仲姝 趙玉梅

摘 要：目前在各個(gè)檔案中仍是以紙張為載體的檔案，為了適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代潮流以及信息化的要求，提高檔案的利用和管理效率，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化已是每個(gè)檔案中心迫在眉睫的需求。紙質(zhì)檔案數(shù)字化不僅可以優(yōu)化檔案館的結(jié)構(gòu)，并且可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，還可以節(jié)約存儲(chǔ)空間，保護(hù)檔案的原件。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；數(shù)字化；檔案管理

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作的必要性

高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化制作是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的必要手段。紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作的必要性表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）歷史檔案的搶救問(wèn)題：我院檔案中心有很多透明底圖文件是十幾年或幾十年前的，這些檔案由于經(jīng)歷時(shí)間較長(zhǎng)、加上保管不當(dāng)?shù)脑?，已?jīng)處于非常“危險(xiǎn)”（字跡模糊、破碎）的狀況，如不及時(shí)加以“挽救”，很可能造成檔案徹底消失。

（二）檔案移交后利用難的問(wèn)題：通常各部門檔案移交后，都保存在檔案中心內(nèi)，當(dāng)需要查詢用時(shí)，必須到檔案室現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行查閱，查詢過(guò)程比較繁瑣。

（三）檔案管理利用難的問(wèn)題：由于傳統(tǒng)檔案數(shù)量的龐大，傳統(tǒng)檔案查詢工作被動(dòng)性的現(xiàn)狀，增加了檔案管理利用的難度，已影響到檔案信息服務(wù)的效率和檔案價(jià)值的挖掘。

（四）傳統(tǒng)檔案利用局限的問(wèn)題：一般存檔的檔案資料只有一份，一旦某人借走這份檔案，其他人只有等待，這樣不僅使檔案工作效率降低，而且還會(huì)存在損壞原始檔案可能性。

（五）傳統(tǒng)檔案的安全問(wèn)題：每份檔案都是有價(jià)值的資料，如果遇到自然或人為的災(zāi)害將造成無(wú)法挽回的損失。

針對(duì)上述問(wèn)題，我認(rèn)為有必要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化制作。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，

在信息資源洶涌澎湃的當(dāng)今社會(huì)，高品質(zhì)、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設(shè)能否良好運(yùn)行的條件，提高管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案部門能否順利進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵所在。我們要借鑒當(dāng)代管理學(xué)中優(yōu)秀的科學(xué)理論依據(jù)和方法，結(jié)合檔案管理的實(shí)際工作，在實(shí)踐中摸索、總結(jié)和發(fā)展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。我們還要不斷將現(xiàn)代社會(huì)中先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和成果引入到檔案管理之中來(lái)，利用這些現(xiàn)代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業(yè)化和自動(dòng)化。

（四）在信息化社會(huì)中，決勝的關(guān)鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質(zhì)高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時(shí)又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對(duì)這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)，加大其培養(yǎng)力度，采用科學(xué)的、優(yōu)質(zhì)的培養(yǎng)手段，強(qiáng)化人才培養(yǎng)體制，建立起以管理人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點(diǎn)、高科技人才為骨干的檔案管理隊(duì)伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。另一方面，必須對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)。此外，對(duì)檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進(jìn)，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時(shí)調(diào)整檔案信息管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益

隨著我院每年工程項(xiàng)目的增加，館藏量越來(lái)越大。為了保證及時(shí)整編歸檔資料，唯有以增加辦公人員和辦公費(fèi)用來(lái)解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，首先大大節(jié)省了占地空間；其次，將歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，更是節(jié)省了人們的查閱時(shí)間。使用起來(lái)極為方便迅速，既方便了設(shè)計(jì)人員，又避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

（二）提高辦公效率

紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使得檔案管理更為高效。資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。目前，我院有電子版的文件才能在電腦上實(shí)現(xiàn)檢索、查詢。但是一些歷史檔案，由于年代久遠(yuǎn)，檢索起來(lái)，非常不便，只能翻查帳本、卡片，甚至要到庫(kù)房逐件翻查；有時(shí)候?yàn)榱苏乙环輾v史資料，要花上半天的時(shí)間，浪費(fèi)設(shè)計(jì)人員大量精力。如果將歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化，相信這樣的局面不會(huì)出現(xiàn)。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，所有的查詢工作，都可以在電腦上完成，大大縮短查詢時(shí)間，提高工作效率。真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（三）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)。以紙質(zhì)透明底圖為例，底圖歸檔后，經(jīng)常出現(xiàn)調(diào)曬的情況，而我院以卷放的形式保管底圖，在調(diào)圖的過(guò)程中，往往會(huì)人為地對(duì)底圖造成不同程度的損害（將圖紙從卷內(nèi)抽出――曬圖――再將圖紙放入卷內(nèi)，這一系列的過(guò)程，都是通過(guò)人工完成）。時(shí)間一長(zhǎng)，這樣的反復(fù)操作，就會(huì)導(dǎo)致圖紙破損，不利于保護(hù)檔案原件。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化電子檔案后，這一系列的流程可以減免，在電腦上查找到電子圖，再打印出來(lái)便可使用。

四、統(tǒng)一檔案信息資源管理規(guī)范

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。所以，檔案信息資源的管理規(guī)范必須統(tǒng)一。比如：必填的項(xiàng)目該如何填寫(xiě)，選填項(xiàng)目可否由填寫(xiě)者自行刪掉，填寫(xiě)后由誰(shuí)保管，保管多長(zhǎng)時(shí)間，保管人要負(fù)什么責(zé)任，調(diào)閱的方式和辦理程序等等，都要有統(tǒng)一的要求。在此基礎(chǔ)上，嚴(yán)格規(guī)定電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括生成、加工、還有保管、借閱的程序，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)并及時(shí)做好軟硬件設(shè)備的更新維護(hù)。檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范通過(guò)制定和貫徹各種管理準(zhǔn)則、管理規(guī)范，使檔案管理內(nèi)的分工協(xié)作得到了統(tǒng)一，保證了檔案管理中各項(xiàng)工作分而不亂，使各項(xiàng)工作有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，在檔案管理中取得更佳的效果。

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理信息化的建立和運(yùn)作，雖然牽涉到工作方式和觀念的轉(zhuǎn)變，但這無(wú)疑是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，加快檔案信息化建設(shè)，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)、注重實(shí)際?？傊?，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將會(huì)使檔案事業(yè)邁上一個(gè)嶄新的臺(tái)階，為社會(huì)創(chuàng)造出更多、更好的利益。

為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化將大大提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，通過(guò)逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

（作者單位：宿遷市沭陽(yáng)縣人民檢察院）