宗申 范忠

摘 要：建立科學(xué)規(guī)范的高校檔案管理系統(tǒng)，能規(guī)范檔案管理中的各項(xiàng)工作，進(jìn)一步提升高校的教育教學(xué)水平。對(duì)我國(guó)高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析、提出針對(duì)性策略，是檢驗(yàn)高校教育成果，促進(jìn)高校健康發(fā)展的重要課題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新模式；高校教育

一、教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理體系不科學(xué) 很多高校針對(duì)檔案管理中的諸多問(wèn)題，已經(jīng)采取了一些措施來(lái)完善管理體系，對(duì)實(shí)施規(guī)范化辦學(xué)具有積極意義?？晌覈?guó)高校眾多，高校之間的辦學(xué)水平參差不齊，在教學(xué)檔案的科學(xué)化管理上差距較大。部分高校嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范辦學(xué)的指導(dǎo)方針，建立了較為科學(xué)的檔案管理體系。另一部分高校依然延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理不科學(xué)，檔案管理工作人員態(tài)度不積極，沒(méi)有認(rèn)真完成檔案管理中的資料收集、錄入工作，缺乏有效的監(jiān)督監(jiān)管機(jī)制，這種缺乏規(guī)范化的檔案管理模式影響檔案管理作用的有效發(fā)揮；有些檔案管理人員對(duì)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)檢查時(shí)提出的問(wèn)題敷衍了事，沒(méi)有切實(shí)完成規(guī)定的工作內(nèi)容。此種狀況對(duì)實(shí)現(xiàn)我國(guó)高校教育的規(guī)范化、民主化建設(shè)步目標(biāo)還有很長(zhǎng)一段距離，不利于我國(guó)高校教育的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）檔案管理體系不民主 在一些高校的檔案管理體系中，檔案管理的主要地點(diǎn)仍然是辦公室，和其它管理工作一樣體現(xiàn)出很強(qiáng)的行政色彩，忽略了檔案管理為人服務(wù)的理念，然而這種不符合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的檔案管理體系最終會(huì)被改變。目前已經(jīng)有越來(lái)越多的管理工作者開(kāi)始關(guān)注檔案管理體系的民主化建設(shè)，他們發(fā)現(xiàn)檔案管理工作不僅是簡(jiǎn)單的信息采集、錄入工作，而是要把師生作為主體服務(wù)對(duì)象，強(qiáng)化檔案管理的民主化意識(shí)。但高校檔案管理工作依然停留在淺顯表面工作上，工作人員只側(cè)重于師生材料的采集工作，縮小了信息的提升空間；以行政心態(tài)參與到檔案管理工作中，忽略了檔案管理以人為本的服務(wù)理念?？v觀全國(guó)高校的檔案管理狀況，科學(xué)民主的檔案管理體系還不夠健全，有很多需要改進(jìn)的地方。

（三）檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)低 教學(xué)檔案管理是高校教育健康發(fā)展的必要前提，可仍有很多人對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠透徹，并且很多檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不高。分析這種現(xiàn)象不難發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理人員都是學(xué)校的行政工作者或?yàn)橘Y質(zhì)較高的教師，他們負(fù)責(zé)檔案管理工作缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)和積極的服務(wù)態(tài)度，使檔案管理工作差強(qiáng)人意。從檔案管理的重要性看，很多工作人員對(duì)檔案管理工作的重心不了解，誤認(rèn)為檔案管理工作就是單純資料采集、歸檔，是對(duì)學(xué)生在校生活的簡(jiǎn)單記錄，所以在管理工作中態(tài)度松懈，甚至有些檔案管理人員并非全職工作，而是業(yè)余兼職，這使他們對(duì)檔案管理工作有所怠慢。

