（山東財(cái)經(jīng)大學(xué) 山東濟(jì)南 250000 吉林省養(yǎng)蜂科學(xué)研究所 吉林吉林 132109）

J企業(yè)于2009年開始引進(jìn)ERP系統(tǒng)，在實(shí)施ERP系統(tǒng)后，降低了生產(chǎn)成本，提高了企業(yè)管理能力，但同時(shí)也帶來(lái)了種種問題。2016年，J企業(yè)在內(nèi)外部環(huán)境的壓力下，不得不對(duì)企業(yè)現(xiàn)有ERP系統(tǒng)進(jìn)行二次升級(jí)。

一、J企業(yè)實(shí)施ERP的動(dòng)因和流程

（一）實(shí)施動(dòng)因

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)管理層高度重視信息化管理進(jìn)程，在戰(zhàn)略高度上，統(tǒng)一和強(qiáng)化企業(yè)信息化管理組織。J企業(yè)引進(jìn)ERP系統(tǒng)，主要基于五個(gè)原因：（1）企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，信息化需求增大，需要配備企業(yè)所需的管理軟件；（2）引進(jìn)ERP能提高工作效率，讓ERP系統(tǒng)代替人工完成傳統(tǒng)工作中大量的繁瑣事務(wù)，降低員工的工作量，從而大大降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)的人工成本；（3）引進(jìn)ERP能提升管理效能，協(xié)助管理者輕松掌握企業(yè)運(yùn)作的全過程；（4）引進(jìn)ERP能降低運(yùn)營(yíng)損耗（運(yùn)營(yíng)損耗包含部門與部門、崗位與崗位之間的協(xié)同配合損耗，也包含生產(chǎn)過程中的物流損耗）；（5）引進(jìn)ERP能夠提升精細(xì)化管理能力，尤其是客戶跟進(jìn)、生產(chǎn)過程以及質(zhì)量控制中的細(xì)節(jié)。

（二）實(shí)施流程

2009年10月，J企業(yè)與金蝶軟件（中國(guó)）有限公司青島分公司簽署信息化戰(zhàn)略合作協(xié)議，全面啟用金蝶EAS管理系統(tǒng)，以搭建一體化的集團(tuán)管控體系。在金蝶EAS的幫助下，構(gòu)建了一套從原料采購(gòu)到銷售出庫(kù)“全流程”的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了從原酒、半成品酒、成品酒到包裝酒的全過程管理和監(jiān)控。見下表。

J企業(yè)實(shí)施ERP的過程?2009年? ERP系統(tǒng)招標(biāo)選型，確定引進(jìn)金蝶EAS系統(tǒng)?2010年? 金蝶EAS系統(tǒng)建成，主要啟用了財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)、銷售、基礎(chǔ)信息等模塊?2011—2016年? 金蝶EAS系統(tǒng)實(shí)施，為企業(yè)服務(wù)?2016年底? 金蝶EAS系統(tǒng)己不能滿足企業(yè)需求，管理層開始著手準(zhǔn)備引進(jìn)更先進(jìn)的系統(tǒng)?

二、J企業(yè)實(shí)施ERP的效果分析

（一）支持多種銷售模式及返利管理

通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施，優(yōu)化了企業(yè)的銷售流程，完全支持企業(yè)三種個(gè)性銷售模式，提供銷售訂單、銷售出庫(kù)單、銷售發(fā)票等業(yè)務(wù)功能，同時(shí)在流程中還實(shí)現(xiàn)了價(jià)格控制、客戶檔案信息的自動(dòng)獲取、即時(shí)庫(kù)存查詢等功能。三大訂單中銷售訂單為意向性銷售統(tǒng)計(jì)依據(jù)，發(fā)貨通知單為銷售業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)依據(jù)、應(yīng)收單為財(cái)務(wù)稅收統(tǒng)計(jì)依據(jù)，從而將銷售公司與財(cái)務(wù)部門的統(tǒng)計(jì)口徑進(jìn)行有效區(qū)分，使各部門各取所需，為決策提供有效支持。此外，可以實(shí)現(xiàn)銷售管理中返利系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算，制定靈活的返利政策，并根據(jù)銷售流程的定義，歸集返利金額，自動(dòng)折算返利酒的品種和數(shù)量。

（二）支持按等級(jí)品定價(jià)的暫估入庫(kù)業(yè)務(wù)

