趙云波

摘 要：檔案記載著歷史、記錄著文明，它可以讓歷史再現(xiàn)，讓文明傳承。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和人們生活水平的提高，人們對檔案價值認(rèn)知發(fā)生了深刻變化，社會開始認(rèn)識到檔案的重要性，開始投入到對檔案的利用中去，從此檔案開始走進(jìn)人們的生活。

關(guān)鍵詞：檔案載體；變革；檔案管理；影響

1檔案載體的變革對檔案管理工作的影響

1.1檔案載體的變革對檔案保管的沖擊

檔案是一種社會現(xiàn)象，就其制成材料來說，它又以一定的物質(zhì)形式而存在。同時，檔案的原始記錄性質(zhì)，賦予檔案重要的價值，使檔案成為國家的寶貴財富。然而檔案的壽命是有限的。檔案壽命的長短與檔案存貯環(huán)境與保護(hù)條件有極為密切的關(guān)系。我國傳統(tǒng)的檔案保管的基本物質(zhì)條件，就是擁有一間庫房和檔案架（箱、柜），再配置溫濕度計、防蟲劑、除濕機、復(fù)印機、消防器材等設(shè)備。然而，面對知識經(jīng)濟的時代，社會信息量的爆炸式增長，應(yīng)運而生的各種新型的檔案信息載體，傳統(tǒng)的保管方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時代，無法安全有效的維護(hù)和延長檔案的壽命。因為新型檔案信息載體的保管條件跟紙質(zhì)檔案相比有特別的要求。新型檔案載體的物理化學(xué)性質(zhì)很不穩(wěn)定，對溫濕度、塵埃、有害氣體、光線、磁場、機械磨損和震動等非常敏感，稍有不慎就可能導(dǎo)致載體材料出現(xiàn)變形、斷裂、伸縮、折痕、生霉、粘連、退磁和磁粉脫落等，從而影響檔案信息的安全。改變新型檔案載體對現(xiàn)有保管條件的挑戰(zhàn)的現(xiàn)狀是當(dāng)務(wù)之急。首先，要迎接挑戰(zhàn)，應(yīng)該給檔案工作正確定位，樹立強烈的歷史責(zé)任感，解放思想轉(zhuǎn)變觀念，加大經(jīng)費的投入，用于改善庫房的保管條件，添置先進(jìn)的設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)；其次，加強現(xiàn)代化管理技術(shù)的運用，增強技術(shù)含量；再次，更新檔案隊伍人員的結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)具有創(chuàng)新能力的現(xiàn)代化檔案專業(yè)人才，以提高檔案人員的綜合素質(zhì)。

1.2檔案載體的變革對檔案儲存容量帶來的影響

（1）首先儲存及表現(xiàn)形式多樣。其內(nèi)容包含文字、圖像、視頻、語音、三維立體模型等多媒體綜合信息。使用者在查閱、讀取的時候，可以很直觀的讀、看、聽或者感受到作者的表達(dá)意圖。（2）儲存容量大。就前文提到的文字儲存為例，每百萬字信息就需要使用A4紙2000張，通過電子存檔的手段只需打火機大小10GB的U盤就能做到。如果僅僅用來儲存文字信息，那將大約是相同紙質(zhì)重量儲存信息的一千萬倍。由于儲存容量的增大，因此對空間的制作材料的使用將大幅減少。（3）此類載體儲存的檔案，可以由數(shù)據(jù)庫技術(shù)、搜索技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等進(jìn)行融合。一方面，對于檔案的整理、管理、排列、存儲、銷毀等過程，能夠大大提高其效率，減少人工投入；另一方面，對于傳輸、遠(yuǎn)程共享、更新、錄入等，不僅僅均可予以實現(xiàn)，而且能夠進(jìn)行良好管理。這些都是傳統(tǒng)紙張檔案無法可比的。檔案載體的變革的結(jié)果是檔案載體“百花齊放”的多元化，包括膠片、磁性材料以及光盤的現(xiàn)代檔案載體的形成，它打破了紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面，產(chǎn)生了包括照片檔案、唱片檔案、影片檔案、縮微檔案、磁帶檔案、光盤檔案在內(nèi)的聲像檔案。以音頻、視頻的形式記載社會歷史的聲像檔案的出現(xiàn)，是檔案載體最劇烈的一次變革，特別是顛覆了工程檔案只有紙質(zhì)檔案的狀況，產(chǎn)生了能形象直觀再現(xiàn)城市建設(shè)過程、有聲有影的城建聲像檔案。所以，檔案載體的第二次變革，不僅對檔案的基本理論和傳統(tǒng)觀念帶來了巨大的挑戰(zhàn)，而且對城建聲像檔案產(chǎn)生了深刻的影響。