二、如何實(shí)現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新

（一）加強(qiáng)檔案分類(lèi)的內(nèi)在聯(lián)系 高校教學(xué)檔案是學(xué)生在校期間各種生活和學(xué)習(xí)活動(dòng)的簡(jiǎn)單記錄，是學(xué)生個(gè)人的第二張名片，決定了用人單位對(duì)學(xué)生的印象，對(duì)學(xué)生的未來(lái)發(fā)展有一定影響，如今檔案管理人員的社會(huì)地位也隨著社會(huì)各界對(duì)檔案的重視程度而提高。傳統(tǒng)的檔案管理模式早已不能滿(mǎn)足高校教育工作的需求，對(duì)檔案管理模式創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展、教育進(jìn)步的必經(jīng)之路。但目前仍有很多高校的檔案分類(lèi)工作延續(xù)傳統(tǒng)的工作模式，根據(jù)檔案的主要作用、重點(diǎn)特征等分類(lèi)后再進(jìn)行存檔工作。這種檔案管理的分類(lèi)方式存在兩面性，一面它將不同類(lèi)型的檔案清楚的分隔開(kāi)，使檔案的分類(lèi)管理工作十分便捷，很同意容易突出一些重點(diǎn)檔案，適合具有真針對(duì)性的檔案篩查。另一面它精確的分門(mén)別類(lèi)又忽視了各種檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，不能體現(xiàn)所有教學(xué)檔案之間的統(tǒng)一性。權(quán)衡傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式的特點(diǎn)，在檔案管理模式的創(chuàng)新工作中要引用檔案橫向分類(lèi)的管理特點(diǎn)，使各種檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系更加緊密，保證不同檔案的主要作用正常發(fā)揮，進(jìn)而高效準(zhǔn)確的落實(shí)檔案管理的基礎(chǔ)工作，以科學(xué)、高效的管理模式完善檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)工作。

（二）創(chuàng)新檔案管理思路 檔案管理的主要服務(wù)對(duì)象是師生，如果管理人員在工作中沒(méi)有秉承以人為本的管理思路，使檔案管理的模式過(guò)于形式、機(jī)械化，則會(huì)影響檔案管理功能的發(fā)揮，阻礙高校教學(xué)質(zhì)量的提高。要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理思路，就要求檔案管理人員在工作中堅(jiān)持服務(wù)師生的管理理念，各項(xiàng)工作都緊系高校的各種教學(xué)活動(dòng)，真正做到“取之于民，用之于民”。在檔案管理工作的具體實(shí)施中，負(fù)責(zé)人員要注意結(jié)合師生的群眾力量，讓資質(zhì)較高的教師與學(xué)生參與到管理機(jī)制的建設(shè)中，幫助管理負(fù)責(zé)人完成教學(xué)檔案資料的歸檔工作，讓師生們對(duì)檔案管理工作的性質(zhì)及作用有更深一步的了解。當(dāng)然檔案管理的專(zhuān)職工作人員還要重視檔案服務(wù)于師生的管理理念，切實(shí)貫徹檔案的人性化管理思路，為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，加強(qiáng)廣大師生對(duì)檔案管理工作的理解與支持，使教學(xué)檔案的管理工作落到實(shí)處，為高校教學(xué)的健康發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