通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施，再造暫估入庫(kù)的流程。供應(yīng)商供貨后，根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果錄入采購(gòu)入庫(kù)單，作為入庫(kù)數(shù)量依據(jù)，打印出暫估入庫(kù)單，包括商品的等級(jí)（標(biāo)準(zhǔn)）、數(shù)量（計(jì)量單位）、價(jià)格（如果已經(jīng)確定價(jià)格直接錄入）；在獲取供應(yīng)商發(fā)票、向?qū)Ψ礁犊钋埃鶕?jù)采購(gòu)入庫(kù)單下推生成應(yīng)付單，作為對(duì)供應(yīng)商結(jié)算的依據(jù)，關(guān)注數(shù)量、價(jià)格，確定與發(fā)票一致后，向供應(yīng)商支付貨款并打印出正式入庫(kù)單。通過暫估入庫(kù)處理，對(duì)貨已到采購(gòu)發(fā)票未到的物料進(jìn)行更有效地監(jiān)管，彌補(bǔ)了物資管理的漏洞。

（三）從原酒到包裝全流程庫(kù)存管理

通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施，在生產(chǎn)領(lǐng)料環(huán)節(jié)，改變了舊有的以產(chǎn)訂領(lǐng)的方式，實(shí)現(xiàn)真實(shí)數(shù)據(jù)的領(lǐng)料出庫(kù)，對(duì)報(bào)廢或者破損的物料進(jìn)行單獨(dú)出庫(kù)，有效保障了物料使用情況的真實(shí)性。通過ERP系統(tǒng)倉(cāng)庫(kù)管理，擴(kuò)大了管理范圍，將釀酒車間的原酒、儲(chǔ)配中心的原酒和散酒，以及包裝車間酒庫(kù)納入到管理范圍中，將原本不連續(xù)的成品酒生產(chǎn)鏈條銜接起來(lái)，有助于實(shí)現(xiàn)散酒的數(shù)據(jù)化監(jiān)管。

（四）全生命周期的成本管理

通過ERP系統(tǒng)反復(fù)測(cè)試、配置，金蝶幫助J企業(yè)建立起整個(gè)白酒生產(chǎn)全生命周期的成本核算流程。在ERP系統(tǒng)中，從原酒到儲(chǔ)配成品酒，再到瓶裝產(chǎn)品酒，實(shí)現(xiàn)了直接采集有效的供應(yīng)鏈系統(tǒng)數(shù)據(jù)作為成本費(fèi)用歸集來(lái)源，再根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)分配，最大程度地反映出真實(shí)的白酒成本構(gòu)成，為企業(yè)測(cè)算利潤(rùn)和市場(chǎng)運(yùn)作服務(wù)，為預(yù)算和考核提供依據(jù)。

（五）個(gè)性化的管理門戶與決策支持

針對(duì)各級(jí)管理者個(gè)性需求，通過ERP系統(tǒng)，為不同管理者建立了個(gè)性化的門戶，以個(gè)性化、交互式的形式展現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集成對(duì)企業(yè)信息和應(yīng)用的訪問。管理者在其門戶上定制銷售、財(cái)務(wù)、物資等相關(guān)報(bào)表，由財(cái)務(wù)部門向各部門發(fā)布、匯總報(bào)表，有效、直觀地反映各級(jí)管理者對(duì)報(bào)表的需要，幫助集團(tuán)各級(jí)管理者及時(shí)了解企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況，為決策提供數(shù)據(jù)支持。

三、J企業(yè)實(shí)施ERP存在的問題及原因分析

（一）問題分析

1.ERP模塊與企業(yè)實(shí)際需求不匹配?，F(xiàn)有的ERP系統(tǒng)并不完全適應(yīng)企業(yè)的管理需求。當(dāng)前的ERP系統(tǒng)只是實(shí)現(xiàn)了部分功能，采購(gòu)管理、生產(chǎn)管理、人力資源管理等模塊沒有啟用，已啟用的模塊中部分模塊閑置，而使用中的模塊也不能滿足企業(yè)現(xiàn)有的需求，ERP系統(tǒng)的使用效果大打折扣。企業(yè)現(xiàn)有采購(gòu)流程，仍舊依靠采購(gòu)部采用電話、傳真等傳統(tǒng)方式進(jìn)行人工聯(lián)系，工作量大，效率較低。采購(gòu)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)只能來(lái)自供應(yīng)商，與ERP不對(duì)接，只能人工傳輸數(shù)據(jù)，不能實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的規(guī)范化和自動(dòng)化。隨著企業(yè)產(chǎn)銷量逐年增加，采購(gòu)管理壓力越來(lái)越大。在發(fā)展過程中，企業(yè)實(shí)際對(duì)人事管理趨于扁平化，即人事組織減少管理層級(jí)、提升管理效率。對(duì)此改變，ERP系統(tǒng)也需要做出相應(yīng)的改變。但ERP系統(tǒng)組織調(diào)整比較復(fù)雜，但有些不用的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)不能刪除；數(shù)據(jù)調(diào)整不到位，導(dǎo)致系統(tǒng)中部門組織結(jié)構(gòu)變得冗長(zhǎng)、不清晰。另外企業(yè)的ERP系統(tǒng)不能兼容現(xiàn)有的人力資源管理系統(tǒng)等其他系統(tǒng)，各個(gè)系統(tǒng)之間的互通困難，存在著信息孤島。

