng)，加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力，為檔案工作拓寬道路，營(yíng)造一個(gè)良好的社會(huì)環(huán)境，更好地為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)；二是提高檔案工作人員的使命感和積極主動(dòng)工作責(zé)任心，改變用人機(jī)制，充分發(fā)揮檔案工作者的作用，擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，增加適合當(dāng)前形勢(shì)的服務(wù)項(xiàng)目。開(kāi)拓檔案工作的新局面，促進(jìn)檔案事業(yè)的全面發(fā)展；三是強(qiáng)化對(duì)檔案工作者的專業(yè)培訓(xùn)和知識(shí)教育。提高適應(yīng)科學(xué)檔案工作的技能水平，培養(yǎng)一支具有效益和質(zhì)量的年青的檔案生力軍，把他們培育成有較高業(yè)務(wù)素質(zhì)，又具有較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)的專業(yè)人員。只有這樣有步驟有計(jì)劃的培養(yǎng)人才、建設(shè)隊(duì)伍、才能更好地為新時(shí)期的檔案工作服好務(wù)。

2.利用電子信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理

首先，利用現(xiàn)有的檔案管理軟件，運(yùn)用檔案各功能模塊，達(dá)到目錄級(jí)進(jìn)而逐步達(dá)到文件級(jí)管理檔案。做好電子文件的整理工作，進(jìn)一步提高單位檔案服務(wù)水平。作為檔案管理工作信息化的第一步，建立和完善電子文件將產(chǎn)生諸多優(yōu)勢(shì)。一是電子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以實(shí)現(xiàn)一份檔案同時(shí)供多人共享。二是電子檔案能夠被快速檢索。并能根據(jù)獲取的資料，擴(kuò)大查詢范圍，隨時(shí)快速查詢新的資料，提高了檔案信息利用的全面性、系統(tǒng)性和時(shí)效性。三是電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地傳輸、查閱利用更方便、更快捷，消除了利用者與檔案信息的距離，為跨地區(qū)查詢信息提供了便利的條件，實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。其次，有步驟地開(kāi)展庫(kù)存檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)，保證在將檔案資料完整地輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。

3.做好企業(yè)檔案的保管和保密工作

現(xiàn)在企業(yè)的檔案有兩種：一種是紙質(zhì)檔案；一種是電子檔案，對(duì)這兩種檔案要加強(qiáng)保護(hù)和保密工作。首先要做好企業(yè)檔案的保護(hù)，特別是紙質(zhì)檔案，保存企業(yè)檔案的庫(kù)房要防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲(chóng)、防有害氣體、防塵，并經(jīng)常對(duì)其進(jìn)行通風(fēng)，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲(chóng)蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；對(duì)企業(yè)電子檔案也要采取必要的措施，并加強(qiáng)信息保護(hù)。企業(yè)檔案工作中保密工作也是檔案管理工作中不可缺少的一個(gè)必要條件，檔案的借閱必須有審批，否則，任何人不能翻閱檔案。

4.要搞好檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)

檔案工作信息化，是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、整合、開(kāi)發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬(wàn)倍地提高利用效率，全方位地支持企業(yè)決策和各級(jí)信息服務(wù)，潛在的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益難以估算。而檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化整理的檔案不可能實(shí)現(xiàn)信息化。檔案管理工作要步入正規(guī)化、法制化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，要充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的作用。

5.引入科學(xué)管理理念，開(kāi)展檔案工作六步循環(huán)

為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，結(jié)合管理學(xué)上PDCA工作法及現(xiàn)代過(guò)程管理，開(kāi)展“檔案六步循環(huán)工作法”。

P-Plan：計(jì)劃，無(wú)論你做什么，首先要制定工作計(jì)劃；D-Do：行動(dòng)，有了計(jì)劃就應(yīng)該依據(jù)計(jì)劃立即行動(dòng)；C-Check：檢查，依據(jù)計(jì)劃行動(dòng)起來(lái)后，就要把行動(dòng)的結(jié)果與計(jì)劃進(jìn)行比較，檢查結(jié)果與計(jì)劃之間是否有偏差，查找原因；A-Action：修正，查找出原因，如果是行動(dòng)偏離計(jì)劃，就要修正自己的行動(dòng)，如果是計(jì)劃偏離了實(shí)際，就要修正計(jì)劃，返回到第一步，重復(fù)以上四步，直到完成工作。

現(xiàn)代過(guò)程管理，不再是簡(jiǎn)單的過(guò)程監(jiān)督和控制，它是一個(gè)四環(huán)節(jié)的人性化管理過(guò)程：有序化――目的化――自動(dòng)化――合理化，充分調(diào)動(dòng)人的積極性和主動(dòng)性，最大程度地實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

檔案六步循環(huán)工作法，以每一季度為一個(gè)工作循環(huán)，每循環(huán)分為“目標(biāo)、措施、執(zhí)行、考核、總結(jié)、交流”六個(gè)步驟，這里重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的是總結(jié)和交流：①總結(jié)。各級(jí)檔案人員要全面總結(jié)檔案工作的目標(biāo)、措施、執(zhí)行、考核情況，認(rèn)真撰寫(xiě)檔案工作的總結(jié)材料，仔細(xì)查找不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，明確下步工作計(jì)劃，提出相關(guān)工作建議。通過(guò)總結(jié)檔案工作人員可以無(wú)形中提高寫(xiě)作水平，能在有意無(wú)意中謀取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持，同時(shí)也可為以后的工作材料提供素材。②交流。要通過(guò)單位內(nèi)部專兼職檔案員之間、本系統(tǒng)各單位之間及全國(guó)兄弟單位之間的廣泛交流，達(dá)到互通有無(wú)、共同提高的目的。通過(guò)交流，及時(shí)選樹(shù)典型，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)加強(qiáng)各級(jí)檔案工作的溝通、交流與培訓(xùn)，強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)與信息反饋，不斷打造出檔案工作亮點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，促進(jìn)檔案工作的全面發(fā)展。

6.建立一支適應(yīng)新形勢(shì)的檔案工作隊(duì)伍

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的現(xiàn)代化設(shè)備導(dǎo)入檔案領(lǐng)域使檔案工作自動(dòng)化飛速的發(fā)展，檔案工作者亟待解決的是學(xué)會(huì)計(jì)算計(jì)的操作，更需要提高對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)和文件信息有個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。當(dāng)前，檔案工作現(xiàn)代化管理僅限于檢索和標(biāo)引著錄過(guò)度時(shí)期，過(guò)去，檔案人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)了解太少，不能充分發(fā)揮各種軟、硬件的作用，制約了檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展。國(guó)家要想充分發(fā)揮作用，調(diào)動(dòng)廣大檔案工作人員的積極性，必須對(duì)現(xiàn)有的在崗人員進(jìn)行系統(tǒng)的相關(guān)計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)。同時(shí)，對(duì)其人員進(jìn)行要立足現(xiàn)在、面對(duì)將來(lái)、教材選擇要具有鮮明檔案工作特點(diǎn)的檔案信息處理，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)構(gòu)和儲(chǔ)存方法，機(jī)讀檔案檢索方法，檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，信息網(wǎng)絡(luò)及實(shí)用檔案管理軟件操作等方向發(fā)展。教育的重點(diǎn)是提高機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)等檔案管理人員的業(yè)務(wù)和管理能力，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化健康的發(fā)展。

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（作者單位：南京市交通投資建設(shè)控股（集團(tuán)）有限責(zé)任公司）