（三）借助科學(xué)技術(shù)的信息管理創(chuàng)新 科學(xué)技術(shù)的發(fā)展迎來(lái)了信息時(shí)代的春天，為高校自動(dòng)化辦公提供了可靠的技術(shù)支持。高校教學(xué)檔案的建設(shè)工作涉及內(nèi)容廣泛，有很多數(shù)據(jù)的收集整理工作，信息技術(shù)的發(fā)展為教學(xué)檔案管理模式的創(chuàng)新提供了廣闊的發(fā)展空間。高校教學(xué)檔案要想適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐，借助先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)十分必要。在檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建中，要適應(yīng)信息快速調(diào)動(dòng)、傳輸?shù)榷喾N需求，建設(shè)一個(gè)高度信息化的檔案管理平臺(tái)，提高檔案管理效率，為高校的健康發(fā)展做好基礎(chǔ)工作。如今辦公自動(dòng)化已經(jīng)十分普及，很多高校領(lǐng)導(dǎo)也看準(zhǔn)這一契機(jī)，把檔案管理的信息化建設(shè)列為重點(diǎn)工作，很多高校早已提出檔案管理的自動(dòng)化設(shè)想，但實(shí)施起來(lái)絕非易事。在很多高校的檔案管理中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)延續(xù)多年，盡管網(wǎng)絡(luò)信息化的管理方案具有很多優(yōu)勢(shì)切實(shí)可行，可現(xiàn)實(shí)的檔案管理仍以紙質(zhì)管理為主，網(wǎng)絡(luò)信息只起了輔助作用，最后依舊要以紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行轉(zhuǎn)移，在用人單位進(jìn)行檔案交接時(shí)需要負(fù)責(zé)人的紙質(zhì)簽章。很顯然在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，紙質(zhì)檔案為主的管理模式大大降低了檔案管理的自主職能，遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足高校、用人單位與學(xué)生本人之間的信息傳遞需求。針對(duì)上所述問(wèn)題，檔案的信息管理創(chuàng)新在尊重紙質(zhì)檔案必要性的前提下，借助高校教育現(xiàn)代化的發(fā)展平臺(tái)，依靠信息技術(shù)的便利條件，把網(wǎng)絡(luò)作為檔案存儲(chǔ)途徑，信息技術(shù)作為檔案存儲(chǔ)載體，建造一個(gè)自動(dòng)化的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，把紙質(zhì)檔案的數(shù)量最大程度降低。檔案的自動(dòng)化管理要重視檔案的真實(shí)性、有效性，高校領(lǐng)導(dǎo)要支持檔案管理的安全保障工作，采用最新的防盜軟件，防止檔案信息被竊取、篡改。同時(shí)要建立有效的獎(jiǎng)懲制度，防止管理人員在工作中利用職位之便以權(quán)謀私，督促管理人員以認(rèn)真的態(tài)度投入到日常工作中，使檔案的職能高效發(fā)揮。

（四）豐富檔案管理機(jī)構(gòu) 高校教學(xué)檔案的信息采集工作涉及很多內(nèi)容，需要學(xué)校多個(gè)部之間的有效配合，如果各部門(mén)之間的合作不合理、默契，就會(huì)使檔案管理冗長(zhǎng)復(fù)雜，難以制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案管理工作的各部門(mén)要明確本部門(mén)的工作職能，有機(jī)協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的重點(diǎn)工作。在多項(xiàng)檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)中，高校領(lǐng)導(dǎo)要把握好檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)方向，把教務(wù)部門(mén)作為管理核心，改變檔案管理的集權(quán)制度，把檔案管理的重點(diǎn)工作分配到高校各機(jī)構(gòu)。這種分散的管理方式起到橋梁、紐帶的作用，將檔案管理部門(mén)和其它機(jī)構(gòu)部門(mén)之間的工作有效聯(lián)接起來(lái)，緩解了檔案管理部門(mén)的工作壓力，提升檔案管理的建設(shè)速度和質(zhì)量。高校各部門(mén)的檔案建設(shè)工作要把提升教育質(zhì)量作為終極目標(biāo)，并充分發(fā)揮教育研究機(jī)構(gòu)人員的職業(yè)優(yōu)勢(shì)，把檔案管理的技術(shù)性工作順利解決，以完成高校檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作，為完善檔案管理細(xì)節(jié)工作、拓寬檔案管理空間提供基礎(chǔ)保障。除此之外，高校各部門(mén)機(jī)構(gòu)要理解檔案管理協(xié)調(diào)工作的重要性，在工作中多加溝通、重視合作，避免出現(xiàn)重復(fù)的教學(xué)檔案建設(shè)工作，大幅度提高檔案建設(shè)效率。

（作者單位：海州縣人民檢察院）