龐靜靜 丁雷

合同是實現(xiàn)經(jīng)營目的基礎(chǔ)，是企業(yè)通向市場的橋梁和紐帶，合同管理水平的高低事關(guān)企業(yè)自身在交易過程中風險防控能力，可見合同管理的重要性不言而喻。但在整個合同信息化管理過程中，每個環(huán)節(jié)究竟該管什么，怎么管，管到什么程度，才能將合同的風險降到最低，需要企業(yè)去不斷地探索與實踐。

一、信息化建設背景

霍煤集團是隸屬于山西焦煤集團旗下的大型國有煤炭企業(yè)，下轄幾十家成員單位，平均每年合同簽訂量近萬份，合同總金額100多億元。但集團公司各單位在合同管理過程中，常常出現(xiàn)“重審簽、輕履行”，缺乏過程控制的現(xiàn)象，合同條款約定不夠清晰，不嚴格按照合同條款執(zhí)行的情況時常出現(xiàn)；同時，各單位合同管理都在自建的業(yè)務系統(tǒng)中完成，彼此間相互獨立，信息傳遞不暢，在一定程度上，影響了集團公司對所屬各單位經(jīng)營情況的實時管控。為了，扭轉(zhuǎn)合同管理的不利局面，使合同管理向信息化、科學化、高效化轉(zhuǎn)變，迫切需要搭建一套集團統(tǒng)一合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)對合同審簽、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止、歸檔以及統(tǒng)計等全生命周期的有效監(jiān)管，進一步提升集團公司的風險防控能力。

二、信息化建設理念

1.“一體化”建設實現(xiàn)集中管理

遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設計、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一建設、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一履行”的“六統(tǒng)一”原則，合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)在原有集團公司服務器的基礎(chǔ)上搭建，確立了涵蓋制度、流程、標準文本、法律法規(guī)等功能模塊于一體化合同履行監(jiān)管體系，將集團所有合同數(shù)據(jù)匯總、分析形成大數(shù)據(jù)庫，按照不同的統(tǒng)計口徑自動生成日常統(tǒng)計報表，采用集中管理思路對合同履行的各個節(jié)點進行全過程管控，從而提升合同管理效率和質(zhì)量。同時，充分考慮企業(yè)不同板塊的特點和差異性，摸索出“統(tǒng)一規(guī)劃設計、標準化實施模板、差異化靈活配置”的設計模式和“集中組織培訓初始化、企業(yè)現(xiàn)場個性功能配置”的集中加分散的實施模式，根據(jù)設定不同的管理權(quán)限，每級用戶只能看到自己職責范圍內(nèi)相應的合同，在滿足了從集團公司到基層單位合同管理的需求的同時，加強了系統(tǒng)的安全性和保密性。

2.“模塊化”設計實現(xiàn)流程管理

合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)采用模塊化設計，將各項功能通過模塊的設置來實現(xiàn)，整個系統(tǒng)包括信息登記、信息查詢、履行管理、統(tǒng)計分析、法律法規(guī)、合同范本、預警提醒、狀態(tài)監(jiān)控、歸檔管理等模塊。各模塊功能既能相互獨立，又相互聯(lián)系，共同構(gòu)成一個有機整體。建立起由法務部門統(tǒng)一歸口，各業(yè)務部門、各基層單位分專業(yè)分職能參與管理的模式，實現(xiàn)了合同的履行跟蹤執(zhí)行、終結(jié)、歸檔、查詢統(tǒng)計等流程的合規(guī)范化管理。

3.“集成化”系統(tǒng)實現(xiàn)信息共享

合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)建立后，集團公司法務部下發(fā)了一整套完整的配套制度，在集團內(nèi)部構(gòu)筑了完整的合同審批、簽訂、信息錄入、歸檔等制度保障，將合同管理真正嵌入業(yè)務流程之中，確保合同簽訂、履行監(jiān)管成為業(yè)務辦理過程中不可逾越的一環(huán)，避免了合同辦理和業(yè)務操作“兩張皮”，保證了合同信息與業(yè)務信息的同步，真正實現(xiàn)了法務與業(yè)務的有機結(jié)合。同時我們將該系統(tǒng)與供應采購系統(tǒng)、焦煤E購采購等業(yè)務部門平臺的兼容對接，消除了信息孤島，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成、信息共享，減少了基層合同管理人員的重復錄入，從整體上提升了集團公司信息化管理水平。

4.“標準化”提高風險防控水平

合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)結(jié)合了本企業(yè)業(yè)務板塊實際組織開發(fā)不同板塊、不同類型的標準合同示范文本，這些標準合同示范文本被嵌入合同管理信息系統(tǒng)中以供業(yè)務部門使用，減少了合同管理人員重復審查的時間，提高了風險防控水平。