2.流程欠優(yōu)化。ERP系統(tǒng)中財(cái)務(wù)模塊不夠先進(jìn)，流程不夠流暢，目前還沒有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。對(duì)于內(nèi)部管理報(bào)表體系，庫(kù)存管理基本運(yùn)作正常，其他模塊使用不流暢。新銷售模塊覆蓋舊銷售模塊時(shí)，出現(xiàn)了流程不順暢問題。J企業(yè)現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)是以財(cái)務(wù)為導(dǎo)向，有財(cái)務(wù)模塊、物流倉(cāng)儲(chǔ)、銷售訂單、固定資產(chǎn)處理以及成本核算模塊，但沒有流程導(dǎo)向系統(tǒng)。另外企業(yè)自身的流程也沒有完全標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，所以無(wú)法與ERP系統(tǒng)完全匹配，這些都導(dǎo)致ERP系統(tǒng)不能順利運(yùn)行，實(shí)施效果不佳。

3.管理支持不充分。企業(yè)現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)對(duì)管理決策的支持不充分，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性和完整性，無(wú)法為管理決策提供有力依據(jù)。（2）各業(yè)務(wù)之間相互稽核手段存在缺失，無(wú)法保證監(jiān)督的全面有效，不能降低差錯(cuò)率。（3）“供-產(chǎn)-銷”的管理過程是一個(gè)閉環(huán)系統(tǒng)，企業(yè)還無(wú)法利用ERP實(shí)現(xiàn)將供產(chǎn)銷系統(tǒng)構(gòu)成連續(xù)封閉和回路，并使系統(tǒng)活動(dòng)維持在一個(gè)平衡點(diǎn)上。另外，ERP系統(tǒng)也完全沒有發(fā)揮其內(nèi)部反饋調(diào)節(jié)的作用，過程中存在的矛盾和問題沒有得到及時(shí)反饋、解決，企業(yè)不能及時(shí)調(diào)整管理決策，沒有實(shí)現(xiàn)決策、控制、反饋、再?zèng)Q策、再控制、再反饋的閉環(huán)管理。

（二）原因分析

首先，企業(yè)引入ERP時(shí)沒有做好充分的準(zhǔn)備工作，存在盲目從眾和急于求成的心理，因此企業(yè)自身的流程在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方面存在欠缺，規(guī)范化流程的執(zhí)行力度也不足，引進(jìn)ERP系統(tǒng)時(shí)只考慮了部分模塊的上線，沒有通盤考慮，隨著企業(yè)發(fā)展及管理的需要，現(xiàn)有模塊不足以支撐企業(yè)的管理要求。其次，ERP系統(tǒng)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整的靈活性不足，不能適應(yīng)組織與流程的變更，企業(yè)在沒有專業(yè)人員的指導(dǎo)下對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整，導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)組織結(jié)構(gòu)愈加復(fù)雜混亂。再次，企業(yè)的人員支持不到位。團(tuán)隊(duì)人員頻繁出現(xiàn)跳槽，企業(yè)對(duì)新員工的培訓(xùn)力度不夠，同時(shí)服務(wù)商對(duì)企業(yè)的培訓(xùn)服務(wù)也不完善。中低層員工對(duì)ERP的支持十分欠缺，影響了ERP系統(tǒng)最終效益的發(fā)揮。最后，高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)ERP缺乏重視和支持。

四、對(duì)J企業(yè)ERP系統(tǒng)的改進(jìn)建議

（一）構(gòu)建新的ERP系統(tǒng)

J企業(yè)要利用ERP系統(tǒng)在經(jīng)營(yíng)管理各個(gè)環(huán)節(jié)形成一個(gè)有效的閉環(huán)，不僅要能夠有效地把握運(yùn)營(yíng)，在采購(gòu)、生產(chǎn)各過程控制風(fēng)險(xiǎn)——做到事前計(jì)劃，事中控制，還要具有事后分析的能力，然而現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)并不能滿足J企業(yè)的基本管理需求。對(duì)ERP系統(tǒng)的改進(jìn)，通?？梢赃x擇以下幾種方法：（1）重新構(gòu)建流程或賬套；（2）對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)；（3）構(gòu)建新的系統(tǒng)等。企業(yè)的ERP系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)現(xiàn)有的管理需求，盡管在先前進(jìn)行了優(yōu)化，但仍然不能令人滿意。重新構(gòu)建業(yè)務(wù)流程和重組產(chǎn)品信息至關(guān)重要，再加上很多系統(tǒng)模塊與企業(yè)需求并不匹配，如果針對(duì)現(xiàn)有的系統(tǒng)進(jìn)行重建或升級(jí)，需要投入大量的人力和物力，也不能完全解決ERP系統(tǒng)不能與企業(yè)需求相匹配的問題，直接構(gòu)建新的系統(tǒng)更能高效地解決問題。