1.3檔案載體的變革豐富了利用服務(wù)方式

當(dāng)代社會經(jīng)濟的巨大發(fā)展與科學(xué)技術(shù)進(jìn)步息息相關(guān)，檔案利用的方式也融入在時代的步伐當(dāng)中。除原有的檔案閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、展覽與陳列服務(wù)外，面對新型檔案信息載體變革，必然出現(xiàn)新的服務(wù)方式。如：紙質(zhì)文件向電子文件的轉(zhuǎn)化，檔案信息通過計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳遞，人們可接受網(wǎng)上查詢服務(wù)；空間位置的傳送技術(shù)與地面上的光學(xué)纖維技術(shù)也使人們能方便利用高速數(shù)字通信線路。與此同時，電算系統(tǒng)或電纜、電視兩者的結(jié)合將使數(shù)字通信深入到千家萬戶，檔案館（室）將會變成一個數(shù)據(jù)庫。顯然，新型檔案信息載體已向以往的載體提出了挑戰(zhàn)，但這決非意味著以往的檔案載體的主體—紙質(zhì)檔案使命的結(jié)束。考察人類社會實踐，我們很清楚，紙質(zhì)檔案仍是記錄與傳送信息的最重要的途徑。視聽、機讀、縮微檔案等，終究不能取代紙質(zhì)檔案的作用或功能。我們的服務(wù)方式應(yīng)面對多種門類檔案的原始憑證功能、記錄與傳送信息功能更替運用與協(xié)調(diào)。我們檔案人員也應(yīng)掌握現(xiàn)代化技術(shù)和專業(yè)的檢索知識，否則就不能勝任工作。

2加強電子檔案利用及安全技術(shù)防護(hù)措施

2.1網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使電子檔案在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸

時，具有極大的共享能力，也極易被黑客攻擊和破壞，急需加強電子檔案安全管理。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會《電子檔案安全管理辦法》、《綜合電子信息系統(tǒng)管理辦法》、《涉密電子信息檔案管理辦法》等法律法規(guī)，明確崗位職責(zé)，熟知工作流程，提高管理電子檔案應(yīng)用能力，確保電子檔案的真實性和原始性。

2.2學(xué)習(xí)現(xiàn)代聲像檔案技術(shù)，適應(yīng)聲像檔案的發(fā)展

聲像檔案已經(jīng)受到信息技術(shù)浪潮的激烈沖擊，正如馮惠玲教授所言“檔案既有的概念邊界和實務(wù)邊界正在破堤決口，檔案職能正在多向擴展，廣泛的實質(zhì)性的跨界合作正在形成，一些全新的觀念和方法正在生長?！爆F(xiàn)代聲像檔案技術(shù)已經(jīng)是涉及多學(xué)科、多種類技術(shù)的綜合體，包括數(shù)碼相機、攝像機的需要的數(shù)字識別技術(shù)和影像技術(shù)，包括磁帶、光盤、移動硬盤及數(shù)據(jù)庫等使用的數(shù)字檔案存儲技術(shù)，包括智能檢索、圖像檢索等需要的聲像檔案檢索技術(shù)，包括數(shù)字簽名、數(shù)字加密等檔案信息安全技術(shù)。特別是隨著21世紀(jì)信息化浪潮的到來，移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的不斷推陳出新，帶來嶄新的技術(shù)手段和運作模式，人類社會的記憶方式進(jìn)入由圖文、視頻組成的多媒體聲像時代。借助移動通訊、有線電視和互聯(lián)網(wǎng)的三網(wǎng)融合技術(shù)，改變了聲像檔案的采集、整理、存儲、檢索和傳播方式，為聲像檔案資源的管理和利用提供非常有力的技術(shù)保障；借助手機、電視機、計算機的三機融合技術(shù)，可以全方位地展示聲像檔案內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程，全面提高聲像檔案管理水平；包括智能手機、移動電視、平板電腦以及電子閱讀的移動技術(shù)，聲像檔案系統(tǒng)向移動終端的延伸，極大地拓寬聲像檔案的應(yīng)用平臺，可以實現(xiàn)聲像檔案信息的無障礙傳播，實現(xiàn)能夠?qū)⑷魏温曄駲n案、在任何時間、傳遞到任何地點的任何人手中；包括虛擬終端、虛擬服務(wù)器、虛擬存儲等聲像檔案虛擬技術(shù)的普及和應(yīng)用，使虛擬檔案館建設(shè)向更加專業(yè)化、規(guī)?；透咝Щ姆较虬l(fā)展，形成更高效得聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。如果這些技術(shù)跟聲像檔案的資源整合得好，就能產(chǎn)生顯著的社會影響，給檔案事業(yè)發(fā)展提供廣闊的空間。因此，為了檔案事業(yè)的生存和發(fā)展，我們必須學(xué)習(xí)現(xiàn)代聲像檔案先進(jìn)技術(shù)，跟上檔案信息化的步伐，這是聲像檔案能否發(fā)揮魅力的關(guān)鍵。

結(jié)語

紙質(zhì)文件與電子文件在一定時期，他們之間在某些方面存在不可替代性，在未來的發(fā)展過程中，二者必將長期并存，電子文件管理推動紙質(zhì)文件管理改革。自從在文件和檔案領(lǐng)域?qū)嵭杏嬎銠C輔助管理以來，紙質(zhì)文件管理的方法就開始發(fā)生變化，電子文件的管理對紙質(zhì)文件管理的影響更大、更深，從而引發(fā)的變化也更多、更明顯。它們二者沒有誰取帶誰的說法，二者的使用將會一直發(fā)展下去。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：石家莊市長安區(qū)社會勞動保險事業(yè)管理局）