三、系統(tǒng)功能特點

合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)的建設以“最小風險、最少糾紛、最大價值”為導向，以“提升合同管控水平，防范經(jīng)營法律風險”為總體目標，具體完成“三個實現(xiàn)”：一是實現(xiàn)和生產(chǎn)經(jīng)營的有效融合，切實推動法務管理工作上水平；二是實現(xiàn)集團公司事前防范、事中控制、事后補救的完整工作鏈條的形成；三是實現(xiàn)集團公司法務系統(tǒng)“管理制度化、制度表式化、表式流程化、流程信息化”的高效、科學、現(xiàn)代集團法務管控體系。

合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)主要包括系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)信息、合同登記、履行監(jiān)控、合同歸檔、統(tǒng)計分析等功能模塊，具體如下：

系統(tǒng)管理：系統(tǒng)的基礎(chǔ)性功能，主要包括角色管理、用戶管理、角色授權(quán)、用戶授權(quán)、組織機構(gòu)等多項子功能模塊。

基礎(chǔ)信息：輔助合同管理業(yè)務，建立合同范本、合同相對方庫、法律法規(guī)知識模塊等支持合同管理的整個流程。

合同登記：規(guī)范合同內(nèi)容項，建立統(tǒng)一合同電子文本，支持附件上傳，瀏覽具體合同內(nèi)容細節(jié)，支持自定義節(jié)點，從而為后續(xù)的合同履行過程中的關(guān)鍵節(jié)點信息預警做準備。

履行監(jiān)控：實現(xiàn)合同的動態(tài)跟蹤與管理，包括履行管理、預警提醒、變更管理和狀態(tài)監(jiān)控等多項功能支撐合同履行全生命周期。

合同歸檔：對履行完畢的合同進行統(tǒng)一的歸檔處理，確保信息的完整性和安全性，同時支持整個系統(tǒng)的綜合查詢業(yè)務。

統(tǒng)計分析：豐富的報表和圖形分析，便于快速了解合同業(yè)務情況，包括報表統(tǒng)計和圖形分析功能。

四、信息化實施效果

系統(tǒng)運行以來，我們結(jié)合實際，采用“分步實施，因地制宜”的辦法，總結(jié)集團公司各板塊專業(yè)性和行業(yè)特點，把合同審簽、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止、歸檔以及統(tǒng)計等全過程，納入到集團公司合同履行統(tǒng)一監(jiān)管平臺，實施效果主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.多節(jié)點履行管控

合同履行管控的重點在于根據(jù)不同的統(tǒng)計口徑將具體合同細化為不同的類型，針對每一份具體合同制定專屬的合同監(jiān)管節(jié)點，按照各個節(jié)點對合同履行進行細化監(jiān)控，例如：工程類合同根據(jù)實際工程的進展設置了開工時間、形象進度、提交竣工報告時間、竣工驗收時間、質(zhì)保金、缺陷責任時間、工程延期、提交結(jié)算時間八個節(jié)點，每到一個時間節(jié)點系統(tǒng)自動提醒合同管理人員和業(yè)務部門管理人員，對于超期履行、履行異常等情況進行預警，實現(xiàn)合同履行的過程跟蹤管理，第一時間進行有效處理，極大提高合同監(jiān)管效果。

2.多維度權(quán)限控制

為了提高合同信息的安全性和保密性，在系統(tǒng)管理模塊，通過報審單位、承辦部門、業(yè)務角色、合同類型、操作權(quán)限條件對用戶進行約束，使得用戶在使用系統(tǒng)時權(quán)限不越界，保證不相關(guān)人員不會對相關(guān)合同信息進行查看、刪除等操作。同時，通過權(quán)限的控制能夠很好的明確人員分工，提高辦事效率，使得合同管理具有易操作性、方便性。

3.多角度統(tǒng)計分析

合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)強大的統(tǒng)計分析功能實現(xiàn)對合同數(shù)量、類型、金額、狀態(tài)等統(tǒng)計分析，統(tǒng)計圖涉及拼圖、柱狀圖、折線圖等類型圖。多角度的統(tǒng)計分析能夠更加全面直觀的了解集團公司簽署合同情況，為各級領(lǐng)導提供直觀了解企業(yè)合同信息統(tǒng)一平臺，同時，為領(lǐng)導的指揮決策提供數(shù)據(jù)支撐。

綜上所述，通過合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)的建設與應用，構(gòu)建了集團公司合同風險事前、事中及事后的管控體系，有效地減少了合同糾紛，堵塞了履行環(huán)節(jié)漏洞，維護了企業(yè)合法權(quán)益，進一步提升了法務管理水平；同時，系統(tǒng)建成了集團公司合同大數(shù)據(jù)庫，打破了時空界限和信息孤島，實現(xiàn)集團公司合同信息的有效集成和資源共享，為領(lǐng)導決策分析提供了強大的數(shù)據(jù)支持，也促進了集團企業(yè)管理理念的革新。