新系統(tǒng)應(yīng)該首先針對(duì)企業(yè)需求健全系統(tǒng)模塊，再對(duì)各模塊進(jìn)行完善升級(jí)，模塊功能發(fā)達(dá)，對(duì)接企業(yè)各種管理需求。其次，應(yīng)打通其他系統(tǒng)如采購(gòu)管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)之間的信息孤島。ERP系統(tǒng)滿足采購(gòu)管理系統(tǒng)與公司的內(nèi)網(wǎng)相連，增加銷售端客戶管理功能，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)處理和完成過程的自動(dòng)化。另外，還需考慮人力資源系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的對(duì)接支持工作。

（二）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

要想使ERP系統(tǒng)在該企業(yè)更好地發(fā)揮作用，最重要的問題是對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)和優(yōu)化。首先，要保證組織架構(gòu)定義與ERP模塊匹配，全面梳理供產(chǎn)銷各流程，去除冗余和無(wú)效的工作環(huán)節(jié)，確保企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和管理框架程序化、科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并在此基礎(chǔ)上對(duì)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。其次，梳理供產(chǎn)銷流程后，在各流程中嵌入風(fēng)險(xiǎn)控制環(huán)節(jié)，發(fā)揮ERP系統(tǒng)內(nèi)部反饋調(diào)節(jié)的作用，真正地做到事中自動(dòng)控制。最后，通過了解各環(huán)節(jié)的信息需求和管理需求，有針對(duì)性地從數(shù)據(jù)信息中為決策者發(fā)掘出需要的內(nèi)容，并且實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制要求。針對(duì)J企業(yè)目前的情況，優(yōu)化和確立業(yè)務(wù)流程是首要任務(wù)，使新的ERP系統(tǒng)能夠與一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的業(yè)務(wù)流程相匹配，互相滲透和扶持，滿足企業(yè)管理需求，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的使用價(jià)值。

（三）加強(qiáng)實(shí)施控制，注重實(shí)施效果

1.領(lǐng)導(dǎo)提高重視力度。一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須理解ERP，全面支持，發(fā)揮模范帶頭作用，帶頭學(xué)習(xí)新的管理理念和ERP知識(shí)，多聽從員工的意見。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)不僅要積極為員工提供應(yīng)有的培訓(xùn)，還要加強(qiáng)自身素養(yǎng)提高和自我教育。

2.充分利用專家服務(wù)。無(wú)論是ERP上線之前的咨詢還是上線之后的求助，專家的意見無(wú)疑可以幫助企業(yè)更好更快地適應(yīng)ERP升級(jí)。一般ERP供應(yīng)商都能提供相應(yīng)的培訓(xùn)服務(wù)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分利用這些服務(wù)，對(duì)企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、員工進(jìn)行培訓(xùn)，特別是對(duì)新員工的培訓(xùn)。另外，適時(shí)將一些有經(jīng)驗(yàn)的專家請(qǐng)到企業(yè)中來(lái)，開展有針對(duì)性的教育和培訓(xùn)，也可以讓企業(yè)各部門人員接觸ERP知識(shí)，從而提高其業(yè)務(wù)能力。企業(yè)還要與供應(yīng)商簽訂相應(yīng)的合約，保證企業(yè)對(duì)系統(tǒng)調(diào)整時(shí)有專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行指導(dǎo)。

3.加強(qiáng)員工培訓(xùn)，培養(yǎng)優(yōu)秀人才。ERP數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和廣泛性對(duì)于企業(yè)的決策分析意義重大，直接影響項(xiàng)目的效益。企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)據(jù)管控工作，完善數(shù)據(jù)支持。ERP系統(tǒng)是一項(xiàng)離不開人員支持的工作軟件，組織結(jié)構(gòu)嵌入、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入和日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理，都由人員根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況充分導(dǎo)入，以確保數(shù)據(jù)輸出的準(zhǔn)確性。企業(yè)首先要尋找合格優(yōu)秀、具有專業(yè)基礎(chǔ)的員工，才能保證員工可以勝任這項(xiàng)精細(xì)的工作。其次，堅(jiān)持員工培訓(xùn)后上崗，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的長(zhǎng)期培訓(xùn)和定期培訓(xùn)，加大對(duì)人員的考核力度，把系統(tǒng)的維護(hù)和使用情況當(dāng)成績(jī)效，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高人員的熟練度和積極性。